会计报表审计业务约定书-威海永然会计师事务所

1、4报表子系统【知识学习h标】通过本章的学习，应了解计算机方式下会计报表实现的思路和方法、会计报表软件应具 备的功能及模块结构。掌握会计报表软件的操作、会计报表的定义、取数公式及报表生成。能够根据公司的具体需要白肚义出所需的报表，会利用报表模板生成资产负债表、损益 表和现金流量表。【重点与难点】本章的重点内容耍掌握会计报表子系统的操作，熟练掌握会计报表的定义、取数公式及 报表生成。本章的难点焰自定义报表的定义、生成和取数公式的运用。4. 1 会计报表子系统概述4.1.1会计报表分类会计报表是企业财务会计报告的重要组成部分，是会计核算工作的最终输出结果。企业 会计人员通过口常的会计核算(填制凭证、

2、皆记账簿)将反映经济活动的会计数据记录在各 类会计账簿中，但这些会计信息仍显零星分散，为此需进一步对分散在会计账簿中的会计数 据进行归类、汇总、整理，编制岀会计报表，以总括全面地反映一个企业在特定日期的财务 状况和一定期间的经营成果及现金流转情况。为企业管理者、政府机关、债权人、投资者等 企业内外的报表使用者进行经济决策提供有用的信息。由此可以看出，会计报农子系统并非 对经营交易或事项的直接处理，而是侧重于系统输出或信息生成，即加工和报告由其他子系 统处理产生的资料与信息。企业的会计报表按照不同的标准对以进行不同的分类，掌握会计报表的分类有助于理 解、编制和分析会计报表。1、按照会计报表的服务

3、对象划分，可以分为对外会计报表和对内会计报表。(1) 对外会计报表。对外会计报表是企业向外提供给政府主管部门(如财政、税收部门)、 银行、债权人、投资者使用的会计报表，这类报表的种类、格式、内容、报送时i'可、报送方 式等需遵循我国现行会计制度的统一规定。企业对外报送的会计报表主要有：资产负债表、 利润表、现金流量表以及相关的明细农、附表。(2) 对内会计报表。对内会计报表主要是提供给企业内部的经营管理者，为其进行有效 的经营管理编制的不对外公开的会计报表，这类报表的格式、内容、编制方法完全取决于企 业内部经营管理的需要，各企业之间差界较大，如：成本报表、财产明细表、资金预算表等。2、

4、按照会计报表反映的经济内容划分，可以分为财务状况报表、经营成果报表和费用 成本报表。财务状况报表包括资产负债表和现金流量表。资产负债表反映企业在特定时ii资 产、负债及所有者权益的报表；现金流量表反映一定期间企业各类经营活动对现金增减变化 的影响。经营成果报表反映企业的经营成杲及其分配情况，如利润表、利润分配表、主营业 务收支明细表。费用成本报表反映企业经营活动过程中和各种费用和成木，如管理费用明细 表、莒业费用明细表、产品成木表和主要产品单位成木表。3、按照会计报表编报单位划分，可以分为单位报表、汇总报表和合并报表。单位报表 是市口主经营、独立核算的基层企业单位编制的会计报表；汇总会计报表是

5、市各主管单位、 各地区财政部门或大型企业集团根据瓦所属企业上报的会计报衣汇总编制的会计报表；合并 会计报表是以母公司和子公司组成的企业集团为会计主体，在母公司和子公司单独编制个别 会计报表的基础上，由母公司编制的综合反映企业集团财务状况和经营成果的会计报表。4、按照会计报表的编报时间划分，可以分为月报、季报、半年报和年报；按照企业 财务会计报告条例的规定，年度、半年度财务会计报告包括：会计报表（资产负债表、利 润表、现金流量表及相关附表）、会计报表附注、财务情况说明书。季度、刀份会计报表至 少应当包括资产负债表、利润表。4. 1. 2会计报表的业务处理流程1、手工方式下报表编制的流程手工方式下

