《关于在深圳市外代国际货运有限公司南宁分公司》的毕业实习报告

1、广西职业技术学院毕业实习报告 第 13 页 共 13 页 学号 10481034 毕业论文（设计）毕业论文毕业设计毕业实习报告（请在相应的文章类型中打“”）关于在深圳市外代国际货运有限公司南宁分公司的实习报告系（部） 管理系 专业名称 物流管理 年 级 2010级 学生姓名 XXX 指导教师 XXX 2013年 5 月 30 日目录封面第1页目录 第2页摘要、关键词第3页1. 前言第4页2. 公司概况第4页2.1公司组织机构第4页2.2企业文化第4页3. 岗位描述第4页3.1 主要工作 第5页3.2主要职责第5页3.3协调工作第6页3.4 会务工作第6页3.5 接待工作第6页3.6 来信来访工

2、作第6页3.7 行政事务工作第7页3.8 印信管理工作和保密工作第7页4工作经验和体会第8页4.1 日常工作要义第8页4.2 查缺补漏第8页4.3 环节衔接第8页4.4 细节成败第8页4.5超前意识第9页4.6 形象意识的重要第9页4.7 为人处事第9页4.8 总结与提高第9页5公司存在的问题第9页5.1 单证员岗位管理制度的不完善第9页5.1.1制单计划性不够第10页5.2 提出的建议第10页5.2.1 优化公司部门，明确职责第10页5.2.2 加强制单员的综合素质第10页5.2.3 在保持良好市场口碑的同时扩大进出口业务范围第10页5.3 工作总结第11页致谢在深圳市外代国际货运有限公司实

3、习报告 内容摘要：本文围绕公司秘书工作的中心，探讨单证员工作的一些工作要求。企业单证员工作者要树立学习、效率、奉献、严谨、创新、超前、形象、全局、守纪、保密意识，同时还必须具备并提高政治素质、文字功底、技术素质、身体素质和精明的办事能力。所以在实习过程中不断发现问题和处理问题，同时，暴露了自己许多的缺点与不足，体现在所涉及知识面窄，遇到陌生事情的处理上，与上司、同事、客户沟通交流的技巧与方法。总的来说就是在察言观色与为人处事上仍需加强，太过与感情用事，情绪的控制和心态调整上，让我碰壁不少。通过这次毕业前的实习，我懂得了怎样去获取自己所需的东西，干一行，爱一行，尽自己所有办法去做好，不懂就问，打

4、破沙锅问到底，这是我从学校学来的，我也要把它用到工作中来。在与老板相处，要注意老板的习惯和办事关键词：单证员 素质  能力1、 前言：毕业实习是每个大学生必须拥有的一段经历，它使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识，受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，做好自己的定位，明确自己的优劣势，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础.我国加入WTO后，新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，客观上对企业秘书工作提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作，就必须紧跟时代步伐，紧紧围绕一个中心，树立十种意识，提高四种素质，不断完善自己，掌握科学的方法

5、，付出艰辛的劳动，做好领导的参谋和助手，高效率、快节奏地圆满完成领导交办的各项任务。 2、公司概况 我实习的公司深圳市外代国际货运有限公司南宁分公司设在美丽的绿城南宁。北京、上海、广州等地设有分公司，其中深圳盐田港是公司总部，成立于1993年5月，是深圳市最早获得外经贸部国际货运代理业务资格（批准号：MOFTEC19042）和交通部的NVOCC资格（编号：0343）及航空运输销售代理业务一类（经营认可号：第ZN30228号）、二类货运（经营认可号：第ZN60409号）的企业之一。业务经营范围包括：代理进出口货物运输（集装箱海运、散货海运和空运），国内物流运输、报关、仓储、租船及海陆空多式联运业

6、务等。为提高客户提高更优、更新的服务，深圳市外代有着丰富的一线施工经验，有着丰富的设计经验。专业的队伍，奋进的团队，是一个值得信赖的团队。2.1公司组织机构2007年三月成立下属机构深圳外代防城港办事处。在广西防港港直接与船公司签约申请运价，特别在出口危险品方面具有丰富的经验，及拿到优势的运价，并与防城港码头签订了月结费用。 2007年八月,经过前期市场调查,目前正在筹备成立昆明分公司的过程中业务经营范围包括：代理进出口货物运输（集装箱海运，散货海运和空运），国内物流运输，报关，仓储，租船及海陆空多式联运业务等。我司直接共享深圳总公司及广州，汕头，东莞，长沙，中山，厦门，上海，江门，宁波，青岛

