信息化时代对档案利用的探索

1、    信息化时代对档案利用的探索    陈滔摘 要：如今的时代，网络信息技术高速发展，给人们的生活和工作带来了很多便利。同时在档案的开发和利用方面，也提高了效率和效果。因为信息技术拥有手工管理无法比拟的优势，不但方便快捷，而且存储量大，安全性高，所以需要合理利用信息技术。笔者针对信息化时代的档案管理利用进行了分析，具体如下。关键词：信息技术;网络;档案;开发;利用在21世纪，计算机技术飞速发展，而且逐渐得到推广和应用，档案管理利用的信息化程度也越来越高。在这样的时代背景下，必须加强对档案信息的监管，合理利用各种先进的信息技术手段，挖掘档案的价值，提高档

2、案的利用率。1 档案利用中存在的问题1）缺乏档案意识。如今，科学技术在大力发展，整个社会的信息化程度、网络化程度也在不断提升。而传统的档案管理利用效率明显落后于时代的发展，甚至无法满足人们对信息的需要。总体表现为档案工作人员缺乏信息意识、思想观念落后、缺乏创新精神和开拓精神，最终导致硬件设备的优化与工作人员的观念不协调1。2）资源建设不完善。要对档案进行信息化建设，就需要充分利用软硬件设备，并对其进行不断的更新维护。而且这项工作需要投入大量资金，但很多单位和企业未投入这方面的资金，所以导致档案的信息化建设程度不够。不但整体投资不够，而且连有限的资金也未被用在关键的地方，产生了结构不合理的问题，

3、浪费了资源。也有一些部门和机构不愿意在档案方面进行投入，哪怕进行了投入，也只是重复购买各种各样的软件资源、光盘资源，没有注重效益，也忽略了网络资源的利用。而且档案管理缺乏统一的格式，所以非常散乱。3）服务模式陈旧。随着信息技术越来越先进，很多档案管理部门都购置了打印机、电脑等设备，而且构建了文件數据库、档案查询库。一些档案部门也建立自己的网页，实现了信息的共享。然而因为我国档案信息化管理的起步很晚，所以档案的储存和利用也停留在原地，和国外的技术相比有很大差异2。甚至仅仅只开展了内部的管理，无法实现远程服务、自动服务的目标。2 信息技术对档案利用带来的优势1）能促使信息化时代社会档案观得到普及。

4、通过促使信息时代和档案利用进行结合，能深入挖掘档案的价值。从整体来说，档案的利用者是固定不变的，然而大家在利用档案时仅仅只关注自身需要的内容，另外的零散档案却没有得到关注。在如今的信息时代，大数据技术得到了一定的利用，使得档案的开发也更加直观和有效。借助大数据技术，能对档案分析进行强化，深入挖掘档案里的关键信息，不用在传统档案内寻找结果。不但提升了人们对数据档案的利用率，也促使大家根据自身的需求，快速找到了需要的信息，挖掘了档案价值。所以，这也使得社会档案观得到了一定的普及。2）能促使档案管理工作更加灵活、多样化。网络的交互性、即时性，能促使档案管理工作更加灵活多样。过去的档案开发利用，主要以

5、纸质为主，而通过采用网络技术，则可以促使电子档案得到无限复制，也可通过电子邮件、通讯软件来进行传播。传播者和受众的身份能得到转化，档案编研不再仅仅只是简单的单向传递。同时，档案开发者除了能根据受众群体的想法和建议来进行调整，也可按照受众的需求来编研档案，优化档案的开发和利用3。3）能促使工作理念更加先进化。过去的档案管理利用工作，所针对的仅仅只是单位内部的档案。不但信息来源非常单一，而且资料也不齐全。而网络信息技术则为档案开发者提供了丰富的资源库，借助网络渠道，便能找到需要的档案资料、数据等，而且还能在网上查找相关的动态。一些档案开发者通过网络平台来开展跨地区的合作，不但能防止资源被浪费，也能

6、促使档案的质量得到提升。3 信息化时代背景下档案利用的对策1）利于大数据转变档案的开发模式。从目前来看，很多需要档案的人会直接前往档案室查找和搜索。然而这需要耗费一定的时间和精力，长时间占用档案案卷，可能会对档案资料的管理利用产生不好的影响。所以要采取先进信息的技术，建立精确的档案数据库，从而保证档案使用者能及时获取需要的信息。同时也要对大数据技术进行利用，提高挖掘数据、分析数据的能力，这样便能帮助档案使用者从海量数据信息中找到自身需要的内容。借助大数据技术，也能针对档案的具体信息进行统计、核算。在分析信息档案的过程中，压缩数据库范围，从而准确的找出档案中隐藏的信息。2）对软件进行及时的更新。

7、在如今的信息时代背景下，为了更好的利用档案。必须要及时更新档案软件程序，实现和另外一些软件的兼容，最终达到档案资源共享的目标，提高档案的利用率4。档案管理部门需要和信息技术部门进行联系，引进智能化的软件，提高档案查找的效率。举个例子，在对档案进行保存和使用时，可采用cad、cam系统，或者是erp系统，借助信息技术对档案的种类进行识别，具体分为视频类、文字类等，再存储到相对的数据库中。同时借助网络信息技术将档案资源上传至云端信息库保存，这样便能实现档案资源的远程传递、安全保管，为档案的利用带来了更多的便利。3）对档案进行鉴定和评估。将有价值的档案资料传递给档案利用者，属于档案工作者的重要责任。

8、同时，这份工作也属于评判档案部门信息服务质量的主要标准。在网络信息繁杂的今天，各种不同的信息良莠不齐，内容也非常多。所以需要加强对档案的鉴定、评估，而且档案工作者也要提高自身的鉴定、评估能力，对档案信息进行甄别、选择、分析，并且从其中获取与档案利用者相关的部分，提高档案管理服务的整体水平5。4）保证对档案使用的安全性。对于有利用价值、需要保密的档案，必须要保证其安全性。因为这些重要的档案对于社会建设、政治建设具有一定的作用，为了避免其泄漏、被篡改，必须要提升档案管理权限的安全性，防止因权限丢失而产生不良后果。可充分利用先进的信息网络技术，隔离计算机中的外网和内网，使得该机构的网络实现独立化。而

9、且管理者也要拥有现代化的管理理念，树立网络安全防范的意识，设置档案权限，做好档案备份的工作。通过安装防火墙和保密软件，可防止有人恶意入侵系统，对信息档案进行窃取和篡改6。不仅如此，更要加强监管的力度，使工作人员用密码和口令才能进入系统。最后还要安装监控系统，随时对系统的情况进行查看。4 总结与体会随着信息技术的不断进步，档案管理利用也和网络技术进行了渗透。所以，档案资料的信息化建设成为了必然趋势。因为我国社会经济体制正在不断转型，所以传统档案工作也逐渐朝着信息化的进程迈进，怎样对档案进行管理和利用，已经成为了档案工作者需要不断探索的问题。参考文献1朱凤娇.信息化环境下的档案信息资源共享研究j.电子技术与软件工程，2019（17）：257-258.2贺福梅.基于信息化背景的文书档案管理工作创新j.办公室业务，2019（16）：106.3赵磊.档案信息化建设现状、问题与对策分析j.办公室业务，2019（16）：89.4张慧.