6、报表编制的基木业务处理流程如图4-1所示。图4-1手工方式报农编制流程根据图4-1将手工方式下报表编制的流程概述如21、先制作出或取得表的格式（空表）。法定会计报表的编制一般是由会计人员在财政部 门统一下发的规定表格中填写内容，即会计人员只需在报表中填写数字，不需要设计和绘制 报表结构；非法定的内部管理用报表则由会计人员根据管理人员的需要设计表格结构，然后 填写有关数据；2、根据有关总分类账八、明细分类账户的会计数据或其他资料直接填入有关报表；3、根据有关总分类账户、明细分类账户或其他资料的会计数据或其他资料分析计算后 填入有关报表；4、会计报表计算；5、若需耍编制汇总（合并）会计报表，则将其

7、下属单位上报的会计报表进行汇总编制。4. 1. 2会计电算化方式下报表管理系统的数据处理流程手工环境下，编制凭证、登记账簿、编制会计报表是一个完整的账务处理程序，在会计 电算化中，出于对报表灵活性方而的考虑，-般将报表的处理从账务子系统中独立出來，形 成通川报表了系统，以便生成满足各类川户不同信息需要的多种报表。在通川报表了系统屮, 报表编制的数据处理流程如图4-2所示。图4-2会计电算化方式报表管理系统数据处理流程根据图4-2可将会计电算化方式下报表管理系统数据处理的流程概述如下：1. 将会计报表格式或结构的参数输入计算机，形成报表格式文件或结构参数文件；2. 通过对报表各项h设置公式将报表

8、数据來源和运算关系输入计算机，另外，由于报表 内部各项目以及会计报农之间具有一定的内在联系，为保证会计报表编制的合法性、正确性, 需对会计报表设置'市核公式以检杳这种关系是否止确，这些公式输入后将以文件的形式存储 于计算机硕盘中；3. 根据报表数据来源的有关规定，从账务子系统或其他子系统取出相应数据，填入报表 的有关栏忖内，同时根据需耍，通过键盘直接输入有关数据，经表间运算后形成报表数据文 件；4根据前而设置的报表审核公式，对生成的会计报表述行审核；5. 根据审核后的报衣数据文件，输出有关会计报衣。4.1.3会计报表系统的功能会计电算化并没有改变会计报表的编制原理，但在报表的编制过程、

9、报农输出形式及报 表管理等方而则与手工会计有较人的差别。会计报表系统需解决的主要问题是帮助用八定义 报表的格式和计算报表屮的数据，由此可以编制和输出不同川户所需的各类报表，并完成必 要的分析。根据前而的分析，会计报表系统一般具备以卜基本功能：1、报表管理1）创建报表文件根据用八需要在报表系统中为用户建立一-个新的报表文件。2）打开报表文件根据用八需要打开报表系统中已经存在的报表文件，并将其显示在屏幕上。3）保存报表文件将编制的报表以用户指定的文件名保存在磁盘上。2、报表定义1）报表格式定义按照一定的要求，完成报表格式标准样本的设计。2）报表公式定义根据报表的编制方法，定义报表数据的取得和计算方

10、式；同时，根据报农存在的勾稽关 系，定义报农的审核公式。3、报表编制1）报表生成根据川户定义的报表格式和数据來源牛成报表。2）报表审核按照已定义的审核公式対已生成的报表数据的正确性进行审核。3）报表汇总将同一报表不同期间的报表数据或将其下属单位上报的报表进行汇总生成汇总报表。4）报表合并企业集团的母公司将其自身及其各子公司的个别会计报表进行合并生成合并报表。4、报表输ill。1）报表查询提供各种报表信息的查询功能。2）报表打印进行打印设国，将报农按预定格式打印输出。3）网络传输将会计报表通过网络传送给各类使用者。5、报表分析。1）分析指标定义按照会计报表的分析方法确定分析使用的财务指标。2）指

11、标数据来源定义根据分析指标的逻辑关系和运算规则确定各指标的计算公式。3）分析数据的生成按照计算公式主成分析结果。4）图形分析根据分析数据制成各种分析图形。5）输岀分析结果查询、打印与传输分析结果。会计报表子系统的基本功能如图4-3所示。图4-3会计报表子系统功能结构示意图根据以上对会计报表子系统的功能分析，我们可以概括出会计报表系统的基木操作流程 （图 4一4 ）。创建报表文件报表格式定义报表公式定义报表生成报表审核报表输iii报表分析报表初始化-图4-4报表日常管理会计扌i表系统基本操作流程4.1.4会计报表系统的特点会计报表系统与会计电算化信息系统的其他核算子系统相比，有以下主要特点:1.

