管理手册——销售发票管理

1、管理手册销售发票管理一、总述在开具发票的业务中主要有两种类型：一是正常的发货产生的发票 开具，另一种是退换货引起的发票开具。在开具发票的管理中，正 常发货的发票是占有绝大部分的业务量，而且过程比较简洁；退换 货发票处理的业务量较小，但过程较复杂。二、业务说明1、正常发货的业务。在储运部接到分部客户的要货需求指令后安排 发货，并判断是正常发货还是换货发货，如果为正常发货，则将 在系统内产生的售出确认书传真给珠海财务部，其根据售出确认 书开具发票，然后寄往销售分部，分部确认后送达客户。2、退货的业务。储运部在收到分部客户退回的产品并核实后，在系 统内建立退货确认书，系统将自动将退货确认书的发票需求

2、冻 结，然后珠海财务根据分部的信息判断客户是否能够退回发票。 如能退回发票，则等待客户退回发票后在系统内建立退货发票并 开具销项负数发票；如不能退回发票，在确认增殖税有那方（公 司、客户）负担后，在系统内产生退货发票，将税金计入相应费 用并进行帐务调整。3、换货的业务。储运部根据分部客户退回的产品，给客户换货。珠 海财务部根据分部提供的换货明细在系统内开具退货和发货的 发票。三、管理细则1、正常发票的管理。珠海财务部在收到储运部的售出确认书传真 后，在sap系统内创建系统内发票，然后导入税控系统开具增 殖税发票并打印，最后寄往分部。注意事项：珠海开具发票应 根据储运部传真的售出确认书来开具发票

3、，而不能直接在系统 中查找已发货的售出确认书号码来开具。2、退货发票的管理。储运部收到分部客户的退货并验收后在系 统内产生退货订单及退货确认书，并将退货确认书传真至珠海 财务，随即系统将自动冻结该订单的发票开具要求。珠海财 务部将根据分部的信息确定客户是换货还是退货，如果是换货 则等待其退货后处理（见换货的处理）；如果是退货，客户是否 能退回发票。如果能退回发票，则等待退回发票后在sap系 统内冲销退回发票，同时解除发票需求冻结并创建退货发票， 然后导入税控系统，并打印出销项负数发票。如果不能退回 发票，在确定由客户还是公司承担税金后，在sap系统内开具 退货发票，并将税金损失计入相关财务科冃

4、内进行帐务调整， 同时少申报此项税金。3、换货的处理。换货的处理分为两个部分，退货和换货发货。 珠海财务部在确定客户的退货确认书为换货后，等待客户换货 发货。换货发货后，储运部将换货发货确认书传真到珠海财 务部，随后分部将换货明细表传真到珠海财务部，珠海财务根 据分部的换货明细表，解除发票需求冻结。解除发票需求冻 结后根据换货明细中的确认书号码在sap系统内开具发票，换 货处理结束。四、相关说明1、退货确认书产生后系统将自动将其发票需求冻结，解除冻结的 途径有三种：客户退回发票。确认客户无法退回发票并确 定税金处理途径。收到客户换货明细。2、系统内根据退回发票处理的财务方法见发票处理流程。3、

5、根据税务要求，每月发货要全部开出发票。4、发票开具后要在次h及时寄往分部。5、客户退货已由储运部验收后，分部应及时通知珠海财务部是否 能退回发票，如为换货则应在客户收到换货后，及时向珠海财 务部提供换货明细。五、名词解释1、售出确认书：根据发货单产生的销售合同，注明业务双方的权 利义务及售出确认书号、客户代码、客户名称、产品名称、数 量、单价、金额、折扣、回款方式等，一式多联，须有相关人 员签字或盖章方能生效。兼客户销售合同、送货单、客户结算 单据等功能。根据货物流向和发货性质衍生出退货确认书及换 货确认书。2、换货明细表：分部在储运部换货产品发出后，将换货相关信息, 包括换货客户名称、客户代码、产品名称、产品代码、退货确 认书号、换货确认书号等，填写后传给