会议管理制度

1、1. 目的： 为及时研讨处理公司经营管理中存在的问题，明确工作方向和提高工作效 率，协调工作和统一行动，保证公司决策贯彻到位，特制定本制度。2. 范围： 本管理制度适用于 管理有限责任公司总部（以下简称总部）及各分 / 子公 司。3. 会议类别和职责3.1 标准会议体系3.1.1 总经理工作会议1）组织部门：由总部总经理负责召集，行政部筹办；2）召开时间：定期召开，半年一次，分为年中总经理工作会、年终总经理工作 会；（特殊情况由董事长或总经理不定期召集）3）参会范围：总部领导班子、各职能部门专业经理级以上人员，各分 / 子公司 领导班子、财务负责人，锦官新城公司负责人及根据会议需要临时指定的其

2、 他参会人员；4）会议目的：与鼎晟资产公司整体经营、项目运营有关但不限于项目运营的阶 段性综合检验；下达公司战略决策，输出运营管控；通过总结回顾提出工作 中重难点问题，集中团队资源确定重难点问题的解决方案；5）会前准备资料：XX分/子公司工作报告（PPT或其他时间部署的专题汇报 材料。6）会议内容： 总部财务部通报经营数据； 总部职能部门做条线专题报告； 各分/子公司作经营报告（包含但不限于） ： 保障各分 /子公司经营管理目标实现的重大专项工作， 涉及困难问题、 突破性 问题的推进或重大经营管理举措情况通报； 经营完成情况分析，未达成目标原因、措施等； 重点工作安排及计划； 总部协调支持事项

3、。 会议安排的其他专项工作议题； 总部领导班子工作报告及会议总结。7 ） 会议成果：形成会议纪要 ，由行政部指定专人整理，在会议召开后 5 个 工作日内报领导审核确认，并发送每位与会人员、各分 / 子公司行政部。要 求各分/ 子公司行政部将总经理工作会议精神传达到每一位员工并组织学习 形成记录。3.1.2 全体员工大会1 ）组织部门：由总经理负责召集，行政部筹办；2 ）召开时间：一年一次；3 ）参会范围：全体员工；4 ）会议目的：公司战略目标、方向意识达成；员工与领导之间的沟通；高层与 员工面对面沟通， 以减少信息衰减， 帮助员工理解企业文化， 达成战略共识， 建立情感；5 ）会前准备资料：将

4、关键信息整理成书面文字资料或视频资料；6 ）会议内容： 员工分享； 会议安排的其他专项工作议题。7 ）会议成果：形成会议纪要 ，由行政部指定专人整理，在会议召开后 5 个 工作日内报领导审核确认，并发送每位与会人员，报备总部行政部。3.1.3 月度经营检讨会1 ）组织部门：由总经理负责召集，行政部负责筹办；2 ）召开时间：次月前十个工作日内（节假日顺延） ；3 ）参会范围：领导班子成员、各职能部门负责人及相关人员；4 ）会议目的： 通过月度经营情况的回顾，分析影响项目经济指标变化的原因，提出或探讨 项目改进和优化方向的建议，以实现和提高项目收益； 通过公司关键计划节点完成情况的梳理， 对影响项

5、目运营的重难点问题进行 分析和说明，并汇报应对措施。5 ）会前准备资料：XX分/子公司月度经营检讨会报告（PPT或其他临时部署的专题汇报材料；6 ）会议内容： 总部财务部通报月度经营数据； 各分/子公司作月度经营报告（包含但不限于） ： 保障各分 /子公司经营管理目标实现的重大专项工作， 涉及困难问题、 突破性问题的推进或重大经营管理举措情况通报； 经营完成情况分析，未达成目标原因、措施等； 本月重点工作及下月工作安排； 需资产总部协调支持事项。 领导班子工作部署。7 ）会议成果：形成会议纪要 ，由行政部指定专人整理，在会议召开后 3 个工作日内报领导审核确认，并发送每位与会人员、各分/子公司

6、行政部。3.1.4 办公周例会1 ）组织部门：行政部负责召集和主持；2 ）召开时间：每周一下午 13:30 ，1-2 小时；3 ）参会范围：总部领导班子、各职能部门专业经理级以上人员，成都管理分公司领导班子、职能部门负责人，其他临时列席人员；4 ）会议目的：情况互通，部门间沟通与协同，问题研究与对策；5 ）会前准备资料： 总部周例会报告 ；6 ）会议内容： 行政督办事项执行情况通报； 各职能部门需跨部门联运、协调事宜，重大情况通报或新事项启动通报；工 作创新分享； 领导班子工作部署。7 ）会议成果：形成会议纪要 ，由行政部指定专人整理，在会议召开后 2 个 工作日内报行政负责人、分管领导审核确

