材料采购及出入库管理办法

1、材料采购及出入库管理一、采购（一）采购原则：公司设专职人员进行材料采购，采购员在对材料市场进行调查了解的基础上，保证以低价购入，并要保证材料的质量。对于易耗材料和常用物品要进行集中批量采购，每月集中采购 12 次，其他零星使用的材料，尽可能做到按批次采购。公司各部门对易耗材料和常用物品要按实际情况半月或一个月提报采购计划。在填写材料采购申请单时要注明材料用途。采购员要严格按照领导审批的材料采购申请单进行采购，未经审批的不得私自采购。材料需求部门要配合采购员进行采购，以保证采购的材料的种类和型号相符。（二）采购程序：第一步，材料需求部门必须填写材料采购申请单）一式两份，须履行部门主管和领导审批签

2、字手续，然后交与办公室，（其中一份交于采购人员，另一份交于材料保管员用来核对）由办公室安排统一进行采购。第二步，采购员在采购前必须持材料采购申请单与保管员的库存帐核对，确定库中没有留存方可进行采购。第三步，采购后进行入库登记。（三）审批权限：凡申请进行采购的，填写的材料采购申请单先由部门主管批准后，然后报总经理、董事长签批；对于急需材料，可先报总经理、董事长，同意后先行采购然后再补办手续。二、入库的办理采购员将所采购材料连同采购发票交于仓库保管员，仓管人员对照材料采购申请单和采购发票按类进行数量清点，确定无误后在发票上签字，然后按品名、型号、单价等进行详细入帐。三、出库的办理材料需求人员必须凭

3、 “ 出库单 ” 到仓库领取材料， 领料单上必须有材料领取人、 班组长部门主管和主管领导签字。四、相关要求（一）维修应急材料，备用量未经允许不得超量，如有发现，追究当事人和部门领导的责任。（二）工具类材料各部门要建立档案记录，保管员在出库时也要建立备查帐。（三）对于易损材料和工具出库时，要严格执行以旧换新制度。（四）要严格执行材料采购审批手续，凡不按审批权限履行审批手续而私自采购的，在发票上不予签字。（五）材料采购，正常情况下，至少有两位经办人参加，其中一位应是材料需求部门业务精通人员，采购员要做到货比三家，优中选优，严禁将质次价高的材料购入公司。（六）采购工作中，要严禁虚开发票，抬高价格吃回

4、扣等损公肥私现象，如有发生，要严厉处罚。（七）材料采购要在5 日内结算，要履行完所有签字与报销手续，对借款余额及时返回财务。（八）仓库保管员一定要严格履行出入库手续，切实做到帐物相符，未经主管负责人允许，不得将材料占为己有或转借他人使用，否则，要进行严肃处理。（九）领料人员严格履行领取手续，不得虚领、冒领，更不能占为己，否则，需进行经济处罚。（十）各部门人员要以身作则，注意把好采购、入库、出库、使用等各个关口，否则，要追究相应的领导责任。（一）设备（材料）入库制度1、由专业工程师编制，项目经理审定的设备（材料）采购清单是设备（材料）入库的的主要凭证。2、采购工程师接到采购清单后，必须按专业对清

5、单编号。并复印一份交仓库保管员。采购清单由采购工程师和仓库保管员分别保管，并作为项目成本核算，专业工程师业绩考核的主要依据之一。3、设备（材料）进入现场后，必须有专业工程师、采购工程师、仓库管理员三方共同对采购的设备材料进行确认，确认内容应包括质量证明资料、设备（材料）外观检查、规格型号确认、材质核对、数量核对、核对无误后，由三方在材料入库单上共同签字，采购工程师凭此入库单方可在财务报销或支付材料款。入库底单由仓库保管员存档，不得遗失。4、随设备（材料）进场时所带的各种文件资料由采购工程师统一保管，工程进入竣工资料整理阶段时，提供给资料员编入竣工资料存档。（二）、设备（材料）出库制度1、设备（

6、材料）的出库必须由施工班组负责人填写设备（材料）领用单，并经专业工程师确认签字后方可发放设备（材料）。2、设备（材料）出库时，仓库保管员和设备（材料）领用人必须对其外观、质量、规格型号、材质、数量逐项进行确认。领用人核实无误后，在设备（材料）领用单上签字确认。3、自行施工时，材料领用采取用多少领多少的原则，不允许一次把所用材料全部办完出库手续。4、分包工程由我方提供设备（材料）时，原则上应由分包商一次或分几次办理出库手续。5、设备（材料）的出库手续必须由项负责人指定的施工班组负责人或指定的其他人来办理。没有经过项目经理部负责人指定的人员，仓库一律不得对其发放设备（材料）。6、设备（材料）出库单

