浅谈办公自动化后的档案信息管理

1、    浅谈办公自动化后的档案信息管理    魏光正摘 要：档案管理信息化是档案管理理念的全新变革实现档案信息化建设目标，就必须彻底改变手工管理模式下的思维方式，应以全新的现代化管理的思维 来分析档案业务处理流程是否合理、是否优化、是否需要做档案管理流程重建工作。只有在新的管理思想基础上建立起来的新的信息一体化管理才能成为档案管理走向网络化、信息化的坚实基础。关键词：档案；信息；管理；办公自动化由于机关办公自动化的发展产生了大量的电子文件，如何加强电子档案信息的管理，提高工作效率，更好地为单位工作提供利用是档案工作面临的重要问题。随着计算机在办公室的应用

2、，两个不同阶段、不同性质的工作文书处理和档案管理，也紧密地联系了起来。一、关于档案管理与办公自动化的关系当今，很多单位开发了文书、档案一体化计算机管理系统，并投入应用。他们不仅用计算机完成文件起草、收发文件的管理，而且能自动组卷、同步著录标引、归档、统计分析等，几乎包括了文书处理和档案管理的全部业务工作。1.办公自动化是档案形成的过程，档案是办公自动化的结果。从档案学角度看，文件实质上是一种信息，且这种信息需具备真实性和可靠性。而目前的办公自动化技术，已经可以在信息分散处理过程中，真实记录和反映文件产生的整个过程，并准确地将文件归入相应的档案数据库。这些电子文件经过档案管理人员的整理核对，就形

3、成了电子档案。办公与档案管理自动化，是以满足机关各项业务工作需要为最终目的，以计算机高新技术的系统集成为手段，以安全保密为原则，以规范化、标准化的有关条例为依据，以文件的运行规律为导向，以文件、档案信息一体化管理为主线，构成了一个与机关传统文件、档案管理工作并存，外延基本吻合，内涵有所扩展，相互融合又相对独立、完整的电子文件、档案管理系统，实现对文件、档案纸质载体、特殊载体及其内容信息的三重管理和利用。2.办公自动化和档案管理互为影响。办公自动化决定档案的发展方向，反之，档案管理也影响着办公自动化网络技术和数据库技术的进步，使越来越多的单位采用那些不仅能处理和存储信息，而且能保证掌管文件的办公

4、自动化系统。正是这些系统的应用，使得机关的电子文件成为全部工作，而不是部分工作的准确依据。确保电子档案的完整性和真实性，以及历史档案的延续可读性，也要求办公自动化技术必须不断适应档案管理的发展要求。3.计算机技术促进了档案信息的开发利用。档案信息作为国家和社会从事各项活动的原始记录，是社会信息源的重要方面，对它的开发利用，受到社会各界的广泛关注。而计算机技术的发展，将建立起档案现代化管理体系。利用计算机技术取代传统的档案利用，一是节省时间，几分钟甚至几秒钟便可解决传统档案管理办法需几小时甚至数天才能解决的问题，二是节省空间，通过档案信息的数字化及其他先进的存档技术手段，可大大减少档案库房面积：

5、三是节省人力资源。4.对档案管理人员的素质要求。档案管理人员应有良好的政治素质、现代化管理水平和创新能力。档案管理是一项长期、艰巨的战略任 务，任重而道远，要担当起这一历史重任必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，这一方 面是档案工作的政治性、服务性决定的；另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，办公自动化、文档 一体化程度的提高，电子文件的产生、传送、存储、著录、利用、归档等将由计算机辅助管理，需要管理人员具 备较好的现代化管理水平和创新能力，熟练操作微机，了解网络知识，灵活运用档案软件，胜任文档信息的存 储、检索、分析、利用、编研等工作，提高档案信息的传输能力，实现档

6、案信息资源共享。二、推进档案信息管理自动化过程中存在的问题档案信息管理的自动化在近些年得到了一定程度的应用与推行。但是在具体的应用过程中，依然存在一系列的问题。这些问题主要包括以下几个方面：首先。档案管理软件缺乏通用性。由于档案信息管理软件在型号和规格上存在很大的差异。时至今日也没有一个既可以进行文件检索又可以用于档案管理的处理系统。档案信息管理的进度受到了很大的约束 其次是我国到目前为止还没有建立一个达到数据交换机读目的的档案系统。档案管理和互联网管理两方面的工作通常都是各行其是。缺乏配合。层次也不一样。这种状况不能适应档案信息资源共享的要求。再次。档案信息管理未实现标准化和规范化 档案信息

7、自动化系统的功能并没有得到充分的发挥。而档案业务基础工作的标准化和规范化水平也非常差。最后，档案管理人员的素质较为低下 档案管理电子信息化需要相关的操作人员具备较高的层次和先进的技术水平。不能仅仅满足于一般的互联网操作过程。但是从目前的情况来看。很多档案的部门缺乏高科技人才。而相关的复合型人才更加紧缺。很多的档案管理人员年龄较大。不愿意进行互联网知识方面的学习。过度依赖手工整理。尽管档案室引进了自动化的互联网系统。但却没有人灵活运用，也没能发挥其应有的实际效用。就更谈不上档案管理的自动化了。三、做好檔案管理自动化工作应注意的问题档案管理自动化是一项复杂的系统工程，档案自动化管理工作的难度在于各

8、方面的工作必须同时做好，否则，一个方面存在薄弱环节或没做好，就会影响全系统各个环节工作的正常运行和整体作用的发挥。鉴于这种情况，在肯定近年来档案管理自动化工作取得成绩的同时，还应当看到其存在的一些需要改进和完善的问题。1.管理认识问题。这是档案管理自动化工作的核心问题。档案管理自动化是一门综合性学科，一个好的档案管理自动化系统，可以处理机关内各方面的工作信息，并在此基础上进行高度综合。如果要实现档案管理自动化工作在单位内全面而稳定地运转，需要有更强的管理方法。因为一个系统要真正全面运转起来，并取得预定目标，需要各环节的人员都按统一的要求去工作。这样，档案管理自动化的优势才能充分发挥出来，有限的

9、信息才能充分共享。2.管理体制上的问题。档案信息管理自动化工作，涉及的部门多、因素多，需要较强的综合协调管理能力。但目前各单位只把其作为一种单纯的技术行为来认识和管理，忽视了其系统性、综合性和复杂性，于是便产生了管理部门该管而不愿管，服务部门想管又管不好的现象。3.技术方面的问题。从计算机技术发展现状来看，在技术上实现“无纸办公”是比较容易的事情，但在现实中有一些需注意的问题档案信息管理自动化与档案管理的关系档案信息管理自动化。首先，目前我国还没有“无纸办公”方面的法律、法规，这就是说，电子文件的合法性是没有法律依据的。党政机关产生的信息有许多是要作为某些行为的依据而留存的，因此，全面实现“无纸办公”还需要一段时间。其次，实现“无纸办公”，要求单位内部人人都很熟练地使用计算机，我国目前的现状与此还有一定差距。因此，对“无纸办公”的应用要慎重。现在多数部门的做法是，单位内部流通的信息，采取“无纸办公”，对需要存档的信息，纸质文件与电子文件并列运行。总之，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的互联网化，是实现档案工作自动化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。如何提高应用能力，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存