文档处理加速器（精编版）

1、文档处理加速器在 word 中，完成一项操作通常可以通过菜单项或工具栏的命令按钮实现，此外，如果功能项有对应的快捷键的话，利用快捷键可以迅速地实现我们需要的功能。在默认的情况下， word 只为部分功能项指定了快捷键，而很多我们平时使用比较频繁的功能项并没有对应的快捷键，如果为这些常用的功能项指定合适的快捷键，在进行文档编辑的时候将会为我们提供很大的便利。要想为功能项设置快捷键或修改功能项已有的快捷键，我们则需要利用word 提供的自定义设置功能。一、为指定功能定义快捷键在 word 中，所有的功能都是通过调用功能命令来实现的，因此为功能项指定快捷键就是为相对应的功能命令指定快捷键。指定快捷键

2、的方法如下：1在 word 主界面中，点击“工具”菜单下的“自定义”菜单项。2在“自定义”对话框中，点击“键盘”，如下图1所示。3进入“自定义键盘”对话框，在“指定命令”下的“类别”列表中，选择要指定快捷键的功能项所在的类别，并在“命令”列表中点击执行指定功能的命令名称。由于命令名称都为英文显示，在选择命令的时候可以参照窗口中“说明”下对该命令的解释信息。例如，要为执行“在表格中插入一行”功能指定快捷键，在“类别”列表中点击“表格” ，同时在“命令”列表中点击“tableinsertrow” ，在该命令的说明中， 可以看到其功能是 “在表格中插入一行或多行”。点击“请按新快捷键”下的文本输入框

3、，按下要为功能命令指定的按键，通常为功能键f2f12（f1 作为标准的帮助快捷键保留），或 alt 、ctrl 、以及 ctrl+alt 再加上一个字母或数字键的组合。例如为上个步骤的命令指定快捷键为ctrl+i 。在此处需要注意的是，你指定的快捷键可能已被指定给其他的功能命令，这种情况可以根据窗口的提示进行判断，当按下快捷键时， 在“将更改保存在” 的上方会出现 “目前指定到”的提示信息，我们可以点击“指定”强制使用这个快捷键，或是更换一个word 中没有使用的快捷键。4点击“指定” ，定义的快捷键会添加到“当前快捷键”列表中。5如果希望指定的快捷键对以后再次启动word 同样生效，在“将更

4、改保存在”列表中选择“normal.dot ” ；如果希望指定的快捷键只作用于当前文档，那么在列表中选择当前文档的名称即可。6点击“关闭” ，完成设置。二、删除或更改快捷键如果对 word 默认为功能命令指定的快捷键或自己指定的快捷键不满意，可以进行删除或更改。更改通常是删除现有的快捷键，然后再定义一个新的。进入“自定义键盘”对话框，在“当前快捷键”列表中，选中要删除的快捷键，此时“删除”按钮被激活，点击“删除”，指定的功能命令的快捷键就被删除了。如果一个快捷键指定给当前的功能命令时是强制指定的，那么将这个快捷键从当前的功能命令删除后，该快捷键将重新被指定给默认的功能命令。也可以在“自定义键盘

5、”对话框，使用“全部重设”的按钮，删除所有自定义的快捷键，恢复快捷键的初始设置。三、开启显示快捷键功能如果用户自己指定的快捷键的数量比较多，容易产生混乱，而通过“自定义键盘”窗口查看某一功能命令的快捷键又比较麻烦，开启了显示快捷键功能后，可以让我们随时查看指定功能命令的快捷键。1点击“工具”菜单的“自定义”命令；2在“自定义”对话框，点击“选项”页，选择“其他”下的“显示关于工具栏的屏幕提示”选项及其下的“在屏幕提示中显示快捷键”选项；3点击“关闭” ，完成设置。现在，将鼠标移动到相应的命令按钮区域，在屏幕提示中可以看到快捷键。四、导出快捷键列表将功能与快捷键的对应关系导出保存或打印出来可以帮

6、助我们快速查阅快捷键列表。导出的方法如下：1点击“工具”菜单下的“宏”子菜单中的“宏”命令；2在“宏的位置” 列表处， 选择“word 命令” ，在“宏名”文本输入框中输入“listcommands”或在列表中选择“listcommands”项目；3点击“运行” ，选择“当前菜单和快捷键设置”选项，点击“确定” 。word 会自动地创建一个包含功能命令和快捷键对应关系列表的文档。五、为符号指定快捷键对于一些不能通过键盘输入的符号，需要通过“插入”菜单下的“符号”命令插入到文档中。通常插入一个所需要的符号往往需要比较繁琐的操作，特别是比较特殊的符号，需要在多个字体或子集中进行查找。如果能为经常使

7、用的一些符号指定相应的快捷键，在需要插入这些符号时，只需要按下为符号指定的快捷键就可以轻松搞定。为符号或特殊字符指定快捷键的方法如下：1点击“插入”菜单的“符号”命令。2在“符号”或“特殊字符”选项页中单击要设定快捷键的符号或字符，点击“快捷键”。3在“自定义键盘” 对话框中， 点击“请按新快捷键”下的文本输入框，按下指定的快捷键，如为“(”符号指定快捷键 alt+y ，点击“指定”，指定的快捷键会添加到“当前快捷键”列表中，如图2 所示。如果按下的快捷键已经指定给其他的字符或功能命令，点击“指定”后，该快捷键只针对当前的符号，不再是原有的符号或功能命令的快捷键。4、点击“关闭”返回“符号”对

8、话框，点击“关闭”，返回 word 编辑窗口。此后，在编辑过程中，按下快捷键就可以直接在文档中指定的位置插入相应的符号了。六、为样式指定快捷键利用样式可以快速地为选定内容应用预定义的格式设置，而为常用的样式指定快捷键可以更进一步提高编辑效率。我们可以为现有的样式和新建的样式指定快捷键，方法如下：1点击“格式”菜单下的“样式和格式”命令，在word 编辑窗口的右侧会显示“样式和格式”任务窗格，在“请选择要应用的格式”列表中，点击样式项目右侧的下拉按钮，选择“修改”命令，如图3 所示。2点击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“快捷键”命令，如图4 所示。3在“自定义键盘”对话框中，按照上文介绍的

9、指定快捷键的方法设置快捷键。4如果为新样式指定快捷键，在“样式和格式”任务窗格中，点击“新样式”, 使用“新建样式”对话框中的选项对新样式的属性进行设置，点击“格式”，选择“快捷键”命令，然后按上文介绍的方法为新建的样式指定快捷键。在 word 中为功能项设置快捷键要注意的一点是快捷键要尽量设置得精练，这要求一方面只对经常使用的功能项设置快捷键，不要随意设置，以免引起由于快捷键设置过多造成设置的混乱，从而对操作产生负面影响；另一方面，在不影响其他功能项的快捷键的前提下，快捷键的按键组合越少越好，如果需要的按键太多，还不如用鼠标点击工具栏的命令按钮方便。上文中介绍的为功能项设定快捷键的方法是word 2003 的编辑环境，在 w