7、认，于OA 系统中发布并发起行政督办任务至相关责任部门执行，每周五下班前回复督办任务执行情况。3.2 专题会议3.2.1 跨部门专题研讨会1 ）组织部门：牵头职能部门负责人召集和主持，牵头职能部门筹办；2 ）召开时间：不定期；3 ）参会范围：根据牵头职能负责人需求以及其他参会职能负责人商议确定；4 ）会议目的：各职能就某一业务研究课题与其他部门进行研讨，共同商议、决卒策；5 ）会前准备资料：自定义；6 ）会议内容：（1）问题提出f原因分析f症结f对策； 问题提出f头脑风暴f结论f草案。7 ）会议成果：形成会议纪要 ，由牵头职能负责人指定专人整理，在专题会 议召开后 2 个工作日内报职能负责人审

8、核确认， 发送每位与会人员及相关职 能部门执行，并报公司领导班子、总部行政部备案。3.2.2. 总部职能部门例会1 ）组织部门：职能管理例会由各职能部门负责人召集和主持；2 ）召开时间：每月至少举行 2 次；3 ）参会范围：职能管理部门全体职员；4 ）会议目的：传达总部会议精神并安排部门工作；5 ）会前准备资料：自定义；6 ）会议内容： 管理部门职员依次汇报前期工作情况和下期工作计划； 管理部门负责人对工作中的具体问题给予解答或指示。7 ）会议成果：形成会议纪要 ，由职能部门负责人指定专人整理，在专题会 议召开后 2 个工作日内报职能负责人审核确认，发送每位与会人员，并报分 管领导备案。3.3

9、 外联会议3.3.1 指政府有关主管部门或外单位在本公司召开的会议， 如现场办公会、 报告会、 公司业务会、兄弟单位座谈会等，一律由对口部门组织，行政部协助会务工 作。3.3.2 会议视情况定期或不定期举行。4. 会议组织及过程控制4.1 会议级别4.1.1 按类型将会议分为 A、B、C 三级，不同级别的会议采取不同的会议管理。4.1.2 A 级会议：总部月度经营检讨会、季度总经理工作会议、年中总经理工作会 议、年终总经理工作会议、全体员工大会。4.1.3 B 级会议：总部办公周例会。4.1.4 C 级会议：跨部门专题研讨会、总部职能管理部门例会。4.2 会议管理 行政部是会议管理的主要职能部

10、门，负责总部会议的规划、审核立项、公司 主要会议的筹备及其他会议的服务支持和协调。4.2.1 会议统筹1 ）公司级会议的排期由行政部统筹管理。会议组织部门须于每周一 10:00 点前 将本周涉及公司领导和跨部门联动的会议报备至行政部，统筹安排；2 ）公司会议室（含洽谈室）由行政部统筹管理，使用公司会议室需0A预约，注明开会时间、时长、人数、设备需求及其他会议服务要求。制度规定的会 议或列入计划的会议在召开3天前，临时性会议1天前由组织部门0A发起 预约。 若发生会议室冲突时，行政部按会议重要性、有预约且提前预约原则给予会议室分配。4.2.2 会前准备1 ）明确参会范围及相关人员；2 ）根据会议

11、主题及目的制定会议议程； 科学安排会议议程，严格控制时间； 对连续23小时以上的会议，应合理安排会议休息时间，一般休息时间为 10分钟/ 次。3 ）拟定会议通知：所有会议通知均要求以 0A发布（除A级会议以邮件通知为准）； 制度中规定的A级会议通知应不晚于会议召开前 5个工作日下发；B、C级会 议通知由组织部门自行确定。 会议通知要素：参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及 要求，会务组安排等。4 ）会议资料 A 级会议资料由会议组织部门统一整理、收集，并不晚于会议召开前 2 个工 作日发送至公司领导及各职能部门；会议参与部门应对会议资料充分准备， 若会议资料未按规定时间提交，对