12、 具有很强的综合性。会计报农系统是在会计电算化信息系统其他子系统日常核算的基 础上，通过对其他系统核算数据进行加工汇总处理，形成一个综合性的数据指标体系；所产 牛的数据可以总括地反映单位的财务状况和经营成果；报表系统的数据主要來源丁账务处 理、工资核算、固定资产核算、成本核算等子系统，各子系统核算数据经过会计报表系统的 加工、整理、汇总就形成了满足单位各方血要求的会计报表，因此，会计报表系统具有很强 的综合性。2. 手工输入的数据量少。会计报表系统的数据来源是账务子系统和其他核算子系统的数 据文件，如资产负债表取自某些科目的余额，损益表取自某些科目的发生额等。手工输入的 数据主耍集中在报表口定

13、义方曲，而且在初始化时一次完成。报表编制的规则性强。在我国，对外报告的会计报表的编制方法、格式、内容、报送时 间等必须符合会计准则和会计制度的要求，为了保证会计报告信息的正确性和可靠性，一般 不允许直接在c编制的会计报衣上修改数据，报表数据只能根据其数据來源的变动而变动。3. 通川性和灵活性要求高。会计报表系统要满足各类川户编制各种会计报表的要求，必 须提供一种通川灵活的编表方法。通川报表系统提供了川户自定义报表的功能，即由川户自 定义报表格式、报表内容和数据来源等，从而使不同用八能根据各自的需要编制各种报表。4. 编制的报表应满足一定的报表勾稽关系。会计报表内部各项目以及会计报表之间存在 着

14、一些内在关系，如资产负债表中，资产二负债+所有者权益，资产负债表中“未分配利润” 项日的期末数等于利润分配表“未分配利润”项h的木年实际数。会计报表系统要能进行这 种勾稽关系的检验和核对。另外，有些会计报表还为产生其他报表提供棊础数据，从而完成 进一步的信息加工和分析。4. 2 会计报表的定义通过前面的分析，我们知道，会计电算化下会计报表的编制原理与手工的编制原理从本 质上讲是一样的，只不过在会计电算化下，各种会计报表是rh计算机口动编制和检验的，而 要实现会计报表的自动编制和检验的前提是对每一种会计报表的结构、取数和生成报表后要 进行的检验进行事先定义。因此，利川通用报表子系统进行会计报表的

15、编制，首先要进行会 让报表的定义。会计报表的定义主耍包括两个方血：一是会计报表格式的定义；二是会计报 表公式的定义。4. 2. 1基本概念许多通川报表子系统提供了若干行业的标准报表格式，即将常川的报表格式和报表的公 式定义好（如资产负债表），以报表模板的形式保存在系统中，当川户编制此类报表时，将 对应的报表模板打开,然后根据本单位情况的需要，略加修改后就可重复使用。对于这类报 表的编制，用户基本上可省略掉报表的定义过程。如果用八编制报表不使用系统提供的模板, 而是从头创建，我们把这一类报表称z为用户自定义报表，下面我们将从创建自定义报表的 角度出发，以用友的ufo报表管理系统为例，说明如何进行

16、会计报表格式的定义。ufo电子表是由北京用友软件股份有限公司开发的具有三维立体表处理功能的通用报表管 理系统，在使用ufo电子表z前，必须要了解ufo电子报表管理系统的基本概念。1、格式状态和数据状态ufo将报表处理过程分为两个阶段，即报表格式定义与公式定义工作与报表数据处理工 作。报表格式定义及公式定义工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态 切换的是一个特別重要的按钮一格式/数据按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态 之问切换。1）格式状态在格式状态下可设计报表的格式及公式的定义，如表尺寸，行高列宽、单元属性、单元 风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公

17、式（计算公式）、审核公式、 舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作対本报表所有的表页都发生作用。但在该状态下不能进行数据的录 入、计算等操作。2）数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、图形 操作、汇总与合并报表等。数据状态下所做的操作只对本表页有效，该状态下不能修改报表的格式。2、单元单元是指山行和列交错而确定的的区域，单元是组成报农的最小单位，单元名称山所在 行、列标识。行号有数字19999表示，列标川字母au表示，例如：d22表示第4列第 22行的那个单元。ufo报表管理系统中的单元有以下3种类型：1）数值单元数值单元是报表的数据，

