电力工程档案数字化管理探究

1、    电力工程档案数字化管理探究    邓园园摘 要：许多企业在档案管理工作上都抛弃了传统的管理方式，选择适应时代发展的数字档案管理方式。数字化档案管理技术不仅能够对信息技术进行及时处理，而且可以更好的提升企业档案管理工作的质量。而且许多的电力公司也将数字化档案管理技术应用在公司档案管理工作中，因此，笔者在这里将对电力工程档案数字化管理进行探究。关键词：现代化；数字化；电力工程档案管理电力行业不断发展给电力公司档案管理工作带来了非常大的压力，档案管理工作者不仅需要对纸质档案进行严格的备份和查阅，而且必须要保证档案管理工作的质量符合公司要求。在这种情况下

2、，传统的档案管理方式已经不能够满足公司对档案管理工作质量的要求，因此电力公司必须要将数字化档案管理技术应用在公司的档案管理工作中，从而更好促进公司档案管理工作的规范化和标准化。1 数字化档案管理的含义数字化档案管理技术的出现是电子档案管理技术的必然产物，在这个信息化快速发展的时代人们对档案管理工作的质量和管理效率的要求也越来越高，因此，在公司档案管理工作技術上必须要有所创新，要提高公司档案上传效率。由此，数字化档案管理技术在电力行业的档案管理工作上便得到了充分的利用，这种档案管理方式不仅是传统档案管理方式的改革和创新，更是现代化档案管理在建设上的必然产物。2 数字化档案管理技术的重要性现在电力

3、企业的纸质档案非常多，而且档案信息量也非常的大，因此，将数字化档案管理技术应用在电力企业档案管理工作上是非常重要的。数字化档案管理技术不仅能够帮助档案管理工作人员提高档案管理工作的质量，而且可以让档案信息得到有效的存储和利用。数字化档案管理技术不仅能够有效地减少电力公司在档案管理工作方面的成本投入，而且能够有效地实现档案信息的资源共享，帮助公司形成更好的档案管理体系。2.1 数字化档案管理在电力工程档案管理工作上的优势由于电力公司需要整理的资料档案非常多，大多数的电力公司都会选择增加更多的人力来提高档案管理工作的效率，但是增加档案管理工作人员不仅需要电力公司投入更多的成本，反而会降低档案管理工

4、作的效率。但是采用数字化档案管理方式可以让电力公司在不需要投入更多的档案管理人员这一前提下，提高档案管理人员的工作效率，另外，数字化档案管理方式是让机器来完成对文件的一系列操作，这一档案管理方式能够有效地提高档案管理工作的质量。一些电力公司为了更好的提高公司档案管理工作的效率还构建了新的档案整理平台，帮助公司能够快速地从网上对各种档案信息进行归档和整理，促进公司更好的实现档案管理工作的数字化和网络化。2.2 数字化档案管理在电力工程档案管理工作上的作用数字化档案管理技术在电力工程档案管理工作上，能够有效地提高档案管理工作在这个信息化社会的地位，数字化档案管理不仅是公司在档案管理工作技术上的创新

5、，更是公司在档案管理理论方面的创新。传统的档案管理方式在档案审核和查阅过程中会让纸质档案受到一定程度的破损，这在很大的程度上会严重影响档案的保存时间。另外，传统的档案管理方式不能够实现网络化的信息共享，公司人员在需要查阅档案时，一般都是需要向档案管理人员借阅档案，在档案借阅的过程中经常会出现篡改档案和档案破损的情况。但是利用数字化档案管理方式就可以有效地解决上述问题，数字化档案管理不仅能够实现公司人员间的信息资源共享，而且可以更好地保证档案信息的安全。数字化档案管理在电子档案管理系统的帮助下能够对档案查阅过程进行全程监控，这在很大的程度上提高了档案管理工作的规范化程度。2.3 数字化档案管理能

6、够有效地提高电力公司档案管理工作的效率数字化档案管理方式利用了电子档案管理系统，这一系统是通过网络对档案信息进行检索，所以说数字化档案管理能够在保证档案信息准确的情况下，提高档案管理工作的效率，促进公司档案管理工作趋向规范化。另外，现在许多的电力公司在档案信息共享上都需要系统管理人员设置权限，只有拥有阅读权限人员才可以进行档案信息的阅读和下载，这在很大的程度上更好地保障了公司档案信息的安全。3 促进电力工程档案数字化管理发展的必要条件3.1 电力公司一定要重点培养档案管理方面的人才对于电力企业而言，企业的档案管理工作是整个企业的基础工作之一，很多时候公司档案管理工作的质量能够在一定程度上影响公

7、司发展，因此，电力公司一定要重点培养档案管理方面的人才，为企业发展提供保障。企业在平时的管理工作中，一定要充分调动档案管理人员的工作积极性，保障档案管理人员充分投入档案管理工作中，并且要严格督促档案管理人员将档案管理工作落到实处。更重要的是，电力公司一定要根据公司档案管理工作的现状，阶段性地开展档案管理方面的知识讲座，鼓励答案管理人员积极参与，这样有助于实现公司档案管理工作的规范化。另外，公司在平时的运营管理过程中，一定要注重提高档案管理人员的奉献精神，不管是档案管理人员的思想觉悟还是综合素质都一定要有所提高。电力公司可以经常开展相应的档案管理知识培训，提高每一位档案管理工作人员的专业技术水平

8、，切实保证每一位档案管理人员能够熟练地对公司档案进行审核和查阅。3.2 电力公司可以建立相应的数字化档案管理服务平台电力公司在档案管理工作上可以建立相应的数字化档案管理服务平台，这样有助于档案管理工作人员发挥主观能动性，另外，建立数字化档案管理服务平台还可以提高电力公司的服务质量。更重要的是，使用数字化档案管理能够更好的保证档案管理人员对重要文件的处理质量，从而保证档案处理工作完全符合公司要求。有的时候电力公司也需要对档案进行分批处理，这个时候利用数字化档案管理服务平台能够很好地实现文件的同步移交。不仅如此，构建数字化档案管理服务平台能够有效地弥补公司档案管理软件的不足，及时的解决档案管理人员

9、所遇到的问题，提高档案管理工作的效率。3.3 能够有效地实现集团信息和企业信息之间的联合数字化的档案管理能够有效地实现电力企业信息与集团信息的有效联合，不管是在文件上传还是在政策下达方面都能实现信息联合，提高电力公司工作的及时性和有效性。另外，数字化档案管理可以帮助企业和集团在网上实现沟通和交流，一旦企业和集团实现网上沟通交流，就可以在网上进行文件传输和视频会议，这也是企业与集团实现档案信息互联的体现。数字化档案管理不仅需要对现有文献进行数字化归档，更需要对过去重要的文件进行入档和数字化转换，有些重要的文件是需要企业长期保存的，所以说在企业管理分散和档案数据庞大的情况下，建立数字化档案管理平台对电力企业档案管理工作是非常重要的，而且建立数字化的档案管理平台可以促进企业形成良好的信息资源体系。4 结束语当今电力企业快速发展，传统的档案管理方式已经不能够满足企业对档案管理工作质量和效率的要求，因此，电力企业必须要将数字化档案管理应用在企业的档案管理工作中，这样可以有效地提高档案管理工作效率，促进企业更好、更快发展。参考文献1刘晓云.试述电力工程档案数字化管理j.中国高新技术企业，2016（12）：226-227.2李浩.论电网工程建设影