模块采购管理操作手册

1、SAP 采购管理用户操作手册MM 模块版本管理作者变动时间创建文档修改文档审阅文档1 .:非集成采购申请流程流程说明本流程描述了除生产部门运行MRP产生的采购申请外的生产物资、固定资产、低值易耗品、成本中心物资采购等需求提报及采购申请创建流程。序 号流程步骤步骤说明涉及部门岗位数据表单事务代码10判断分析物资分类需求人员判断分析需求物 资分类国电南瑞所有部门需求人员；院本部/南瑞集团产业分公司需求 人员；院本部/南瑞集团 职能部门 需求人 员；院本部/南瑞集团 支撑部门 需求人 员；院本部/南瑞集团 科研体系 需求 人员20创建米购申请需求人员在系统中创建采 购申请并打印院本部/南瑞集团 职能

2、部门 需求人员；院本部/南瑞集团科研体系需求人 员；院本部/南瑞集团 支撑部门 需求人 员；院本部/南瑞集团产业分公司需 求人员采购申请 单ME51N30审批采购申请 （分级审批）采购申请在线内得到领导 审批院本部/南瑞集团 下属单位或部门 领导；院本部/南瑞集团 产业分公司 部门 领导；国电南瑞公司领导；国电南瑞 下属单位或部门 领导； 院本部/南瑞集团产业分公司领 导采购申请 单ME54NME5540判断是否购买计划人员接到需求部门的 采购申请后，判断是否要 购买院本部/南瑞集团产业分公司计划 人员；院本部/南瑞集团生产制造中心计 划人员；国电南瑞 生产管理部 计划人员50关闭米购中清库存

3、物资能够满足需求人 员的采购需求，计划人员 将关闭采购申请，并告知 需求人员根据成本中心领料流程办理领料。国电南瑞 生产管理部 计划人员；院本部/南瑞集团产业分公司计划 人员；院本部/南瑞集团 生产制造中心 计划人员流程图系统操作一创建采购申请操作范例：创建采购申请系统内的采购申请按照其创建方式可分为两种：系统自动创建采购申请和非集成采购申请。系统自动创建的采购申请是指项目和生产提报的，通过系统运行MPR(物料需求计划)产生的采购申请。非集成采购申请主要包括计划为生产物资采购、固定资产采购、卡片类低值易耗采购、成 本中心物资采购过程中由需求人员手工在系统内创建的采购申请。这里我们将以计划外的生

4、产物 资采购申请创建为例。系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理米购米购申请创建事务代码ME51N操作步骤(1)双击事务代码 ME51N,出现如下界面:(2)在如上图的界面输入如下数据:栏位名称说明用户操作和值注释采购申请类型选择采购申请类型ZPB SGEPRI生产物资米购申请生产物资采购申请物料编码输入物料编码0硒鼓申请数量输入申请物料的数量1必填交货日期申请物料的需要日期2010-11-7必填工厂创建米购申请所属的工厂0801国电南瑞公司(3) 点击，检查采购申请填写完整性，如果没有报错，点击(保存)，采购申请已创建:结论：采购申请创建成功系统操作一更改采购申请操作范例：更改采购

5、申请系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理米购米购申请更改事务代码ME52N操作步骤(1)双击事务代码 ME52N出现如下界面:(2)点击出现如下界面(3)在如上图的界面输入如下数据:栏位名称说明用户操作和值注释米购申请输入需要更改的米购申请编 号，回车或点击必填(4)选择回车，系统调出采购申请详细信息:可以对物料、采购组、工厂、申请数量、交货日期等进行更改。(5)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释交货日期这里选择修改申请物料的交 货日期2010-11-10必填(6)点击(保存)，采购申请更改完成:结论：采购申请更改成功系统操作一显示采购申请操作范例：显示采购申

6、请系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理米购米购申请显示事务代码ME53N操作步骤(1)双击事务代码 ME53N出现如下界面:(2)点击出现如下界面：(3)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释米购申请输入要显示的采购申请编 号，回车或点击必填(4)进入显示界面：结论：采购申请显示完成系统操作一单独审批采购申请操作范例：单独审批采购申请系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理米购米购申请批准单独审批事务代码ME54N操作步骤(1)双击事务代码 ME54N(2)点击出现如下界面：(3)在如上图的界面输入如下数据:栏位名称说明用户操作和值注释米购申请输入需要审批