12、会议参与部门给予 200 元经济处罚； 会议参与部门会前应组织对会议决策事项的内部讨论，认真准备，确保会议 效率； B 、 C 级会议资料由组织部门自行确定。5 ）会场布置，会议设施检查、调试，特别针对视频、电话形式的会议，应提前调试，做好预判，确保会议正常进行。4.2.3 会中管理1 ）会议签到：A、B级会议所有与会人员进入会场均应签到，由总部行政部准备会议签到表，提前 15 分钟在会场入口处做好签到准备；2 ）会场服务：引导座位、分发会议资料、维护会场秩序、处理会中临时事项、其他服务。3 ）会议进程管理： 主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神； 会中会务组设置时间提醒； 对会中讨论的

13、议题当达到预期目的后，应及时小结并引导转换议题。4 ）会议决议：需有明确决策的会议；5 ）会议记录： 会议应由组织部门指定专人进行会议记录，会议完毕后整理出会议纪要，经 审核后发送每位与会人员（A、B级会议会签时间1个工作日）；会议纪要时间 按会议级别规定进行纪要整理，整理完后发起0A会签，会签完成后根据会签内容进行修订后发布。跨部门会议、职能部门会议的会议纪要，须抄送会 议内容所涉及的相关部门及公司领导班子成员，并于0A发布；A、B级会议未及时完成并传达会议纪要，对会议组织部门给予100元/次经济处罚。4.2.4 会后工作1 ）会议组织部门督促会议记录的整理，形成会议纪要、决议等结论性文件，

14、并分发存档；2 ）对会议部署工作相关责任部门和人员要认真组织落实，承担相应责任；3 ）会议督办：按会议纪要和决议内容，涉及职能专项工作由会议发起部门、行政部共同督办；过程中若出现推动缓慢、逾期，督办部门需提前向相关领导 预警和提示；4 ）会议室、会议设备：会议完成后须清点会议器材并及时归还借用部门，会议室退还需整洁有序。4.2.5 会议保密1 ）根据会议的保密程度，采取相应的保密措施，由会议组织部门确定参加会议人员，不得随意扩大范围；2 ）与会人员不准擅自以任何方式泄露会议的保密内容；3 ）会议翻印、复印涉密文件，必须按照保密规定履行审批手续；4 )会议涉密文件要标明“密” ，不得擅自扩大分发

15、范围；5 )会后应收回的文件，必须及时、全部收回，并妥善处理。4.3 会议纪律4.3.1 与会人员进入会场后，按顺序就座，遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接 耳，不得随意进出会场。1 ) A 、B 级会议，将手机设置为静音或关闭状态，保持会场内不响铃、不接听电 话、不随意走动，若有违反给予 100 元/ 次经济处罚，凡接听电话者应向主 持人/ 组织部门报备后到会场外进行接听；2 ) C 级会议，将手机设置为静音或关闭状态，保持会场内不响铃、不接听电话、 不随意走动，若有违反给予 100 元 / 次经济处罚，凡接听电话者应向主持人 / 组织部门报备后到会场外进行接听。4.3.2 与会人员不得迟到

16、、早退或无故缺席，不得随意进出会场。1 ) A 级会议：如遇特殊情况不能按时到会， 应提前向会议主持人和董事长 / 总经 理请假批准并报备行政部， 无故或没有经过批准而迟到、 早退者， 30 分钟以 内给予 100元经济处罚， 30分钟以上给予 200元经济处罚，超过 1小时缺席 者，一律按旷工处理；2 ) B 级会议：如遇特殊情况不能按时到会，应提前向会议主持人和总经理请假 批准并报备行政部，无故或未经过批准而迟到、早退者， 30 分钟以内给予 50元经济处罚， 30 分钟以上给予 100元经济处罚，超过 1 小时缺席者，一 律按旷工处理；3 ) C 级会议：如遇特殊情况不能按时到会，应提前

17、向会议主持人请假批准，无 故或没有经过批准而迟到、早退者， 30分钟以内给予 50元经济处罚， 30分 钟以上给予 100元经济处罚，超过 1 小时缺席者，一律按旷工处理；4 ) 各级会议开始后不得随意进出会场，如遇需解决事项可请示会议主持人或组 织部门同意后进出，如随意进出一经发现给予 50 元/次的经济处罚。随意进 出单次超出 30分钟，按 100元经济处罚；超出 1 小时者，按旷工处理。4.3.3 会议期间，严禁睡觉，一经发现，每次给予 100 元的经济处罚。4.3.4 违反会议纪律所产生的经济处罚， 全部纳入四川鼎晟资产管理有限责任公司 员工关爱基金，用于员工关爱活动。4.4 会议要求4.4.1 会议应有工作计划及年度预算，严格按预算执行并按新希望鼎晟资产权责 手册（修订版）报批。4.4.2