ERP工程项目自动转资分析

1、江西省电力公司典型经验申报表申报单位（公章）： 江西赣西供电公司 申报时间：2010年10月20日典型经验名称ERP工程项目自动转资典型经验专业类别资产经营应用层面省公司 （ ） 基层单位（ ）申报说明：2009年，赣西公司作ERP试点单位成功上线后，赣西财务在保证ERP正常运行的同时，对ERP工程项目管理提出了开发自动转资的功能，在与省公司项目组经过多次测试后，此项程序基本完善了，赣西公司在2010年初提出对即将完工的高新输变电工程转资采用自动转资，并制定了一系列的工作安排5月工程结算完成，赣西公司开始对高新变转资在测试系统进行测试并将缺陷报告省公司。此程序在9月底省公司完善后，赣西公司在正

2、式系统完成了转资。这在江西省电力公司是第一家完成工程自动转资，同时通过自动转资，资产信息由工程项目管理直接产生，资产信息更准确，转资只用了三天，而以往转资编竣工决算财务人员至少要花费十天至半个月左右，大大减轻了工作量，提高了工作效率，值得在全省推广。 单位推荐意见：年 月 日（公章）省公司专业部门审核意见：年 月 日（公章）ERP工程项目自动转资专业名称：资产经营 日期：2010年9月20日填报单位: 江西赣西供电公司 摘要电力企业是资产性企业，资产产生大多来源工程建设。传统的手工转资方式存在一定的不足。工程设计与最终形成的项目资产脱节，手工环节较多，出错概率高，最终转资与项目实施过程连接不顺

3、畅，费时费力。“自动转资”将资产从基建设计源头开始抓起，在整个项目实施过程中贯穿以资产为核心建设理念，利用ERP，在SAP系统中通过WBS编码，查找工程概算与工程决算的联系，大大加快转资速度。电力企业是资产密集型企业，资产产生大多来源与工程建设，据赣西公司近三年平均每年固定资产增长约2亿元，而江西省电力公司2010年上半年就固定资产投资就达21.9亿元。资产的快速膨胀给工程管理和财务转资带来巨大的压力。传统的手工转资方式存在一定的不足，工程管理人员与工程财务人员相互脱节，手工环节较多，出错概率高，转资周期长，短则半年，长则一年甚至几年。“自动转资”作为一项ERP系统系统应用技术在业务流程上的创

4、新举措，从项目初期就开始保证资产价值和实物统一的工作，突破了一些长期困扰企业的管理难点，其中最为显著的成效就在于大大缩短了传统电力企业结算和转资的周期，将几个月甚至几年的转资跨度缩短到以周为单位的高度。同时自动转资通过集成化的应用创新，走出了实现公司账、卡、物相符的第一步，为资产实现源头到报废的全生命周期管理提供了坚实的基础。一、ERP工程项目自动转资的形成背景及定义1.1 ERP工程项目自动转资形成背景目前，输变配电工程项目的资产形成数量大，工程转资的工作过程比较复杂，周期也较长，ERP工程项目自动转资过程建立起项目结构和资产之间的关联性、简化工程转资工作，缩短工程转资过程，实现快速、准确的

5、转固过程。同时，建立以资产为核心的项目管理，将资产信息贯穿在项目实施整个过程中，使工程设计单位在工程项目设计的同时,项目管理部门和施工单位、设备管理部门、财务管理在进行项目实施过程中同时关注资产的信息、财务资产的来源可追溯、财务资产卡与设备台账的一致关联。1.2、ERP工程项目自动转资概念ERP工程项目自动转资就是充分利用ERP系统功能，将资产信息贯穿在项目实施整个过程中，建立以资产为核心的项目管理模式。最大限度建立起项目结构和资产之间的关联性，实现项目成本和资产价值之间的平稳转换。从而达到明确工程转资工作职责，简化工程转资工作，缩短工程转资过程目的，实现快速、准确的转固过程1.3 ERP工程

6、项目自动转资意义1.3.1 确立“以资产为核心，以概算为控制”的管理理念，提升项目挂你水平。项目实施过程兼顾资产的形成和概算的控制，项目管理部门关心资产的形成、财务及生产人员提前介入。1.3.2 实现了工程项目实施与资产建设的无缝集成，为资产清理打下坚实的基础，初步解决了资产清理的“前清后乱，边清边乱”的问题资产管理最头疼的事情是账卡物不一致，年年资产清理，但总是“前清后乱，边清边乱”，利用自动转资，使得工程资产清晰。1.3.3 把项目建设看做是资产形成过程，资产管理前移到项目设计阶段，为实现从设计到报废的资产全寿命周期管理提供基础资料。1.3.4 自动导入初步设计概算，自动产生项目结构，自动