7、的米购申请编 号，回车或点击必填(4)系统调出采购申请详细信息。在“批准策略”标签中，点击(5)状态更改为，系统发布提示信息：审批通过结论：单独审批采购申请成功系统操作一集中审批采购申请操作范例：集中审批采购申请系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤 物料管理米购米购申请批准汇中下达事务代码ME55操作步骤(1)双击事务代码 ME55,进入界面:(2)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释审批代码选择代表自己角色的审批代 码Z1必填工厂选择米购申请所在的工厂0801国电南瑞(3)点击执行，进入审批界面：(4)选择需要审批的采购申请行记录，点击，审核通过。(5)若需要撤销审批

8、，则选中采购申请行记录点击“转到 -单项下达”进入界面：(6)进入采购申请显示界面：(7)点击，状态由“ 2询价/采购订单”更改为“ X已冻结”，点击保(保存)，撤销生效。结论：集中审批采购申请成功补充一创建固定资产采购申请操作说明固定资产的采购与计划外的生产物资采购略有不同：固定资产采购之前，需求部门必须首先填写固定资产/卡片低值易耗品申请单，然后到财务部门索取固定资产号。在创建采购申请时，采购申请类型选择零购固定资产采购申请，账户分配类别选择A,填写固定资产号和控制预算的wBse素号。具体操作如下图所示：在以上界面输入如下数据:栏位名称说明用户操作和值注释米购申请类型ZPESGEPRI零购

9、固定资产朝t项目分配类别A固定资产短文本采购物资的描述计算机资产固定资产号0000WB航素用于预算控制日勺 WBSGDNR-2填写完毕，点击保存即可2 .询报价流程流程说明该流程描述了与供应商询报价的过程，采购部门通过询报价选择最优供应商。序 号流程步骤步骤说明涉及部门岗位数据表单事务代码10采购任务分解采购申请分配人针对固定 资产、服务、低值易耗品 采购订单流程进行采购任 务的分解院本部/南瑞集团 物资部 米购申请 分配人；国电南瑞 生产管理部 采购申请分配人；院本部/南瑞集团产业分公司采 购申请分配人ME52N20选择供应商针对分解后的采购任务， 米购员选择供应商院本部/南瑞集团科研体系采

10、购 员；院本部/南瑞集团科研体系询价 员；国电南瑞 生产管理部 询价员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员；国电南瑞 生产管理部 采购员； 院本部/南瑞集团产业分公司询价 员；院本部/南瑞集团产业分公司采 购员序 号流程步骤步骤说明涉及部门岗位数据表单事务代码30创建询价单米购员针对选择的供应商 在系统中创建询价单并在 系统中打印询价单国电南瑞 生产管理部 询价员；院本部/南瑞集团科研体系采购 员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系询价 员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员；国电南瑞 生产管理部 采购员；院本部/南瑞集团产业分公司采购员

11、；院本部/南瑞集团产业分公司询 价员询价单ME4140判断是否审批入围 供应商清单根据业务需要采购员判断 是否对入围供应商进行审 批院本部/南瑞集团 物资部 采购员；国电南瑞 生产管理部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系询价 员；国电南瑞 生产管理部 询价员； 院本部/南瑞集团产业分公司采购 员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员； 院本部/南瑞集团科研体系采购 员；院本部/南瑞集团产业分公司询 价员询价单50审批入围供应商名 单针对采购员创建的询价单 进行审批院本部/南瑞集团 产业分公司 部门 领导；国电南瑞下属分公司分公司部 门领导60询价单发送至供应 商将询价单发送至供应商并 得到供应商

12、的报价院本部/南瑞集团产业分公司询价 员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员； 院本部/南瑞集团产业分公司采购 员；国电南瑞 生产管理部 采购员；院本部/南瑞集团科研体系采购员；国电南瑞 生产管理部 询价员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系询价员询价单序 号流程步骤步骤说明涉及部门岗位数据表单事务代码70接收供应商报价单接收供应商报价单院本部/南瑞集团科研体系询价员；国电南瑞 生产管理部 采购员；院本部/南瑞集团产业分公司询价员；院本部/南瑞集团产业分公司采购员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员；院本部/南瑞集团科研体系采购员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员；国电南

