浅论工程建设期档案管理存在的问题及对策

1、    浅论工程建设期档案管理存在的问题及对策    黄文凤摘 要：工程建设期档案不仅是工程验收的重要资料，更是工程运行维修养护的重要依据，文章着重分析工程建设期档案管理存在的普遍性问题，提出了针对性对策，对促进工程建设期档案管理工作有重要的借鉴价值。关键词：工程建设期档案管理；问题；对策工程建设期的档案是在工程建设活动中形成的全部资料，是工程项目建设的重要记录。如果能对工程建设期档案进行有效的管理，对工程项目建设发展具有极其重要的意义。然而，在工程项目建设中，档案管理不仅普遍滞后，而且在建设期的档案管理中还存在许多问题，所以进行工程建设期的档案管理中存

2、在的问题及对策的研究是十分必要的。1 工程建设期档案管理的重要性近年来，随着科学技术进步，工程项目建设数量迅速增加，大到三峡工程、港珠澳大桥，小到一个小小的水库建设、一条市政公路的修建，无一不体现出工程的惠民作用，这其中更是各类工程建设工作者的智慧和汗水的结晶，是国家基础设施建设的宝贵财富。一般一个工程项目从前期准备工作到施工建设到投入运行管理过程中不断产生大量的文件，这些第一手的资料是各个环节的原始记录，尤其是建设期间形成的施工、监理、检测资料更是全面、真实、准确地反映工程建设的真实情况。工程档案虽然不能直接转化经济效益，但是其潜在的价值不容忽视。首先，在施工建设过程中，各种档案资料反映了各

3、参建企业的施工计划，施工决策的依据；其次，建设期的档案资料还是竣工验收及质量评定过程中的重要查考依据之一；然后，在施工过程中，甚至在以后的运行管理中，一旦发生工程问题，档案资料还是查找问题原因及解决问题的重要凭证和参考资料；最后，建设期的资料，特别是攻艰克难的技术资料更是各领域的科技研究和发展的宝贵经验和资源。工程项目作为保障民生的重要基础设施，必须保证其在几十年到上百年的正常运行，少发生事故甚至不发生事故。尤其是处于山区、海域的工程项目建设所处的气候、自然环境中的不确定性，工程从可研、立项、建设及运行维护等环节都要做好每一步的资料收集、整理、存档，确保水利工程档案的真实性，科学性和完整性，充

4、分发挥其查找、参考、借鉴价值，为工程的建设、运行、发展服务。2 工程建设期档案管理中存在的问题2.1 工程建设期档案管理重视程度不足当今社会，承建工程的的参建企业在利益的驱动下，只注重工程项目建设的进度，而不重视工程建设期的档案管理工作的情况普遍存在。这导致各参建企业严重缺乏在工程建设期间对档案进行管理的意识，造成工程建设期的档案得不到有效管理和重视，导致工程建设期的档案管理工作只是限于面子工程的形式主义的工作，甚至在相关的部门莅临检查档案资料时也只是做好面上工作，应付了之，并没有在态度上重视档案资料的管理。2.2 工程建设期档案管理人员专业业务能力差工程建设期档案管理人员的业务能力直接影响到

5、工程建设期档案管理工作的有效性和规范性。从我国工程建设期档案管理工作的现状可知，工程建设期档案管理多数是办公室文员临时兼顾的工作，其业务能力和素养严重不符合档案管理工作岗位的要求。有些工程建设期档案管理人员甚至认为他们是被逼无奈接受这又苦又累的吃力不讨好工作，或者是认为档案工作只是简单的收集而已，并没有很重视，具有这样的主观意识，档案管理人员又怎么能够做好工程建设期的档案管理工作。2.3 工程建设期档案管理制度不完善工程建设期档案管理制度不完善，是影响工程建设期档案管理工作有效开展的重要因素之一。当今社会有很多企业都还没有建立起符合自身行业要求的工程建设期档案管理制度，导致工程建设期的档案管理

6、工作不规范、不专业，工程建设档案资料得不到及时和规范收集归档，以及工程建设期档案丢失等问题出现。因此，必须建立科学合理的工程建设期管理制度，以保障工程建设期的档案管理工作能够有效进行。3 改善工程建设期档案管理工作的对策3.1 提高工程建设期档案管理意识提高工程建设期档案管理的重视意识，是工程建设期档案进行有效管理的基础，也是执行工程建设期档案管理制度的有效前提。我们应该从两个方面培养的工程建设期档案管理意识：第一、树立企业管理层的工程建设期档案管理意识。企业管理层是工程建设管理工作的领导者，只有树立管理层的工程建设期档案管理意识，才能有效地开展工程建设期档案管理工作。第二、培养员工工程建设期

7、档案管理意识。工程建设期档案管理工作工作者才是接触档案管理的第一人，如果档案管理工作人员的档案管理意识薄弱，那就不能满足工程建设期档案管理岗位的要求，从而无法胜任工程建设期档案管理工作。因此，完善工程建设期档案管理工作需要提高档案管理的意识。3.2 提高档案管理人员的专业业务能力專业性的档案管理人员是提升工程项目档案管理水平的重要保证。工程建设期间，各参建企业应积极组织档案管理人员参加相应的工程项目档案管理培训，及时了解最新的档案管理要求，学习相关单位的档案管理的科学性，提高档案管人员的业务能力，特别是在档案管理信息化管理下，熟练的计算机和管理软件的操作能力，确保档案管理人员的知识专业化，技能

8、多样化和管理现代化，更好地完成工程项目的档案管理工作。3.3 建立完善标准的工程建设期档案管理制度标准的工程建设期档案管理制度是企业在工程建设期档案管理工作有效开展的基础。我们应从以下几个方面建立科学的企业工程建设期档案管理制度：第一，依据法律法规，根据企业自身实际情况建立符合现代化企业档案管理要求的制度，让档案管理工作有效开展。第二，借鉴拿过档案“金册奖”等奖项的工程项目的档案管理的先进经验，结合自身的工程特点，建立行之有效的工程建设期档案管理的管理制度及要求，从制度上使参建企业在工程建设期间就重视档案的管理。第三，明确要求各参建企业对建设期的特殊环境条件下，尽可能建立符合要求的档案保存与调阅场所，让在工程建设期档案得到最好的保存，以保证这些一手的档案资料能保存更完善。4 结束语工程建设期档案是工程建设情况的真实记录，其直接影响着对工程验收、工程维护及企业健康发展，做好工程建设期的档案管理工作对企业工程管理具有重要的意义。工程建设期档案管理工作开展的过程中，发现工程建设期档案管理中存在的问题要及时处理，并积极寻找解决问题的办法，让工程建设期的档案管理工作得到不断地改善，从而提高工程建设期档案管理的效率和质量，为工程建设保存有价值的资料，从而促进我国各行业工程建设更科学发展。参考文献1吴洪瑜.如何