新时期基建档案整理与归档问题研究

1、    新时期基建档案整理与归档问题研究    颜育珊【摘要】基建是以独立工程项目为基础对象，在工程建设中形成的文件材料。本文就新时期基建档案的整理与归档问题进行探讨研究，寻求基建档案更好的管理方案。【关键词】基建档案;整理;归档在新时期，档案的整理与归档工作发生了重要变革，越来越多的纸质档案被电子档案所代替。在知识经济时代，知识和信息的重要性越来越突出，基建档案作为重要的信息资源，也越来越受到重视。但是当前在基建档案管理中存在档案资料不完善、资料不规范以及资料装订混乱等等问题，本文对此进行研究和探讨，寻求更好的基建档案整理与归档方案。一、基建檔案整理的

2、范围对于基建档案的本质属性而言，基建档案的整理范围和整理内容应当是工程建设之中所存在的各种问题和文件。包括建设工程之中所存在的视频文件，工程审批以及验收材料等等，这些问题都需要专业的基建管理者进行整理和归档。但是在实际管理中不难发现，基建档案内容错乱，资料缺少是经常出现的问题。很多档案管理人员难分辨有用的基建资料和有价值的基建资料，从而导致基建档案的整理范围不规范。二、基建档案整理中存在的问题笔者通过多年基建档案的管理实践发现，目前在基建工程档案资料管理中存在着一定的实际问题和缺陷。（一）基建档案材料不完善。在过去，我们的基建材料主要以纸质材料和图纸资料为主要记录工具。一个大的工程之中存在着成

3、千上万张的图纸材料，这也就导致了基建档案的材料在使用中难免会出现破损、磨损等各种现象。另外，各种基建档案归档存在着很大的问题，因为基建的档案材料没有统一的标准，导致基建档案的归档没有一个限定范围，这也是导致基建档案材料不完善的一个重要原因。（二）档案整理不规范。在大型项目的实施过程之中，尤其是城市项目的建设过程之中，大规模的建设是通过投标和招标等方式来进行的。将工程按照不同的性质和要求细化为很多小项目。大到整体设备，小到厕所设计等等，这些档案资料都是有效并且切实需求的资料。但是很多项目方对于档案的移交以及档案的整理缺乏一定的系统性。这些不完善的档案资料最终会导致不规范现象，给基建档案的管理带来

4、了极大的困难。（三）图纸档案的录入困难。很多图纸档案是利用各种制图软件制作的，这些制图软件可能会存在系统的偏差。有的是利用cad画的，也有的可能是利用三维软件画的。那么对这些不同软件绘制的图纸进行归档整理存在着很大的录入困难。并且，档案录入人才也相对较少，很多基建档案资料管理都是文秘兼任，对于图纸档案的录入一窍不通，对于基建档案的理解和划分也缺乏专业的判定。三、基建档案整理与归档问题及对策笔者通过观察发现，新时期基建档案整理与归档问题能够通过一些对策解决，笔者对此提出自我建议。（一）查漏补缺档案资料。在档案的录入工作中，档案资料的好坏直接关系到基建档案资料的有效和齐全与否。每一次基建档案的整理

5、与归档都需要专业人事进行审批。每一次档案资料的收集都需要与相关单位进行沟通和协调。对于各个企业以及各个工程的审视工作一定要做到位。特别是对于专业资料的审核和把关要予以重视，进行查漏补缺。为了方便后期档案的查询和调用，可以将过去的纸质档案进行电子化录入，加强文件的收集与整理力度，尽可能不断完善档案。（二）基建档案细分到项目。基建档案一定要进行细分。因为基建档案关系到每一个项目的责任追踪与检测追踪。一定要构建合理的档案框架，从大到小，依次列举出各种档案的责任关系、附属关系等等。这样在进行基建档案审阅时能够更清楚地了解档案内容。同时，笔者认为需要制定一种档案录入格式，确认相应的格式要求，方便人们掌握

6、项目的核心内容。（三）进行专业化人才培养。在档案管理中，专业化人才培养一定要到位。基建档案的录入不同于其他档案的录入。基建档案需要一定的理论知识和实践经验。只有这样才能够更好地做好归档工作，才能够更规范地开展档案管理工作。另外，专业的基建人才善于将各种格式的图纸转变为一种格式的图纸进行存储和备注，这样能够有效地提高基建档案的录入效率。如果仅仅依靠传统的文秘进行管理是难以实现的。（四）基建档案的排序和目录。对于基建档案的整理一定要进行排序和目录总结。可以对卷内文件进行顺序排序，也可以进行大小类别排序，这样可以很明显地区分出主次档案工作。另外，图纸和资料一定要做好电子目录，这样更能够方便人们检阅和审核。同时，档案资料卷内排序一定要能够进行立卷成册，装册一定要注重图纸分类和资料分类，并且对于不确定文件做好标注和独立成册，做好附属备录，这样能够更好地进行基建档案的归档。四、结束语基建档案材料作为重要的社会财富，在新时代应当得到重视。新时期背景之下，基建档案的整理与归档应当转变传统管理观念，充分利用好信息技术，用于档案的整理与归纳，这样才能够实现基建档案的规范整理与归档，才能使其效用得到最大的发挥。【参考文献】1黄帅.试论高校基建档案的整理方法j.中小企业管理与科技（中旬刊），2014（12）.2汤海英