13、瑞 生产管理部 询价员询价单80维护供应商报价米购员把供应商报的询价 结果录入至系统中，并更 新信息记录国电南瑞 生产管理部 米购员；院本部/南瑞集团产业分公司询价员；院本部/南瑞集团科研体系采购员；国电南瑞 生产管理部 询价员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员；院本部/南瑞集团产业分公司采购员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系询价员询价单ME4790打印比价单系统中打印比价单院本部/南瑞集团科研体系采购 员；院本部/南瑞集团科研体系询价员；国电南瑞 生产管理部 采购员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员；院本部/南瑞集团产业分公司询

14、价员；院本部/南瑞集团产业分公司采购 员；国电南瑞 生产管理部 询价员报价比价 单ZMM46004100审批供应商报价结 果各单位依据相关规定分级 审批比价单国电南瑞 生产管理部 领导；国电南瑞公司领导；院本部/南瑞集团产业分公司 领导；院本部/南瑞集团物资部领导； 院本部/南瑞集团产业分公司生 产管理部领导报价比价 单序 号流程步骤步骤说明涉及部门岗位数据表单事务代码110更新信息记录依据相关领导审批后的询 价单，更新信息记录院本部/南瑞集团 科研体系采购 员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员；国电南瑞 生产管理部 采购员；院本部/南瑞集团 物资部 询价员； 院本部/南瑞集团产业分公司询价

15、员；院本部/南瑞集团科研体系询价 员；国电南瑞 生产管理部 询价员； 院本部/南瑞集团产业分公司采 购员询价单流程图系统操作一询价单创建操作范例：参考采购申请创建询价单系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理采购询价/报价询价创建事务代码ME41操作步骤(1)双击事务代码 ME41,进入界面:(2)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释报价截止日期输入报价截止日期2010-11-6必填采购组织选择采购组织4601非集中采购必填采购组根据自己实际的工作选择相 应的采购组Z01采购组1必填(3)点击，出现如下界面：(4)在如上图的界面输入如下数据:栏位名称说明用户操作和值

16、注释米购申请输入参考的米购申请编号必填采购组输入采购组Z01采购组1必填(5)回车或点击，进入界面(6)在如上图的界面输入如下数据:栏位名称说明用户操作和值注释付款条款选择付款条款Z005货到票到90天必填汇总号输入用于查询比价单如：0801工厂下Z01采选填的汇总编号：汇总号 编码规则：工厂代码 第二、四位+采购组第 二、三位+个人流水号 6位购组的汇总号为 11回车，进入界面：(8)选中行项目后点击采用，进入界面:(9)点击“供货商地址”，进入界面：(10)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释供应商输入选择询价供应商 的代码例如：3455必填(11)回车，系统将自动带出

17、供应商的信息，点击(保存)系统提示信息，点击“是”(12)系统提示：报价请求被创建，产生二个10位数字的询价单号码(13)如还需向另外的几个供应商进行询价，即可在当前的界面再次输入供应商代码，回车后，点击 (保存)，系统针对当前物料产生另外一张询价单，界面如下图。结论：询价单创建完成系统操作一报价单维护操作范例：维护询价单的报价系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理采购询价/报价报价维护事务代码ME47操作步骤(1)双击事务代码 ME47；进入界面:(2)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释报价请求输入先前的报价单号码如：6869必填(3)回车或点击，进入如下界面

18、：(4)在如上图的界面输入如下数据:栏位名称说明用户操作和值注释净价输入实际供应商的报价如：68维护报价400069维护报价3900必填(5)点击(保存)，系统将记录供应商的价格，如有多个供应商重复上面的操作结论：报价单维护完成系统操作一报价单比价操作范例：比较询价单的结果系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)事务代码ZMM46004操作步骤(1)输入事务代码 ZMM46004回车进入界面:(2)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释采购组织输入采购组织4601非集中采购汇总询价输入上述询价汇总号11必填(3)点击，进入如下界面：选择需要比价的报价单，点击，出现如下界面:(5)

