汇博通文档借阅管理系统软件使用说明书

1、汇博通文档借阅管理系统使用说明书汇傅通知识管理系统的属性管理，实际上已提供了借阅与归还功能，但那是针对每一份文件 或档案而言的。这里，为客户提供一款专门用于文档的借阅为归还的软件，不但可办理一份文件的借阅或归 还手续，只要冇需要，也可批量办理借阅与归还，另外，还提供了与借阅有关的一系列统计 报表。发放功能与借阅类似，所不同的只是发放不必归还，如将购买的资料、图书发放给职员学习 等。注：借阅与归还模块的操作，需要获得以下三种权限中的一种：系统管理员归档授权（档案管理员）编号授权（文件管理员）与借阅与归还模块和关的系统参数的设置说明如下:mod_borrow_pltrue借阅与归还模块开关：tru

2、e-jf, false关。 mod borrow pl= false,模块工具条上不会 显示该模块。bhrightol系统管理员文件白动牛成编号（取号）授权，可设 bhrighto 1bhright99共99个参数，即最 多可授予99人取号的权限，如bhrightol二'张三具备编号（文件管理）权限者，具备借阅与 归还模块的操作权。gdrightol系统管理员归档权限授权，获得归档授权的流程邮件处 理者，当其待处理的流程邮件处于归档职能 时，町将邮件转入指定路径，授多可授权 99 人，即从 gdrightol 至 gdright99o 如 gdrightol ='张三 j具备归

3、档权限者，同样具备借阅与归还模块 的操作权。汇博通主页的模块工具条上，有一个借阅与归还的按钮，单击它即进入借阅归还首贝。台淹羽务6广东绍林科技幵发有假公87593765copyright 1989-2013绍林科披 皈权所有借阅（发放）前而已经介绍过，借阅与发放的区别在于，借阅需耍归还，发放则不必归还，从某种意义上 来说，发放实际上已将所有权（或有条件的所有权）转移给接收者。借阅界面包括左右两个子窗体，左侧子窗体用于显示町供借阅（发放）的文档，其上部有搜 索关键词输入框，输入相应关键词即可查找出町供借阅的相应文档，如果要借阅的文档己经 在操作者手上，并且，标注有条形

4、码或电子标签，操作者对直接通过条码阅读器或电子标签 阅读器读取相应编码直接获取到该文档。根据实际需要，通过点选左侧的复选框，选择具体文档，然后，通过点击两个子窗体中问的 箭头，即可将选中的文档添加到右侧了窗体的列表中，即町直接办理借阅或发放手续。可供嗣（发放）:（点击毎个文件图标可展开saz9应的份咖单）口 e1文件箱 備已选择借觸（发放）:（点击毎个文件图标可展开sfit媲的份效淸单）淸空所有清除未选借阅 发放文件網借阅（发放）选择勾选列表区。可供借阅（发放）输入文件名称、编号、责任者或主题词等属性，点击【检索】按钮进行杏找，如下图:可供借阅（发放）:（点击每个文件图标可展开或应的份数清单）

5、企业12345缽|0文件责血 o公司管理系统及企业12345网站谭绍林企业1 2 3 4 5的面htm王爰琼爭企业12345登录页面参考rar谭绍林-倉企业12345登录页面的两种风格谭绍林匚3关于企业12345登录页面设计rar谭绍袜 0企业12345网站登录页面凋整b谭绍林企业12345数据fi.htm賈扳山画企业12345登录界面惨改png谭绍林勾选确定后点击该按钮，即可添加到 已选择列表区屮。为你检索到8个象目合共8份点击每份文档名称前的图标，可展开或隐藏文档的份数清单，还可通过点击表头的口图标 来展开或隐藏所冇文档份数清单，办理借阅手续时，可针对每一份文件进行，以方便一式多 份文件的

6、管理，如合同、资料、图书等，勾选（取消）具体口标对通过份数序号前的复选框 实现，对m文档的所有份数操作只需通过文档图标前的复选框实现，同理对列表所有文档操 作亦如此。口文件责任者耀号h o公司管理亲统及企业12345网站谭绍林回序号:1借阅次数:4勾选确定后，点击列表右侧按钮，把所选择的文档及份数清单添加到已选择列表区中进行后 续操作。已选择借阅（发放）从口j供借阅（发放）列表区中，勾选添加后即进入已选择借阅（发放）列表区中（如下图）。 若列表中存在比较多的冗余数据，可点击列表上方左侧的【清空所冇】按钮，对列表区内的 所冇信息清除，若只对部分冗余文档取消操作，可通过取消勾选对应文档，并点击【清

