浅谈制造企业电子公文无纸化归档

1、    浅谈制造企业电子公文无纸化归档    姚媛摘 要：文书档案是支持制造企业生产运营的重要基础资料，随着企业信息化水平的不断提高，电子化公文成为企业文书材料的主体，如何做好电子公文无纸化归档工作成为制造企业探索的重要内容。本文就当前企业电子文件归档存在的问题进行分析，并提出针对性措施，为制造企业无纸化归档工作提供参考。關键字：制造企业；电子公文；无纸化归档国家档案局规定，企业需要进行永久、长期保存的电子公文采取电子归档和纸质载体归档“双套制”方式，但是受传统档案管理理念束缚，当前制造企业在电子公文归档方面更侧重于实体归档，电子文件收集不齐全、归档不规

2、范、电子文件存储载体保管不善等问题十分突出，因此，加强制造企业电子公文无纸化归档管理十分必要。1 电子公文与传统纸质公文的差异电子公文与传统纸质公文在表现形式、存储载体、使用方式上存在着较大的差异，因此在文件归档管理上也有着很大的不同：一是电子公文具有间接使用的特性。传统纸质公文在查阅利用时必须通过调阅原始文件进行翻看才能获取其上记载的信息内容，而电子公文是以二进制代码的形式存在，无法直接利用，必须借助特定的计算机软件才能读取信息。电子公文间接利用的特性要求其在归档时必须利用特定的信息系统来辅助进行管理。二是电子公文具备完全共享性。在制造企业中无密级的文件可以被企业员工共享使用，但是受纸质载体

3、限制，同一时间里只能被一人使用。而电子公文是电子信息文件，通过档案管理系统调阅或者光盘读取文件时可以不被载体束缚，实现多人的同时共享。与此同时，电子公文在安全性上也存在一定的风险。三是存储环境上存在差异。传统纸质公文在存储环境上主要是注重对温度、湿度的控制，但是电子公文的存储介质除了对温湿度有要求，在防磁方面也有着较高的要求，同时档案管理系统还要求具备较高的安全保密环境。2 制造企业电子公文无纸化归档存在的问题2.1 制度不健全，管理不规范对于制造企业来讲，企业的核心业务是生产制造，而企业电子公文的归档管理工作等综合管理事务则常常不被企业高层重视。不少企业在公文归档管理方面缺乏完备的工作制度，

4、特别是电子档案刚刚兴起，很多企业很少甚至是没有建立这方面的管理制度。因为缺少了管理制度的支撑，使得电子公文在进行归档时存在收集不齐全、存档不规范、使用程序不正当等问题，电子档案的完整性、真实性、完整性方面得不到有效的保障。不规范的电子文件归档工作一方面浪费了企业的人力物力，另一方面也造成了企业有用信息的流失，给企业造成了损失。2.2 电子文件易于修改，造成收集的困难电子公文与传统公文最大的不同在于其是由二进制代码组成的，易于被修改且修改痕迹不易被发现。许多电子公文的形成过程中不是一蹴而就的，其可能经历了多次的修改，这给电子公文在进行归档时如何确定文件的原始性造成了不小的阻碍。同时，受组织机构的

5、制约，部门间信息共享障碍问题也给原始电子公文的收集带来了难度。部分职能部门认为，部门内产生的电子文件应当归部门所有，而不愿意与其他部门共享。还有些部门因为电子文件在归档时需要进行繁琐的信息录入，一些工作人员缺乏责任心，为了减少工作量而故意缩小了归档范围，造成电子档案的不完整。2.3 业务系统的不兼容性造成归档阻碍随着制造企业信息化管理水平的不断提高，越来越多的业务系统在企业内部上线运行，但是这些业务系统可能是由不同的开发商开发制造的，系统的不兼容问题造成了电子文件数据结构的不统一，这给文件的统一归档工作造成了阻碍。虽然可以采取数据转化的方式来进行统一，但转化过程中可能造成数据的失真，破坏归档电

6、子文件的原始性。此外，信息技术的飞速发展使业务系统不断的更新，一些存储时间较长的电子文件，可能因为版本过于陈旧而使得新系统无法读取，企业管理者无法通过电子档案获取有价值的信息，档案的利用价值大大降低，使企业蒙受损失。2.4 安全保障不足，电子文件易受威胁电子公文的数字化特性使其对计算机系统具有较强的依赖性，电子数据在存储传输过程中可能会受到计算机病毒、木马等恶意程序的侵害，造成原始数据的破坏或盗取。但是，当前大部分的制造企业在电子公文安全保障方面的意识还不强，在信息安全保障措施上做的还不够，安全漏洞问题给电子档案带来了巨大的威胁。此外，电子文件的存储载体也存在易损坏、稳定性差等问题，存储载体的

7、物理寿命常常达不到文件归档的时限要求，而企业电子档案备份管理工作的不到位又造成归档电子数据的安全保管问题，一旦载体损坏将造成不可逆转的损失。3 问题解决对策3.1 健全电子文件管理体系制造企业的管理者应当要认识到电子公文在支持企业发展方面的价值，在电子公文归档方面要有一定的前瞻性。一是要建立和完善电子文件归档制度。制造企业应当与当地的档案管理部门积极沟通，根据企业实际工作情况制定相应的电子文件归档制度，明确归档范围和工作流程，为电子公文无纸化归档提供参考。二是要保障制度的严格落实。要实现预期的归档目标就要求企业必须严格执行相应的档案管理制度，企业应当加强对各部门归档工作的考核，确保各项措施落到

8、实处。三是加强档案管理人员的培训，电子档案的演变发展迅速，一些电子文件需要进行专业的技术处理，因此强化档案管理人员培训是做好电子公文归档的重要基础。3.2 加强电子数据安全保障技术应用电子数据易于修改的特性使档案数据的真实性、完整性易受到威胁，因此，企业应当在业务系统中应用电子数据安全保障技术来进行防范。一是使用数字水印技术，在制造企业中常常会涉及到企业专利问题，电子公文容易被拷贝复制，一旦核心技术信息外泄会给企业带来重大损失。利用数字水印技术可以给企业产生的电子文件增加水印串码，形成直观的防伪标识，当发生文件外泄、出现版权纠纷问题时也易于追踪和查证。二是电子签章技术，要实现电子公文的全流程无

9、纸化归档，电子签章技术是必不可少的，即反映了文件的版权和效力，又防止文件被篡改，保证了电子文件的原始性。三是完善档案管理系统的安全保障措施，加强档案系统访问权限设置，严格控制文档拷贝下载权限，为终端访问设备配备杀毒软件并定期更新维护，配备档案管理网络的还应当增设防火墙等设备，防止外部非法访问。3.3 改善业务系统的兼容性制造企业在开发业务系统时要注重系统的兼容性。一方面要做好业务系统的顶层设计。许多业务系统在后期使用时出现兼容性问题，常常是因为系统在开发初期系统顶层设计不完善，系统功能设计缺乏前瞻性、系统预留接口不足导致的。因此，企业在开发系统前应当对企业未来发展进行预判，使系统能够承载一定扩充规模的企业运作。另一方面是要根据企业业务系统开发设计档案管理软件。企业业务系统一般运行时间较早，档案系统在开发时应当根据