19、输入“输出设备”，勾选立即打印、输入后删除，点击，打印比价单。结论：报价单比价完成3.采购订单流程流程说明本流程描述了生产部门针对预投、工程计划、小试计划执行物料需求计划(MRP后生成物料需求，生产计划人员确认后生成物资采购申请，采购人员按照生成的采购申请进行分类采购。序 号流程步骤步骤说明涉及部门岗位数据表单事务代码10采购任务分配采购申请分配人员分配采 购任务国电南瑞 生产管理部 米购申请分配人；院本部/南瑞集团产业分公司采购申请分配人；院本部/南瑞集团物资部采购申 请分配人ME52N20选择采购方式物资采购申请提交后采购 员选择采购方式院本部/南瑞集团 物资部 采购员；院本部/南瑞集团产

20、业分公司采购 员；国电南瑞 生产管理部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系采购 员序 号流程步骤步骤说明涉及部门岗位数据表单事务代码30是否需要签定采购 合同判断框架范围内的采购是 否需要签订合同院本部/南瑞集团科研体系采购 员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员； 院本部/南瑞集团产业分公司采购员；国电南瑞 生产管理部 采购员40招标采购流程执行招标采购院本部/南瑞集团 物资部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系采购 员；院本部/南瑞集团产业分公司采购 员；国电南瑞 生产管理部 采购员50单一来源采购流程需求部门提交领导审批过 的单一来源采购确认单， 采购员执行采购院本部/南瑞集团产业分公司采

21、购 员；国电南瑞 生产管理部 采购员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系采购 员指定采购 单60拟定采购合同采购员依据采购方式选择 供应商，拟定米购合同院本部/南瑞集团科研体系采购 员；院本部/南瑞集团产业分公司采购 员；国电南瑞 生产管理部 采购员；院本部/南瑞集团物资部采购员采购合同70创建采购订单系统中创建采购订单并打 印国电南瑞 生产管理部 米购员；院本部/南瑞集团产业分公司采购 员；院本部/南瑞集团 物资部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系采购 员采购订单ME21N80审批采购订单 （分级审批）（线内）采购订单与（线 外）采购合同由相关领导 同步审批院本部

22、/南瑞集团物资部领导； 院本部/南瑞集团产业分公司生产 管理部领导；国电南瑞公司领导；院本部/南瑞集团产业分公司 领 导；国电南瑞 生产管理部 领导采购订单采购合同ME28ME29N90将采购订单/采购合 同发送给供应商审批通过后采购订单和采 购合同发送给供应商，并 告知供应商以米购订单作 为送货依据院本部/南瑞集团产业分公司采购 员；国电南瑞 生产管理部 采购员； 院本部/南瑞集团科研体系采购 员；院本部/南瑞集团物资部采购员采购订单采购合同流程图系统操作一根据报价单创建采购订单操作范例：根据比价结果创建采购订单一般情况下，采购订单是通过采购申请或询价单转换生成，这里我们先介绍询价单转换成采

23、 购订单的操作步骤。系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理米购米购订单创建已知供应商/供应工厂事务代码ME21N操作步骤(1)双击事务代码 ME21N进入界面:(2)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释凭证类型选择采购订单类型， 选择与上述采购朝# 凭证相同类型ZPA SGEPRI项目物资采 购订单必填(3)点击，进入如下界面：点击(选择变式)，选择“报价邀请”(5)点击“报价邀请”，进入以下界面：(6)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释工厂0801国电南瑞采购组织4601非集中采购采购凭证输入上述例子中价格 最优的询价单编号69必填(7)点

24、击，询价单编号将被带出来：(8)单击选择询价单，点击，将询价单转换成采购订单(9)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释税码选择相应的税率，价 格自动换算成净价J1 : 17%进项税，国网 电科院必填您的参考填入线外对应的采购 合同号如：CNR1018001必填(10)点击(检查)，查看是否有错误信息：(11)黄灯为警告信息，可忽略，没有错误信息，点击退出。点击(保存)，系统提示如下:(12)选择，保存采购订单，系统产生采购订单号码结论：采购订单创建完成系统操作一根据采购申请创建采购订单操作范例：根据采购申请创建采购订单一般情况下，采购订单是通过采购申请或询价单转换生成，这里