7、除未 选】按钮对兀余文档进行清除。由于汇博通容许对一式多份文件进行管理，所以，当一种文件存在多份时，将以序号分别显 示，你可对不同序号的文件分别办理借阅手续，该功能对于合同、保密文件、资料以及图书 等的管理非常冇用。c2文件0公司曹理系统及企业12345网站am编号回序号：1伽决数:40渔关于企业12345登录页面设计.rar林回序号：11b企业12345数jg；shtms<: i: 1已选挥借闻（发放）：点士每个文鬼标可展或隐磁宜的份数濟单）清空所有僧阅.你己添加3个条目.合共3份.点击借阅或发放按钮时，若列表中存在未勾选的文档，系统会弹岀下图提示:此时，请根据实际情况，点击确定或取消

8、。借阅操作：点击列表上方右侧的借阅按钮，系统会弹出借阅手续办理操作页面，见下图:经办人实际上就是当前 操作者。借阅人，可直接输入， 也可双击弹岀组织框 架选择输入。批准人，可直接输入， 也可双击弹出组织框 架选择输入。到期日期,借阅期限缺 省为一个月,若不同， 可直接修改。川途，可按实际输入文 本信息。到期提醒的各种方式, 可根据需要选用。双击借阅人、批准人输入框吋，将弹出组织框架，操作者可根据需要，展开并点击选择姓名 即可：xo他001绍林科技(10)o 000霹涵 0直他运营管理部o fti 200市场部o fti 300销售部 ©他400技术支持部(7) fi黔仁髙级技榕理 f

9、i螢永和技术支持工程师 ®刘小丽栏案业务技术顾问%|查找点击下一步，系统弹出借阅确认单，见卞图:如需要打卬，点击打印按钮即可。若信息有误，可点击上一步返回修改。确认无谋后，点击确定完成借阅。发娠作：点击列表上方右侧的发放按钮，将弹出发放手续办理操作页面，见卜图:发放x探以下为必磁饰人：黄永和（400技术封掃）妙a： 逸袜领用日期：20144）5-08聚以下为选填项归档。腿：其操作方法，为借阅手续办理类似，完成后，系统弹出发放确认单，见下图:归还如需要打印，点击打印按钮即町。 若信息冇误，可点击上一步返回修改。 确认无误后，点击确定完成发放。借阅的文档，使用完毕或到期后，就需要归还。归

10、还界面，同样有左右排列的两个子窗体，左边的子窗体用于查找要归还的文档，窗口标题 为“正在借阅"，右边的了窗体则用于显示选定归还的文件和办理归还手续，标题为“已选择 归还二正在借阀：（点击每个文件師可展开时应的份数清单） 借阅人 : |检索口文件圭氐歸已选择归还：（宵击毎个文件耳杆可耍77曲社s5空所有潸涂未选对应的份数清单）归还s件圭任會归还选择勾选列表区。正在借阅可根据借阅人姓名、借阅号或电子标签查找出相关文档，如下图:正在借阅：（点击每个文件图标可展开或隐蔵对应的份数清单）借阅人 黄永和i曲文件劉鉛第号型奠州.xis倉关于企业12345登录页面设计.rar遭s林为你检素到2个条目

11、，合共2份。具体的列表操作可参看借阅（发放）的可供借阅（发放）说明。已选择归还从止在借阅列表区中勾选添加后即进入本列表区中（如下图），具体的列表操作町参看借阅 （发放）的已选择借阅（发放）说明。已选徉归还：（点击每个文件图标可展开s00?应的徳青单）e2文件葡壬者13劉恵州.xls叼序号:1借阅人：黄永和借阅次数:20 §关于企业12345登录页面设计.rar谭绍林叼序号:1借阅人：黄永和借阅次数:1清空所有清除未选归还.你已添加2个条目,合共2份。选择确定品，点击列表上方右侧的归还按蚀弹岀归述确认单，见下图。如需要打印，点击打印按钮即可。 确认无误后，点击确定完成发放。借阅统计针对

12、文档的借阅、发放为归还，设计了一系列满足不同需耍的少借阅有关的报表。由于电子文档依据授权町直接阅读，有权限阅读的电子文档不必再需要办理借阅手续，登录 后可肓接根据需要杏找阅读，所以，也专门设计了电了文档的阅读统计报表。对于没有权限阅读内容的电子文档，如果有权限查看属性（即条戸），亦可发送专门的电子 申请流程，申请阅读文档内容，获得批准后，则可在流程邮件屮肓接阅读文档内容，系统亦 提供了专门的电子文档阅读中请登记与统计报表。所以，借阅与归还，原则上，是指实体文档（一般指纸质文档）的借阅与归还，这一点，望 管理者认真理解和把握。第一步，选择报表，见下图。诗选锋以不相应的徒计报表:宜记类：文码资斜借