18、在数据状态下输入。数值单-元必须是数字，可以直接输入，也 可以山单元中定义的公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。2）字符单元字符单元是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字 及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。字符单元的内容可以直接输入，也可以由单元公 式生成。3）表样单元表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一 旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有的表页都有效。表样单元在格式状态下 输入或修改，在数据状态下只能显示而无法修改。一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。3、区域区域由一张表页上的

19、一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元, 用“：”将区域左上角的单元和右下角的单元连接起來就可以表示区域，如a1:d4表示从al 单元到d4单元的区域。4、组合单元组合单元是指由相邻的两个或更多的单元组成的区域，这些单元必须是同一种单元类 型,ufo在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称町以用该区域的名称或区 域中的任一单元的名称來表示。如把b2到b3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用 “b2:b3” 或 “b2”、“b3” 表示。5、表页一个相同格式的报表会产生不同的数据，在

20、ufo报表系统中可以将格式相同而数据不同 的报表川表页的形式加以管理，把不同的数据存放在不同的表页里。一张报表最多可容纳 99999张表页。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标 用“第1页”“第99999页”表示。6、关键字ufo电子报表系统是一个三维立体报表系统，它的特点在于在二维表的基础上引入表页 的概念，一个结构相同的报表文件可以管理若干张表页。这种情况下，要在结构相同的多张表页中准确地确定某张表，对其进行定位，就需要为每张表页设立一个定位标志，在ufo 屮，这个定位的标志称为关键字。关键字是游离于单元z外的特殊数据单元，其作用在丁惟一标识一个表页，可用于在

21、大 量表页中快速选择表页。ufo共提供了以下六种关键字：1）单位名称：字符型（最大30个字符），为该报表表页编制单位的名称。2）单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。3）年：数字型（19042100）,该报表表页反映的年度。4）季：数字型（14）,该报表表页反映的季度。5）月：数字型（112）,该报表表页反映的月份。6）0：数字型（131）,该报表表页反映的日期。关键字的显示位置在格式状态下定义，关键字的值则在数据状态下录入，每个报农可以 定义多个关键字。7、报表格式报表的格式-般都是山标题、表头、表体、表尾四个部分纽成，如表4-1“货币资金农” 所示。表4t项目行次

22、期初数期末数现金1银行存款2合计3货币资金表编制单位：年 月 日单位：元制表：复核：标题表头表体表尾1）标题：即表名，用來表示报表的名称，表4-1的标题是“货币资金表”。有的报表标 题不止一行，有时会设副标题和修饰线等。2）表头：紧跟着标题以下的部分，用來描述报表的整体框架，包括报表编号、编制单 位、编制日期、计量单位、各栏目及其名称等。其中报表的栏目名称是表头中最重要的内容, 栏目表达了报表横向有哪些数据项目，它决定了报表表格的结构，表4-1所示的货币资金表 的栏1=1从左到右依次为：项目、行次、期初数、期末数，这些栏1=1的性质（如位置、宽度等） 一旦确定下来，该货币资金表的表格的基木格式

23、也就确定了。3）表体：报表屮的各项数据（包括文字在内）及相应的分隔线，是报表的主体部分。 表体是一张报表的核心，它是报表数据的主耍表现区域。表休在纵向上rh若干行组成，这些 行被称为表行；在横向上山若干栏目组成，这些栏目被称为表列。山表行和衣列交叉组成的 最小区域，就是我们前面介绍的单元。4）表尾：在报表底部、表体下面对报表进行辅助说明的部分，通常说明报表的编制人、 审核人及对报表内容的附加编制说明等。下面，我们货币资金表（如表4-1）为例来说明如 何定义报表格式、计算公式和编制报表。8、报农公式uf0报表系统中的公式分为三类，即单元公式、审核公式和舍位平衡公式。1）单元公式单元公式是指为报表

