浅析新时期艺术档案收集保管和利用

1、    浅析新时期艺术档案收集保管和利用    郭瑞摘 要：在文化事业中，艺术档案管理工作是一项基础但却非常重要的工作。艺术档案是艺术工作者、艺术单位在进行艺术研究、艺术教育、艺术演出、艺术创作等活动或工作中形成的对社会和国家有保存价值的各种实物、声像、图表和文字记录等多种形式的历史记录，无论是收集工作，还是保管工作、利用工作，均十分繁琐。本文根据艺术档案特点，就艺术档案的收集工作、保管工作以及档案的有效利用展开讨论。关键词：艺术档案;利用;收集;保管1 引言近些年来，我国的文化事业随着经济的发展和社会的进步获得蓬勃发展，作为文化事业中不可或缺的构成成分

2、，艺术档案建设和管理得到广泛重视。保护好、管理好、收集好艺术档案，是一项能够为艺术爱好者提供良好服务且为后世留下宝贵文化遗产的重要事业。然而，由于艺术档案收集、保管和利用比较繁琐，涉及要素多，要想落实这些工作并非易事。在本文中，笔者以自身的档案管理经验为载体，就如何收集、保管和利用艺术档案分享几点思考。2 藝术档案的收集在艺术档案管理工作中，艺术档案收集是一项关键工作，主要是指负责收集档案的人员根据有关制度要求，征集散落在不同组织或者不同人员手中的档案。档案收集工作繁琐、复杂，工作人员要注重每一个细节。就目前情况来看，艺术档案收集工作主要有两个主体部分开展：其一，各地的博物馆和艺术馆等，主要负

3、责收集并统一管理当地散落的艺术档案。其二，基层的艺术单位，主要通过收集档案这种途径对艺术档案进行保护。1基于这两种档案收集模式，管理艺术档案的工作人员应当先整理本地艺术档案类型，通过咨询或走访等形式查找一些大型艺术会议或艺术活动中的档案，如发现线索，收集人员再通过购买或者谈判等形式获取档案。此外，负责收集档案的工作人员应及时整理、复制所收集的艺术档案，而且每年都要在当地收集艺术档案，为艺术档案的完整性提供可靠保障。3 艺术档案的保管3.1 建立健全安全制度任何管理工作或者其他工作，完善的制度都是必须的，这是管理工作有效开展的基础。然而，就目前艺术档案的管理情况来看，针对档案的保管，很多机构、单

4、位并没有建立管理制度，或者缺乏对制度的完善。为了扭转这一局面，提高档案保管的质量，使档案的完整性得到保证，保管档案的企业、机构等必须要建立健全安全制度。例如，有关机构在保管艺术档案的时候，可以先整理档案保管过程中出现的各种安全问题，然后专业的安全管理人员根据实际情况进行分析，对这些安全问题出现的原因进行总结，最后再提出对策，为艺术档案保管的安全性提供可靠的保障。2除此之外，管理艺术档案的部门也要对监管制度进行制定，专业的监管人员不定期抽查安全制度的落实情况，一旦发现制度落实不到位的情况，要按照规定批评、惩罚保管艺术档案的工作人员。通过建立健全诸如此类的档案监管制度、安全制度等，有效提升艺术档案

5、管理质量。3.2 增强档案安全保管意识档案管理人员安全保管意识不强，是现阶段艺术档案保管工作效果不佳的原因之一。要想提高档案保管质量，必须要增强工作人员的档案安全保管意识。例如，管理艺术档案的有关机构、单位可以对档案管理人员进行定期培训，培训的内容包括档案管理技术、制度以及相关知识，尤其是安全方面的知识。为了保证培训效果，机构或单位还要对档案管理人员进行考核，以此提升档案管理人员管理技能和安全保管意识。3与此同时，负责艺术档案保管的机构、单位等，应当根据实际情况对相关制度进行细化，制定出更具有针对性的保管规定，以增强保管工作的针对性和实效性，如规定档案保管人员在管理艺术档案时，对档案保管规定要

6、做到严格遵守，详细记录一切的外借档案，防止出现档案丢失、档案不清晰等情况。此外，负责档案保管的相关人员在保管档案的时候，应当及时普查档案室的防火性能，以便及时发现问题并予以解决。若在实际工作中出现档案损坏或者档案遗失的情况，如果经过核查是档案保管人员的原因，必须按照规定对保管人员进行相应的处罚。通过这些措施增强档案管理人员保管档案安全的意识，让保管人员能够认清自己的责任并严格履行责任，以此提升档案保管工作实效性。4 艺术档案的利用4.1 合理开放档案，提升档案利用率一直以来，艺术档案主要供各专业演出团体使用，服务的对象过于单一。这种情况下，档案的作用无法发挥出来。为了提升档案利用率，应当合理开

7、放档案，为除了演出团体以外的其他群体或个人使用，让艺术档案的价值充分发挥出来。例如，艺术档案管理单位、机构可以通过网站等途径对机构内部丰富的馆藏档案进行宣传，为广大艺术爱好者提供知晓档案并利用档案的渠道，以此提升艺术档案利用率，将档案的效用最大限度发挥出来。除此之外，当前多媒体技术、网络技术、计算机技术应用广泛，这也为艺术档案的利用提供了平台和机会。在实际工作中，艺术档案管理机构、单位可以通过互联网这个大平台合理开放档案，比如对馆藏档案进行展示，实现档案服务公开化，一步步推动档案工作的开展。4此外，艺术档案管理机构、单位还可以与当地从事艺术工作的企业、单位等建立合作关系，进行艺术档案资源共享，

8、以此实现优势互补，提升档案利用率。4.2 开设咨询服务，提升档案利用率在艺术档案管理机构、单位中，普遍存在管理人员不足的现象。这种情况下，艺术爱好者获取档案的需求往往得不到满足，档案的利用率较低。所以，为了提升艺术档案的利用率，档案管理机构应当根据实际情况开设咨询服务，以此提升艺术爱好者的体验感，进而提升档案机构、单位的服务质量。具体来说，艺术档案管理人员在实际工作中，应根据档案使用人或者单位提出的问题查阅档案，包括相关的活动、剧目等。与此同时，鉴别查找各种艺术形式，在这个基础上有效处理、分析档案内容，通过电话、网络等形式为所需单位或个人提供相应的档案咨询服务，以此提升艺术档案的利用率。5 结语综上所述，做好艺术档案的收集、利用以及保管工作，非常重要，这直接决定了艺术档案效能和作用的发挥，也间接地影响我国文化艺术事业的发展。在具体的工作中，艺术档案管理人员应根据艺术档案的特点展开收集工作。与此同时，对于艺术档案的保管，应建立健全安全制度，并增强档案保管安全意识。此外，对于艺术档案的利用，可以通过合理开放档案以及开设咨询服务等途径实现，从而最大限度发挥艺术档案价值。参考文献1宋夏南.关于构建和完善县市文化艺术档案资源体系的思考j.办公室业务，2017（02）：121-122.2于佩兰.浅谈满族民间艺术档案的