论高职院校档案数字化建设

1、姓名：麦晓璋 出生年月：1984年6月性别：男 籍贯：广州工作单位（省、市、县全称）：广州民航职业技术学院联系电话E-mail：Maishome职务职称或学历：助理馆员，大学本科 研究方向：档案样刊邮寄详细地址（省、市、县、街道门牌号、)：广州市白云区机场路向云西街10号邮编：510403论高职院校档案数字化建设麦晓璋【摘要】档案数字化是高职院校信息化建设的重要组成部分，本文从高职院校档案数字化的必要性出发，阐述了此项工作的具体内容、现状及改进的措施，为高职院校档案工作进一步科学化提供参考。【关键词】高职院校；档案数字化；规范与安全 高职院校的档案管理部门负责着学校各

2、类学案信息的保存、管理和调用。伴随网络科技、数据库技术的飞速发展，以及最近几年各大院校招生规模的不断扩大，高校的档案管理工作正面临着新的挑战。档案管理工作不再是单纯的信息保管，更是校内信息调用的关键环节，这一点越来越受到各大高职院校的关注，也推进了各高职院校档案数字化工作的开展。一、建立健全高职院校数档案数字化的必要性传统的档管管理工作中，高职院校的各类档案多以纸质形式存放于档案馆，检索时费时又费力，且在查找信息的过程中极易造成其它文档的折损；对于档案的备份也会耗费大量的人、财、物。所谓的高校档案数字化，指的是对纸质文档进行电子扫描、分类整理，然后将文档信息录入电子数据库当中，利用计算机来保存

3、档案，以实现信息处理与调用的快捷、安全。（一）档案利用率的客观要求我国各大高职院校学生数量的大量增加，使得档案馆中的信息量激增，特别是学生的学籍档案，不仅数量庞大而且跨时较长，因此如何合理保存诸种档案信息，处理好传承与创新之间的关系，有效提升高职院校档案的利用率，一度成为各校档案馆面临的重要问题，数字化档案系统的建立正好满足了这一需求，能够为学校的改革与发展增添助力。（二）馆内工作质量和服务水平提高的客观要求传统的档案馆物理管理工作流程为：重点在馆藏保存，而不是传递利用。长期以来，严重限制了馆藏信息资源的开发与利用。计算机数据库系统的介入，为改变这一状况提供了契机。通过电脑与专业档案数据库软件

4、的应用，档案的存档、查阅、销毁、和利用的全过程变得更加精确合理；由自动存取系统代替人工全程操作，省人力省物力的同时还加快了工作速度；另外，学校各部门可以通过档案数字系统及时、准确地取得所需信息，可以在很大程度上提升校园服务水准。二、当前高职院校档案数字化建设的现状这几年，各大小院校的档案数字化建设已经达到了一定的水平，校园档案部门的工作方式已经逐步转为开放式管理转变，由原来的人工手动管理转向了现代数字管理。校园档案工作的数字化是一个管理重心由实体文档变为数字化信息的系统变革，要将实体信息整合为数字信息进行存档，以网络连接校内各处，以实现信息的快速传递和资源共享。可以也就当注意到：当前大多高职院

5、校的基础是传统的中等专业学校，大部分档案馆规模不大，校资金投入有限，数字化建设过程中在档案存储、信息处理等过程中，仍存在不少缺陷。（一）相关部门对于档案数字化建设工程认识不足因为档案数字化建设理论不完善，导致对于该工程的认识准确度不足，如认为档案信息化就是档案电子化，没有将档案文献的数字化、档案信息网络化的建设与档案信息化的建设区别开，在添置相关设备的同时，过于重视档案文件由纸质转为数字的速度和总数量，信息管理仍停在档案的建立与保管方面，未将档案中所包含的信息看作重要资源，以致于信息的有效性无法正常发挥；另外，对于档案信息工作在校园信息网中的系统功能认识不足。对档案数字化建设的认识仅限于本部门

6、内部，而未认识到应与校网络管理处、各大小图书借阅处等相关机构开展此项工作与整体的协调发展，严重不利于信息的有效传递和共享。（二）档案馆内数字化管理工作有待加强首先，学校相关部门对于档案数字化的重要性认识不足，未将其纳入校园总体规划当中，以致于此项工作在缺乏财力、技术、与政策上的有力支撑；其次，数字化建设进程中，由于各种工程目标建设不明确，导致设计方案未切合校园实际，所需设备配置不合理，造成无谓的浪费，碍此项工作的正常发展。（三）档案馆内数字化建设质量有待提高 首先，由于数字化建设周期较长，而在此过程中信息技术也在飞速发展，而档案馆数字工程建设标准不明确，无法做到成熟科技成果的及时应用，而在各种

7、软件运行技术之间的兼容性又不足，导致系统可靠性无法得到保；其次，信息安全意识不强。在数字化建设的传输网络化、实现馆藏资源共享等环节中，校方明显在安全意识及措施均有不足。（四）档案馆内工作人员的整体素质有待提高档案工作的数字化首先要求相关工作人员具备相对较高的专业知识与信息技术，而不是仅要求其了解一般电脑的基础操作。事实情况是，很多档案馆数字化专业技术人员不足，多数工作人员数字技术程度不高，“档案管理+数字处理”类专才更为缺乏；而当前各校普通档案工作人员大多为半路出家，人员结构专业性不足，整体素质偏低，同时多数学校不重视组织档案馆工作人员参加各类专业培训，这些均形成了馆内数字化工程的进一步实施。

8、三、档案数字化建设内容及措施（一）档案数字化建设内容大致包括：馆藏档案的数字化处理、档案自动化管理、档案数字传输平台的建立、数据中心的建设。馆藏档案的数字化处理工程量非常大，如果经费有限，可以先用已有设备对重要资源先进行处理，再逐步处理其它档案，纸质档案可以转变为数字文本或者数字图形，此项工作是档案数字化的核心内容；档案馆管理工作的自动化是指由电脑完成档案的编目、检索、统计、鉴定等档案管理环节，是管理流程的现代化。信息只有被使用过程才说明它有价值，当档案信息转化为数字形式后，网络就可以作为档案信息传递的主要平台，以经为媒介开展信息的多向传输，而且还不会受时空所限，使用者只需在网上直接调用档案信

9、息即可；档案数据中心的建设涉及到档案工作的各个环节，因此有必要建立案卷重要电子档案全文、档案全宗及卷内文件目录、信息借阅等等多个数据库。（二）进和步推进档案数字化工作的改进意见首先，馆内要将眼兴放远，跟上信息发展的要求，关键档案重点管理。如：优先建立校内学生的学科成绩、毕业就业信息多层数据库，使校内各级可以分级别查询；优先扫描职能部门公文，建立主要校内公文数据库；优先建立校园师资、学科档案数据库，以利于树立先进的学校形象，吸引更广泛的社会关注。最终将各类专题信息库纳入到学校的整体网络，更完善快捷地服务于毕业生出国、考研以及教师教学、学术科研等等。 其次，强化档案数字化安全工作。数字信息具有复制方便、传递速度快的优势，但也极容易出现泄密、数据丢失的问题，要做到更安全地加以防范，档案安全管理体系标准需要进一步规范和统一，建立高职院校档案安全保密规范、数字化网络安全管理等等，以便在实现信息开放资源共享的同时保障校内档案信息的安全。最后，重视档案馆工作人员业务水平的提高和数字技术的培养。建设“档案管理+数字处理”类人才队伍，是档案馆顺利实现的基础。各高职院校的档案馆应当在积极引进专业的档案管理人才的同时，对于在职工作人员进行业务及数字化技术培训，特别是电子文件管理专业知识学