基于RFID的档案管理方案

1、818基于RFID的档案管理方案一前言“RFID档案管理系统”是采用先进的无线电自动识别技术和计算机软件技术，以（薄片状的）RFID作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录。利用非接触式的手持式、台式或者通道式的RFID读写设备，和后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时，系统在档案存放间出入口处安装RFID读写设备，通过远距离与RFID的认证，可以实现自动防盗功能。 通过系统的实施，有效提高了客户对档案管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度，为客户提供了更为便捷

2、、更为有效的的管理模式。二RFID档案管理系统Ø 数据中心：由中心数据服务器和管理终端组成，对档案管理信息集中进行储存和处理。Ø 内务管理系统：由管理终端和标签发行和打印终端组成，可以完成档案信息RFID标签的统一制作和装入新建档案等工作。Ø 流通管理系统：帮助管理员在档案借出时在标签内写入相关信息，归还时检验档案并验证RFID标签内信息。 Ø 查询系统：通过管理终端和手持机方便地查询每一件档案的位置。Ø 系统管理：对系统功能及权限设置，帐号管理等。三传统的档案管理模式的缺点3.1档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长 传统方式下，档案入馆后先需进

3、行分类、排序 ，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将 目录连同档案一起封装入档案盒内。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得整个流程既繁琐又低效。 3.2 档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长 虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的档案筛选一遍，造成查找困难。 3.3档案的盘点操作不科学，由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。 3.4对失效档案的管理滞

4、后 由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。四RFID档案管理系统的四个主要功能1.1 档案管理入库： 1.1.1 新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和作者等相关信息对新建档案进行编目，并生成RFID标签打印数据。然后根据打印数据，写入并打印RFID标签，打印好的RFID标签就可以贴到档案上了，同时打印成功的数据会被传送到数据中心的数据库里，以备系统其他模块调用和查询。1.2 粘贴RFID标签采用专用胶水，保证标签不会脱落。2 档案日常管理：2.1 对于档案的日

5、常管理，如借阅登记、归还等工作，均需要通过固定式读卡器对标签进行读写操作完成。在软件数据库中存储工作记录，同时在档案RFID芯片中存储借出和归还记录。同时，每次借出和归还操作产生时，操作必须通过手持机对档案柜标签进行刷卡操作，更新档案柜标签中的存放记录。3 档案查找和盘点：3.1 人员通过手持机进行档案查找，先在手持机上输入需要查找档案的编号，再对档案柜上的标签进行刷卡操作，手持机能自动提示该档案是否存在和存在的位置。同时，工作人员对档案进行盘点时，也可通过手持机对档案柜标签进行刷卡操作，手持机自动进行点数和分类盘点，记录全部存在手持机中，日终，可将盘点数据上传至计算机管理系统中，完成数据自动

6、统计，并生成统计报表。4 档案防盗功能：4.1 在出入口安装通道式RFID读写装置，并与系统计算机网络连接。当档案经过时，读写装置自动读取档案RFID标签上的RFID数据，若判断档案未经办理领用确认操作，则装置报警，已自动实现防盗的功能。五智能密集架的设计安排为了更好的对每份档案实行管理，深圳市易化科技有限公司专门针对档案管理采取的智能密集架管理，做到实时监控每一份档案，只要档案离开密集柜，系统即可立即知道，若为非法离开便自动报警。在每格密集柜安装好RFID的智能天线，易化科技在此采取高性能的RFID读写器来对大量的标签数据进行处理，成功率99.999%。六项目的产品推荐易化科技RFID读写器VF-647NRFID天线分支器VX-3/M全国首创的RFID多天线分支器，性能卓越，在项目中能大大降低项目的成本。易化科技手持机VH-70BVh-70b通道式RFID读写器VC-420VC-420 RFID智能天线RFID通道阅读器是基于在通道上附加安装天线、阅读器、EAS声光报警、电源和相关的一系列外部