智能化发展在初中档案管理中的应用探析

1、    智能化发展在初中档案管理中的应用探析    摘 要：学校档案是学校开展教学、科研、学术研究等各种活动而形成随着智能化的发展的重要记录，具有重大的的价值和意义，档案管理是学校的重点工作之一。随着大数据时代的到来，智能化的迅速发展为学校档案的规范管理带来了机遇，如何将信息化建设应用于初中档案管理中成为一个有待考虑的问题。关键词：智能化发展；初中档案；信息化管理学校档案是学校进行各项事务的重要记录，档案的管理也是学校十分重视的工作。随着社会的进步和智能化的发展，学校的档案管理工作也从纸质化向数字化发展，迈入了一个新的阶段。以初中为例，智能化发展给档案管

2、理工作带来了极大的便利，但是在整个管理过程中仍存在一些问题急需解决。1 智能化发展对初中档案管理的意义智能化发展下的档案管理通过大数据处理各种信息，在档案整理方面节省了大量的人力和时间，大大提高了档案管理的效率。在档案保存方面，由于传统档案是记录在纸质材料上的，所以在保存上所要花费的成本较高，而信息化时代下对学校档案的保存只需建立网络信息数据库，就能有效地对档案进行保存，从而大幅度降低了学习档案的保存成本。其次，在档案资料查询上，智能化的发展也为其提供了便利，学校档案管理在数据库中进行，各种数据的查询就变的简单易操作，同时可以对各种档案数据进行分析，建立其中的联系，是数据查询规范化、系统化，这

3、就使学校档案的利用率进一步提高，不再是书橱中被尘封的“历史文件”，而是让其真正发挥其自身的实际价值和现实意义。2 智能化发展在初中档案管理中遇到的问题2.1 初中档案管理人员专业水平不高智能化发展要求档案管理进行信息化建设，在这一过程中，档案管理人员起着关键作用。一般来说，初中阶段缺少专业的专职人员进行档案管理工作，管理人员的学历较低、文化水平不高、年龄较大，即使具有一定的资历，但缺乏网络技术等方面的专业知识和技能，不能全面把握档案信息化建设的要求，致使档案管理人员专业水平良莠不齐，管理队伍整体素质偏低，不利于初中档案管理信息化建设的进行。2.2 初中档案管理体制不健全规范的管理体制是智能化发

4、展推动下初中档案管理工作顺利进行的基础。目前各初中档案信息化建设过程中普遍缺少一个有效的管理方法和体制，即使有的中学已经建立相关管理体制但仍不够完善，没有真正落实统一领导、分级领导的管理体制原理，在实施上相对混乱，管理方法仅仅沿袭旧制，缺乏创新。在档案管理机制上不够全面，存在诸多缺陷，管理人员的聘用、奖惩和工资的发放上没有做到公平公正，因此影响力档案管理人员的工作积极性，不利于档案管理工作的进行。2.3 学校对档案管理工作不够重视一些初中思想观念落后，缺乏对档案信息化建设的重视程度，没有认识到智能化发展对学校档案建设的重要作用，单纯的将全部精力放在教学质量的提高上，更不用说对于档案管理的体制创

5、新。正因为缺乏对档案管理工作的重视，因此资金方面就无法满足档案信息化建设要求，致使档案管理建设中的基础设施难以达到标准，各项设备和技术都不达标。对管理人员没有固定的要求，使其没有充足的服务意识，在工作中缺乏积极性，导致档案利用率低下。3 初中档案管理实现智能化发展的方法3.1 提高档案管理工作中的创新意识想要实现初中档案管理工作的创新，首要因素就是实现档案管理观念的創新。要深刻理解学校档案的重要性和意义所在，建立正确的档案工作的服务理念。档案管理工作就是整理学校进行的教学、科研等方面的活动记录，以备为学校日后的发展提供文字上的指导和服务，因此在档案管理工作进行之前要明确主题，让档案整理工作真正

6、与学校发展紧密相连。同时要树立档案工作的发展观念，不能一味承袭传统档案管理方法，进行封闭的档案管理工作，要适时地融入新的开放的理念。随着时代的发展，初中的档案管理工作也应顺应智能化发展潮流，进行信息化建设。同时，要不断的扩大学校档案的利用效率，挖掘新的利用渠道，增加对档案管理工作的资金投入，完善档案管理工作所需的基础设施建设，实现初中档案资源的优化配置和合理运用，使其在学校工作中切实发挥作用，与学校各项工作共同发展。3.2 切实提高档案质量初中学校档案包含了学校在各方面的全部工作，其种类和范围是非常全面的，因此学校档案管理工作要切实提高档案质量。首先在档案的选取上要从实际出发，从学校的相应活动

7、中综合反映出来。在档案的分类方面更应体现科学分类原则，使档案的整理更加规范、全面、科学，在档案类别设置上要划分成涉及各方面的类别，涵盖各种学校活动，例如教学档案、学生档案、建筑档案等等；同样要在档案自身属性和种类上进行全面设置，例如实物档案、音频档案、影像档案等等。各类档案在整理后要进行合理的编号和日期记录，归档在数据库中。同时要保证各种档案之间的相互联系，保证在复杂的档案中也能通过科学手段及时提取想要的一系列档案，这样才能切实提高档案管理质量。3.3 建立完善的档案管理体制在智能化发展的今天，初中档案管理工作具有灵活性和可变性，需要科学的体制来进行规范。学校要加强统一领导、分级管理的档案管理体制，促进各部门进行有效的合作。同时，要加强管理人员方面的建设，在人员的选取、奖惩等方面加强规范，增加档案管理人员工作积极性，同时加强对其的技术和网络知识培训，在智能化发展阶段完善初中档案管理工作体系。4 小结初中档案管理是学校的一项重点工作内容，新时期的智能化发展给初中的档案管理工作提供了新的发展机遇，同时也带来了一定的挑战。初中档案管理工作要积极创新，顺应智能化的发展趋势，才能获得实际意义上的发展，推动学校其他各项工作的顺利进行。参考文献1徐爱玲.智能化发展在高中档案管理中