企业费用报销管理问题研究

1、    企业费用报销管理问题研究    王春颖摘 要 企业费用是企业生产经营过程中不可避免的支出项目，是反映企业在一定的生产经营期间各项资源消耗情况的核心指标。作为费用支出的控制主要内容之一就是费用报销制度的规范。本文介绍费用报销的基本要求，分析了目前企业在费用报销中存在的问题，并据此提出相关对策建议。关键词 企业费用 费用报销 票据管理企业费用是企业生产经营过程中不可避免的支出项目，它是反映企业在一定的生产经营期间各项资源消耗情况的核心指标。企业通过会计核算得到一定时期的企业费用信息，通过对该费用信息的分析，企业投资者可以依据该信息决定是否继续跟进投资

2、，而对于企业内部管理来说，则是确定考核标准以及计算企业损益的重要指标。按照现行财务准则的要求，通过相应的会计处理与分类核算，可以将企业生产经营过程中发生的每一笔费用都列支于不同的项目中。因此，费用支出在企业的财务核算以及生产管理中占据着重要的位置，如何有效地控制费用的支出进而降低生产成本和提高企业经济效益是每一个企业必须要思考的问题，对费用支出的控制主要内容之一就是建立规范的费用报销制度。一、企业费用报销的基本要求按照现行会计准则核算要求，企业费用报销至少应该符合合理性、相关性、规范性三个方面的基本要求。具体内容包括：（一）合理性合理性是指费用报销的内容必须符合现行会计准则核算要求。企业内有各

3、个不同的岗位，每个岗位从事的工作不同，可以报销的内容也不同，一个业务员可以报销一些差旅费、业务招待费，经理可以报销手机费等等；而如果一个休假的人员，报销他在休假期间亲戚朋友吃饭的钱款，显然就不合理了。这就要求费用审核人员从多个渠道去了解报销人员的考勤情况。因此，相关费用在报销时，可以请考勤人员确认时间的合理性，报销人员也必须有正确的报销意识，不是因为你有了相关的经费额度就可以随意报销款项。（二）相关性费用报销应该是与企业经营活动相关的内容。在私营企业中经常会出现将家中的费用拿到企业中报销的事情。不是因为私营业主开办了公司，其中所发生的任何费用支出都是与企业相关的。报销审核人员在审核费用时，需与

4、私营业主沟通此类问题。而大型企业中的费用相关性，更需要有一定的程序要求，往往就会存在费用由谁、什么部门申请的问题。这需要在事先完善整个报销流程，报销人员在报销时，也必须注意提供的发票抬头必须是公司抬头，发票开具的内容也必须是和报销的内容相关。（三）规范性费用报销需提供规范的发票，粘贴也要符合企业要求。报销流程规范发票作为报销业务的一个载体，其本身是必须正确的。费用审核人员在审核发票时，需利用目前信息化的方式，予以查询。各地的国地税都提供了查询发票的途径，一旦发票不真实，就不得予以报销。例如，目前全国正在开展营改增的工作，企业收到2016年5月之后开具的营业税发票应该对此发票的真实性保持一定的怀

5、疑。二、目前企业费用报销过程中存在的问题（一）费用报销计划性不够出于企业资金运作的考虑，财务部门希望业务部门能对费用使用提出计划，以便财务部门资金运作。例如，大额的广告费用支出，业务部门在知晓此费用发生时，未及时通知财务部门，而且对费用的支出又有急迫需求，造成财务部门资金运作的难度增加。另外，有的企业对于费用预算计划的编制又过于死板，在市场竞争中，如果出现特殊情况，导致实际费用支出时难以用原来的费用预算进行审查考核，又难以及时进行计划的调整，可能会影响到企业把握商机的能力。（二）费用报销流程系统不规范对于费用报销管理来说，流程的规范至关重要，由于认知度不足，没有规范的流程，就不能形成一个较完善

6、的且具有制度化的系统，从而引起一些不必要的问题。例如，企业明确了业务人员每月予以报销的业务招待费、手机费等的额度，然而，业务人员在实际报销时，备注了超标原因，其领导签字后，单据流转到财务部门。财务部门认为单据超标，签字流程不能仅到其领导就可以，予以退回，并告知原因，然而业务人员仍认为是财务部门存心刁难。（三）费用报销制度不够完善一方面，企业对于费用报销制度的制定往往经历一段时间后再予以执行，而对于新生的费用报销内容缺乏可以参考的制度。在有的企业，甚至大量出现经济业务不存在或不合理，利用假发票报销套取资金的现象。例如，为了将无法入账的相关支出、个人消费等变不合理为“合理”而使用虚假发票，或者通过