13、闻登记表文档资科借阅次数癫序文也资料发枚数岳举啤.电子文文档纽斗按借阅者借阅次数排序印（复印文档资科发戒按收件人领取敌虽排序.利躺兄.电子文樹s文档资料阅渎欠数排字统计类：电子文档按读者阅读次数排序文档绅丽8况統计表文档虫科发放情况统计表电子般计jr由于报表众多，为便于操作，系统按报表性质特点分为了登记类、排序类和统计类。 第二步，设置报表统计条件，见下图。报表名称：文档资料倍阀藝记表垂新选择倪计完成统计条件设置后，点击统计按钮即可生成报表。若盂选择其他报表，点击报表名称后的重新选择返回报表选择操作。上图以文档资料借阅登记表为例，英他报表除统计条件有别外，操作和同。打印预览导出excel文档资

14、料借阅登记表统计起止日期：20144)1.01 $20144)1.16顺文件文件日期号佶阅人借洌人部 nit淮人经张人借冃时冃归还时间用 途迂1企业1234憧录页面湮绍林2007-07-063b123rmm2014-01-14 10:36:522014-01-15 17:26:5524b123f苗憧锐20144)1-14 10:36:5320141-151726:563公司管理系统及企业1234舸站ss! 加密遭绍淋2009-10-201吴学仁技术支特 祁mm20144)1-14 11:42:494关于企1112345录页面设计湮绍林2009-11-121貧永和技术支持 祁物林2014-01-

15、14 11:42:502014)1-1411:47x)15企业123q数擔障酋振山2010x)1-161吴学仁技术支持 祁谗绍林20144)1-14 11:42:506oa办公自动化系统方案书谭绍林2012x)5-161谆绍林2014.01-0408:25:037借冃与归还测试专用42013.12-1612b123r2014-01-04 11:34:402014-01-0s *51:40s13b123rmi说2014-01-0411:34:4120144h-0s 09:514094b123t苗偿悦2014-01451727:302014-02-10 09:23:4910«借冃与归还那

16、hit专用52014-01-081b123fmt锐2014-01-0s 09:59:062014-01-15 17:26:5611僧诃与归还测试专用6苗健悦2014-01-131b123f2014x)1-1517:22:4620141-15 17:26:57制裘日期：2014453文档资料发放登记表打印舷 导出excel文档资料发放豊记表绒计起止日期：20144)1/)1至201441.16顺洋文件编号文件曰期序号荻用人领用人部门批准人经办人發用时目用逢1企业口乂噬录页面参考诅紹林2009-11.111苗永和技术支始部谊绍林2014-01.14 11:44x)12企业12m磴录页矽勺两种刃格诅

17、紹林200941.121笛永和技术支持部谊绍林笛儘慣2014.01.14 11:44)23債阅与归还減賦专用42013.12.1614p123r2014.01-04 1135:33415p123r2014-01.04 11:35:3413p123r2014-01-08 10:17:48612p123r2014-01-03 10:17:49制表日期：2014450)电子文档借阅登记表打印预览导hexcel电子文档借韶巻记表统计起止日期：2014-014)1至20144116m文件责任肯文件日期借阅人批淮人经办人借面时间奋注1excel 20105技巧猜粹从新手要唏手5201s4010105s王英

18、华 等编若2010-06-12吴学仁遭琳2014-01-13 14:16062dell内卸g平板电k5刻试(2013)001 埠 1221232013-09-24遭绍林遭绍林2014)1-06 1621:523借阅与归还测试专用62014-0143黄傕说20140143 10:56:49制衰日期：20144)54)9打印预览导出excel文档打印（复印）登记表统计妃止日期：20144>1-01至2014«0509文件编e文件曰期份教小计页濒申请人批准人经卯人批准时冃i1佛山分公5）宣11执腮谊绍林2012-044818s2014-034315:26072会博通数宇会议系统主畀面