24、单元赋值的公式，它是报表的取数函数。利用它可以将单元赋值为 数值，也可以赋值为字符。对于需要从报表本身或其他模块，如总账、工资、成本、固定资 产等模块中取数以及一些小计、合计、汇总等数据的单元，都可以利用单元公式完成。按照单元公式取数方式不同，又可将单元公式分为以下儿类：账务函数账务函数是报衣系统向各种账薄和科目余额衣取数的函数。其基本格式为：函数名(科目编码，会计期间，方向,账套号,会计年度,编码1,编码2)。提醒： 科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号引起来。 会计期间可是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是用具体数字表示的年、季、月。 方向即“借”或“贷”,可以省略。账套号为数字，

25、缺省时默认为第一套账。 会计年度即数据取数的年度，可以省略。 编码1与编码2与科口编码的核算账类有关，可以取科口的辅助账，如职员编 码、项口编码，如无辅助核算则省略。账务取数函数主要有:总账函数金额式数量式外币式期初额函数：qc()sqc()wqc()期末额两数：qm()sqm ()wqm ()发牛额函数：fs()sfs()wfs()累计发牛额函数：lfs ()slfs()wlfs()净额函数：je()sje()wje()统计函数统计函数主要包押h数据合计：ptotal ()平均值：pavg ()计数：pcount ()最大值：pmax ()最小值：pmin ()方差：pvar()自本表其他农

26、页取数的函数对于取自于本表其他表页的数据，可以利用某个关键字作为表贝定位的依据或者立接以 页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用select ()函数从木表其他表页 取数。如c1单元取口于上个刀的c2单元的数据：c1=select (c2,刀二刀+ 1)； c1单元取 自于第二张表页的c2单元数据，可表示为：cl=c22o白其他报表取数的函数对于取白于其他报表的数据，可以用“报表 rep-单元”格式指定要取数的某张报表 的单元。2) 审核公式通常报表中的各个数据之间都存在某种勾稽关系，可以利用这种勾稽关系定义审核公 式，来进一步检验报表编制的结果是否正确。3) 舍位公式报表的数据生

27、成后往往非常庞人，不方便读者阅读，另外在报表汇总时，各个报表的货 币度量单位有可能不统一，这时，需要将报表的数据进行位数转换，将报表单位数据由个位 转换为百位、t位或万位，如将“元”单位转换为“千元”或“万元”单位，这种操作称为 进位操作。进位操作完成以后，原來的平衡关系口j能会因为小数位的四舍五入而被破坏，因 此还需要対进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式，这种対 报表数据进位及重新调整报表进位之后平衡关系的公式称为舍位平衡公式。4. 2. 2会计报表格式定义下血，我们以“货币资金表”的制作为例，介绍会计报表格式定义的方法。1、启动ufo报表管理系统操作步骤：单击【

28、开始】按钮，依次指向“程序一川友财务及企管软件一财务系统一ufo表”，单 击ufo表，启动ufo报表管理系统，如图4-5所示。图4-5 ieo报表管理系统上窗口2、建立一张空口报表操作步骤：在【文件】菜单屮单击【新建】命令，或者单击工具栏中的【新建】按钮，系统将自动 创建一个名为“report 1"的空白报表文件，如图4-6所示，注童图左下方的“格式”按钮, 此时报表处于格式状态，在此状态下可进行报表格式及公式的定义。图4-6报表格式定义窗口3、设置报表尺寸设置报表尺寸指设置报表的行数和列数，根据表4-1我们可以看岀，该货币资金表共7 行（其中表头2行，表体4行，表尾1行、4列。操作

29、步骤： 在【格式】菜单中单击【表尺寸】，系统艸出【表尺寸】对话框，如图4-7所示。图4-7表尺寸定义窗口 输入行数：7,列数：4,单击【确认】按钮。系统将会自动生成一张行数为7行，列 数为4列的空白报表。提醒:报表的尺寸设置完之后，还可以通过【格式】菜单下的【插入】或【删除】命令增 加或减少行或列来调整报表人小。4、定义单元属性报表新建时，所有单元的单元属性均默认为数值型。操作步骤： 选择需设置的单元格，单击【格式】菜单下的【单元属性】，或者单击鼠票右键，在 系统弹出的活动菜单中选择【单元属性】项，屏幕显示如图4-8。图4-8单元属性窗口 选择单元类型，单击【确认】按钮完成操作。提醒：在单元属

