探究信息化背景下如何加强数字档案管理_1

1、    探究信息化背景下如何加强数字档案管理    韩雨珂摘要：随着时代的发展，信息化技术已经深深地融入到了民众工作生活的每一个细节中，带来了极大的便利。在档案管理工作中，仅仅依靠传统的档案管理方式已经不能够满足社会发展的需求。因此就应当结合信息化技术来做好数字档案管理工作，不断的提高档案管理的服务水平。本文将对数字档案管理的一些特征进行说明，并且对其中存在的一些问题进行分析，最终提出一些建议。关键词：信息化 档案管理 数字如今数字档案管理已经成为了档案管理事业发展的必然趋势。这种管理模式将档案信息按照二进制数据保存起来，这样就能够通过体积较小的存储介质

2、保存海量档案数据，并且能够借助互联网进行相应的档案信息传输。这样不仅能够给档案管理工作者带来便利，还能够提高民众查阅档案时的效率。但是当前在数字档案管理中还存在技术以及安全性等方面的限制，这都极大的限制了数字档案管理工作的发展。一、数字档案的特点一般在传统的档案管理中，都是使用纸质档案的形式进行存储和查阅。在纸质档案的管理过程中，对档案室的环境要求比较严格，一旦出现潮湿的情况，很多纸质档案就会发霉，最终出现腐烂的现象，造成档案信息丢失。但是数字档案是以数据形式进行存储，仅仅通过一块体积狭小的硬盘，既能够保存几百g甚至几个t的数据容量，这都远远超过了一间标准化档案室能够存储的档案信息，极大的降低

3、档案管理成本。并且使用数字档案形式进行数据存储，不需要进行过多的后期管理，即便是设备突然断电或者是一些网络攻击，现在也已经能够有比较成熟的技术进行防范，不至于出现数据丢失的情况。使用数字档案管理能够在用户进行信息查询、借阅以及归还等方面带来优势。这些过程都不需要再通过服务人员提供业务服务。而是直接可以通过自助操作终端进行操作。还可以将互联网结合多个档案室进行互联，所有信息资源实现互通，能够提供给用户的档案信息资源更加齐全。用户可以使用手机、电脑等上网终端进行信息查阅。节省大量的时间。实现资源共享。二、数字档案管理存在的问题尽管使用数字档案管理能够带来众多优势，但是也还存在一些缺陷。首先就体现在

4、安全性方面。因为档案信息存储的介质往往受到磁场这类物理介质的干扰。如果干扰过于严重，就会导致数据丢失，并且形成永久性危害。此外，数字档案和互联网紧密贴合在一起，互联网本身就具有一些不安全因素，因此接入互联网的数字档案管理可能会存在被黑客攻击的危险。此外，还需要在数字档案使用过程中对可能出现的人为危害进行预防，一旦造成危害，带来的损失是不可估量的。一般来说人为因素都可以分为两种，其一就是来自于不法分子的网络工具，往往主要针对的档案资源都是具有重要价值的，一旦出现这种违法行为，所造成的后果比较严重，并且会造成不好的社会影响。第二类就是由于档案管理工作人员操作失误造成的，有时候工作人员因为对业务不熟

5、练，就有可能导致数字档案被误删。第二种人为因素比较好控制，只需要加大对管理人员的业务培训力度，完善工作流程就能够解决这些问题。三、信息技术在数字档案管理中的改进（一）加强硬件设施的管理在数字档案管理中。最基本的就是应当做好硬件设施支持，否者就无法发挥出数字档案管理的优势。要避免因为数字档案管理设备在运行中出现不稳定的情况，这样就极有可能造成档案信息丢失或者是损坏。首先就应当加大资金投入，要采购性能可靠，稳定性高的设备，并且还要对整个数字档案管理系统进行检查，查看是否存在安全隐患。对于非常珍贵的档案信息，应当要做好备份工作，防范可能出现的危险。当前区块链技术能够以去中心化的特征更好的保障数据安全

6、，因此在数字档案管理中也可以相应的引进该技術。（二）建立完善的管理制度要保障数字档案管理工作的顺利进行。就必须制定完善的管理制度。要通过制度来对每一个工作细节进行约束。构建高效率的工作模式。可以规定数字档案管理人员在实际操作中的工作流程，保障网络安全。为了提高数字档案信息的安全性，还可以使用安全可靠的杀毒软件进行定期清理数据库，对可能存在的计算机病毒及时清理，避免造成更加严重的后果。此外，国家也应当给与一定的政策支持，加强对计算机攻击行为的打击力度，为数字档案管理工作提供必要的技术支持。数字档案管理人员应当要重视工作中的每一个细节，当出现数据存储方面的问题时。应当及时寻求技术人员的帮助，尽量避

7、免出现数据损害的情况。（三）满足用户的多元化需求数字档案管理人员应当明确其工作是为了更好的服务民众，在当今社会发展趋势下，数字档案管理工作更加应该具备满足用户多元化需求的特征。相关工作人员应当不断在工作中学习，掌握了解数据库开发方面的先进知识，不断按照用户的需求去对数字档案数据库的功能进行完善。提供更加人性化的服务。对于档案管理人员。应当要熟练掌握数字档案管理设备的操作方法，对信息技术进行学习，提高数据安全意识，要能够具备优良的数据处理能力。对数字档案管理平台进行全面分析。此外。还需要能够和用户之间建立良好的沟通渠道。了解用户的真实需求，不断改进工作中不完善的地方，更好的提高数字档案管理工作的水平。四、结语随着时代的发展，数字档案会逐渐取代传统档案，赢得社会大众的青睐。数字档案能