浅议医院人事档案管理应用工作

1、    浅议医院人事档案管理应用工作    韩丽平摘 要：医院人事档案管理工作在用好医护人才资源、推动医院可持续发展过程中，起着举足轻重的作用。本文针对医院档案管理应用上存在的一些突出问题，提出了具体对策建议。关键词：医院；人事档案；管理；应用abstract ： the management of hospital personnel files is very important to promote hospital sustainable development of medical talent resource. this article p

2、ut forward some suggestions according to the current prominent problems.of hospital personnel files management applicationskey word ： hospital . personnel files. management application引言醫院人事档案是记载医护职业生涯的重要依据，是医院选贤任能、干部任免的正确导向。一份完整、齐全的人事档案能够系统、全面、真实地反映出一个人的学习经历、政治面貌、思想品德、业务科研能力、工资福利等信息，人事档案管理工作成效如何，对于

3、更好用好人才资源、推动医院发展起着举足轻重的作用。随着经济社会突飞猛进的发展，医疗卫生事业取得了卓越的成就，各级医院育才引才模式、医护人员管理制度也都发生了深刻变化，推进医院人事档案管理工作过程中，也折射出一些问题值得反思、亟需解决。1.管档意识有所淡化。医院普遍注重加强医疗力量配备，而人事档案管理工作却聚焦不多，这也导致管理层治档管档意识淡薄，人事档案管理工作基本处于停滞不前的状态，固守成规已是牵强，开发创新更是微乎其微。2.管档方法滞后。信息化产业已广泛应用于工作和生活中，而多数医院用在档案信息化建设方面的投入少之甚少，档案管理设施落后，档案存放条件差；档案采集主要使用全人工记录、分类、保

4、管等传统方法，即便借助普通办公软件开展分类、查找及检索等辅助工作，人事档案管理效率仍然不高，存在数据等信息录入错误或统计结果不准确等问题。3.材料不规范、不全面。一是人事档案收集过程中，由于院办、党办、人事处（科）等部门衔接不到位导致脱档或缺件情况尤为严重；二是填写信息前后矛盾的现象，如为重复得益，更改出生年龄、参加工作时间等；三是干部履历表信息缺少佐证材料，有随意填写或故意改动档案信息等问题；四是涉及个人思想品德、成长经历、工龄工资方面材料较多，而反映医疗业绩、业务能力、专业特长等方面信息较少，这些都使档案信息的真实性和准确性打了不少折扣，难以发挥人才资源开发利用的应有功能。4.人员素质有待

5、提升。尽管大多数医院设有干部人事档案室，也配备了专职人员，但工作力量薄弱、人手不足、专业人员少仍是普遍现象，加之多数人员是“半路出家”，对档案管理的基本原则、注意事项不够熟悉，缺少相应的系统学习和专业培训。医院的又好又快发展，根本上取决于优秀的医护专业人才。而医护人员档案又是选才择才不可或缺的材料之一，所以提升档案管理水平至关重要。针对以上问题，制定如下整改措施，希望档案工作者可以借鉴和延伸，本着对过去、现在、未来负责的态度将工作干得更好。第一，强化医院人事档案管理的工作意识。首先，领导重视是做好人事档案工作的前提和基础。要充分利用各种途径，多向处室（科室）领导、医院领导汇报沟通工作进展和所遇

6、问题，争取领导的重视和支持。其次，良好外部氛围是做好人事档案工作的重要保障。加大宣传力度，通过编印知识读本、院内网页发布等方式，深入解读人事档案工作有关法规文件精神、相应配合要求，提高医务人员的档案意识，使档案重要的思想深入人心，并认识到及时、如实填报档案材料是一项严肃、认真的事情。第二，严密人事档案入件材料的管理规定。医院人事档案内容繁多，涉及面广。应注重三个方面：一是畅通“源头起点”。对内，加强院办、党办等部门与人事处（科）的对接联系，做到医护人员考评考核、干部任免、工资或职级调整等，及时反馈人事档案之中；对外，加强与卫计委、人社局、组织部、档案局等单位的沟通衔接，做到按新要求修正人事档案

7、工作，及时做好查缺补缺、移交移送等工作。二是把握“过程控制”。医护人员档案入件材料规定进行鉴别、整理，对不符合规定的予以退回整改或按要求登记销毁，对符合规定的及时收集、汇总，做到取之于据、舍之有理。三是压实“最后一步”。规范化进行裁边、打孔、打印目录、装订入册等工序，确保人事档案不散失、不积压，确保人事档案统一管理、方便查阅。第三，完善人事档案管理制度化建设。制度是管总、管长远的，医院人事档案管理同样需要一套行之有效的制度。工作导向上，要把制度建设放在人事制度改革的新形势下来谋划，放在医疗卫生事业改革的新要求上来把握，放在人事档案工作自身发展规律中来推进，与时俱进健全医院人事档案的管理制度。工

8、作推动上，要把人事档案管理工作作为重要工作来抓，并纳入医院人事处年度目标考核管理项目，与其他项目一起进行同质化管理。工作运行上，不断完善相关制度、职责、流程等。如制定干部人事档案管理员职责、干部人事档案管理制度、查阅制度、保密制度、库房管理制度，以及干部人事档案查、借阅审批流程，档案转进转出办理流程，确保档案工作在制度化、系统化轨道上运转。同时，着重健全完善监管制度，定期或不定期进行督查整改，利用pdca循环、平管圈等工具，促进档案管理质量持续改进。第四，提升人事档案管理人员的能力和水平。人事档案管理员是否具有扎实的专业技能知识和优良的政治理论素养，直接影响着档案管理工作发展和创新。要加强三方

9、面的工作：一是坚持“院外引进”和“院内培养”两手抓，把有志于从事档案管理工作的优秀人才充实到人事档案管理队伍中来。二是根据实际需要，通过在职学习培训、参加学术交流，以及选派档案人员到管理经验丰富的人事档案部门学习，以了解掌握人事档案专业和信息领域的新方法新技术，不断提高专业服务水平。三是注重提高人事档案管理人员的工作积极性，重视他们的工资待遇，关心他们的进步成长，避免或减少人才流失。第五，加强医院人事档案的开发利用。医院人事档案反映了医护人才的成长轨迹，其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等内容，是综合考量人才的重要依据和参照。一方面，要及时充实个人工作

10、业绩、能力档案等材料，全面收集个人文化程度、专业水平、继续教育、参加各种专业资格考试和注册考试等信息资料，及时将临床工作能力、业绩和反映专业技术特长等材料归入档案，确保“档如其人”“档即其人”。另一方面，要加强对在职干部、在职工人、退休人员的人事档案进行分类研究、汇总分析，摸索出其中的规律或特点，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”资料，为医院考核选拨干部、合理配置人才资源提供有力依据。第六，推动人事档案管理现代化信息化发展。在保证档案室库房、阅档室、办公室等硬件基础设施建设到位的前提下，加大软件系统投入力度，建立和完善干部人事档案管理和原件子系统数据库，并做到及时更新、定时维护。充分发挥信息系统的优越性、时效性，以原始档案为依据，开发适应医院发展的人事档案管理系统，充分发挥人事档案信息资源的整合性、共享性、传递性、安全性、高效性。结语综上所述，做好医院人事档案工作，是一项系统工程，也是一项利于提升医院整体工作水平的基础工程，应当且必须抓紧抓好抓出成效。参考文献1刘瑞凤.关于