30、性窗口还可设置单元格的数字格式，边框样式等。5、组合、拆分单元格为使用表格更加美观，用户可以使用组合单元和拆分单元功能。操作步骤： 选中需进行单元组合的单元区域，单击【格式】菜单中的【组合单元】，屏幕显示如 图 4-9。ifl合策元图4-9组合单元窗口 单击相应的组合类型按钮，完成操作。选项说明： 整体组合：即将所选的单元区域完全组合在一起。按行组合：即将所选的单元区域按行进行组合。按列组合：即将所选的单元区域按列进行组合。o取消组合：即将所选的单元区域恢复成单元组合前的状态。o放弃：即放弃木次操作。6、设置关键字在【数据】菜单中指向【关键字】，然后单击【设置】项，屏幕显示如图4-10。图4-

31、10关键字设置窗口 选择相应的关键字，单击【确定】按钮完成操作。 在【数据】菜单中指向【关键字】，然后单击【偏移】，在关键字后而输入偏移量，以 调整关键字所处的位置（负数为向左移，正数为向右移）。提醒:如果要取消关键字，只需在【数据】菜单冲指向【关键字】，然后单击【取消】即可。7、输入表头、表体及表尾字符。根据表4-1,选中相应的单元，依次输入表头、表体及表尾的字符，结果如图4-11所图4-11报表格式示例8、调整行高和列宽通过单击行标题或列标题选定需要调整的行或列，在【格式】菜单屮单击【行髙】或【列 宽】，在弹出的对话框中输入需要的行高或列宽数，单苗【确认】按钮，也可以直接利用鼠 标拖动某行

32、或某列來调整行高和列宽。利用鼠标操作时，口j以将鼠标停留在需要调整行的下 面或列的右边的农格线上，当鼠标图形变成上下或左右形时再按住鼠标左键拖动鼠标到满意 的位置。9、设置单元风格操作步骤： 选定标题所在的组合单元，在【格式】菜单中单击【单元风格】，屏幕显示如图4-12 所示。图4-12单元风格设置窗口 选择相应的字型、颜色、对齐方式，单击【确认】按钮，完成操作。仿照此操作可将 其余的报表项口分别设置，图4-13是设置后的效果。10、画表格线操作步骤： 中报表需要画线的区域，单击【格式】菜单中的【区域画线】，屏幕显示如图4-13。图4-13区域训线窗ii 选择画线类型和线条样式，单击【确认】按

33、钮。完成操作。至此为止，我们完成了 “货币资金表”的格式定义，如图4-14所示。acd2申你：wy “"位.元3项目行次412437u* 7 we空童養 tf ue 二细 c 匕.二 |*a"73 m 二11 / d ib i ucqj 0t创 xa(x> 口 0 hqp图4-14已定义完成的报农格式4. 2. 3会计报表公式定义1、定义单元公式例1：为上述货币资金表定义“现金”项i的期初数，该项目的公式应为qc （“101”， 月,2004）。操作步骤： 选定要定义公式的单元，即“现金”的期初数，在【数据】菜单中指向【编辑公式】, 然后单击【单元公式】（或直接单击编

34、辑框中的fx按钮或按键盘的键），屏幕显示如图 4-15o图4-15定义公式窗口 直接输入函数公式：qc （“101”,月，2004,）如图4-15。单击【确认】按钮完成 操作。如果对ufo函数不人了解，可以利用函数向导引导输入。操作步骤：在上述弹出"定义公式”窗口中单击【函数向导】按钮，系统弹出【函数向导】对话 框，如图4-16所示。图4-16函数向导对话框在函数分类框屮选择“川友账务函数”，在右边的列表框屮选屮“期初（qc）”，单击 【下一步】按钮，系统弹岀“川友账务函数”窗口，如图4-17。图4-17用友账务函数窗口 单击【参照】按钮，系统弹出“账务函数”对话框，在“账套号”框中