7、，香港等分公司与各大船公司签约的优势运价，为客户提供一个网络式的全程物流服务。可以根据客户的需要在以上的地区出口货物。 2.2企业文化WE ARE FOR YOU-我们的理念 为客户-服务客户是我们的荣耀，我们将弘扬外代五十多年悠久的传统“专家型代理，人性化服务”，竭诚为客户提供诚信、高效、经济、持久的服务。 为员工-塑造员工是我们的责任，我们将竭尽所能为员工撑起一片天，打造一片海，使其能实现自我价值，找到归属感。 为社会-回报社会是我们的使命，我们立志成为业界经营之典范，不倦地创造社会财富，促进物流业的繁荣。3、岗位描述 3.1 主要工作。在深圳市外代国际货运有限公司南宁分公司工作了一段时间

8、，我的职位是单证员。单证员秘书这个职位可以说是非常重要的，因为它是上层领导直接管的，经常都是将领导的工作要求意思转达到各部门，协调好领导与员工之间的关系，算是一种纽带的关系。要做到对领导的指示做到招之即来，来之能战，战之能胜。我在公司的主要工作任务有：审阅客户传单，制作进出口货物全套单证，传单给领导以及港口安排船舱。3.2 主要职责。起草进出口货物单证.这个在学校自己运用得并不是特别地多,所以现在要不断地学习运用书本上的一些多加以练习慢慢地熟悉,跟随领导调查研究，做好调查记录，撰写调查报告；记录客户的讲话；收存、登记给领导发送的文件；领导人批示事项的转呈、催办、查办；根据领导意见，安排客户活动

9、，并做好活动日志,这一方面幸好自己在课堂上面接触过英文版的训练,所以在平时工作中运用并不陌生,能为领导提供信息并做好领导的内勤和外出的服务工作；做好领导交办的其他工作。3.3 协调工作。这个与我们生活学习工作上面都息息相关的,这是办公室是一个单位的综合部门，经常按领导授权去协调解决各种问题。因此，协调工作是办公室的重要任务之一,也是非常能体现单证员文秘的一个综合能力.3.4 会务工作。办公会、工作会、汇报会、研讨会等。下面着重谈谈工作会议的服务工作。（3.3.1）撰写、印制文件。一般应有领导讲话材料、经验介绍材料、文件讨论稿、参阅材料等。（3.3.2）安排会议日程和议程。（3.3.3）需要讨论

10、的，还要编好讨论组，并明确召集人和讨论地点。（3.3.4）做好开会时间的服务工作。开会前，要提前打扫卫生，摆放桌凳，安排好主席台上的领导席位，准备好茶水。开会中间，要做好会议记录。有些重要会议，还要录音录像。会议结束后，要收集录音录像资料，整理会议记录，经有关领导审查后存入档案，备用。有的会议，还要把会议情况编写、印发简报.做好这些工作看似简单,其实很能考验一个人的细心程度的问题,想要做好这些是要很有足够的细心的.3.5 接待工作。办公室需要接待的新老客户人员，大体分为内宾、外宾和来访三种情况。作为一个单证员秘书办公室人员,像懂一些茶艺这些是必然的,所以我们必须有良好的精神状态，待人要热情，要

11、有礼貌，并且要有一定的接待程序，做倒忙而不乱,来访者无论哪种人员，都要主动、热情、礼貌、周到、还要讲究接待规格。接待规格过高，影响领导的正常工作；过低，影响上下左右的关系。办公室负责接待的文秘，要为领导当好参谋,这样才会给来访者留下一个好的公司形象,这样能为公司在细节上赢得一种好的声誉.3.6 来信来访工作。 想要做好这一项工作我们应坚持的原则：（3.6.1）有时候针对一些电话上与客户交流的谈话,我们对正确的意见虚心采纳,并可以提出合理的一些要求，（3.6.2）政策、条件都允许的，应尽量解决。在办公室内有些问题虽然合理，但条件不成熟，一时不能解决的，要做好思想工作,特别是一些对于下属做一些精神

12、思想上的一些工作是不能省的.（3.6.3）对政策不允许的，既要同情、体谅他们的困难，又要坦诚地向他们解释清楚，让他们谅解。（3.6.4）对无理取闹的，应对其进行适当的批评，并通过讲道理的方法对他们说服教育,这样大家才可以有愉快的心情工作,大家才能和睦相处提高工作上的效率.3.7 行政事务工作。公司的行政事务工作包括财务管理、资产管理、环卫管理和安全管理等，是一项涉及面广、难度较大、服务性很强的工作。把这项工作做好了，可以保证单位各项工作高效地运行。作为一个单证员文秘要做好这项工作，一是统一领导，统筹兼顾，按原则办事，坚持从实际出发、实事求是的原则，为机关工作和生活服务的原则，勤俭节约的原则，分

