电力行业档案管理制度在国际工程中的应用实践研究

1、    电力行业档案管理制度在国际工程中的应用实践研究    于雁摘 要：“一带一路”是近年来国家提出的跨国发展计划，在此提倡下，中电投电力工程有限公司在土耳其承接了第二个epc总承包项目，本文从现场实际出发，全面阐述了国内电力行业档案管理制度在土耳其维拉卡项目工程中的应用实践。关键词：土耳其;电力行业;档案管理;应用实践：f27：adoi：10.19311/ki.1672-3198.2020.19.021中电投电力工程有限公司（以下简称cpi）承接的土耳其维拉卡电厂隶属与albayrak集团旗下，项目全称为土耳其维拉卡纸厂工业公司1×40mw

2、燃煤电站工程，位于距离土耳其西南部巴勒克希尔市13公里的造纸厂内，是一个服务于纸厂的自备电厂，虽是epc总承包项目，但也略有不同，项目合同内不包括土建工程及汽机岛工程，业主varaka power plant 为土国当地公司，bv（bureau veritas）监理公司由业主指定，设计分包为国内国核电力设计院，因土建部分由业主公司自行施工，为确保土建设计符合土耳其标准要求，cpi聘请了当地5n1k（5n1k是土耳其的工程设计咨询公司，总部位于安卡拉）公司做符合性审查资料服务，现场所有安装均由土国当地公司murel yapi分包，除汽轮发电机组由tgm（德国）公司供货，锅炉房电梯为中方在土方采购

3、，高压旁路为德国西门子公司制造外，其它所有设备及材料均购自国内。因与以往的epc总承包项目不同，所以在如此错综复杂的施工现场，如果一旦在工程中产生矛盾，出现纠纷，文档资料就会作为最根本的原始材料发挥其作用，而目前土耳其国内电力行业既无相关的档案管理标准，也无完整的档案管理体系，因此项目档案管理工作的重要性显而易见，在遵循土耳其的法律法规基础上，将国内成熟完善的档案管理制度应用于现场已成为必然，以下为国内电力行业档案管理制度在实际施工过程中的应用实践。1 项目前期档案管理的必要准备工作1.1 现场档案管理人员基本要求按合同规定所有技术图纸资料均为英文，所以配备的档案管理人员都具备了基本的英语沟通

4、能力，对施工生产过程中的专业术语也基本掌握，从而保证了各单位资料管理流程顺畅及内容准确。cpi设立了档案专职人员，业主及施工分包商的档案管理人员均为兼职。1.2 制定适用现场的档案管理制度cpi将编制的档案管理制度，组织业主、监理专业人员进行评审，细则经多次修订，三方达成一致，并对施工单位相关专业人员进行了宣贯与交底，以确保档案管理工作与工程建设同步进行。1.3 定期对施工单位相关人员进行培训cpi依据现场施工进度编制资料管理工作计划，结合档案管理制度，定期给土方资料管理及现场专业人员进行业务培训，使其熟知文件资料的过程控制，重视过程资料管理，为归档工作做充分的准备。2 项目档案管理工作的具体

5、实施2.1 项目开工前资料收集整理的内容依据国内项目文档管理程序，将设计、设备及施工单位资质审查相关，招投标文件相关、合同及协议相关的资料进行收集整理，文件资料内容需真实有效，签字及盖章齐全完整。2.2 设计施工图管理现场的设计施工图由设计院分三种形式提供。（1）ifp（information for permission）电子版图纸。ifp为办理开工许可用图，首先由设计院各专业人员将ifp设计完成，通过java软件上传至服务器，由cpi档案管理人员下载，并通过filezilla软件上传至业主集团公司服务器，受雇于cpi的土人现场经理（依据土耳其法律，施工现场总承包方必须聘用一位由土耳其工程师

6、协会认证的现场经理。）将以ifp图纸为依据，在政府相关部门办理开工许可。（2）ifc（information for construction）電子版图纸。ifc为现场施工用图，根据现场实际工程进展情况，由设计院设计并上传印有ifc字样的施工图，cpi档案管理员下载并上传后，邮件告知业主专业人员，同时拷贝给施工分包商及cpi相关专业人员使用。（3）纸制版施工图纸。现场相关专业人员对ifc图纸进行图纸会审，经业主项目负责人批准同意后，纸版施工图由设计院进行出版，再经海运至土国，到达现场后按合同分发各相关单位。2.3 设备厂家图纸及资料管理维拉卡现场的设备均在国内采购及制造，图纸及资料分三部分提供

7、至现场。（1）随设备到达现场。资料随设备在国内装箱，通过海运至港口，清关后运至现场，施工单位物资管理人员与cpi相关专业人员进行开箱验收，依据装箱清单核对准确，将所提供的资料填写设备资料移交申请单后移交至cpi资料室。（2）通过邮件提供至现场。cpi现场档案管理人员经与专业技术人员综合合同及协议，将未提供的资料列出清单发至相关设备厂家，各厂家再通过邮件补充提供。（3）随国内进场人员携带至现场。这部分资料多数为归档必要的原件，如设备的质量证明文件、合格证、图纸及检验报告等。为方便专业人员查阅，cpi档案管理人员及时更新台账并发至维拉卡项目交流群中，同时将纸版设备运行维护手册及安装调试相关的图纸资