35、选择“001” 或选择“默认”；在“会计年度”框中选择“2004”或选择“默认”（账套号和会计年度如果 选择默认，以后在选择取数的账套时，需要进行账套初始工作。如果宜接输入，则无需再进 行账套初始）；在“科目”框中输入科目：“101”或单击旁边的参照按钮选择输入；在“期 间”框中选择“月”；在“方向”框中选择“默认”。如图4-18o图4-18账务函数参照窗口单击【确定】按钮，回到“用友账务函数”对话框，如图4-19。图4-19用友账务函数窗口单击【确定】按钮，冋到“定义公式”对话框，单击【确认】按钮，在c4单元中即 显示出“公式单元”字样，同吋在编辑框中可看到此单元公式的具体内容。仿照此操作可

36、定义c5、d4、d5单元中的公式。例2：定义期初合计数。操作步骤： 选定c6单元，即“货币资金”的期初数合计，按照前面介绍的方法调出如图4-15"定 义公式”对话框，在对话框内直接输入公式：c4+c5或ptotal （c4:c5），或单击对话框上的 【函数向导】按钮，弹出“函数向导”对话框（见图4-16）,在函数分类框屮选择“统计函数”，在右边的列表框中选中“ptotal”函数，单击【下一步】按钮，在弹出的对话框“固 定区区域”框屮输入要合计的区域名称：c4:c5,如图4-20,图4-20统计函数窗口 单击【确认】按钮，回到“定义公式”对话框，单击【确认】按钮完成操作。 仿照此操作可

37、定义d6单元中的公式。2、定义审核公式操作步骤：在【数据】菜单中指向【编辑公式】，然后单击【审核公式】，屏幕显示如图4-21,图4-21审核公式窗口 在“审核关系”框中输入c6二c4+c5mess “期初货币资金总额合计数期初现金及银 行存款合计数”；d6二d4+d5mess “期末货币资金总额合计数期末现金及银行存款合计数”, 该审核公式的意思是期初或期末货币资金合计数等于期初或期末现金及银行存款的合计数, 否则会出现“mess”后面的字符提示。 单击【确定】按钮，完成操作。3、定义舍位平衡公式本例中我们须将数据单位山“元”进位为“千元”，因此需要定义舍位平衡公式。操作步骤：在【数据】菜单中

38、指向【编辑公式】，然后单击【舍位平衡公式】，屏幕显示如图4-22。图4-22舍位平衡公式窗口在“舍位表名”编辑框中输入表名：sw1；在“舍位范围”编辑框屮输入参加舍位的 区域范围-c4:d6；在“舍位位数”编辑框中输入：3；在“平衡公式”编辑框小输入舍位公 式 c6二c4+c5, d6二d4+d5。 单击【完成】按钮，完成操作。4. 2. 4保存报表文件在报表格式及公式定义完以后，切记要及时将这张报表文件保存下來，以便以后随时调 用。操作步骤：在【文件】菜单中单击【保存】。如果是第一次保存，则系统弹出“另存为”对话框, 如图4-23 o图4-23报表另存为窗口 选择保存路径，在“文件名”编辑框

39、中输入报表文件名。 保存类型选择系统默认的文件格式：*.rep,即报农文件。 单击【保存】按钮。4. 2. 5报表模板上面介绍的是用户口定义报表，但对于一些会计实务上常用的，格式基本固定的报表, 通用报表管理子系统一般都为用户提供了各行业的各种标准报表模板，在报表模板里，已经 按照标准的会计报表设置了格式、单元属性、公式等，免去了从头至尾建立报表、定义格式、 公式的繁琐工作。1、调用报表模板操作步骤：在【格式】菜单中单击【报农模板】，系统弹出“报表模板”对话框，如图4-24o图4-24报表模板窗口 在下拉列表中选择本单位所在的行业。 在下位列表中选择财务报表的名称。 单击【确认】按钮，系统出现

40、提示对话框，如图4-25。用友软件集团2d模板格式将覆盖本表格式？是否继续？|c1e 二i取消 i图4-25报表模板信息框只®xaa> ua> "qp图4-26用报表模板生成的损益表 单击【确定】按钮，当前格式被白动覆盖。结果如图4-26。2、调整报表模板模板定义的格式或公式可能和单位所需的报表格式或公式存在差异，此时需对模板的格 式和公式加以修改。操作方法参见口定义报表中的内容。调整完后以“损益表1”作为文件 名保存在“c:ufs0ft80uf0ufomodel工业”（这是用友软件默认女装时报表模板存放的位 置）中。3、口定义模板报表模板修改完之后，可以将修改