19、祥式歩 考52013-10.26111遭綁2014-03-1408:47:583交通投资孩字化档玮理方案2013-11-2811212遭纟瞄遭绍林2014-03-1310:28:2441222014-03-13 16:35:1551111s紹林2014.03-14 12:40286佛山市第+四届人大常委会第+五 次会议的通知2014-01-2411010神入大20144)3.2510:44:167斬逹文件渤逹】麻逢】广东字 【123号苗永和2014-01-2811515苗永和哥永和2014-03-1408:34:168齒改2o1w-170100bew2014-03-13 10:13:39901

20、00020144)3.1312:0233制表日期：2014-05-09文档资料利用情况导出excel导出excel （文档借阅及利用效果登记表）利用文档登记表统计起止日期：201341至20140m1噸 序利用日期瞽内存卷件摘录及复 印内吝用逢利用詛门审批人利用人档案员归还日期序i120144m-01«借阅与归还童询和绕计功能 雳求紙质文件000总憨组122014-04-01借阅与归还柠素岀糖纸盾文件000总裁组钟人大2014-w-021l2014-04.01天抿借1 冃与1 归还伦改要求纸质文件000总就组李池2014-04.0242014-04x11批塑借阅与归还功能基本方案纸质

21、文件000总瑟组李彳惊2014-ow152o14-o4x>1僧阅与归y濮块鼻于用途与效 果僅）信息返回河題纸质文件000总裁组李d晾钟人大2014-04.02162014.04)1天抿广场借阅勻丿3还修改更束紙质文件000总栽组黄遨a2014-04-02172014-04-01f昔闻与归还樽块新增按东奈求说 明及设计方案纸两文件000总裁组钟人大2014-04-02182014-04x)1关于夭娱广场对借闽与归还提出 的脚功能耍求。纸质文件000总瑟组mtt%2014-044)2192014-04-0!赣增的借阅与归还拽块，这几天 畀面改邊很大，绝妹夠力！纸盾文件000总款组李怙神人大苗

22、砂兌2014-(m-0211020144x>i借阅与归还用户文档纸质文件000 组李< 惊2014x>w1制表日期：2014-05-09注：默认情况下显示的是列表形式的利用文档登记表，导!li excel可选择卡片形式的文 档借阅及利用效果登记农。文档资料借阅情况统计表统计起止曰期：2014.01.01520144)1461文档资料总数份件77928 份 65076ft2可供僧问6咬档贸料教份件64351 份 6402狀3借冃总数份件17份咖4借冃人次次人10次，臥5未归还借阅文档资料数份件10«6 件6氢中过期未归还文档资轩教份件6份3件斥号统计项目计星单位统计结

23、果剑夫曰期：20144)1-16文档资料发放情况统计表打印磁导出excel文档资料发放情况统计表统计起止日期：20144)1)152014x)1.16序号统计项目计塑单位统计结果备注1己发敖文档資料总技份件£樓收文档资科入次次人玫2人制丧日期：20144)1.16电子文档阅读情况统计表导出excel电子文档阅滾情况统计表统计起止曰期：2014-01-0132014x)146序§貌计项目计星单位绕计结果1文档卿总数份侍7792s(分 65076(牛了x电子文档阅读数塑工总次侍32恢205件3i瞬迥电子文档的人数人11人4电子文档申清佶阅文件数虽匕总次科3次3件5其中同意借阅次

24、数次3次1制夷日期：2014-01.16文档资料借阅次数排序打印预览导岀excel文档资料借阅次数排序统计起止曰期：2014-01-01至201j.01j6噸斥文件僑号费任者文件日期佶測炎数1借阅与归还"测试专用42013-12-1632企1112345登录页面20074)7-0623借阅与归还级试专用,20144)1.0814借阅与归还测试专用620144)1-1315公司管谨系姣及企业口出湖站ss辰幽林2009-10-2016关于企1l12345登录页面设计it绍林2009-11-1217企业1233数振库黄振山20104)1461s0a办公自动化系统方案书觀林20124)5-1

25、61制寒日期：2014)53文档资料发放数量排序统计起止曰期：20144)1-012014-01.16文件击任右文件曰期发诫敎里借阅与归还则试专用2013-12464企业12强径录页面琴考邃绍林2009-11-111企社1234澧录页面的两种凤格2009-11-121制表日期：2014-01-16文档资料按借阅者借阅次数排序打印预克导出excel文档资料发放数埜排序统计起止日期：20141x)12014-01.16噸序文件娱号责仟者文件日期发敢教里备注1借阅与归还"赋专用201342-1642企业1冲遛录页面参考2009-11-1113企业12af登录页面的两种凤格2009-11-121制喪曰期：2014)53文档资料发放按收件人领取数量排序hfflkea导出 excel