7、由保管员分专业和时间存档备查。7、由甲方（业主）提供的设备（材料）的出库手续同样按此办理。(三)、甲方（业主）自行采购的设备（材料）入库管理程序1、材料员根据现场专业工程师提供的由甲方（业主）采购的设备（材料）清单到甲方（业主）仓库办理设备（材料）出库手续。2、材料员会同本项目部专业工程师及甲方（业主）代表在现场对设备、材料开箱检查、验收。检查、验收的的主要内容为：产品（材料）质量保证书、材质证明书、合格证，型号规格、数量、随机附件及清单等重要内容。以上验收的资料和随机附件由材料员统一妥善保管。3、对产品的内在质量不能在开箱检查、验收确认时，应在设备（材料）交接确认书上予以注明。交接确认书由材

8、料员负责填写（附表格1），由材料员、专业工程师、甲方（业主）代表签字确认。4、由甲方（业主）提供的设备（材料）原则上不要提前办理出库手续一旦办理完出库手续，则要按我方自行采购的设备（材料）统一保管施工现场材料管理制度一、 目的材料管理与进度控制、成本控制和质量控制相互制约、相辅相成。为更好地利用资源，节约开支，杜绝浪费，特制定如下规定二、适用范围本制度适用于施工现场原材料管理及采购三、权责四、 内容(一)、材料验收与入库制度工地所需的材料经采购员采购回场后，应进行材料的验收。 （1）、材料保管员兼作材料验收员，材料验收时应以收到的材料清单所列材料名称、数量进行验收入库，并对入库的材料的质量进行

9、检查，验收数量超过申请数量者以退回多余数量为原则，但必要时经领导核定审批核准后可以追加采购手续入库。（2）、材料的验收入库应当在材料回场时当场进行，并开具入库单 ，在材料的入库单上应详细的填写入库材料的名称/数量 /规格 /型号 /品牌 /入库时间 /经手人等信息。且应在入库单上注明采购单号码，以便领导复核，如因数量品质、规格有不符之处应采用暂时入库形式，开具材料暂时入库白条，待完全符合或补齐时再行开具材料入库单，同时收回入库白条，不得先开具材料入库单后补货。（3）、所有材料入库，必须严格验收，在保证其质量合格的基础上实测数量，根据不同材料物件的特性，采取点数、丈量、过磅、量方等方法进行量的验

10、收，禁止估约。（4）、对大宗材料、高档材料、特殊材料等要及时索要“ 三证 ”(产品合格证、质量保证书、出厂检测报告)，产品质量检验报告须加盖红章。对不合格材料的退货也应在入库单中用红笔进行标注，并详细的填写退货的数目、日期及原因。（5）、入库单应一式三联。一联交于财务，以便于核查材料入库时数量和购买时数量有无异议。一联交于采购人员，并和同材料的发票一起作为材料款的报销凭证。最后一联应有仓库保管人员留挡备查。（6）、因材料数量较大或因包装关系，一时无法将应验收的材料验收的，可以先将包装的个数、重量或数量，包装情形等作预备验收，待后认真清理后再行正式验收，必要时在出库中再行对照后验收。（7）、材料

11、入库后，各级主管领导或部门认为有必要时，可对入库材料进行复验， 如发现与入库情况不符的，将追究相关人员责任，造成损失的， 由责任人员赔偿。 （8）、对于不能入库的材料如周转架料、钢材、木材、砂、石、砌块、土建用的装饰材料等物资材料的进场验收必须由仓管员和所使用该材料的施工班组指定人员二方共同参与点验并在送货单上签字，每批供货完成后据此验收依据一次性直接由工长开出限额领料单拨料给施工班组。(二)、材料使用与出库制度任何材料的使用都必须进行材料的领用手续，材料管理员不得在无领料手续情况下发放材料（特殊情况领取少量材料除外，但过后必须补办相关手续）。（1）、材料的发放应遵循先进先出的原则。（2）、相

12、应工程所需的材料由现场施工员、班组长负责领取。材料领取执行限额领料制度，施工员应按工程进度配合材料管理员做好分部分项工程材料使用统计。分项工程实际使用数量超过预算量应及时向项目经理及总公司汇报。（3）、领料人与保管员办理领料手续为：领料人根据当日工程所需要的材料向保管员申请领料，保管员开具相应材料出库单，双方在出库单上签字。（4）、出库单一式三联：存根、财务（大项目应设置项目部财务科）、领料人各一联。（5）、保管员需做好材料台帐，日清月结，做到帐物相符，时刻掌握库存情况；认真核对各项工程之材料用量，并就当前库存情况及时提供各种材料数量的补给信息，以便迅速采购补充，不影响工程进度。如因材料的突然

13、缺乏而影响工程进度的，扣发材料保管员及施工员每天一百元工资。(三 )、材料归还与退库制度（ 1）、在工程完工70%左右时应严格控制材料的购进与发放，并及时的统计出仓库库存材料的状况以及还须购进材料的名单和数目，上交公司有关人员。以避免过多的剩余材料，进而节约公司资金的投入与浪费。（2）、在公司工程项目结束时应对施工现场的材料进行盘点，并督促施工队伍及时的办理退库手续。避免个别施工人员在施工结束时浑水摸鱼，从而防止材料在工程结束时的流失。（3）、材料在办理退库时应填写材料退库单，详细列出所剩余材料的名称及数目。清点完毕后同材料人员办理材料的交接手续，存入公司仓库。从而使公司仓库的材料作到一目了然