41、后的报表格式重新定制为一个新的模板，以便在以后 使丿u时可以直接在报表模板选项中调用。操作步骤：在【格式】菜单中单击选中【口定义模板】，系统弹出“口定义模板”对话框，如图 4-27 o服游饮食)k 血嚣r«农邮施运运运増加修改|=弋m i疋芒_|图4-27 口定义模板窗口（一）弹出“自定义模板”对话框,在行业名称栏里选择“工业”，单击【卜一步】按钮, 如图4-28 o图4-28自定义模板窗口（二） 单击【增加】按钮，进入“添加模板”对话框，如图4-29。4-29添加模板窗口 在“模板名”框中输入报表文件名：损益表1,或在报表文件选择框中单击该报表名。 单击【添加】按钮，退冋“自定义模

42、板”对话框，该报表名显示在空白框中，如图 4-30 o图4-30自定义模板窗口（三） 单击【完成】按钮，口定义模板添加完成。4. 3 会计报表的数据生成通过口定义报表或调用报表模板的方式，我们定义好了报表的格式和公式，在此基础上, 我们就可以进行相应报表的编制了。1、打开报表文件启动uf0系统，在【文件】菜单中单击【打开】，或者单击工具栏中的【打开】按钮， 在弹出的对话框屮选择需要打开的报表文件：货币资金表，单击【打开】按钮，结果如图 4-31所示，注意图左下方的“数据”按钮，此时报表处于数据状态，报表的数据生成工作是在数据状态下进行的。文nii)«氏a> bfloi xa(x

43、> u(i)1£j2u图4-31报表文件窗口2、账套初始在生成报表数据z前，需要确认单元数据是取自于哪一个账套及会计年度，然后才能提 収到该账套该年度的数据，否则数据将捉収不出來。这种指定报表取数的账套和会计年度的 工作叫账套初始。操作步骤：在【数据】菜单中单击【账套初始】，系统弹出“账套及时间初始”对话框，如图4-32。图4-32账套及时间初始输入账套号：001；输入会计年度：2004；单击【确认】按钮。提醒：账套初始工作并不是必要的，如果在单元公式小已经指定账套和会计年度，则可不 进行账套初始。账套初始工作既可以在格式状态下进行，也可以在数据状态下进行。第一次账套初 始后，

44、如果想更换账套或会计年度，还可以重新进行账套初始工作。3、录入关键字操作步骤：在【数据】菜单中指向【关键字】，然后单击【录入】，系统弹出录入关键字对话框, 如图4-33 o图4-33录入关键字窗口输入关键字内容，单击【确认】按钮，完成操作。此时，系统出现提示：“是否重算第1页？ ”，单击【是】，系统会自动根据公式计算当 期数据，如图4-34。图4-34完整的货币资金表4、编制报表正如上而的介绍，报表数据在录入关键字后即可自动计算生成，此外，还可以山单元公 式经过表页计算或整表计算生成。操作步骤：在【数据】菜单中单击【表页重算】，弹出“是否重算第1页？ ”提示框，单击【是】, 系统会口动在初始的

45、账套和会计年度范围内根据单元公式计算牛成数据。5、审核报表在【数据】菜单中单击【审核】，系统口动对报表数据进行审核，如图4-35,系统提示 审核完全正确（图左下介）。图4-35审核报农窗口6、报表舍位操作在【数据】菜单中单击【舍位平衡】，系统会口动根据前面定义的舍位公式进行舍位操 作，如图4-36o图4-36舍位操作结果7、增加表页在会计工作中，右时会出现同一报表要多次编制的情况，如某企业要求每月未编制一 张资产负债表，此时，用户不必至复编制12张报表，只需通过“追加表页”操作即可实现 编制要求。操作步骤： 启动ufo,打开已保存的会计报表，将此表置于在数据状态下（此时，系统只有一张 表页）。 在【编辑】菜单中指向【追加】，然后单击【表页】，系统弹出追加表页对话框，如 图 4-37图4-37