QSP-004信息沟通管理程序A06

1、信息沟通管理程序文件编号：QSP-004版本：A/06贞俏:1of 5信息沟通管理程序制 定： 日期2017-2-15标准化审核： 日 期2017-2-18审 核： 日 期2017-2-20批 准： 日 期2017-2-22文件变更记录修订序号生效日期变更前叙述变更后叙述修改人A/012011-1-15分发部门名称更改A/022011-6-20符合ISO9001：2008要求新增TS16949要求事项A/032011-9-13根据公司组织机构的变 更做相应修改A/042012-12-3根据公司组织机构的变 更做相应修改A/052014-5-5根据公司组织机构的变 更、2014年公司例会安 排做

2、相应修改A/062017-2-22增加风险管理A/062017-2-22制造总监岗位删除制造总监岗位A/062017-2-22其他沟通方式增加微信 沟通信息沟通管理程序文件编号：QSP-004版本：A/06贞俏:2 of 51. 目的目的是建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到 及时的沟通和处理，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。2. 适用范围适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。3. 职责与权限3.1各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。

3、3.3营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。3.4企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。3.5管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。4. 术语和定义无5. 内容5.1沟通信息分类5.1.1外部信息1）与质量有关的外部信息A. 客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。B. 产品标准类信息。C. 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。D. 供应商的质量信息及投诉等。E. 其它外部与质量相关的各类信息。2）与公司相关的外部信息A. 政府及有关部门颁布的与公司运作有关的

4、信息，如法律、法规、条例等。B. 市场、行业动态（包括竞争对手）中与公司相关的信息。C. 与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。5.1.2 内部信息1）体系运行情况、QHSEMS针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。2）员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。3）公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。4）财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。5.2信息的收集信息（数据）及时收集、分析、传递、汇总，各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。5.3信息沟通信息沟通管理程序文件编号：QSP-004版本：A/06贞俏:3 of 55.3.1 沟通

5、方式1）例行性会议沟通:会议名称会议召集人会议主办 单位会议时间会议地 点参会人员会议主题年度总结会总经理企管部每年1月份全体员工上年工作总结、 检讨，当年工 作安排部署，表彰先进单位和 个人。经理办公会总经理企管部周一下午1 点半203班子成员工作沟通；分析研讨订单进展、执行，研发进展情况； 决 策事项。经营分析会总经理财务部每月15日203公司班子成员及一级正主管财务、市场、生产、技术等指 标检讨周调度会总经理生产管理部每周五上午十点302公司班子成员及一级正主管每周生产、品质、销售、研发 等情况检讨日调度会生产副总经理生产管理 部每日上午十点302各一级单位每天生产、品质、销售、研发 等

6、情况检讨品质例会技术副总经理品质保证 部每月16日上 午302总经理、技术副总、 生产副总、制造相 关部长及责任工程师月度质量总结及问题改善追 踪产品项目例会技术副总经理产品项目 管理室每月16日下 午203公司班子成员、各项目经理项目进展检讨采购计划评审会生产副总经理供应链管 理部每月28203生产副总经理、各 部门一级主管下月采购计划评审月度销售工 作会议营销副总营销管理 部每月28日302总经理、营销副总、 国际业务副总、营 销管理部和国际事 业开发部各一级主管、大客户经理现阶段国内外销售工作工作 总结检讨，下月工作计划推进管理评审会管理者代表品质保证 部每年2月份302公司高层、一级主

7、 管质量管理体系运行情况检讨2）临时性会议沟通由总经理或相关负责人在必要的信息沟通时提议，经总经理或相关部门领导同意即可召开。3 ）其它沟通方式沟通方式适用时机信息平台发布公告、红头文件、会议纪要、公司制度；请示、 报告等类公文流转等电子信箱随时信息沟通管理程序文件编号：QSP-004版本：A/06贞俏:4 of 5电话时间紧迫或内容不重要微信随时个别交谈各级主管自定走访为了解更多信息和实际情况，以及体现诚意时用，对 内部员工、外部的供应商、客户、合作者均适用调查表对员工和顾客满意度的调查5.3.2沟通方式的管理1）会议管理A. 例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行

8、通知。B. 临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。C. 会议参加者须准时出席并签到，应参会人员如不能出席，需会前提前申请委托他人代理出 席，经会议主持人同意方可代理参会。如果主持人不能参会，可授权其他参会人员代为主 持。D. 会议应事先明确主题，在会前充分沟通、酝酿的基础上，确定会议议题、议程，原则上不 允许违反既定议程，不允许讨论未列入议题。与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括 资料、数据）。E. 主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。F. 会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。G. 参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项。H. 会议主持人应根据讨

9、论议题，适时的控制会议时间。I. 会议结束后，例行性会议需要编制会议纪要（见附件1）分发相关部门或人员，视情况可发布至 OA信息平台。其他会议由会议主持人根据会议内容的重要程度决定是否编制会议纪要分发相关部门或人员。J. 分发会议纪要的会议，会议组织部门负责会议决议（或议定事项）的落实、督导及 宣贯工作，并指定督办人员。会后以部门例会的形式组织学习和宣贯。属于例会的，每 次会议前要总结上次会议决议（或议定事项）完成情况并向会议做例行报告。K. 在会议纪要下发的当天，督办人员要将督办事项录入督办系统进行跟踪督办。L. 出席会议人员应提前 5分钟到会，不得退到和早退；因故缺席要于会前向主管领导请假， 并经请示领导同意后委派其他人员参加。M. 会议期间参会人员禁止随意走动，谈论与会议无关话题；移动电话必须设置为振动或关 闭状态。5.3.3 有关HSEMS勺沟通详见沟通、协商与交流控