新形势下机关档案管理工作存在问题与建议

1、新形势下机关档案管理工作存在问题与建议摘 要档案是机关事业单位公务活动的真实记 录。重视档案工作，对于规范机关管理，提高机关工作效率, 具有重要的意义。本文从档案管理工作的重要性入手，分析 了目前机关档案管理存在的主要问题，并提出相应的对策。关键词档案；管理；问题；对策【中图分类号】d631. 1【文献标识码】a【文章编 号】1007-4244 (2013) 10-166-1一、档案管理工作的重要意义和特殊作用档案来自于人们的社会活动。具体地说，就是在各机关 团体企事业单位的工作中，以及个人在私人活动中产生出来 的，它包括两个方面：其一是国家机关和社会组织在履行其 职能，完成其工作任务中，产生

2、了大量的文件。档案就是由 其中有价值的文件中转化形成。其二是著名人物、著名家庭 和家族，在他的一生活动中，形成的许多的日记、私人信函 等，作为有价值的历史记录保存下来的就是档案。档案，除了具有机关工作的有效工具、经济建设的重要 依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教 育的生动素材等一般功能之外，还有其特殊功能。档案的特 殊功能主要指档案的凭证作用和参考作用。凭证作用：档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效 用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用， 是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档 案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史 情况的客观性，

3、档案是令人信服的历史证据。参考作用：档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用, 同样也具有广泛的参考作用。这是因为档案不仅真实地记录 和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活 动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的 经验。”察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高 度的概括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和 广泛性。二、机关档案管理面临的问题和挑战（一）机关档案管理面临的问题。机关档案室分散设置。 机关档案室分散设置，首先使得机关难以应为技术的更新和 变化，档案管理依然以手工管理方式，即相应的人力加上简 单的档案柜具就基本满足，很多丰富的新管理手段没有选

4、用，不适应时代发展；其次导致公共资源分散投入，难以形 成集约管理效应；同时，难以满足档案信息的互通和查询水 平，无法满足社会利用者一站式信息服务的需求。档案管理水平有限。原因之一是部分机关对档案管理水 平要求不高，认为从为自身服务的角度考虑，不需要进行更 大的投入就可以满足相应的档案管理工作需要；同时，机关 档案室经费不是公共事业经费划拨，如果加大档案管理投 入，更高的管理成本完全由本部门自行承担，这也促成档案 管理投入有限的局面。（二）机关档案室管理面临的挑战。办公信息化、网络 化挑战。随着办公信息化、网络化的快速推进，电子政务建 设不断提速，机关档案的管理工作也面临着新变化、新挑战。 在办

5、公信息化、网络化环境下，机关档案形成过程、载体和 内容记录形式都呈现出多元化的特点。机关档案形成过程多 元化是指，机关文件的制作有多种方式可以选择，主要包括 纸质人工制作、计算机辅助生成、数码影像设备生成等；机 关档案载体多元化是指，随着电子政务的建设，出了传统纸 质材料载体外，还有磁性载体、网络技术载体和数码技术载 体等新技术新材料载体；机关档案内容记录多元化是指，除 传统纸质档案外，还有大量利用新技术记录的影音资料。信 息化和网络化在给机关档案管理带来便利时，也增加了信息 收集难、归档整理难、档案保管难等新问题。三、推进机关档案管理工作的建议（一）加强领导，健全组织。领导重视是做好档案工作

6、 的前提。首先应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接 负责的相关领导；其次要建立档案管理机构网络，形成以机 关综合档案室为中心，各基层单位、各科室共同参与的管理 网络；第三要逐步建立健全统一领导，分级建档，逐级负责, 条块结合的档案管理体制。（二）把握重点，规范管理。文件材料的归档及管理是 档案工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中 心。在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文 件材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材 料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管理 关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性； 四是把好文件保密关，保证涉密档案的内

7、容不泄密。（三）加强档案人员的继续教育，保持档案队伍的相对 稳定。要采取多种形式加强档案人员的继续教育，省、市档 案局可以组织专业知识培训；各单位可以采取“请进来，走 出去”的方式，既可请档案局专业人员现场指导，也可到好 的单位实地学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案专 业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做 到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定, 才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。（四）完善设施，加大软硬件建设。硬件上，要按照档 案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以 购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必 要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要 立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文 件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由 国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件，使档案的 管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更