高中学校档案管理中信息技术的应用实践探微

1、高中学校档案管理中信息技术的应用实 践探微胡敏泰安长城中学摘要：高屮学校档案管理工作是记录师生生活与思想发展状况的重要工作，对高屮学 校的发展有着非常重要的意义。随着信息技术的发展，高中学校档案管理工作有 了新的发展方向。本文将简单探讨学校档案管理工作中信息技术的应用，希望能 对高中学校的发展提供帮助。关键词：高中学校;档案管理;信息技术;信息处理;一、信息技术在高中学校档案管理中的应用优势(-)档案管理不再费时费力。信息技术的使用，有效提高了档案管理工作的有效性。在实际应用过程中，无论 是从文书管理录入工作还是档案管理录入，只需要一次性录入即可实现多次使 用，且可以在内部实现数据共享。此外，

2、各种档案管理的报表可以自动打印，如 收发文单据、档案案卷目录、文件目录、封面等，实现自动统计档案信息，并形 成相应的报表，在很大程度上提高了管理工作的工作效率。(-)档案查询更加方便。信息技术可以为档案管理工作提供更多的查询手段，相关管理人员可以根据自 身需要，从模糊查询、组合查询以及分类查询等方式中选取合适的方式进行查询, 从档案库中检索岀需要的档案信息。此外，信息技术为教职员工提供了更多的查 询手段，相关教职员工可以根据档案管理的权限到网上下载需要的档案资料， 不仅减轻了档案管理人员的查询负担，同时也提高了查询效率。二、现阶段高中学校档案管理现状(-)管理方式。在传统的档案管理工作中，基本

3、上都是采取纸质的方式进行管理，这种档案管 理方式是非常落后的，在管理和保存的过程中极易出现丢失或是损坏的现象， 若是稍有不慎则会造成严重的后果，口档案管理的工作量较大，整体效率偏低。 此外，高屮档案管理所涉及的内容较多，大量学生和教职员工档案产生变动， 这在无形之中为档案管理工作带来非常大的困难。虽然很多高中校园止在向着信 息化管理方向发展，但是发展过程较慢，造成的影响较大。(-)保密工作。在传统的档案管理中，由于管理方式的落后，导致档案的保密性非常弱，档案 信息的安全性有待提高，虽然一些学校也在进行信息化管理，但是其程度较低， 述不能够完全适应档案管理的发展需求。在工作中，档案管理人员多数通

4、过人工 的方式进行信息的录入，不仅影响了工作效率，同时也对档案信息的安全性埋 下了安全隐患。此外，一些档案管理人员的知识结构相对老化，在计算机使用的 过程屮经常会出现一些问题，严重影响了档案管理工作的整体效率。三、加强信息技术在高中学校档案管理应用的措施(-)加强对档案管理信息化的重视和投入。高中学校的领导层对档案管理工作的认识是非常重要的。要想进一步加强档案管 理工作的时效性，就必须要加强领导对档案管理工作的认识。学校的领导者以及 教职员工都要对信息技术的应用价值有充分的认识，并结合学校当前档案管理 的情况，制定完善的信息化档案管理系统，在形式上以及管理理念上都要进行 更深层次的提高和优化。

5、在实际操作过程中，需要将档案资料的格式进行统一， 采取统一的方式对档案进行管理，这样可以实现档案管理工作的“精,，“准,，“快,，。此外，要想让信息技术在档案管理工作中发挥出真正的价 值，就需要学校在计算机软硬件方面加大投入的力度。高中学校以及当地政府在 学校档案管理工作上都要给予一定重视，使学校基础建设的资金能够得到有效 保障。在实际情况中，学校可以向相关教冇部分申请更多的经费来购置合适的计 算机管理硬件，并安装适合档案管理的软件，通过软硬件设备来构建完善的网 络平台以及数据传输系统，保证档案管理工作的个性化服务。(-)注重档案信息化管理的安全性和整体性。档案信息化管理的安全性是十分重要的。

6、由于高中学校档案所涉及的管理内容较 多，因此必须要加强对其安全性的保障。相关管理工作人员在实际的管理过程中, 必须要逐渐摒弃传统的纸质管理手段，可以通过对档案加密的方式来进行安全 管理，也可以通过将整个计算机加密的方式对档案进行安全管理，或是通过新 技术来将相关文档上传至学校的云端存储，并进行加密，这样才能够保证档案 信息的安全性。除了要注重档案管理工作的安全性外，还要注重其整体性管理， 避免在管理的过程中造成文件信息的缺失。管理人员需要对重要的纸质档案进行 保存和整理，在网络的拟定以及审查工作实施下对档案资料的完整性加以保障， 并保证档案信息录入的完整性，通过上述基础措施的实施，有效提高高中学校 档案信息的管理水平。三、结束语总z,在计算机技术不断发展的过程屮，社会各界都对信息技术的管理产生了 一定的依赖性。信息技术可以有效提升工作效率和质量，对学校复杂多样的信息 管理工作起到了一定的促进作用。因此，高中学校应对计算机技术进行正确利用, 通过加大资金投入力度、提高档案管理人员综合素质等方式来提高档案的信息化 管理水平，促进高屮学校档案管理工作向着更加高效化的方向发展。参考文献1 谷怡风.如何创新信息化时代的学校档案管理工作j才智，2016 (35) :75.2 胡静信息技术在高中学校档案管理中的应用j.