25、我们先介绍询价单转换成采 购订单的操作步骤。系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理米购米购订单创建已知供应商/供应工厂事务代码ME21N操作步骤(1)双击事务代码 ME21N进入界面:(2)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释采购订单凭证类型ZPB SGEPRI生产物资采 购订单必填(3)点击，出现如下界面：点击(选择变式)，选择“采购申请”(5)选择“采购申请”，出现如下界面：(6)在如上界面输入以下信息：栏位名称说明用户操作和值注释米购申请编号必填仅打开表小未涓米购申清勾选仅批准表小已审批米购申请勾选(7)点击执行，进入如下界面：(8)单击需要转换的采购申请，

26、点击采用，系统将采购申请转换为采购订单:(9)在如上界面输入以下信息：栏位名称说明用户操作和值注释供应商12江苏宏图电子综合研究 所有限公司金额点击页签，填写 含税价2必填(10)点击页签，填写税码：(11)点击，填写采购合同号：(12)点击，检查采购订单填写完整性:(13)如果没有错误，点击保存。结论：采购订单创建成功系统操作一创建退货订单操作范例：参照采购订单创建退货订单当需要退货给供应商时，供应商无法收回发票，只能通过开红字发票完成退货。此时，采购 员需要根据采购订单和红字发票创建退货采购订单。系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理米购米购订单创建已知供应商/供应工厂事务代码M

27、E21N操作步骤(1)双击事务代码 ME21N进入界面：(2)点击“凭证概览打开”，点击(选择变式)，选择“采购订单”进入如下界面:(3)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释采购订单输入要退货所参考的原米购 订单编号59必填(4)点击，采购订单编号将被带出来，点击，将原采购订单链接到新创建的采购订单中:(5)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释“通信”-您的参考填入线外对应的采购合 同号如：CNR1018002必填“通信”-我们的参考填入对应的原采购订单 号如：59必填“数量/重量”-采购订单数量输入物料要退货的数量1必填项目概览中“退回项目”选中，打勾

28、V必填抬头文本-表头文木输入退货原因，如下图如：供应商质量原因选填(6)点击(检查)，查看是否有错误信息：(7)黄灯为警告信息，可忽略，没有错误信息，点击退出。点击(保存)，系统提示如下:(8)选择，保存采购订单，系统产生采购订单号码结论：退货订单创建完成系统操作一更改采购订单操作范例：更改已创建的采购订单系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理采购采购订单更改事务代码ME22N操作步骤(1)双击事务代码，进入界面：(2)点击匣输入需要修改的采购订单号:(3)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释采购订单输入需要更改的采购订单编 号，回车或点击59必填(4)选择回车，

29、出现如下界面:可以对物料、采购组、工厂、申请数量、交货日期等进行更改。(5)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释交货日期这里选择更改交货日期2010-11-30必填(6)点击(保存)，系统做如下提示:(7)选择，采购订单被更改结论：采购订单更改完成系统操作一显示采购订单操作范例：显示已创建的采购订单系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理采购采购订单显示事务代码ME23N操作步骤(1)双击事务代码 ME23N进入界面：(2)点击国，输入需要查看的采购订单:(3)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释采购订单输入需要显示的采购订单编 号，回车或点击5

30、9必填(4)进入显示界面：结论：采购订单显示完成系统操作一单独审批采购订单操作范例：单独审批采购订单系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理采购采购订单批准单独审批事务代码ME29N操作步骤(1)双击事务代码 ME29N进入界面：(2)点击国，输入需要审批的采购订单:(3)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释采购订单输入需要审批的采购订单编 号，回车或点击59必填(4)进入界面，在“批准策略”标签中，点击(5)状态更改为，系统发布提示信息：审批通过(6)点击(保存)，系统做如下提示：(7)点击，采购订单已经被批核 结论：单独审批采购订单完成 系统操作一集中审批采购订单 操作范例：集中审批采购订单系统菜单及交易代码ERP菜单(创建)后勤物料管理采购采购订单批准集中审批事务代码ME28操作步骤(1)双击事务代码 ME23进入界面:(2)在如上图的界面输入如下数据：栏位名称说明用户操作和值注释审批代码选择代表自己岗位的审批代Z1必填码(3)点击，进入界面：(4)选中需要审批的行采购订单信息，然后点击，将采购订单审批，点击将信息保存；点击可撤销 审批。结论：集中审批采购订单完成4 .补充一其他类型采购订单说明项目物资采购订单：项目物资采购订单与其他类型采购订单不同点如下：栏位名称说明用户操作和值注释采购订单类型