7、产生物料需求，简化资产建设过程中的人工操作，大大缩短搭建项目构架的时间。经过初步统计：手工搭建：比较专业的人员至少一周时间才能搭建完毕，采用自动导入方式几分钟就能完成。1.3.5 加快转资速度“一键”创建固定资产卡片和竣工决算报表。二、ERP工程项目自动转资的工作开展2.1 ERP工程项目自动转资的流程图设计院编制概算书（系统外)基建部、生技部搭建项目结构(系统内)费用归集的精细化（归集到WBS）财务月结将项目成本转入在建工程财务基于决算进行费用分摊财务填写资产分类并创建资产卡片（产生资产号）财务部运行程序进行工程转资1234工程人员生成设备验收清单并组织工程验收5PMS创建设备台帐通过接口在

8、PM中创建设备台帐12进行实物清点差异136调整工程项目WBS结构8设备人员运行程序创建带资产号设备清单资产卡片11710149 图一：自动转资的流程图2.2 主要流程的说明2.2.1设计院提交概算书和设备清册。2.2.2设备的项目结构建立到符合转资的层级。2.2.3设备费用收集时需要精细化到转资层次的设备（发2.2.4生费用的WBS），安装费用细化到单元工程。2.2.5每个月末财务进行月结将项目成本结转到在建工程。2.2.6项目实施结束后，项目承建部门生成设备验收清单并组织工程验收。2.2.7生产部门和项目承建部门一起进行实物清点。2.2.8对于实物清点出来的差异，项目承建部门将调整项目WB

9、S结构。2.2.9财务在工程验收完成之后在系统上维护资产分类，并运行程序建立资产卡片2.2.10资产卡片2.2.11生产部门运行程序创建带资产卡片号设备清单2.2.12生产部门在GPMS创建设备台帐。2.2.15财务完成最终决算，并根据决算结果进行费用分摊2.2.16财务运行转资程序完成工程转资2.3 实行自动转资对基建部门的要求ERP系统辅助转资是把项目建设看作资产形成的过程，从建设源头抓起，将资产管理前移到项目设计阶段，实现从设计到报废的资产全寿命周期管理。项目辅助转资是ERP系统实施深化应用的一项标识性工程，它对基建管理有以下基本要求：2.3.1搭建起以资产为核心的项目架构（WBS）。工

10、程部门要按照“一本概算对应一本决算的原则”，以单体工程下达项目概算。提供的项目概算和各类工程的施工合同，要按照不同费用科目细化，归集到不同工程管理对象，搭建起与财务资产目录建立对应关系的项目架构。2.3.2提供与固定资产目录最底层相匹配的设备清册。物资部门必须按照初步设计中的设备物资清册进行采购，相应采购合同中的物资明细程度必须与设备清册相匹配，并具体到固定资产目录最底层。工程建设过程中发生设备领用、退库等行为时，应按照工程项目在ERP系统中的要求及时进行记录。2.3.3确保项目成本归集的正确性、及时性。在ERP辅助转资模式下，项目过程中发生的设备采购成本、服务成本等，通过系统自动归集功能都能

11、够归集到相应的项目架构。财务部门直接对归集项目明细项目架构进行记账处理，形成该项目的实际发生成本，以作为结算价款和工程成本控制的依据。因此，项目架构下各类项目成本归集的正确性、及时性，将会对工程资金支付进度及项目成本控制产生直接影响。2.3.4费用分配的规范化、标准化。在工程竣工验收完后，ERP系统按照既定的分配逻辑将需分摊的费用向资产项目架构进行分摊分配，最终在系统中完成资产项目架构的价值量确认。资产最终价值量确认需分摊的费用包括：建筑费用、安装费用、与建筑费用相关的设备费用和其他费用等。2.4 项目自动转资顺利开展的保障措施根据以上工作流程，公司为保证自动转资工作的顺利开展，成立了以自动转