14、，以便于库存材料在工程保修期和下次施工中做到充分合理的利用。（四）、材料使用限额领料制度 . 入库管理流程：1. 仓库根据已审核采购订单内容准备成品收货。2. 厂家送货到达后，厂家提供送货清单给收货仓管员，送货清单应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经手人签名、货品的名称、规格、数量、采购订单号。收货仓管员将送货清单和对应的采购订单相核对。相核不符者拒收。相符者仓管员以送货清单和采购订单验收货品，收货量大于定购量时，仓库主管要通过营销部同意和取得营销部有权人的书面通知后才能超量收货。3. 仓管员收货无误后，在送货清单上签收，并加盖收货专用章，一联自留，一联交对方。一、仓库日常管理1、仓库保管

15、员 必须合理设置各类物资和产品的明细账 簿和 台账 。原材料 仓库必须根据实际情况和各类原材料的性质、用途、类型分明别类建立相应的明细账、卡片；半成品 、产成品 应按照类型及规格型号 设立明细账、卡片；财务部 门与仓库所 建账 簿及顺序编号必须互相统一，相互一致。合格品 、逾期品、失效品、料废、退回电机 、返修电机应分别建账反映。2、必须严格按mis系统和 仓库管理 规程进行日常操作，仓库保管员 对当日发生的业务必须及时逐笔录入 mis 系统，做到日清日结，确保mis 系统中 物料 进出及结存数据的正确无误。及时登记手工明细账并与mis 系统中的数据进行核对，确保两者的一致性。3、做好各类物料

16、和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存 物资定期进行检查盘点，并做到账、物、卡三者一致。铸件仓管员 必须定期对每种铸件材料的单重进行核对并记录，如有变动及时向事业部、财务 部反映，以便及时调整。4、各事业部、分厂必须根椐生产计划 及仓库库存情况合理确定采购数量，并严格控制各类物资的库存量 ，有条件单位逐步实行零库存 ；仓库保管员必须定期进行各类存货的分类整理，对存放期限较长，逾期失效等不良存货，要按月编制报表 ，报送各事业部领导及财务人员，各事业部对本单位的各类不良存货每月必须提出处理意见，责成相关部门及时加以处理。二、入 库管理1、物料进仓时， 仓库管理员 必须凭 送货单 、检验合格

17、单办理入库手续；如属回用物资应凭回用单办理入库手续，拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见发票不见实物或边办理入库边办理出库的现象。2、入库时， 仓库管理员必须查点物资的数量、规格型号、 合格证件等项目，如发现物资数量、质量、单据 等不齐全时，不得办理入库手续。未经办理入库手续的物资一律作待检物资处理放在待检区域内，经检验不合格的物资一律退回，放在暂放区域，同时必须在短期内通知经办人员负责处理。3、一切原材料的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销，无税票 的，其材料价格必须下浮到能补足扣税额为止。同时要注意审查发票的正确性和有效性。4、入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到

18、材料明细账，并根据检验单 等有效单据及时填开货到票未到收料单（在当月票到的可不开），在收到发票后，冲销原货到票未到收料单，并开具材料票到收料单，月底将货到票未到材料清单 上报财务。5、收料单的填开必须正确完整，供应单位名称 应填写全称并与发票单位一致，如属票到抵冲的，应在备注栏中注明原入库时间，铸件收料单上还应注明单重和总重。收料单上必须有保管员及经手人签字，并且字迹清楚。每批材料入库合计金额必须与发票上的不含税金额一致。6、因质量等原因而发生的退回电机，必须由技术部相关人员填写退回电机处理单，办妥手续后方可办理入库手续。三、出库管理1、各类材料的发出，原则上采用先进先出法 。物料（包括原材料

19、、半成品）出库时必须办理出库手续，并做到限额领料，车间领用的物料必须由车间主任 （或其指定人员）统一领取，领料人员凭车间主任或计划员开具的流程单或相关凭证向仓库领料，行政各部门只有经主管领导批字后方可领取，领料员和仓管员应核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后方可发料；仓管员应开具领料单 ，经领料人签字，登记入卡、入帐。2、成品电机发出必须由各销售部开具销售发货 单据， 仓库管理人员凭盖有财务发货印章 和销售 部门负责人 签字的 发货单 仓库联发货 ,并登记卡片。四、报表及其他管理1、仓管员在月末结账前要与车间及相关部门做好物料进出的衔接工作，各相关部门的计算口径应保持一致，以保障成本核算 的正确性。2、必须正确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三个月以上积压物资报表、货到票未到材料明细表每月27日前上报财务及相关部门，并确保其正确无误。3、库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。发现物料失少或质量上的问题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等），应及时的用书面的形式向有关部门汇报。4、各事业部因客