高校行政管理信息化建设的有效途径研究

1、    高校行政管理信息化建设的有效途径研究    杨宗义+金凤秋摘 要随着信息时代的到来，全球信息化趋势已经十分明显，在这样的大背景下，高校行政管理信息化建设势在必行。而如何加强顶层设计、转变思想认识，并推进高校行政管理工作向数字化、高效化、透明化发展，是一项亟待探索与解决的重要课题。关键词高校；行政管理；信息化建设doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.039g647 a 1673-0194（2017）20-00-021 高校行政管理信息化建设的必要性当前，我国高校信息化建设工作仍处于初级阶段。研究数据显示，在我

2、国，目前已有85%的高校建立了服务于教学、科研、管理与生活等方面的电子校务系统，但其中实现了教学管理、科研管理、人事管理和财务管理等主要校务信息化的高校不到30%，建立了集成、统一的校级行政管理信息平台的仅有8.9%。传统的管理理念和思维方式严重制约了高校信息化的建设和发展。高校行政管理信息化的实质，是以现代信息技术为工具进行的一场管理变革，因此这不只是单纯的技术改革，其真正的价值在于为管理模式的创新和改革提供有效的手段和工具。高校行政管理信息化建设的过程，实质是业务部门进一步梳理、优化工作流程的过程，能够促进行政管理工作的规范化和标准化，提升行政管理工作效率和水平，以更好地服务于教学科研，提

3、升学校的整体办学水平。2 高校行政管理信息化建设中存在的问题2.1 行政管理信息化系统存在“信息孤岛”现象，集成难度大由于高校的行政管理工作是分部門进行的，各部门信息化建设的情况各异，合作的软硬件公司各异，建设的管理信息化系统采用的数据标准也各异，导致不同的信息管理系统之间不能进行数据互通和共享，且存在重复建设、资源浪费的情况，导致集成难度大。师生在办理多项业务时，需要进入不同的信息管理系统，如学生选课需要进入教务管理系统，办理党员组织关系需要进入党务系统，办理财务报销则需要进入财务系统等。所有的信息管理系统各自为政，形成了一座“信息孤岛”，如何打破信息孤岛，成为高校信息化建设过程中的首要难题

4、。2.2 行政管理人员信息化意识淡薄，缺乏推进信息化建设的主动性受传统观念影响，行政管理人员习惯了传统的工作方式，尤其是年龄较大的行政管理人员，对信息化缺乏足够的认识。同时，由于多数高校的行政管理处于吃大锅饭的状态，工作做的多少并不影响收入，导致行政管理人员不愿主动应用信息化手段改进工作方法。即使在当前高校不断加大办公软硬件投入力度的情况下，行政管理人员还是仅仅把计算机作为打字和浏览网页的工具，对办公软件的使用也只涉及部分功能，往往不会主动去思考软件升级和功能拓展等问题。从这个角度来看，信息化的理念还远远没有渗透进行政管理的工作中。2.3 高校对行政管理信息化建设重视程度不够高校行政管理信息化

5、建设是一项庞大、长期且艰巨的工程，需要学校管理层的高度重视，成立专门的信息化工作办公室，配置专职的信息化工作人员，总体推进全校行政管理信息化建设工作。但在当前形势下，部分高校仍认为信息化建设是“表面工程”“形象工程”，很多工作浮于表面，如很多学校名义上成立了信息化工作办公室，实质上并未配置任何专职工作人员。由于学校管理层的支持力度不够，再加上行政管理人员的积极性也不高，导致高校行政管理信息化建设进度缓慢。3 高校行政管理信息化建设的有效途径研究针对高校行政管理信息化建设过程中存在的问题，为有效推进信息化建设进程，高校应统一共识，高度重视信息化建设，配齐、配强信息化专职工作人员，提升行政管理人员

6、的信息素养，打破“信息孤岛”，将信息化建设各项工作落到实处。3.1 加强行政管理信息化建设顶层设计，建章立制规范管理在高校行政管理信息化建设中，cio体制一直备受推崇。cio（信息主管，chief information officer），也译作首席信息官或信息总监。在我国高校中，cio角色是由校园信息化建设领导小组来承担的。信息化建设领导小组由高校行政管理决策层直接牵头，参与和组织高校信息化建设的具体工作，提高了信息化决策的层次，明确学校信息化建设的指导思想是：积极适应网络化、信息化的社会发展要求，积极构建以校园网络和互联网为基础、以公共平台为支撑、以信息化应用系统为内容、以智慧校园为目的的

7、信息化建设新格局，为学校发展建设提供信息化服务。同时，高校应成立专门的信息化工作办公室，并配置专职的信息化工作人员。这些专职工作人员，既包含信息化技术人员，更要包括具有良好信息化思维和能力的管理人员，负责整体推进信息化建设工作。此外，高校要制定全校信息化建设的工作制度，主要内容应包括信息化建设规范与标准规范、信息化项目管理、经费管理、信息资产安全管理等内容，遵循统筹规划、协调发展、资源共享和需求引导的原则，防止盲目投资和重复建设，避免产生新的“信息孤岛”。3.2 打破行政管理系统“信息孤岛”，实现数据整合与共享凡是具备了一定信息化建设基础的高校，几乎都存在“信息孤岛”的难题。结合高校实际，笔者

8、认为解决“信息孤岛”问题主要有两种方案。一种方案是“自上而下”，由信息化建设领导小组决策，明确学校信息化建设方案和规范，对全校已有业务系统进行统一规划、集中建设。这种方案能够彻底解决“信息孤岛”问题，但需要较长的时间周期、充足的资金与设备。另一种方案是“自下而上”，信息化工作办公室以沟通、梳理业务流程的方式，参与各行政管理部门的业务系统建设。对于现有的业务系统，信息化工作办公室要对其进行升级指导，以符合信息化建设规范、实现数据共享；对于新建的业务系统，信息化工作办公室要实行项目化管理，统一经费管理、规范数据标准，有效避免重复建设和产生新的“信息孤岛”，实现资源合理配置、数据高度整合与共享。3.

9、3 增强行政管理人员信息化意识，加快信息化建设进程行政管理人员必须深刻认识到信息化建设只是手段，不是目的。信息化建设的目标是对已经形成的标准化工作模式进行线上管理，从而节省行政管理人员人工处理时间，确保有更多时间从整体的角度去思考工作，从而提升整体工作水平。同时，业务系统的功能升级和拓展，需要行政管理人员主动思考和积极推进。行政管理人员只有树立良好的信息化意识，才能在信息化建设中发挥主体作用，加快学校行政管理信息化建设进程。高校应坚持做好信息化的宣传工作，通过组织讲座、制作宣传片、树立信息化工作典型等方式进行持续宣传，不断增强全体行政管理人员的信息化意识。同时，高校要采用线上与线下相结合的方式组织多种形式的培训，提升行政管理人员的信息化思维水平和能力，将应用信息化手段开展工作的能力列入行政管理人员考核和晋级的标准中，从源头上促进行政管理人员自觉增强自身的信息化意识。4 结 语高校行政管理信息化建设的最终目标是面向全校师生提供全方位的it应用和服务，建成完整统一、技术先进、覆盖全面、应用深入、高效稳定和安全可靠的智慧化校园，并提升学校在教学、科研、管理方面的服务能力。这是一项长期工程，需要高校管理层统一领导、统筹规划、分步推进。高校全体师生应充分认识到，高校行政管理信息化建设是大势所趋，并向着不断系统化、集成化的方向发