12、资的工作小组，以公司主管ERP项目建设的公司副总经理为组长，财务部、物流分中心、生技部、基建部为小组成员，并制定工作节点推进自动转资的工作进度。序号需要完成事项高新变高新变责任部门1完成物资的收发货5月18日前物资部门2完成发票校验5月19日 财务部3项目负责部门在系统形成的设备验收清单中填写转资设备的资产细类，并打印设备验收清单组织工程验收。5月20日 基建部4项目负责部门与生产运行部门一起进行实物清点，并在验收清单中完善设备及资产属性，其中资产细类需要交由财务人员审核。5月20日 基建部5对于清点出来的差异，项目负责部门将调整项目结构，并将财务审核无误的资产细类，连同设备属性导入ERP系统

13、中5月21日 基建部6工程实施完成后，财务部门资产专责创建资产卡片并维护结算规则。5月22日 财务部7项目负责部门运行程序打印带有资产卡片号码。通过WBS元素，自动与资产卡片关联，并将责任成本中心、设备的规格型号、变电设备的电压等级等信息更新到资产卡片中。5月23日 基建部8项目负责部门收集结算资料，等待省公司结算批复。5月23日 基建部9项目负责部门导入施工单位提供的结算批复，并在系统中标识“结算”状态。5月24日 基建部10财务部门分别检查建筑及安装工程的实际成本汇总值与结算批复是否相等，相等之后，进行费用分摊。5月25日 财务部11财务部进行项目完全结算，将在建工程价值转到固定资产中，完

14、成工程转资。5月26日 财务部12财务部门出具竣工决算报表。5月27日 财务部13财务部门在ERP系统中将项目状体设置成"关闭“或者”决算“，并将整个项目关闭。5月28日 财务部 图二：自动转资的工作进度安排三、存在的问题与困难及改进措施3.1 自动转资目前的问题与困难3.1.1各部门对ERP系统的认识还不够全面，对ERP系统的操作还不够熟悉。3.1.2 业务部门在前端操作不够规范，为按照自动转资的要求进行，导致在转资过程中反复操作修改现象。3.1.3 公司的自动转资的系统仍处于研究开发阶段，虽取得一定成效但和手工制作的竣工决算由差异，正在寻找原因改进，并且分摊程序存在着一定的问题，

15、还会有新的自动转资程序出台。3.1.4 资产辅助转资后，由于目前ERP资产与PM模块尚未对接，设备台帐与资产卡片尚不能自动建立关联。3.2改进措施3.2.1 公司将对ERP系统进行不间断持续的培训，通过关键用户的经验及学习成果加强对其他用户的培训。3.2.2 已根据自动转资遇到的问题提交了项目管理部门及有关前端业务部门加以改进。3.2.3 积极协助省公司运维人员对自动转资的系统的开发,并积极帮助其查找差异原因,尽快完善自动转资系统, 实现以加快其能在全省推广的进度。3.2.4作好ERP资产与PM的关联，以尽快实现资产与设备、实物与价值联动。四、典型案例41 高新变自动转资新余高新110kV变电

16、工程投资14,248,463.00，建筑工程2,870,664.00元，安装工程2,159,931.01元，设备购置费项6,523,018.00元，其他费用269,4849.99元。高新变在ERP系统中建立项目结构后，日常在完成前端业务流程之后，每个月月末，将运行月结程序，将高新变项目成本结转到在建工程，如下图：在2010年7月份该工程项目成本完全结转到在建工程上，没有使用暂估资产卡片，用户当时也根据了竣工结算批复维护了Z05版本的概算，同时将项目定义的用户状态也调整到结算状态。执行费用分摊程序ZPS18011，如下图：进行费用分摊，由于费用分摊存在一对一、一对多现象，分摊要执行多步：其他费用

17、一次分摊、二次分摊摊，安装工程一对一、一对多分摊到建筑物（如主控楼的施工费）、一对多分摊到建筑（如变电站场地设计费）、一对一分摊到设备（如大件设备运输运费分摊主变压器）、一对多分摊到设备明细如下图：（分摊第一步）（分摊第二步：其他二次分摊到建筑）（分摊第三步）（分摊第四步）（分摊第五步）（分摊第六步）（分摊第七步）（分摊第八步）（分摊第九步）（分摊第十步）（分摊第十一步）经过多次分摊后，最终生成固定资产价值，分摊结果如下：执行设备验收清单报表ZPS18013，见下图，将设备清单导出并维护好资产卡片的分类（细类）、成本中心、责任成本中心。由于省公司在高新变项目立项后更改了ZPS18009资产卡片创建和结算规则维护程序，将资产卡片主数据多个字段更改为必输