13、工协作的原则。二是要建立一套切实可行的规章制度，国有国规,家有家规,所以公司也自会有自己的一套规章制度,这样才会使各项工作有章可循。三是对人员定岗定责，建立岗位责任制。四是做好思想政治工作。教育从事这项工作的人员树立吃苦耐劳、扎实工作、一丝不苟的精神。要公道正派，不谋私利，宽宏大量，任劳任怨。总的来说,只要自己做好了,自己才会有威信,这样子,自己的领导能力自然而然就会得到提高,而下属也才会听从安排做好工作.3.8 印信管理工作和保密单证工作。（3.8.1）印信工作是一项非常重要的工作,印章是凭信，是一个单位对外行使权力的标志。因此，我使用印章的时要非常地严格，必须经领导批准。在核对单证盖印前，

14、要对盖印材料进行审查；盖印后，要对用印单位、时间、内容、份数、批准用印人姓名、经办人姓名进行登记,这些步骤真的是一步都不能落下的,这些工作每一步都可以说走势关系到公司的利益.印章的交接，要有交接手续和见证人。开具介绍信，要履行审批手续。严禁开具空白介绍信。介绍信存根要归档,以便以后的工作才不会疏漏.（3.8.2）保密工作，公司的大事，经常在领导身边为领导工作服务，我们每个工作人员必须做到：不该知道的秘密不问，不该说的秘密不说，不该看的秘密不看，不在私人通信中涉及秘密，不用非保密本记录秘密，不在非保密场所谈论秘密，不私自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密，不向无关人员泄露秘密，不用公用电话、明码电

15、报、在普通邮局办理秘密事项，不带秘密载体游览公共场所或探亲访友。这些工作听起来是小事,但是既然作为公司的一员了就有义务做好这些工作,因为这些随时都会牵涉到公司的利益,所以,自己还是要不断提升自己各方面的能力的,时时刻刻都要有认真的态度.4、工作经验和体会4.1 日常工作要义。在深圳市外代国际货运有限公司南宁分公司工作的这段时间里我觉得压力还是有的，虽然我进公司的时间不是很长不像一些老员工什么事情都很上手，但是我对我工作范围内的事情是非常积极的，遇到不懂的我会虚心向其他懂的员工请教，反正领导所交待的事情一定要牢牢记下来还有按时完成。4.2 查缺补漏。公司的项目工程涉及范围广，平时在本公司处理一些

16、文件上面的和办公室内的一些事情，还会因为公司的一些项目有时还会跟公司的领导到其他的一些县市办事处处理一些相关的事情。作为一个文秘，我所要懂的不仅仅只是办公室的工作。记得上班的第一天，我就毫无经验地根据在学校所学到的知识制作了一份销售合同，当时我肯定是紧张的，因为合同对公司的利益关系是非常大的，稍微有点小差就很容易在金额数字上面犯错误，这是非常严格的事情，而我所懂的只是书本上的一丁点知识而已，怕是出错，不过在其他有经验的老员工的指导之下，顺利完成了工作，心里满是成就感。像制作合同这种工作在后来的工作中是常遇到的，现在处理起来就得心应手了。现在我一有空就向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取

17、智慧和知识。我还会向实践学习，充分利用时间，参加劳动，锻炼自己，增长知识。向领导学习，学习领导同志的领导艺术和工作能力。向同事学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。企业秘书人员要学习、学习、再学习，养成学习的好习惯，不断完善知识结构，拓宽知识面。 4.3 环节衔接。银行、税务局，财政厅，这两个地方跑得最多了。工作之前我以为公司的报关单报税和转账汇款的这些工作一般都是由公司的会计去做的，但是现在由我来接了,他们说文秘的工作就是包括这些了，现在他们带着我让我学，以后就放心让我一个人去办理这种事情了。现在想想刚到公司真的一定要加倍虚心还有谨慎！所以我觉得单证秘书办理任何事情，要思维敏捷、雷

