试论改进企业往来账管理的思路

1、    试论改进企业往来账管理的思路    何小琏摘要：往来账是企业在生产经营过程产生的资产与负债，对企业健康发展具有重要作用。怎样控制往来账的规模，是许多企业面临的难题。本文以a企业为例，通过案例研究分析a企业近年财务数据中往来账款的大幅度变化，以及这些变化的产生原因，再参考a企业面对往来账管理难题所采取的具体措施，发现a企业从转变思想观念开始，多层次设计新的控制表格、控制制度，引导公司往来账款逐步回落。希望这一实践经验可以为其他企业提供借鉴。关键词：改进 往来账管理 思路一、a企业概况介绍（一）公司概况a公司是一家贸易类单位，经营范围包括机械设备及其

2、零配、能源、食品、服务，在全国范围内下设5家分支机构，拥有上百家供应商与客户。a企业在发展初期，收入和往来挂账都较少。随着公司经营规模的扩大，往来挂账金额持续冲高，在贷款难度加大、周转不力时，不得不回头严控往来账。在多变的市场中既要扩大销量占领市场，又要将资金风险控制在可接受范围内，保障企业平稳发展。a企业的往来账管理既迫切又难度重重，如何解决往来账管理中的问题，成为a企业思考的重点，通过在公司内部实施一系列改革措施，a企业逐渐降低资金风险。（二）a公司往来挂账情况a公司往来挂账情况详见表1。二、a企业往来账管理中的问题及成因（一）往来挂账金额偏大，账龄长，发生坏账的风险高2011年-2013

3、年a企业债权债务类账款都呈现较快的增长，往来账体量偏大。这主要是因为，第一，迫于市场竞争压力，企业生存要拼业绩，前三年通过增加销售授信额度方式提高了销量，扩大了挂账金额。第二，a公司前期的经营业绩评价指标中销量、毛利是重头戏，占很大比重，往来账影响力还不足5%，和考勤类指标权重相似。绩效考核指标中的往来账指标权重偏低，并且对企业的影响不易计算、不易明细划分。这些都造成决策层、经理人对它的重视程度不够。（二）部门协作不够，风险管控体系不健全虽然机构设置上，业务处、企管处、财务处、人事处、内控处齐全，却由于管理经验不足以及领导倚重程度不同，有些部门变成了消防队长，大包大揽；有些部门被架空，职能发挥

4、不够。业务部门一味追求产值，使往来账款不断上升，财务部门职能疲于催账。合同管理、经营管理、人事部门参与往来管理程度很低，各部门缺乏有效地配合联动，没有一套行之有效的往来账风险管控体系。而且，由于信息不对称、流程设计缺陷，相关部门没有签字审核职责设置，给管控体系寻租提供了空间。个别人受利益驱使，又钻了没有监管责任的空子，有意在立项选择、合同签订条款、绩效指标、人事考核中侵占本单位的利益，对往来挂账放任自流。（三）财务部门往来账管理不足，对账问题多，清账积极性不高由于体制、业务水平的原因，财务部门制定的应收账款清理办法比较陈旧，跟不上a公司快速扩张的步伐、财务制度约束不力。财务部门内部没有固定的往

5、来账分析汇报工作，岗位分工的不同也带来管理的困难。有收入会计、成本会计、费用会计、资金会计分别挂账，却没有专职往来会计统一稽核。由于每个人做账习惯不同且缺乏统一的账务处理规范，导致往来挂账不科学、不规范。一家单位对应若干往来科目，缺乏专职往来会计，各核算岗位容易互相推诿往来管理职责。三、a企业的解决思路与实践（一）从观念上重视往来账的管理2011-2013年的巨量往来挂账，使a公司不断借款，缓解资金运营压力，但长期高额贷款也造成巨额财务费用，侵蚀企业利润。a公司决策层面对现实的困境，不得不重新审视往来挂账问题，加快清理。a公司经领导层审议通过了2014年的资金安全警戒线，加强了对往来账款挂账条

6、件、金额和账龄的限制。在安全范围内积极营销、稳步收付款，尽量先收后付，减少、缩短资金占用时间。超出红线范围，要坚决制止。2014-2015年，在严厉的资金政策和经营政策的约束下，往来挂账不断下降。（二）从制度架构上为往来账管理提供支持a公司查缺补漏，重新梳理以前的合同、挂账相关工作，发现往来账涉及企业管理的各方面，只有在全流程、精细化管理的要求下，才能控制往来账快速增长。完善往来账管理制度，尤其将应收账款的问责不能只限定在业财两部门，还要与各部门的往来监管责任、监管手段、奖惩措施配套。a公司逐步建立信用评价、协同检查体系。业务部门对自己的项目提供一个客户资信、业务现状、项目预计占资量、回款周期

7、的详细调研报告并提供切实的证明材料。合同管理部门要对业务部门提供的各项资质进行公开、多方面的信息核查。在合同审理中对标的物、货物交割方式、地点、时间与货款支付方式是否配比，违约责任条款是否会给企业带来巨大不确定风险等事项进行审核。财务部门会签合同时要检查合作单位挂账情况以及资金收付条款与企业制定的货款结算方式有无偏离。经营考核部门协调业务、财务、合同管理、考核部门一起对账。核对无误后，考核部门依据销售量、往来挂账等情况打分，考核结果作为后期奖评、升迁的依据。a企业在实践摸索中，为了避免业务部门重复付款，由合同管理部门设计了合同管理确认书，作为每次支付货款的附件之一（见表2）。针对可能产生风险的

8、逾期款项，合同管理部门、财务部门共同设计了逾期情况表，提醒管理者那些回款不力和付款不及时业务活动可能要承担的法律风险（见表3）。绩效考核部门重新设计了绩效考核评价表，增加了往来账款考核指标与权重。（三）财务部门规范基础工作，创新对账方法为了提高财务人员账务处理水平，a公司财务部门首先规范账务处理，规范往来挂账明细科目，其次对出错率要进行统计，作为部门内部奖惩的依据之一。为此，a公司往来岗在本部门实践基础上设计了不同往来科目的调整说明（见表4），每季度上报财务经理。一方面，使财务领导对各人的能力状况有更直观的了解，另一方面，督促各岗位按规范记账，调整账务也要遵循一致的规则。a公司财务部门还选拔业务骨干当日专职往来岗会计，财务部门拟订往来挂账金额、账龄的标准，逾期标准，依据领导班子决议后的往来红线，决定是否支付款项。在及时对账、灵活使用对账方法上，财务部门设计了新的对账表，同时，要求内部业财对账须每月一次，外部对账对一些零星挂账年度对账即可，同时做好备查登记。对于既是客户又是供应商且业务持续、滚动结算的往来单位分批对账，对于金额非常巨大的单位每月对账。四、结束语在不断的技术创新与制度建设中，a公司的往来款项自2014年起回落。任何政策的大起大落都不利于企业发展，a公司仍在寻找理性、温和的往来账款管理办法，而他们的经验