基层单位干部人事档案管理现状分析

1、    基层单位干部人事档案管理现状分析    摘 要：本文以江苏省泰兴市干部人事档案管理工作为例探讨基层单位在干部人事档案管理中存在的问题、分析其成因以及如何改进并合理管理使用干部人事档案，力求更好地为干部工作提供更为全面、准确的服务。关键词：基层单位、干部人事档案；存在问题；对策干部人事档案管理工作是一项政策性、专业性、服务性很强的工作，是组织人事工作的重要组成部分。是组织对个人培养、使用、提升、晋级的重要依据。加强干部人事档案管理，提高利用率，对加强单位人才队伍建设，促进各项工作的顺利开展有着重要意义。笔者经过近年来开展的干部人事档案达标升级和干部

2、人事档案专项审核工作发现基层单位的干部人事档案工作存一些比较突出的问题，应当引起足够重视。1 干部人事档案管理存在的问题1.档案管理人员配备不足，人员素质参差不齐。基层单位受人员编制影响，很少有专职的干部人事档案管理人员，都是“半路出家”、“现学现卖”的兼职档案管理员。只能依靠上级业务部门的简短培训和自己在档案管理工作中的摸索来慢慢积累档案管理工作的专业知识。同时他们往往身兼数职，工作任务较重，无法一门心思搞好档案管理工作。江苏省泰兴市担负干部人事档案管理任务的单位有70多家，除组织部、人社局、公安局和教育局及部分乡镇外极少有单位配备了专职的干部人事档案管理员，干部人事档案管理工作普遍由组织人

3、事干部兼任，档案管理的专业化程度不足，管理规范程度较低。2.干部人事档案的管理手段落后，档案管理效率低下。基层单位人事档案的管理手段较为原始粗放，以传统介质、手工劳动为主，重复性劳动较多。极少数部门已在探索使用人事档案管理软件，但由于管理人员变动大，要求录入内容多，且操作复杂，导致档案管理信息化严重滞后，影响档案管理工作效率的提高。从泰兴市来看，除组织部和人社局在日常工作中采用了干部人事档案信息管理系统基本实现了信息化外，其他单位基本上还处于手工操作，有的单位虽然购买了软件但是使用率极低，这既不利于档案的保管，又降低了工作效率。3.档案材料收集不全，真實性存疑。一方面，以前基层干部人事档案材料

4、收集中涉及的个人的思想品质、家庭背景、社会关系等方面的内容较多。涉及工作能力、专业特长的方面较少。重学历、轻能力，重历史、轻现实现象严重。导致档案材料收集不全、新材料补充不及时的问题十分突出。另一方面部分基层单位档案材料缺乏真实性。由于历史原因，部分干部的人事档案残缺不全，往往在出生年月、参加工作时间、入党时间、历史结论上存在差错，甚至于出现了严重的干部人事档案造假现象。由于管理原因，私自更改出生年月、参加工作时间；编造假学历、购买假文凭等等在之前管理松散时经常发生。 泰兴市2013年开始开展干部人事档案达标升级和专项审核工作，在组织人事部门的努力下，基本堵住了漏洞，大部分错误得到了纠正，但仍

5、然有遗漏之处。4.对干部人事档案的管理不规范。虽然各基层单位都制定了干部人事档案管理工作制度，但是由于管理水平及工作监督方面做的不到位导致无论是在干部人事档案材料收集，材料鉴别、归档，还是在干部人事档案查（借）阅，转递制度、保管、保密等方面执行的不够严格，存在许多漏洞。2 造成这些问题的原因分析1.单位对档案管理的重视程度不够。部分单位领导对档案工作的理解还停留在安全、保密、会分类、会鉴别即可的认识，使之处于说起来重要，用起来需要，忙起来不要的地位。2.单位档案管理人员专业素质有待加强。由于种种原因，档案人员有“三多”：一是不是专业档案管理出生的多，专业知识不够扎实；二是兼职的多，有的兼的职还

6、很多，无形中分散了精力；三是没有参加过专业培训的多，业务上往往是师傅带徒弟，难以发展与创新。3.单位档案管理制度的执行有待进一步提升。从收集制度看，渠道不够畅通，材料归档时有拖沓，有些甚至无法弥补；从鉴别制度看，内容不够细致，有些材料如文凭有效性的认定，制度往往滞后于现实或者问题不突出就没有专门制度；从管理制度上看，要求与实际情况有一定脱节。这些都需要在今后档案管理上认真研究并切实加以解决。3 解决问题的对策1. 加强队伍建设，提高人员素质。一是把好入口关。选配那些党性强、作风正、有强烈的事业心和责任心，忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的同志从事人事档案工作。二是定期进行业务培

7、训。上级业务主管部门应定期举办相关知识培训班，组织档案管理人员学习上级文件，了解业务知识，交流工作经验和心得，以适应形势发展的要求。三是鼓励档案管理人员加强进修学习，提高专业素质，解决“半路出家”、专业性不强的问题。四是可以适当倾斜政策，保证档案管理人员合理的待遇，以吸引人才、留住人才、用好人才，使干部人事档案管理工作更加科学、规范，最大限度地发挥干部人事档案在党的建设、发展经济和干部管理工作中的作用。2.加强对人事档案工作的督查指导。各单位分管领导要加强对人事档案工作的领导，切实把它列入议事日程，摆上重要位置，经常检查人事档案管理人员的工作，根据其工作实绩及时提出表扬、批评与建议，反馈群众的

8、意见和要求。上级业务部门要因地制宜地对档案管理人员加强培训，采取“走出去、请进来”的方式，组织他们到档案管理先进单位参观学习，采取集中授课、座谈交流、一对一辅导等方式，手把手地进行传、帮、带，帮助他们提高业务水平。3.加强干部人事档案材料的收集、审查鉴别，确保干部人事档案的完整、真实。一方面要完善各种规章制度。让操作人员有章可循规范操作，按制度办事。 建立档案管理簿册，及接收干部人事档案材料登记簿、转出干部人事档案材料登记簿、销毁干部人事档案材料登记簿、复制干部档案材料登记簿、缺少干部人事档案材料登记簿。进一步完善干部人事档案材料收集的各项规章制度。另一方面要广泛收集材料。属于干部档案的材料必

9、须及时送交档案室。对干部工资改革、职称评定、干部任免、离退休、干部奖惩、组织考核、民主评议等工作中形成的材料，要求及时递送档案室，做到全面、具体、及时、完整无误。同时要加强干部人事档案材料的审查鉴别，确保干部人事档案的真实性。档案人员平时要多注意业务学习，不断提高自己的鉴别能力对收集来的材料要认真校对、审核，把真实可靠的材料收入干部档案。要有高度的事业心，强烈的责任感，严肃工作纪律，在鉴别过程中要能明辨是非，要善于通过对比、分析、校对、核实，去伪存真、去粗存精，坚决把那些虚假的材料拒之门外，努力维护干部人事档案的真实性、完整性。4.逐步实现干部人事档案管理信息化，提高干部人事档案管理工作效率。社会不断进步，人事档案管理工作也要与时俱进、实现科学发展。这需要基层档案管理部门不断学习掌握现代档案管理理论，对人事档案实行动态化管理和维护，建立数字档案和多媒体档案，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，大大提高档案管理工作的效率。新时期加强干部人事档案的管理与利用是一项长期、复杂而重要的基础性工作，它是一项老课题但是需要新方法，所以就更需要创新工