新医改环境下医院档案管理的优化实践

1、    新医改环境下医院档案管理的优化实践    刘晶【摘 要】医院日常业务与信息技术的结合，有效提高了医院管理整体管理水平。尤其是在医疗形式多样化、患者就医灵活化的服务理念下，档案管理也需要与时俱进，体现出崭新的档案服务特色，医疗档案管理关系到医院事务的规范性和安全性，同时还要确保秘级档案不被泄露。在新医改背景下，档案管理需要及时转变管理理念，结合医院业务实际和管理要求做好档案管理工作。【关键词】新医改；档案管理；优化实践长期以来，在医院综合管理中，“重医轻档”问题普遍存在，档案管理与常规医务管理存在脱节现象。在新医改环境下，档案管理需要积极调整，改变

2、以往管理中存在的问题和不足，执行更科学、更规范的档案管理模式，做到与时俱进，提高档案管理的实效性。1 医院档案管理中存在的问题1.1 忽視档案管理的重要性医院在档案收集、归置等方面重视程度不足，对于档案资源对医院规范管理、业务发展的作用缺乏有效认识。医院将医疗设施升级、人才团队建设作为管理核心，档案管理则被边缘化，甚至有些医院尚未建立独立的档案部门，将全部档案资料推挤一室，缺乏规范管理。由于院方重视程度不足，造成档案管理积极性不高、随意性较强。1.2 老旧档案保存管理不当在档案管理方式上难以跟进时代发展。当前，不少医院医疗设备全面升级，但是档案管理仍采取传统方式，不少老旧档案仍以纸质资料方式存

3、在。随着归档时间的延长，陈旧档案可能发生纸质霉变、字迹模糊甚至腐烂等问题，为后续档案适应带来很大不便，档案安全性、完整性受到严重威胁。尤其是纸质档案在搬动、转移过程中容易损坏丢失，进一步影响了档案的完整规范性。1.3 档案管理制度缺失虽然不少医院在档案管理中制定了相应制度，但是在实际管理中这些制度往往难以落到实处。管理者对于医院的职能定位于“治病救人”上，认为在档案管理中投入人力物力属于资源“浪费”，进而导致档案管理制度难以真正落到实处。档案管理难以发挥应有成效。在医院整体管理日系内普遍存在一种“怪相”，就是医务人员异常繁忙，而档案管理岗位则分外清闲，形成鲜明对比。而档案管理也被视为医院的“闲

4、差”不受重视，工作人员积极性不足，工作态度被动消极。1.4 管理人员素质偏低由于医院对档案管理不够重视，制度不是不严、日常管理散漫，造成档案管理缺乏专业性，而且在人员配置上多为非专业人员。甚至有些医院将闲置人员调到档案室进行管理工作，工作内容仅限于清洁和保管。这些人员对档案管理缺乏有效认识，而且对档案管理作用认识不清，管理技能落实，这些都影响档案的服务质量和应用效率。2 医院档案管理的优化策略2.1 积极转变档案管理理念作为医院管理者，需要积极转变档案管理理念，认识到档案管理与医院发展的密切联系，档案不仅是医疗业务的记录和发展，同时也关系到医学研究的进步和应用。通过档案能够了解具体医疗案例的救

5、治细节，并且能够和更多同类案例进行比对和参考分析，从而制定更科学的治疗方案，减少临床病症诊断排除时间，提高诊断准确率和治疗有效率。通过医院档案资料增加与同行和专业研讨会的交流探讨，实现有效资源共享，促进医疗水平的进一步提高。2.2 优化档案存储方式上世纪八、九十年代，医院积累了大量纸质档案。随着时间不断积累，这些档案变得字迹模糊，甚至有些文本已经腐烂，进而造成档案数据不全，尤其是一些珍贵档案的丢失和损坏，其价值损失难以衡量。虽然医学技术一直在进步，但是珍贵的案例资料仍有其价值，无论专业性档案还是行政性档案，都是医院的宝贵财富，记载着医院的发展。尤其是一些医学档案对于各种病患类型、治疗手段的记录

6、，能够为后人提供借鉴和参考，有利于医疗工作者根据现有条件开展科研。尤其是在信息化环境下，档案也要实现信息化管理，将纸质文本转化为电子档案，不但有利于数据的保管存储，同时还能建立起清晰的档案管理体系，方便工作人员进行查阅。而且在网络环境下，学术档案资源能够实现共享，将一些有价值的档案资料进行汇总，能够形成系统的专业学术价值。在信息化管理模式下，档案管理将节约大量人力物力，管理效率将进一步提高。2.3 强化管理制度制度是组织管理中不可获取的约束基础，只有制度科学严明，才能起到有效的激励和约束作用。随着医改步伐不断加快，医院需要在档案管理中引入严格的监管制度，并将制度落实在工作第一线，形成从上到下协

7、调联动作用。每一个科室都需要对科室内医疗、管理档案进行及时汇总，由专人整理审核后递交医院档案管理部门。在档案管理中引入专项管理制度，如果条件具备，医院则要设立专项档案管理人员，提高档案管理的针对性和实效性。在全院树立起档案管理意识，认识到档案管理制度执行的重要性和必要性，强化档案部门管理和绩效监督，从而明确制度管理重心。2.4 提高档案管理人员的综合素质对档案室工作人员进行专业培训，提高专业素养。改变以往将档案管理视为闲差的片面认识，增加档案管理队伍的稳定性。针对档案管理需求制定培训计划，确定培训内容，从而提高管理人员对工作重要性的认识，通过专业知识讲解，提高其管理能力。只有具备人才优势才能促

8、进档案管理能效的发挥，在档案专业知识讲解中结合信息技术知识，着力培养专业素质过硬、信息素养良好的档案管理人员，以此提高档案管理质量。2.5 各部门之间相互协作档案管理并非孤立的管理体系，而是需要多部门联合协作，利用信息技术构建独立的档案信息库，各科室也要建立起单元式档案管理体系。为了减少档案人员工作量，科室人员需要对本科室档案进行提前梳理，做好档案跟踪记录。如挂号处是建立患者档案的第一个环节，其后患者在不同科室间的就诊记录都能在档案中有所反应。尤其是在网络环境下部门间信息得到联通，档案管理人员能通过医院后台数据对档案信息进行核对整理，有利于较少存档负担。科室间的协调合作能够形成更完备的档案信息网络，实现档案资源共享。合理的人员配置有利于提升档案跟踪质量和记录效率，增加了档案管理的规范性和针对性。3 结语新医改带动了档案管理的稳步升级，同时也为提高管理质量创造了良好条件。科学的档案管理能够为医疗方案的制定提供有益参考，促进医院科研进度，为制定规范高效的行政决策提供数据支持。虽然当前档案管理中还有一些问题存在，但是随着医改进程的不断加速，档案管理理念也会逐步更新，在档案管理质量和管理效率上有所提高。尤其是在信息环境下，电子档案已经普及，对于档案分类以及规范化管理有良好的促进作用。通过技术优化、人才培养、观念转变，档案管理模式也会不断优化，为医院管理能效的提高创造有利条件。【参考