8、料分发至现场专业人员，并上传至业主集团公司服务器。2.4 现场施工过程文件资料管理施工过程中对各类文件资料进行完整、准确、系统、有效的整理，是档案管理最重要的基础环节。（1）编制文件资料标准表式。土耳其电力行业没有文件管理软件及统一表式，cpi以国内电力行业中监理典型表式为基础，结合现场实际，与业主及现场bv共同制定了中英文双语内容的标准表式，供现场使用。（2）过程文件资料处理流程。按文件内签字顺序流转文件，将签字闭环后的文件资料交与资料室进行扫描，资料员经相关领导审批发放，并按文件类型及专业将文件原件及电子档进行归档，文件一般应在1天内处理完毕并原路返回，特殊情况下不得超过3天。（3）过程文

9、件资料主要内容。维拉卡项目施工过程中除检验计划外，其他所有资料均与国内电力行业要求相同，现场的检验计划非国内验收评价方式，而是采用国际上流行的itp（inspection and testing plan）形式，其格式与验评不同，但内容近似，首先由分包商按专业及单位工程编制报审，经cpi检查审批，再报送bv签字认可，现场将以此为依据对施工过程进行质量控制。3 项目竣工档案归档工作管理3.1 竣工档案收集内容与国内相同，内容主要为项目招投标文件，设计文件、设备文件，项目管理性文件、竣工验收文件等。3.2 竣工档案质量要求所有竣工档案与现场施工保持完整一致，归档文件资料及图纸内容准确，字迹清晰，签

10、章完备，原则上应为原件归档，但维拉卡现场也有些设备厂家的质量证明文件及一些外购件未能提供原件，这部分资料已在复印件上加盖原件所在单位公章。3.3 竣工档案案卷构成要求（1）各专业根据单位工程的施工工序组卷排列，开工申请，施工记录，试验报告，itp等，以方便检索利用，凡外方提供归档的均为英文，凡中方提供归档的均为中英文双语。（2）已批准出版的施工图及竣工图的纸版及电子版，均为中英文双语，分别按专业按卷册号顺序排列，卷内按图号顺序排列。（3）设备各台件的运行维护手册，itp、质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图纸、安装调试及运行记录等顺序排列，卷内文件应文字在前，图纸在后，独立成册的无需重

11、新组卷。（4）所有竣工档案保管期限均为永久，档号交业主的为流水号，交cpi土耳其分公司及公司上海总部的按照国内标准编制，本项目不填写密级。（5）为遵守土国签字要求，受法律约束的文件需用蓝笔签字，并且除注明签字处签全名外，其它有效页面均需小签，即每页必须签上名字缩写。（6）项目竣工档案均采用活页夹形式装订，再将各装订成册的档案装入无酸纸制抽拉式档案盒内，这样不仅使用方便，也保证了竣工档案的整齐、美观，档案文件不被腐蚀，不褪色。（7）电子文件选用了不可擦除一次性写入光盘，文档格式为word及excel，照片档案格式采用jpg或jpeg，一张照片保存为一个文档，工程图纸格式采用pdf，同样也是一张图

12、纸保存为一个文档。3.4 竣工档案移交情况（1）将现场形成的所有纸制竣工档案一正一副及含有相同内容的竣工档案光盘两套移交业主，并将电子竣工档案上传至业主集团公司服务器。（2）将纸制竣工档案一副及光盘2套，移交cpi土耳其分公司存档。（3）将上述内容相同的电子竣工档案通过清华紫光软件上传至上海总公司服务器。4 档案管理工作在施工过程中遇到的难点及相应对策4.1 设备厂家资料方面国内很多设备厂商提供资料无法满足国际工程的需要，例如图纸资料不完整，未翻译或翻译不准确，到图份数不够，无电子版等诸多问题，为能及时发放以确保设备安装调试顺利进行，首先是将份数不够的图纸资料及时打印、复印并加以扫描，做到纸版

13、图纸资料到达现场，均有相对应的电子版扫描文件，并且，按合同协议逐一核对设备厂家应提供的图纸资料编制问题清单，整个工程先后发至设备厂家相关人员296封邮件，并收到较高的回复率。4.2 土方资料管理人员方面因土方资料管理人员均为兼职，而在整个维拉卡项目施工过程中，解雇員工、员工自己跳槽、服兵役等客观因素影响下，又导致多名管理人员及施工人员离开现场，例如分包商在整个施工过程中先后更换档案管理人员多达5名，为确保资料在衔接过程中无遗漏，cpi多次对新入职的资料管理及相关人员进行档案管理制度的培训及实践指导，使其尽快熟悉工作流程，保证了档案管理的连续性及专业性。5 结论众所周知，在当前全球的经济状况及市场的激烈竞争下，能取得跨国工程的epc总承包项目并做好，是企业开拓国际市场能力的体现，在维拉卡项目中，cpi履行了epc总承包单位的档案管理职责，为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，cpi将国内电力行业的档案管理制度作为基础，贯穿于整个施工过程中，得到了充分的应用实践，并对土国当地分包商的档案管理工作实施了事无巨细的监查与指导，最终配合了业主完成档案验收工作，获得了各方都认可的真实有效的竣工归档资料。2019年12月，项目先后签署了varaka项目72小时试运行见证书及varaka项目临时验收证书，随着土耳其维拉卡项目安装结束，国内电力行业档案管理在国际工程中也得到进一步认可