中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目供应商管理

1、.中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目供应商管理国际商业机器全球服务（中国）有限公司2010年8月版本号： 1.0文档控制版本更新纪录前一版本日期(yyyy-mm-dd)版本更新日期(yyyy-mm-dd)版本号更新日期更新简述作者/修订者VxYyyy-mm-dd审核该文档需要经过如下人员审核姓名签名角色/职务日期目 录1.供应商注册（供应商操作）51.1登录中国铝业电子商务系统采购平台外部门户网站（供应商操作）51.2填报信息提交（供应商操作）52.供应商认证62.1系统操作流程62.2登录系统72.3转潜在供应商72.4转正式供应商82.5供应商转正式审批（审批人操作）92.6创建供应

2、商的投标人 / 用户名103.供应商基本视图修改申请133.1创建供应商基本视图修改申请133.2供应商基本视图修改申请审批（审批人操作）154.供应商退出申请164.1供应商退出申请164.2供应商退出审批（审批人操作）175.供应商解冻申请185.1供应商解冻申请185.2供应商解冻审批（审批人操作）196.供应商评价206.1创建供应商评价问卷216.2供应商评价问卷审批（审批人操作）236.3评价回复（评价人操作）246.4总分修改256.5审批（审批人操作）266.6评价结果发布276.7创建供应商年度评价286.8供应商年度评价审批（审批人操作）296.9刷新供应商清单306.10

3、管理供应商评价指标316.11管理供应商评价模板317.供应商清单347.1供应商清单创建347.2供应商清单修改357.3供应商分级清单报表368.供应商绩效改进计划378.1查看供应商绩效评价结果（供应商操作）378.2创建绩效改进计划（供应商操作）388.3业务经办人确认391. 供应商注册（供应商操作）1.1 登录中国铝业电子商务系统采购平台外部门户网站（供应商操作）操作人为供应商。供应商登陆电子平台首页点击【用户登录】上方【供应商注册】；或菜单【供应商管理】的二级菜单【供应商自助注册】。1.2 填报信息提交（供应商操作） 操作人为供应商。按注册界面要求填报所有信息。 检查无误后，点击

4、【提交】按钮。2. 供应商认证2.1 系统操作流程供应商注册后，采购员可以将其转为潜在供应商（无需审批，可以参与招投标/询报价），或转为正式供应商（需要审批，在ECC生成正式供应商编号）2.2 登录系统输入用户名和密码，点击【登录】按钮。2.3 转潜在供应商操作人为采购业务经办人。点击【供应商管理】选择【供应商代码】，点击进入。点击【编辑】按钮，输入【能力评价或现场考察结果】，点击【提交潜在供应商】，即可提交。注意：转为潜在供应商成功后，需要与系统Portal（门户）管理员联系，创建供应商的外部门户的用户名。（创建时保证用户名和密码与SRM EBP，即电子采购平台后台系统中相同）。2.4 转正

5、式供应商 操作人为采购业务经办人。同上一步，进入显示供应商界面，点击【编辑】在【控制数据维护】页面下输入试供正式，贸易伙伴和账户组，点击提交正式供应商。注意：直接从注册供应商转为【正式/试供供应商】也需要在外部门户网站上创建供应商门户用户。上线后请与系统Portal（门户）管理员联系。正式供应商的代理投标管理：针对正式供应商，采购员可以在供应商列表中的【代理投标】列点击按钮进行修改。2.5 供应商转正式审批（审批人操作） 七级审批 (采购部门负责人 分子公司财务部审核员 分子公司财务部经理 分子公司主管副总 总部财务部审核人 总部综合处室负责人 总部采购部门副总) 审批人进入【审批列表】，选择

