浅析技术机构档案管理的方法与技巧

1、    浅析技术机构档案管理的方法与技巧    邹春艳?刘永贵摘 要：受经济与科技快速发展、各领域改革深化的影响，技术机构档案管理工作也在不断发生变化。基于此，本文将围绕技术机构档案管理的方法与技巧开展深入研究，希望研究内容能够为相关档案管理工作者带来一定启发。关键词：技术机构;档案管理;技术档案技术机构档案管理存在较高重要性，该工作直接影响基础资料保存，资料的完整性和准确性也会受到影响，同时还能够为技术机构各项工作的开展提供依据。为进一步提升技术机构档案管理水平，正是本文围绕该课题开展具体研究的原因所在。1 技术机构档案管理的方法1.1 技术档案管理方

2、法技术档案管理属于技术机构档案管理的重点之一，这一管理需围绕归档、存储、变更、催还续借四方面展开。归档管理需关注计量技术档案涉及的量值溯源、仪器设备更换、仪器设备停用、标准器考核、能力核验、人员培训、计量标准器定期检定证书，由于档案信息搜集属于长期、精细、总体而全面的工作，因此归档管理必须保证每项基础工作搜集的总体性和有效性;存储管理需重点关注技术档案的存放格式，以此实现技术档案的规范建档和准确存放，并为技术档案查找提供支持。在具体实践中，应基于种类区分，并明确档案存放格式内容，包括保管人、存档位置、存档日期、档案名称、页数、类别、序号等;变更管理需关注重大的技术档案内容变化，并以此明确变更程

3、序，必须由档案管理员完成具体的变更手续。变更管理的核心在于技术档案一致性的保证，因此技术档案格式调整必须在特殊情况下进行，如存在重要问题或重大改动工作需要，内容调整也需要以原有内容为基础，以此实现全过程管理并保证原有信息存留;催还续借管理可有效提升技术档案使用率，避免使用人手中技术档案留置时间过长或无故留置情况出现，档案部门还应针对性设立相关催还与续借制度1。1.2 明确档案归档范围为明确检测机构档案归档范围，应以考核规范为依据，法定计量检定机构考核（jjf1069-2007）涉及的档案管理内容需得到重点关注，以此明确归档范围，增加相应的管理内容。具体应包括计量检定规程、技术规范、技术标准、机

4、构设置文件、法人代表任命文件、法人资格、机构管理制度、质量体系文件质量手册、质量活动记录、程序文件、内部管理职责、实验室认可证书、上级部门鉴定证书、计量标准考核证书、检测证书报告等。而基于计量标准考核规范jjf1033-2008，归档范围还应包括计量标准相关的更换申请表、重复性稳定性考核记录、考核证书、技术报告、履历表、操作程序、技术规范、检定校准证书、人员资格证明以及相关管理制度、等内容。此外，人员技术档案、人员培训计划、各类事项处理结果记录、检测证书报告的原始记录与副本也应纳入档案归档范围，人员技术档案主要包括毕业证书、检定员证、审核员证、各类聘书和授权文件、继续教育学分证书、培训证明、论

5、文论著、计算机等级证书、英语等级证书等。为更好适应机构考核，检测机构档案管理工作还应做好标准清理、检验报告整理、考核资料归整等工作，由此顺利通过机构考核，档案管理工作的质量即可得到更好保障2。2 技术机构档案管理的技巧2.1 仪器设备档案管理技巧为更好开展技术机构档案管理，仪器设备档案管理技巧的掌握极为关键。近年来各类先进仪器设备开始大量应用于技术机构，淘汰设备、正在使用设备、最新设备的管理工作也日趋复杂，且工作量不断扩大，因此必须开展严谨、科学的仪器设备档案管理，具体管理应围绕使用权限管理与仪器设备管理展开。使用权限管理指的是基于互联网技术及相应档案管理系统，开展分级管理，如检测结果的登录应

6、由具有档案管理权限的人员负责，且记入后不得随意修改与删除。具有检测权限的人员则可以通过系统录入检测使用的设备仪器、检测环境、检测时间等数据，由此统一汇总，即可保证检测报告的权威性、严谨性、科学性。具体应以管理、修改、删除为一级权限，以修改、删除为二级权限，以数据上传为三级权限。在具体的仪器档案管理工作中，应围绕购置申请、报价单、设备技术论证、购置合同、规格型号、生产厂家、使用期限、购买时间、专职管理人员、报废处理展开。为保证仪器的有效使用率，档案管理还应严格结合操作规程，以此录入相关信息，为故障原因追踪提供支持，档案管理工作可由此较好提升仪器设备的使用寿命。2.2 专业人员技术档案管理随着技术

7、机构人员素质的不断提升，为适应社会发展变化，检测机构对专业技术人员的要求也在随之提升，高水平的档案管理能够在一定程度上满足这种要求。通过利用数据库技术与计算机技术，可较好服务于专业技术人员的档案管理，这一管理可围绕人员信息档案、科研技术档案、考核材料档案、人员变动档案展开。结合上文提及的相关内容，人员信息档案管理应重点关注学历学位证书、继续教育证书、进修研习证书、专业技能培训、操作员证、上岗证等各类专业技能证书，满足相关履职需要;科研技术档案管理需围绕专业技术检测总结、会议论文、学术论文、技术报告、科研课题等相关材料展开;考核材料档案管理需关注述职报告、重大失职与失误、年度完成工作量等内容;人

8、员变动档案管理需重点关注技术人员档案的更新，追踪溯源检测历史数据，真正做到有据可查。2.3 开展动态化、网络化、数字化管理技术机构档案管理的动态化、网络化、数字化探索同样需要得到重视，以此建立健全检测技术机构档案管理信息新系统，即可进一步提升档案管理水平。以技术机构的人员技术档案管理为例，应针对性建设管理子系统，子系统应由3个模块组成，同时还需要严格规范归档内容。模块包括人员信息查询与维护模块，以及持证情况统计模块，基本信息、主要学历、科研项目成果、工作经历、持证情况、培训记录、学术论著、备注则属于归档内容，由此可满足相关规范标准需要。通过针对性建立和应用子系统，动态化、网络化、数字化的技术机

9、构档案管理可顺利实现，人员技术档案的管理效率和安全性均可得到较好保障，档案的利用效率也能够大幅提升。动态化、网络化、数字化的技术机构档案管理必须严格遵循相关法规标准，并需要重点关注上级单位的人力资源档案管理制度，以此做到与上级单位档案、人力资源等信息管理系统的互通互联，检测机构的档案管理即可发挥更大的社会效益和经济效益。值得注意的是，考虑到现阶段我国技术机构档案管理普遍存在管理人员职业素养偏低、档案管理体系不合理等不足，员工职业素养和专业技术能力的培养、技术机构本身建设的推进、严格的档案管理奖惩制度落实同样需要得到重点关注，由此即可进一步提升档案管理人员的主观能动性，提高档案管理水平。3 结论综上所述，技术机构档案管理需关注多方面因素影响。在此基础上，本文涉及的仪器设备档案管理技巧、专业人员技术档案管理，以及动态化、网络化、数字化管理等内容，则明确了新时期技术机构档案管理重点。为进一步提升技术机构档案管理水平，各类新理论、新技术、新设备的应用必须得到重视。参考文献1张春梅.从机构考核