浅析人事档案管理与利用

1、浅析人事档案管理与利用论文关键词：人事档案管理问题措施论文摘要：本文通过对单位人事档案管理现状进行分 析，指出人事管理与利用中存在的问题，并提出几点解决 措施，以更好地发挥人事档案的资源优势。安徽省长江河道管理局成立于1961年，隶属安徽省水 利厅，负责省境内416公里长江干流河道的统一管理工作。 xx年安徽省长江河道管理体制调整后，现有在职职工人事 档案784份，离退休职工人事档案357份，死亡人事档案 77份。一、人事档案管理的重要性人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人 员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门 档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的 组织工

2、作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案 管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案 管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为我局选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。二、人事档案管理与利用存在的问题（一）历史遗留问题多，升级达标工作任务繁重。体制调整前，局直单位的人事档案归地方人事部门管 理，由于隶属关系、管理方式不同等历史原因，导致出现 档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题。如人事档 案盒（袋）破损不堪；人事档案材料残缺不全；档案材料 没有进行规范整理，归档材料规格不一，有的甚至没有进 行科学的分类和装订。体制调整后，我局面临1218份人事 档案的重新整理

3、，升级达标工作，除“三龄一历”需要审 核准确外，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。（二）人事档案管理硬件不足。我局由于办公条件限制，虽然管理1218份人事档案， 但没有实现“三室”分开，即档案库房、阅档室、办公室 分开，人事档案库房没有配置防盗门窗、去湿机、加湿器、 温湿度表等硬件设备。（三）专职档案管理人员缺乏。我局主要是由人事部门配备兼职人员兼管人事档案管 理工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开 展，而且这种管理模式，缺乏对人事档案管理人员政治素 质、业务能力、管理水平的培训与提高，使我局人事档案 管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。（四）局直单位人事部门档

4、案意识不强。为规范我局人事档案管理工作，我局印发了省长江 河道管理局档案材料收集归档制度和省长江河道管理 局档案材料借（调）阅制度和传递制度，可是有些单位仍 不能认真对照制度，及时将需要归档的人事档案材料报送 省局，借（调）阅人事档案时也不能认真履行相关手续。 这样，不利于档案资料的不断更新，从而影响人事档案材 料的利用效果。（五）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低。人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服 务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我局人事档 案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人 事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干 部考察、发展党员等方面，

5、未能真正起到应有的作用。（六） 档案管理手段落后。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算 机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录 入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。三、解决人事档案的管理与利用问题的措施（一）领导重视，组织得力。单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一 步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在我局人事管 理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要 将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实 解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署,有检查,有落实;要

6、主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了 成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬 和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施 最终可以促进人事档案工作绩效的提高。（二）为人事档案管理工作提供必要的物质条件。要将人事档案工作所需经费列入单位财务计划，保证 经费落实；要利用单位办公楼即将拆迁的机会，改善人事 档案管理工作的基础设施，实现“三室”分开，即档案库 房、阅档室、办公室分开；要为人事档案库房配置防盗门 窗、去湿机、加湿器、温湿度表、复印机等硬件设备。（三）要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员 素质。为切实做好“三龄一历”审核工作，顺利实现人事档案升

7、级达标任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人 员，这样可以保证人事档案工作的长效性，促进人事档案 管理上水平；要不断提高人事档案管理人员的自身素质， 对档案管理人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定 组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案 方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适 应新时期长江河道管理事业发展对人事档案管理的新要求; 同时，也要加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育 他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨 认真、要能吃苦、耐劳，甘于奉献。（四）完善、落实人事档案管理制度。在我局现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上, 根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案 管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对 制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。 要按照规章制度要求，定期检查监督局直单位对档案制度 的落实执行情况，督促局直单位按照制度要求，及时将归 档文件报送我局，对收集档案材料，从手续是否完备，表 述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的 鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不 积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度 化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。（五）提高人事档案管理的现