6、相应的【任务描述】在【供应商审核信息】页面中查看供应商注册信息及采购业务人员对其【供货能力】的评价，之后作出审核。2.6 创建供应商的投标人 / 用户名上线时会将为系统中所有当期供应商（期初已收集数据）创建投标人。新供应商注册时需要填写用户名，转为潜在/正式供应商时，其注册时的“用户登陆名”会被激活。本功能仅适用于当在原供应商用户外还需要增加其他用户时，需要通过以下方法操作：路径：供应商管理 > 供应商清单 > 外部商务伙伴 > 选中需要处理的供应商 > 点击按钮【创建参考联系人】输入联系人数据，其中带*号是必填项。注意：供应商角色请选择SAP_EC_BBP_BIDDE

7、R。输入【联系数据】，点击【保存】按钮。注意：创建成功后，同样需要与系统Portal（门户）管理员联系，创建供应商的外部门户的用户名。（创建时保证用户名和密码与SRM EBP，即电子采购平台后台系统中相同）。3. 供应商基本视图修改申请3.1 创建供应商基本视图修改申请操作人为采购业务人员。进入【供应商管理】中的【供应商基本视图修改申请】界面，点击【创建申请】。在弹出页面中，选择相应供应商，并确定。在右侧做出修改，修改完成后，点击【提交】按钮。3.2 供应商基本视图修改申请审批（审批人操作）该审批涉及三级，审批人分别为：采购部门负责人财务控制员总部综合处经办人。审批人进入【审批列表】，选择相应

8、的【任务描述】在【供应商审核信息】页面中查看供应商注册信息及采购业务人员对其【供货能力】的评价，之后作出审核。4. 供应商退出申请4.1 供应商退出申请进入【供应商管理】菜单， 选择【供应商退出申请】界面，点击【新增】按钮。输入【供应商编码】，【供应品种】，【供应单位】以及相关问题。所有内容填写完毕，点击【提交】按钮。生成供应商退出申请编号。4.2 供应商退出审批（审批人操作）三级审批（采购业务主管采购部门负责人主管副总）进入审批界面后，进行审批5. 供应商解冻申请5.1 供应商解冻申请进入【供应商管理】菜单， 选择【供应商解冻申请】界面，点击【新增】按钮。输入【供应商编码】，【供应品种】，【

9、供应单位】以及相关问题。所有内容填写完毕，点击【提交】按钮。生成供应商解冻申请编号。5.2 供应商解冻审批（审批人操作）三级审批（采购业务主管采购部门负责人主管副总）进入审批界面后，进行审批6. 供应商评价§ 供应商评价的基础数据（独立于评价主流程外） 供应商评价指标(KPI) 供应商评价模板(集采供应商的评价模板可以由总部创建后，被分子公司调用)§ 供应商的单次评价根据采购组织、物料组来进行创建和评价回复管理§ 供应商的单次评价可以汇总为年度评价结果，并且用于刷新供应商清单§ 年度评价结果根据单次评价的采购组织和产品类别进行汇总处理6.1 创建供应商评

10、价问卷 点击【供应商管理】，【供应商评价】，点击【创建】，进行供应商评价问卷创建。选择模板，点击启用，填入相关基本信息。填写完成后，点击【评价指标和评价人】在评价指标和评价人页面，点击【添加指标】或【删除】按钮可对指标进行添加、删除，点击评价人名称，可进行评价人的添加删除。 检查无误后点击【提交】6.2 供应商评价问卷审批（审批人操作）供应商评价问卷审批为一级审批，审批人为采购部负责人。进入待办事项页面后，选择相应【任务描述】点击进入审批页面。 进入审批界面后查看详细内容，进行批示。6.3 评价回复（评价人操作）操作人为调查问卷评价人。进入【供应商管理】【供应商评价】界面，选择【回复供应商评价

11、问卷】，搜索到需要回复的评价调查编号，点击调查编号进入评价回复界面。进入问卷回复界面后，填写分数，并【提交】。6.4 总分修改 操作人为创建供应商评价问卷人。 点击【供应商管理】，进入【供应商评价界面】，点击【管理供应商评价】，搜索相应的评价调查编号，点击评价编号即可进入查看评价回复。 对每一项内容进行确认后，如最终总分存在问题，可进行修改。修改完成后点击【提交】。6.5 审批（审批人操作）两级审批（采购业务主管采购部门负责人）进入审批界面后，进行审批。6.6 评价结果发布审批结束后，评价结果发布至供应商界面。供应商登陆后，点击【销售经理（供应商）】，点击进入【供应商绩效评价结果】页面，即可查

