浅析城建档案管理信息化建设

1、    浅析城建档案管理信息化建设    林青摘 要：近些年来，我国经济增长速度加快，社会不断进步，城市化建设进程也在飞速发展过程中，城市的各大建筑、工作单位、居民生活区域、人民日常活动等都属于城市管理范围之内，其内容非常庞大而复杂，这对城建档案管理工作提出了更高的要求;当前随着社会发展进步科学技术日趋成熟，信息化技术在社会生活、工作中日益显示出强大的优越性，在城建档案管理工作上也极大地改变了传统的工作方式，带来了更加高效的管理方法，数字化管理模式在城建档案管理中越来越成熟，逐渐成为其主要方式，文章主要探讨在城建档案管理数字化建设过程中存在的问题，并提出

2、相应的解决对策，在一定程度上推动城建档案管理工作更加有效展开。关键词：城建档案;管理;数字化建设随着城市化建设的快速发展，城市整体功能的构建愈发完善。在此情况下，城建档案管理工作的顺利开展显得尤为重要。但对于传统方式下的城建档案管理工作来说，其工作流程比较繁琐、工作内容比较复杂，这就导致城建档案管理工作的难度增加。城建档案管理是城市化建设进程中一项十分重要的内容，是一个将城市动态发展过程通过文字形式记录的工作形式，具有一定的现实意义和历史意义。因此，在城市管理中致力于推动城建档案管理是十分必要的工作，随着城市化建设进程加快，城建档案的信息数量不断增多，必须提高档案管理工作效率，利用信息技术加快

3、城建档案数字化建设，将传统文字资料管理转变为智能化管理方式，提高档案的完整性、准确性;但是在推动数字化建设过程中存在一些问题，探索有效方法解决问题。1 城建档案管理基本内容城建档案管理工作主要是由政府单位进行，一般私人企业无法涉及这一项工作;管理的对象主要是面向城市布局、规划、建设用地等有价值的资料进行整理、分析、保管，档案管理要求信息全面、数据真实准确可靠，每一种类型档案资料需要采取不同的管理方式，在一定程度上需要花费大量的人力、时间成本。2 城建档案管理数字化建设的必要性及重要性1）必要性。城建档案管理是一个动态管理，并不是一成不变，是随着城市发展进程变化而变化，因此对档案管理工作要求较高

4、，传统的档案管理已经无法满足日益增大工作量的需求，而且传统纸质档案会随着时间和地点发生流失，有一定隐患;而当前信息化技术发挥的作用越来越大，将信息技术应用于城建档案管理中成为必然趋势，能够极大提高工作效率，有效指导档案管理工作。2）重要性。推进城建档案管理数字化建设进程能够有效弥补传统城建档案管理的不足，能够将传统纸质资料录入电脑中，所储存空间非常大，而且查找以往城市建设资料更加的方便快捷，提高工作效率和工作质量，并且能够打破时间、空间的限制，提高档案利用率。3 城建档案管理数字化建设中存在的问题1）数字化建设平台缺乏统一性。当今社会是一个信息化时代，在不涉及泄露绝对机密信息的前提下提倡信息资

5、料的共享，但是在关于城建档案管理数字化建设方面，目前没有统一的机制和规范标准，这样在一定程度上会使一些有价值的城建档案资料无法得到有效共享，失去了本身利用价值;在一些示范地区，他们在城市规划和城市建设方面有很多的经验值得其他城市借鉴学习，但是由于各个地区城建档案管理数字化建设还处在探索阶段，尚未达成一致发展步伐，也就无法推动其它地区城市进一步发展。2）数字化建设管理不完善。首先，缺少专业的技术型人才，城建档案管理数字化建设不仅需要精通管理档案的工作人员，还需要在具备专业知识基础上掌握计算机技术的复合型人才，但是，受传统城建档案管理模式影响，数字化建设进程缓慢，硬件设施配备不健全;另外，由于城建

6、档案管理复合型人才较少，职业素质不高，对于电子档案的保护工作不够重视，在录入信息资料之后没有进行多项备份，如遇突发性事件，档案资料丢失无法正常恢复，对城建档案管理造成严重影响。3）管理系统过于简单的问题。对于传统方式下的城建档案管理工作来说，其主要是利用人工操作的方式对城建图纸与相关资料进行合理编整及归纳，这种方式不仅会浪费大量的人力、精力与物力，还会拖慢整个管理工作的进度。比如，在利用传统方式对城建档案进行管理的过程中，相关管理人员需要以首字母为依据进行排版，这种排版及管理的方式虽然看起来比较简单，但若是想要实现对城建图纸的有效查阅，需要浪费大量的时间进行查询。这不仅会降低档案信息化管理的管

7、理效率，也会加大管理难度，进而阻碍了城建档案管理的可持续发展。4 推进城建档案管理数字化建设的有效对策1）建立统一的城建档案管理数据系统。建设统一的城建档案数据系统有利于在最大程度上共享信息，提高资源利用率。增进各个城市城建档案管理部门的交流，定期召开工作研讨会，打破常规，突破城市地域限制，政府给予一定资金投入加大扶持力度，提高各地区积极性，构建统一城建档案管理数据系统。2）重视硬件、软件投入。城建档案管理需要处理大量的文件资料，数字化管理能够提高工作效率，在进行数字化建设过程中，需要使用设备进行资料整理工作，要求城建档案管理有一定的物质基础和人力基础，同时还需构建管理平台作为软件支持;重视人

8、才引进，吸引更多的档案管理技术人才投身于数字化建设中，加强培训，提高工作人员的技术水平和职业素养。3）完善档案管理数字化建设标准。城建档案管理数字化建设必须完善档案管理标准，对工作人员、档案管理内容等应有明确地标准要求，要求工作人员在工作时必须对收集的资料进行科学高效的整理分析，增强档案利用价值，在使用硬件设备时，对设备使用进行说明，避免出现存档不及时导致资料丢失;严格规范标准体系，推进数字化建设进程。4）对相关法律法规进行有效完善。对于城建档案的管理工作而言，它与档案管理工作的特征与属性是一致的。但就现阶段而言，唯一一个可以作为城建档案管理的法律依据便是档案法，但这并不能作为城建档案管理信息

9、化建设的法律依据。所以，在对城建档案进行信息化管理的过程中，应加大对其的建设力度。对于城建档案管理信息化建设而言，其在实施的过程中所需要的软硬件设施是需要自行购买的，所以大部分管理人员为了节约管理成本，没有对信息化的软硬件设施进行采购;有部分地区的政府部门虽然给予了一定的资金支持，但支持力度不大，软硬件设施便出现了老化现象过于严重的情况，进而阻碍了城建档案管理信息化建设的顺利进行。5 结语综上所述，对城建档案管理进行数字化建设是最优选择，能够记录城市发展，具有重大的历史意义。城建档案数字化管理还處在不断探索阶段，在发展中发现问题，总结经验，不断完善标准体系，重视人才培养，并且构建统一的信息共享平台，提升城建档案数字化管理水平，更好地服务于社会。参考文献1包洁琼.社会主义现代化背景下的档案信息化建设j.传媒论坛，2019，2（22）：151-152.2李薇.档案管理信息化建设研究j.办公室业务，2019（21）：74-75.3葛俊.电子档案管理与档案管理信息化建设j.办公室业务，2019（20）：92