浅谈信息时代下的行政事业单位档案科学化管理策略

1、    浅谈信息时代下的行政事业单位档案科学化管理策略    李云雪摘要：随着科技的进步发展，使得档案记录方式也出现了多样化趋势，并且越来越多的社会活动记录不再采用传统纸质方式，而且行政事业单位档案管理对于促进行政事业单位的健康发展非常重要，基于此，本文阐述了信息时代下的行政事业单位档案管理特征及其科学化管理意义，对信息时代下的行政事业单位档案科学化管理策略进行了探讨分析。关键词：信息化时代;行政事业单位;档案管理;特征;科学化管理;意义;策略一、信息时代下的行政事业单位档案管理特征信息时代下的行政事业单位档案管理特征主要体现在：（1）网络化特征。信息时

2、代下的行政事业单位档案管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化基础上进行行政事业单位档案管理，不仅能够提高行政事业单位档案管理的工作效率，还能最大限度的节省人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大优势。（2）便捷特征。信息时代下的行政事业单位档案管理具有便捷化特征。信息时代下的行政事业单位档案管理就是基于信息化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源形式，其有利于提高管理工作的效率和准确性，在查询和整理环节也提供了巨大的便捷。二、信息时代下的行政事业单位档案科学化管理意义1、满足档案使用要求。档案信息数据库、信息

3、查询、检索、统计分析，可以在短时间内生成各种不一样的表格。要想合理开发出信息资源，提升利用率，确保广大使用人的需要得以满足，就要做实基础工作;在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，借助电脑等将图片等变为数据，确保资料信息化;建立完善的档案数据库系统，有利用档案日常管理中的档案编目、检索及查询统计等工作。保护实体档案全文数据库建设的实效性、真实性和正确性是非常重要的，建立全文数据库，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查阅以及打印。2、提高档案利用效率。信息时代下的行政事业单位档案管理目的是借助信息技术，积极利用档案，充分发挥档案作用，将死板档案变为灵活的信息。切实完善档案信息，添加

4、一些能够体现个人特性以及专业水平的内容，确保档案不再像是过去一样，过于模式化。同时还要加快信息更新速率，确保更新的速率能够和职工流动速率保持一致。行政事业单位档案管理应该对档案信息实行动态化管理，探索建立电子档案的新途径，通过现代化手段建立相关跟踪系统，不断提升档案的价值。3、实现档案资源共享。实施档案现代化管理，首先是在管理机构中设置信息中心，履行管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范信息流动渠道，使信息中心成为信息的唯一收集和发布者。行政事业单位档案管理工作的基础是对信息资料的依赖，现代管理的信息资料信息量大，动态变化频繁、信息发布交流面广，建立科学合理的信息库成为急需解决的问题。

5、信息中心要把信息库的建设和行政事业单位档案管理结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要想获取上述的目标，就要确保拥有充足的技术工作者，而那些既了解资料，又对信息知识很熟悉的工作者是组建团队的首要选择。要想真正实现信息化建设，首先必须要做的就是合理使用网络技术，解决好信息共享问题。三、信息时代下的行政事业单位档案科学化管理策略1、加强行政事业单位档案管理制度建设。（1）信息时代下的行政事业单位档案管理有别于传统的行政事业单位档案管理方式与方法，因此行政事业单位档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合信息时代下的行政事业单位档案管理的规章制度，如档案工作制度、档案

6、信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使信息时代下的行政事业单位档案管理有制度的保障，实现信息时代下的行政事业单位档案管理的规范化与标准化。（2）树立安全保密意识。信息时代下的行政事业单位档案管理中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在信息时代下的行政事业单位档案管理过程中，要加强安全防范意识，注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。2、合理运用新技术推进行政事业单位档案管理的创新。信息时代下的行政事业单位档案科学化管理，只有不断创新才能够促使

7、行政事业单位档案管理更加的方便、快捷和安全。在相关设备运用上需要与时俱进，设计更加专业的行政事业单位档案管理软件，提高计算机的储存效果。同时为了有效保障信息时代下的行政事业单位档案管理，还需要从源头上降低档案出现的毁损率，通过提高技术降低电磁的干扰，与此同时技术人员开发专业的档案信息管理软件，从而提高行政事业单位档案管理与现代办公系统之间的融洽性，从而提升行政事业单位档案管理效率。3、强化行政事业单位档案管理人才建设。（1）加强行政事业单位档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是信息时代下的行政事业单位档案管理的中坚力量。因此，在信息时代下的行政事业单位档案管理的过程中，要注重保障现有档案

8、工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。（2）引进信息时代下的行政事业单位档案管理的技术人才。信息时代下的行政事业单位档案管理过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，行政事业单位档案管理部门有必要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决信息时代下的行政事业单位档案管理过程中的各种技术难题。四、结束语综上所述，信息时代下的行政事业单位档案科学化管理不仅能满足档案使用，同时也能提高对于档案信息的使用效率，并且可以实现档案资源共享，因此为了充分发挥行政事业单位档案的作用，必须加强对信息时代下的行政事业单位档案科学化管理策略进行分析。參考文献：1陈树江.分析提高档案科学化管理水平的路径选择j.办公