12、看供应商评价，点击考核评价编号即可进入查看具体分数。6.7 创建供应商年度评价点击【供应商管理】、【供应商评价】、【管理供应商年度评价】，点击【创建】，进行供应商年度评价汇总。输入一般信息（评价期间和评价物料组是必输项！）点击汇总点击确认查看年度评价汇总分值（此处可以调整总分值：即调整供应商的年度评价等级）点击提交点击确认进入审批流程。供应商年度评价调查表是对评价期间各次供应商评价分值的简单算术平均汇总，得出评价期间的对供应商评价的总分值和对应等级，创建时的汇总分值是可以修改的。年度供应商评价调查表示需要审批的，审批流见单据下部。如果评价期间没有一次对该物料组供应商的评价，点击提交后，系统回弹

13、出报错信息：6.8 供应商年度评价审批（审批人操作）供应商评价问卷审批为一级审批，审批人为采购部负责人。进入待办事项页面后，选择相应【任务描述】点击进入审批页面。领导审批年度评价调查表点击查找结果进入下图页面查看评价表的一般信息查看分值的调整情况如果同意分值和等级调整，点击批准填写审批原因点击确认审批通过。如果领导不同意点击拒绝填写拒绝原因确定单据回流到单据创建人（采购部供应商管理员）手中，创建人修改后可以再次提交（年度评价单据号不变）。6.9 刷新供应商清单注：供应商清单管理具体参见下一章。采购部供应商管理员登陆内部页面供应商管理供应商评价管理供应商年度评价输入搜索条件点击搜索查看搜索结果的

14、审批状态双击查询结果进入该单据点击刷新供应商清单（注意：原有供应商清单中的供应商评价等级将被本次年度评价结果覆盖）6.10 管理供应商评价指标6.11 管理供应商评价模板§ 采购员可以创建，或修改自己创建的评价问卷模板§ 他人可以查看模板，但不能修改§ 可编辑模板：在被调用时可以修改模板的所有预定义数据§ 不可编辑模板：在被调用时不可以修改模板中：物料组、指标和指标权重模板在发布和暂存后均能编辑；仅被发布的模板可以被调用7. 供应商清单每一个采购组织的每一个物料组只能持有一张发布的供应商清单；采购部门通过创建和维护供应商清单来对供应商进行分级管理；上线时

15、导入的供应商必须将它们的分级情况在清单中进行期初维护；年度评审结果审批后，采购部供应商管理员手动刷新供应商清单。7.1 供应商清单创建采购业务经办人点击【供应商管理】进入【供应商清单】界面，点击【创建供应商清单】按钮，即可进入创建页面。在清单中填入必填项，检查无误后点击【提交】按钮。7.2 供应商清单修改采购业务经办人点击【供应商管理】进入【供应商清单】界面，点击供应商清单编号，即可进入显示界面。 进入显示界面后，点击【编辑】按钮，即可对该清单进行编辑。 编辑结束后，点击【提交】按钮，即可提交成功。7.3 供应商分级清单报表登陆供应商管理供应商清单查询供应商清单输入搜索条件（可多值、阶段查找）点击搜索查看搜索结果（如果需要）可点击EXCEL下载（具体下载过程与一般下载过程相同）。供应商清单报表中的查询没有时间点/段。（表中数据没有历史记录，所有的数据都是最新的。）8. 供应商绩效改进计划8.1 查看供应商绩效评价结果（供应商操作）点击【销售经理（供应商）】，点击进入【供应商绩效评价结果】页面，即可查看供应商评价，点击考核评价编号即可进入查看详细评分。 8.2 创建绩效改进计划（供应商操作）对于分数较低需要进行绩效改进，点击考核评价编号进入显示考核结果页面，查看详细内容后，点击【生成绩效改进计