水利工程项目档案管理的现状与解决方法分析

1、    水利工程项目档案管理的现状与解决方法分析    周洪平摘 要：水利工程项目档案在一定程度上能够实时的反应水利工程项目建设管理的过程，也是水利工程全生命周期当中各项计划和决策的重要依据，这对于水利工程的安全运行以及充分发挥出其效益有着极为重要的关系。我国水利工程项目的档案管理是一个系统化的工作，在水利工程项目管理当中有着不可动摇的地位。本文主要是通过分析了水利工程项目档案管理中所存在的问题，并针对问题提出了相关的解决措施，予以有关单位的参考与借鉴。关键词：水利工程；项目建设；管理问题；管理对策当前我国水利工程项目档案是国家档案的组成部分，也是记录了

2、水利工程项目建设管理过程中当中的控制原始资料。水利工程项目档案管理不仅能够反应出项目建设的规划、设计、勘察以及实际施工和建设管理等方面的问题，并且还对后期工程的管理、运行以及决策和维护提供了准确有利的数据资料依据，也是服务水利与社会经济发展的基础性工作。最近几年来，伴随着我国和地方政府水利工程项目建设的规模不断扩大，水利建设的投资量也不断增大，水利工程建设项目不断增多，然而水利工程项目档案管理工作水平和效率却是没有跟随着项目建设而发展，反而是随着项目数量的不断增加档案管理的水平和效率呈现下降趋势。还有很多水利工程建设项目存在档案不全，档案归档不及时以及信息化水平较低等诸多问题。在此基础上，强化

3、水利工程项目档案管理的制度化、统一化、科学化以及规范化，是当前主要的课题。1 水利工程项目档案管理现状分析1.1 水利工程项目法人重视程度不够水利工程部分项目法人没有认识到工程档案对于工程在后期的管理、维护、运行以及决策等方面的重要性，存在重外业，轻内业的思想。一方面是缺少专业的水利工程项目档案人员，有很多大型的项目管理单位都是由施工人员来担任档案管理人员的，没有针对水利工程项目档案管理进行系统的学习和培训，档案管理人员对于档案管理的相关业务还不够熟练。另一个方面就是相关的水利工程项目档案管理的制度还不够完善，有很多的水利工程项目档案管理制度的实际操作能力还不够强，还不够细化，在一定程度上还有

4、很多的水利工程项目法人单位没有去制定适合自身的水利工程项目档案管理制度。最后就是相关领导人员没有对档案管理工作检测到位，较为轻视。在一定程度上除了现阶段性的验收、评估和结算方面之外，还有很多的水利工程项目法人没有去开展相关项目档案专项的实际检查，在平时的管理中也是谁的档案谁去负责，根本就没有考虑到其综合性。尤其是在临时构成的水利工程项目部门，其临时性的项目奖部门，人员的流动性相对较大，在具体的工作衔接当中，有很多人都是只重视部分业务方面的交接工作，没有去重视项目档案管理的交接确认，这些情况的出现都是为后续的工程档案管理留下较大的隐患问题。1.2 水利工程项目档案的丢损问题在水利工程项目档案管理

5、过程中，除了人员的调整之外，还会伴随部分搬迁工作进行。由于部分档案材料存放比较分散，所以在搬迁工作中，会造成档案的丢损问题。从表象来看，这个过程中档案的丢失是由于搬迁工作造成的，但是从更深层次中来看，应该是水利工程档案管理水平较低，管理不到位，档案管理人员自身的业务能力和对档案存放的方式不当所引起的档案丢损问题。在一定程度上通过建立起适合当前的档案管理制度，以及相关的预案，在进行搬迁过程中严格遵循制度和规划，能够在很大程度上减免这个过程中档案的丢损，从而去保证项目档案的完整性。1.3 水利工程项目档案的交接和处置问题在水利工程项目撤并和建设过程中，如果没有将档案目录、实体和具体的业务资料进行整

6、体移交，而只是将所有档案类别及其存放位置进行告知，很容易造成交接出错的问题。在实际进行档案交接管理过程中，很多水利工程档案管理没有具体的明确交接人，与此同时对于清单档案清单没有做到详细的整理，这些情况的出现都是会让水利工程项目档案管理的交接出现问题。还有就是在档案处置中，由于水利工程项目人员的流动导致了档案处置工作没有充足的时间去提起准备，这种情况也让档案处置问题随之出现。实际工作中，应当做好具体的处置规划，对新的档案工作人员进行一定的培训，从而使其快速熟悉档案管理和处置工作流程，保证档案处置的顺利推进。2 水利工程项目档案管理的解决方法分析2.1 强化水利工程档案管理的现代化建设随着我国科学

7、技术的不断发展，计算机和互联网给水利工程项目档案工作带来了巨大的便利，在大力推行对电子档案和文件档案进程中，水利工程建设项目必须要将其运用，重视水利工程项目在规划、设计、施工等方面的档案管理运用。在更大程度上重视水利工程项目在规划中、建设中，以及施工和竣工资料编辑期间的各种类型的电子文档，要重点建设工程的录像档案、照片档案以及纸质档案将其印刻成光盘的形式，这样对于档案管理的网络化就现实了，也能够让水利工程项目管理的档案变得更具信息化。档案员实时参加培训，更新知识，提高技能，也有利于提高现代化管理。2.2 严格执行水利工程项目档案管理制度首先，在工作实践中，严格遵循有关法律法规，按照程序将档案进

8、行移交，可以在很大程度上避免或减少水利工程项目建设造成的档案缺失，从而保证档案管理工作的完整性和科学性。例档案法实施办法、水利工程建设项目档案管理规定等国家档案管理的政策法规，在一定程度上对档案管理工作中已有明确的规定：水利工程檔案必须向领导单位和有关的水利工程档案室进行移交。水利工程项目单位在进行业务分割过程中，档案在此期间时不得进行分散的，可由其中一个单位代管或向相关档案馆移交。在一定程度上遵循此规定，既可避免了档案在交接过程中归属模糊的情况，又不容易造成档案丢失的现象。其次，在实际管理过程中，对档案员进行相关的业务和法律法规的培训，使其能够在后续的工作中能严格遵循管理制度的同时，也可指导

9、他人，来共同促进单位档案管理的规范化。2.3 制定符合本水利工程项目的档案处置方案在水利工程项目档案管理过程中，一方面要坚持执行国家对档案管理工作作出的具体要求及相关法律法规要求，同时也要针对项目的实际情况，制定出相应的处置方案，通过两者结合的方式，才能有效地促进档案管理工作的正常进行。在制定水利工程项目档案管理处置方案过程中，首先需要明确管理目标，即确保所有档案的完整，及档案管理工作的连续性和有效性；其次要针对具体情况，将档案管理工作进行细化；最后要制定出相应的实施细则，在实施细则中，应当抓住重点，建立起相应的档案管理工作小组，从而确保工作内容的合理划分，形成工作人员之间能力、精力等方面的互补。在实际的操作过程中，必须要区分已经形成的水利工程项目档案和将要形成的档案材料是工作中的重要内容。这个过程中要以工作小组的形式对具体情况进行合理的摸底排查，明确档案和材料的性质，针对性地实施管理工作。还要与其他部门展开合作，这样可以减少档案管理的难度。3 结语总而言之，当前我国水利工程项目档案管理还存在较多的问题，通过问题的分析，针对问题提出了相关解决措施，能够在一定程度上去提高，水利工程项目档案管理的效率和质量，从而促进水利工