18、厉风行，加快工作节奏，按照工作程序办文、办会、办事，特别要注重时效。不能出现拖拖踏踏、慢慢腾腾的现象，要抢时间、赶速度，争取最快的速度和最好的质量办好每一件事，效率意识要非常的强！4.4 细节成败。跟着领导出去办事学到了很多不一样的东西。秘书工作无小事我必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，面对千头万绪的工作，要分清轻重缓急，理清思路。领导的事情很多，不可能把每一件事情都能想起来，所以我得把一些要办的事情一一记下到笔记本来，适时提醒领导。有时候会出去应酬签合同，这方面的工作涉及到的商务礼仪很多，自己心里暗喜幸好大学有修这方面的课程，所以相对来说压力就稍微轻

19、了一点，但是也还是要很谨慎的，连坐的位置、还有吃饭过程中的一些添茶添酒的一些细节、饭后的送礼和走路的位置都是很讲究的，现在自己还是了解一些，但是还有更多的东西需要学习的。4.5超前意识。有句话说“凡事预则立，不预则废”。我想要做好秘书工作，不要那么被动，有些事情其实是可以不用领导交代催自己去做的，自己就主动注意收集资料，筛选掌握动态出有价值的材料及时提供给领导。就必须增强超前意识和主动意识；既要雪中送炭，更要“雨前送伞”，做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点，学会创造性地开展工作，力争考虑问题快半拍；要注意收集资料。4.6 形象意识的重要性。单证员秘书公司“窗口”之称，因此单证员秘书人员的形

20、象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。我是刚毕业的大学生，一些衣服过于学生气息，所以得把他们淘汰了，换上一些比较职业成熟点的服装，让人看起来沉稳又有活力的感觉。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害公司形象。单证员，经常与基层单位、客户打交道，更代表机关和企业的形象，更要加强自身修养，内强素质，外树形象。4.7 为人处事。在工作的这段时间内也有做的不够好的，刚开始有客户来公司不懂得如何应酬客户，将一些事情弄乱，一些单子上的知识还有所欠缺，违反了公司的一些规定，幸好事后领导耐心教导。有时候与客户交流时没有全部弄懂客户的意思就挂了电话，以至

21、于将信息错误转达给领导，不过领导幸好有所察觉不对重新向客户确认了一遍才放心，之后狠狠地批了我，这件事情记忆犹新。所以，无论能做什么事情都要认认真真的，特别与客户交流时要专心，保证把每件事情确认无误，不然很容易酿成大错。4.8 总结与提高。我在公司要熟悉和掌握的内容在一个月就基本掌握了，主要是对自己技能培养和不断改善提高。这些在平常我都严格要求自己，不断练习，没多大问题。主要是在管理这一块比较薄弱，与人交流的技巧仍需不断练习和加强，这让我很深刻的反省了自己，及时改正自己存在的缺点和不足。5、公司存在的问题5.1 单证员岗位管理制度的不完善话说“不无规矩，不成方圆”，举例员工的管理上，在一般正规的

22、企业或者公司，对员工的上班时间是有严格的要求，而在这里，都是根据自身情况定的，这在民主的条件下也会令员工叫懒散，这对公司工作效率的提高有一定的限制。5.1.1制单计划性不够紧密公司单证部门存在很多工作都毫无计划性,有时候导致一些工作完成得不够完善和及时.作为公司的一些领导对这方面毫无意识到计划性对工作的重要性,严重影响到了工作效率,从而对公司整体的工作也会有一定的影响.5.2 提出的建议5.2.1 优化公司部门，明确职责公司应该把公司单证部门重新整合，明确各自要负责的任务，从而明确各自要完成的任务和责任，一变提高公司的办事效率，我觉得这一点首先是要解决的。老板不要总把所有的事情留给那么几个人干

23、，应该平均分担下来，让所有员工去负责，各自承担责任，这样可以让员工明白自己在公司的位置与责任。5.2.2 加强制单员的综合素质员工的素质代表着一个公司的形象，我觉得要做到这一点，公司应该定期地加强员工的培训，让每位员工都有机会提高自己的素质与水平提高专业水平。不然,我觉得长期下去，对员工和对公司都会产生不好的影响，公司应该注重这一点。5.2.3 在保持良好市场口碑的同时扩大进出口业务范围公司现在从事的业务很大程度上都是依赖广大的外代口碑得来的，由于公司平台广，办业务能力和专业素质强，很多客户都愿意把货物交给其办理。地球每天在转动，人也要不断努力才能跟上不断变换的节奏，固步自封，从来都以失败收场，落后于市场。公司要不想不断成长，就必须看好这一点和捉好，在保持良好的口碑同时也要不断注入新的力量，发展新客户和扩大业务范围是必走之道。5.3 工作总结 毕业实习是每个大学生必须拥有的一段经历，它使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识，受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，为我们以