新形势下事业单位档案管理规范化分析

1、    新形势下事业单位档案管理规范化分析    张宁【摘要】我们要紧跟新时代的步伐，学会掌握运用信息化技术，对档案进行更加规范的管理，充分展现相应的作用。本文根据我国事业单位在档案管理工作中普遍存在的问题，探究档案管理工作的优化原则，以及新形势下事业单位档案管理工作创新途径。【关键词】事业单位;档案管理;新形势;规范化管理;改革创新伴随着新时代的经济发展，事业单位在档案管理工作方面受到了严峻的挑战。在事业单位看来，档案管理工作并不能为本单位带来相应的利益。因此，档案的管理工作并没有得到单位的重视。所以，事业单位档案管理工作需要顺应新时代新形势的发展规律

2、，利用信息技术，将档案管理与信息技术相结合，使事业单位的档案管理逐步融入信息化模式。使事业单位的档案管理进一步得到规范化。而在此过程中，则需要依靠相应的主管领导与相关管理工作人员互相协助，相辅相成，充分利用现有的信息技术对档案管理工作进行改进、完善，并要提高事业单位在档案管理中的规范化程度，推进事业单位各项工作规范化、科学化发展。一、档案管理工作中的问题（一）档案管理制度与档案缺失的问题。档案缺损是事业单位和企业单位中相当严峻的问题。特别是在实际档案管理工作中，单位的领导和档案管理人员对于档案的不重视，导致了档案在管理中会有一些纰漏。例如档案的储存不利，档案的收集不及时和对于档案管理不恰当等情

3、形，而造成相关档案资料的缺失和破损，此举对事业单位的档案管理工作将造成非常严重的影响。分析档案管理的现状，我们由此得知，在众多的事业单位中，只有少数建立健全了档案管理制度。就是因为没有规范化、合理化的制度，导致了档案在管理方面的漏洞。而就另一方面而言，正是因为档案管理制度的不健全，出现了档案管理岗位的不合理现象。更有甚者，一些事业单位的档案管理人员出现一人多岗的现象，使管理人员的注意力和精力双重分散，从而使档案管理工作出现瓶颈。（二）档案管理中信息建設的匮乏。档案管理网站建设是档案信息化建设中不可缺少的一个步骤。由于我们对档案信息需求不断增加，想从庞大的档案资料中找到相应的资料，这个工程需消耗

4、大量的时间和精力。而从本质上说，档案管理是一个庞大的信息数据，单靠人工来进行数据的收集、整理、查阅、存放是一个耗时耗力的巨大工程，人工进行操作，时间久了难免会出现错误，工作量繁重，而且效率低下，大大增加了劳动成本，造成了事业单位资金的开支，从而出现各种各样的管理问题。所以我们目前要结合新的大环境，对档案信息管理进行优化，引进掌握信息化处理能力的人才，使档案管理现代化。时代在不断发展，社会也不断进步，在目前信息大爆炸的时代，我们档案管理也要借助于高科技设备的帮助。通过对档案管理信息化的加强，提升了档案资源的管理，也紧跟时代的脚步，加强了事业单位的建设。在新形势下，档案管理建设需要顺应时代的发展，

5、做到与时俱进，开拓创新。（三）档案管理人员出现的问题。因为一些事业单位疏忽了对档案的管理，认为档案管理就是整理资料等不积极思想，缺乏了对档案管理人员的管理。这种不正确的想法导致档案管理人员不积极投身于管理事业。并且在日常的管理工作中，没有对档案管理人员进行培训和定期考试，这也对档案管理产生了极不好的影响。对于档案的管理上，整体意识不够，没有提升大局意识是不可以的，很多工作人员在事业单位工作时间久了，再加上平时的单位管理、训诫不够，缺少对工作的大局意识，大局观过于松散，没有充分认识事业单位档案管理工作的必要性，认识过于片面，没有重视档案管理与档案缺失问题，导致各种管理问题逐一出现。所以提升档案管

6、理人员的整体工作意识与大局观意识是非常必要的。二、事业单位档案管理规范化的对策分析（一）完善档案的管理制度与档案缺失问题。事业单位档案管理工作是一项严肃并且严谨的工作，在日常的管理中，要时刻遵守各项规章制度。档案管理工作的开展需要在制度的保证下进行。事业单位要想使制度的规范作用最大化发挥出来，真正做到对员工行为进行约束和规范，就要使制度的权威性与执法严肃性真正体现出来。事业单位档案管理者，应当高度重视档案管理工作，定期对档案管理工作进行监督，建立档案管理者的忧患意识，从根本上杜绝慵懒的工作态度。及时发现问题，并且能够及时解决，完善档案管理制度，提升制度落实的效果。有效落实档案管理制度，大力宣传

7、制度规定，提升单位人员对制度的认识，在日常工作中着重注意数据资料的保存、整理和存档。事业单位的档案一般具有很强的机密性，我们要不断建立完善的法律法规制度，不断完善管理，制定出一套切实可行，行之有效的事业单位档案管理制度，而对于档案缺损，需要有一定的惩罚制度。（二）加强对档案信息管理的建设。以前的管理中，档案的录入都是由档案管理人员手动进行录入。在新形势新背景下，利用计算机、扫描仪等仪器将纸质资料、文字、照片、影音视频等资料转变为电子的形式，从而实现了档案纸质与数据格式并存的形式。查找资料时可以利用计算机的搜索功能对想要的资料进行搜索并进行管理。方便了各个部门工作人员的工作，更加便捷地传递档案信

8、息，对提升档案的登记、传递、个人审阅效率等有很大的提升。同时在将档案转变成信息化的同时也需要注意相应的隐患。一些事业单位在建设档案管理时容易出现资料被盗等情况，所以要建立计算机防盗系统，保证在危急情况出现时会有相应的应急对策。在档案信息化管理中也需要把档案进行备份，每日对档案管理系统进行检查维修。加强档案管理者的专业能力，不断进行业务培训，大量采用现代化的管理办法。减少手工录入、录取的工作，降低因为手工工作而造成的错误发生。（三）着重提高档案管理人员的素质。档案管理要有保密性，事业单位档案管理是沟通国家与社会的一项重要工作。事业单位档案的管理人员应该以身作则，不断优化自身工作，及时改进不足，提

9、升整体业务素质水平。档案管理人员应具有极强的政治责任感与工作使命。需要对该岗位工作人员定期培训，制定一系列的培养计划，如政治思想培训，工作职能培训。在档案管理信息化后，也需要增加档案管理人员对计算机知识的掌握程度，对掌握能力相应打分，确保工作人员能学习掌握专业知识，保证管理工作的规范。因此，专业化、综合化的档案管理人才结构的建设，对实现档案管理信息化、现代化至关重要。提升管理人员的整体素质，学习科学先进的管理办法，促使档案管理者年轻化。三、结语随着社会的发展，事业单位的领导需要针对档案管理中出现的问题，积极解决问题，针对问题提出相应的解决方案，充分利用信息化资源，配备专业的计算机软件系统，使档案管理的水平得到逐步的提升。并且对管理人员进行培训，保证其掌握的知识得到充分运用。使档案管理工作更加规范。只有对事业单位档案管理工作不断进行创新发展，才能满足日益增长的现代化建设需求，更好地迎接新的挑战，促进和谐社会的发展，营造一个和谐、美好的生活环境。【参考文献】1崔文谦.浅析新形