7、编制虚假业务或夸大费用开支，利用套开或虚开发票套为私人牟利等。另一方面，相关事项的签批人员签字样本更新度不够，送交财务部门报销的单据上的领导签字无法辨识，涉及跨部门签批的内容协同部门的签字级别等。上述情况的出现都说明企业的费用报销制度在细节方面应该更加具体、明晰和规范。（四）费用报销票据杂乱发票作为重要的商事凭证，由于人员对此的认知度不够，在具体报销过程中会存在票据信息杂乱的现象。例如，报销一项招待费用，事由写明是招待某某公司人员午餐或者晚宴，而提供的发票分属不同企业开具的，每家企业的发票金额都不是很大，而且还以定额发票为主。类似这种情况，应该有理由怀疑其票据本身的来源存在疑点。此外，开具的发

8、票也存在不符合规定的现象，主要为经办人员在索要发票时，未看清开具的发票单位名称书写是否正确或规范，就立即接受、粘贴报销单据，等到单据传送到财务部门时，又发现名称不对时，往往会出现跨月等问题，对方企业不予换票等现象。三、加强企业费用报销管理的对策建议（一）强化费用报销计划对于能预先知晓的费用，应提前在系统中计划好。例如，业务人员每次出差前，都必须在系统中就差旅作出计划，经审批后，方能出差。对于临时紧急出差的情况，也需在出差途中补齐手续，使财务部门事先对费用进行预提，减少因集中报销等原因造成每月费用金额的变化差异；对于跨年度的费用也能及早处理当期损益。（二）规范费用报销过程企业应该制定并完善（下转

9、第页）（上接第页）审批流程，将企业费用报销流程分为常规授权和特别授权，明确各个岗位办理业务的范围、权限以及相应的职责；编制常规授权的权限指引，规定特别授权的范围和权限，严格控制和监督特别授权；规范企业各层管理人员在授权范围内的行使职权和职责；对重大事项进行集体决策审批或者利用联签制度；对于超出正常范围的特殊报销制定相应的制度及指导流程。费用报销的流程需经企业内控部门审核，合理规避因流程问题造成的各种风险。企业内部审计部门也需对流程进行适当抽查，检查实际操作中是否有不符合流程的内容，及时反馈，及时改正。财务实际操作部门人员在实际工作中，如发现流程上有不顺畅的地方，也应及时向上级领导反映，共同使费

10、用报销顺畅进行。（三）健全费用报销制度企业应当建立统一的书面审批权限表，据此制作相关的付款申请表，为每个审批环节预留签字空间，从而使财务人员在付款时，能够清楚地知道报销凭证是否失真，是否经过各级领导的审批；建立相关人员的签字样本，以此来预防相关人员的伪造签字，同时要求财务人员在审核时要认真比对其签字，公司建立签字样本，并安排稽核专人定期检查。制定制度时，尽量细分职责范围，太笼统的制度不利于财务人员的实际操作。（四）规范费用报销票据随着发票使用的普及，通过发票能够了解过去所发生的经济业务的实情，对于收到的发票利用现有的网络资源检查发票是否真实、单位名称书写是否正确等。企业应不定期地对相关报销人员

11、进行发票知识、审批流程、单据填写、票据粘贴、报销时限等内容的培训。费用报销时财务部门的窗口工作做好了，能给财务部门的形象加分，能改善财务部门与其他部门的关系。例如，在本次营改增改革中，对于差旅费-住宿费用一项是可以开具6%的增值税专用发票，企业是可以用于抵扣的。于是财务部门在理解了规定的意义后于4月初中旬即发文通知各有关部门请出差人员从5月1日起取得可抵扣之用的发票，并将开票资料一并发送。做到事先通知，也有利于事后规范报销的票据。总而言之，企业一定要加大企业费用报销的重视力度，并要采用有效的措施减少费用报销过程中的漏洞，同时要根据企业的实情，尽可能控制企业的费用支出，提高企业经济效益，增加企业竞争力，保证企业健康稳定发展。（作者单位为佳通轮胎<中国>投资有限公司）参考文献1 赵小华.浅议费用报销的内部控制j.财经界（学术版），2013（11）.2 王岚.试论企业费用报销监管问题及其措施j.中国乡