档案室库房建设与档案搬迁问题探究

1、    档案室库房建设与档案搬迁问题探究    牟松会摘 要：随着我国社会经济的迅速发展，各单位的档案数量逐渐增多，对档案室库房建设水平提出了更高要求，在档案搬迁方面也有一定要求，给档案管理事业的发展带来更多挑战和机遇。为有效解决档案室库房建设与档案搬迁中的问题，使档案室库房建设与档案搬迁的目标得以顺利完成，本文就针对如何做好档案室库房建设与档案搬迁工作进行深入分析，希望能为档案管理事业的发展提供有利依据。关键词：档案室 库房 档案搬迁在信息化时代发展背景下，各单位的档案数量逐渐增多，对档案室库房的空间大小提出了严格要求。由于以往的档案库房较小，很难满足

2、档案保存的空间需求，给档案管理工作带来更多挑战。面对这种情况，就需要及时对档案室库房进行扩建，正确处理档案搬迁过程中的问题，以此提高档案室库房建设水平，为档案管理工作的持续发展奠定良好基础。对档案室库房建设与档案搬迁问题进行探究，有利于找出更好的办法进行档案室库房建设和档案搬迁，使档案管理水平得到有效提高。1.提前介入档案室库房设计工作在进行档案室库房建设之前，为确保档案室库房能够充分满足档案管理要求，需要提前介入到档案室库房设计工作中，严格控制档案室库房的设计质量，使档案室库房建设质量得到有效保障。（1）在进行档案室库房设计过程中，档案管理人员要确保设计方案符合“九防”要求，使档案室库房能够

3、充分满足档案保存及管理要求。首先，要严格控制档案室库房的选址，避免档案室库房处于易爆场所、易燃场所，不能处于存在污染腐蚀气体的下风向，尽可能选择空气畅通、场地干燥、地势较高的地段。同时，需要将档案室库房的净高控制在2.4m以上，若是档案室库房包括了通风管道和梁，需要将局部净高控制在2.2m以上。此外，档案室库房的防护体系要包括外围护结构的隔热、保温及温湿度等要求，达到防虫、防污染、防水、防潮、防日光、防尘、防盗等各项要求1。（2）在进行档案室库房设计过程中，要严格按照档案库房建筑设计规范的要求进行设计，不能将档案室库房设置在建筑物的顶层或底层，不能将其设置在有水源的位置，以此避免在档案管理过程

4、中出现档案损毁等问题。同时，应积极加强对设计图纸的检查，确认档案室库房的承重是否达到密集架安装要求，否则要放弃密集架安装，或是进行重新设计。为确保档案室库房能够达到防盗要求，需要选择金属类的防盗门，在档案室库房的外窗和外门位置要安装相应的防盗网，以此保证档案室库房的防盗作用得到充分发挥。为满足防虫要求，需要选择不燃材料对穿楼、穿墙管道的孔洞进行填塞，保证其密实性。2.提前描绘档案室库房存放示意图通过档案室库房存放示意图能够充分反映档案排放顺序及档案类别的检索工具，进而为档案升级达标提供有利依据。提前描绘档案室库房存放示意图，既直接影响到档案搬迁，也关系着后续的档案科学管理，对档案搬迁工作的顺利

5、进行有着较大的影响作用。在进行档案搬迁之前，需要及时对档案柜的高度、长度、宽度和档案室库房的面积进行测量，主通道的净宽不能小于1m，两行的净宽不能低于0.8m，顶端和墙之间的间隔不能低于0.6m，且主通道要设置在门口深处2。同时，应保证档案柜的方向与窗户垂直，以由上到下、由左到右的顺序进行档案柜的摆放，及时描绘档案室库房存放示意图，画出档案柜的具体位置，使搬迁工人能够严格按照设计图纸对档案柜进行摆放，使档案柜的整体和美观性得到有效保障。3.档案搬迁过程中的注意事项3.1合理选择搬迁时间在完成档案室库房的扩建工作之后，就要及时做好档案室库房的清洁工作，确保档案室库房的通风时间在一月以上，之后根据

6、实际情况进行档案搬迁。在进行档案搬迁工作的时候，需要充分考虑到气候环境的影响，避免在雨雪天气进行档案搬迁，避免在烈日情况下进行档案搬迁，以此保证档案资料的完整性。比如在南方地區，尽量避开春季和夏季，这主要是因为南方春季的空气湿度较高，而夏季存在较强的光照和频繁的降雨，这种时候都不适合进行档案搬迁。而秋季是进行档案搬迁的最佳时机，整个秋季时间都处于温度适宜、天气干燥的环境下，能够有效保证档案资料的完整性3。3.2合理选择包装运输方式在传统的档案搬迁过程中，很容易出现各种各样的问题，比如在选择装箱运输方式进行档案搬迁的时候，由于档案柜过于沉重，搬迁过程很容易出现档案柜的破损情况。同时，由于档案柜在

7、旧库房与新库房的排放方式存在一定区别，即使将档案柜搬迁到新的档案室库房，也要取出档案排架。因此，在进行档案搬迁的时候，需要根据实际情况选择包装运输方式，以此保证档案搬迁工作的顺利进行。比如选择编织袋将各节档案柜中的档案装起来并做好密封，对编织袋进行档号标记，之后将各节档案柜的钥匙取出，利用透明胶将其固定到把手，避免在搬迁过程出现钥匙折断等情况。同时，对于档案柜上的标签也要做好防护工作，通过透明胶进行加固处理，事先要及时对各节档案柜进行柜号标记，便于掌握档案柜数量，将其按顺序搬到新的档案室库房。3.3做好档案搬迁工作的应急预案为确保档案搬迁工作的顺利进行，使档案搬迁工作中的突发事故得到及时解决，

8、应及时做好档案搬迁工作的应急预案，使档案搬迁工作任务得以顺利完成。首先，需要及时对档案搬迁的进行路线、搬迁时间和保卫措施进行布局，若是遇到雨雪天气，要及时采用覆盖防护措施，避免档案资料出现受损情况，并停止后续的档案搬迁。若是出现火灾等事故，要及时向消防队求助，利用灭火器进行灭火，将受威胁的档案转移到安全位置，使档案资料的完整性得到有效保障。其次，应严格做好防盗工作，不能出现漏取档案等状况，在档案搬迁结束之后，也要及时做好清点工作，避免出现档案丢失等状况。4.结语综上所述，为确保档案室库房建设与档案搬迁的目标得以顺利完成，应提前介入档案室库房设计工作，提前描绘档案室库房存放示意图，准确把握档案搬迁过程中的注意事项，从多方面提高档案室库房建设的整体水平，使档案搬迁工作得以顺利完成，为档案管理工作的进步和发展提供有利基础参考文献：1