业务单证档案培训课件

1、适应监管要求：适应监管要求：合规、标准、规范；合规、标准、规范；解决公司业务单证管理过程中存在的一些问题：解决公司业务单证管理过程中存在的一些问题：职责不明确、流程不清晰、规则不细化、标准不统职责不明确、流程不清晰、规则不细化、标准不统一等一等结合公司实际情况，结合公司实际情况，有效支持公司业务发展。有效支持公司业务发展。- 2010- 2010年年8 8月出台并下发了业务单证管理暂行月出台并下发了业务单证管理暂行办法（办法（20102010版）（新保客版）（新保客201021201021号）号）2. 业务档案管理工作要求业务档案管理工作要求1. 单证管理工作要求单证管理工作要求 单证管理工作

2、要求单证管理工作要求l有价单证定义有价单证定义 有价业务单证是指各项保险业务所使用的、印有顺序编号的、一经签发即承担有价业务单证是指各项保险业务所使用的、印有顺序编号的、一经签发即承担经济责任、产生法律效力或以此作为收款书面依据的有关凭证。包括各类保险经济责任、产生法律效力或以此作为收款书面依据的有关凭证。包括各类保险单、保险凭证、批单、保全人名清单、保险费发票、保险费收据、因业务需要单、保险凭证、批单、保全人名清单、保险费发票、保险费收据、因业务需要而按照有价进行管理的重要业务单证等。而按照有价进行管理的重要业务单证等。 单证保管单证保管 库房管理库房管理 三级以下机构应根据实际需要设立单独

3、的有价业务单证柜，且与非三级以下机构应根据实际需要设立单独的有价业务单证柜，且与非 有价业务单证进行有价业务单证进行分库管理分库管理，并加强库柜及出入库管理。，并加强库柜及出入库管理。 业务单证库房须实行业务单证库房须实行专库、专柜、专人保管专库、专柜、专人保管制度，非单证管理人制度，非单证管理人 员不得擅自进入单证库房。员不得擅自进入单证库房。 业务单证库房应购置必要的装具，库房要坚固，并配备必需的防业务单证库房应购置必要的装具，库房要坚固，并配备必需的防 护设施。护设施。 库房盘点库房盘点 盘点时间要求：盘点时间要求：每周对库存实物单证进行盘点，最长不应超过半个月每周对库存实物单证进行盘点

4、，最长不应超过半个月 单证发放单证发放 有价单证有价单证“限时限量发放限时限量发放” 有价单证超额领用有价单证超额领用发放对象发放对象发放限额发放限额有效期有效期业务员（营销员）业务员（营销员）1010张张注：暂收收据为注：暂收收据为5 5张，且一张申请书仅能发放一张，且一张申请书仅能发放一份暂收收据（新保财份暂收收据（新保财200820083434号）号）自发放之日起自发放之日起1515天天中介机构中介机构根据需要动态预留一个月的使用量根据需要动态预留一个月的使用量原则上自发放之日起原则上自发放之日起6060天天l 实行实行中心支公司签字负责制中心支公司签字负责制l 流流 程：程： 需求人需

5、求人所属部门负责人所属部门负责人本级单证归口管理部门本级单证归口管理部门中中心支公司单证归口管理部门心支公司单证归口管理部门中心支公司总经理审批中心支公司总经理审批向分公司向分公司单证归口管理部门报备单证归口管理部门报备分公司进行系统操作并授权分公司进行系统操作并授权中心支公中心支公司发放司发放l 要要 求：求：有效期为有效期为“自发放之日起自发放之日起1515天天”； 单次超额领用份数不超过单次超额领用份数不超过5050份份 单证领用单证领用 有价单证领用限额有价单证领用限额 领用人领用人领用限额领用限额业务员（营销员）业务员（营销员）每种单证不超过每种单证不超过1010份份部门或中介机构部

6、门或中介机构已领用单证已领用单证使用率不足使用率不足8080时时，不得领取该类新单证，不得领取该类新单证 单证使用单证使用 单证预警单证预警 每天核对台帐，对每天核对台帐，对离有效期限离有效期限5 5天尚未使用或未回收的单证天尚未使用或未回收的单证向单证领向单证领 用人发出预警，以提醒其及时使用或缴回单证。用人发出预警，以提醒其及时使用或缴回单证。 单证过期单证过期l 单证领用后单证领用后未在未在1515天有效期内使用天有效期内使用的为过期单证；的为过期单证；l 过期单证一律按作废处理，并过期单证一律按作废处理，并最迟应在最迟应在1515天内交回天内交回；l 超过超过1515天仍未交回的，单证

7、管理部门可将相关信息提供人管及天仍未交回的，单证管理部门可将相关信息提供人管及 财务进行相应的扣款处罚。财务进行相应的扣款处罚。 单证核销单证核销定义：单证核销是指单证管理员对各单证用户已正常使用的单证核减领用数量定义：单证核销是指单证管理员对各单证用户已正常使用的单证核减领用数量或对未使用单证、作废单证和声明遗失单证进行收回并核减领用数量的过程。或对未使用单证、作废单证和声明遗失单证进行收回并核减领用数量的过程。包括使用核销、作废核销、遗失核销、缴回核销。包括使用核销、作废核销、遗失核销、缴回核销。 必须坚持必须坚持“谁使用、谁核销且及时核销制谁使用、谁核销且及时核销制”，一个工作日内完成系

8、统录，一个工作日内完成系统录入。入。 正常使用正常使用系统自动核销系统自动核销 作废单证作废单证系统手工核销系统手工核销l 对全部联次加盖作废章并登记台帐对全部联次加盖作废章并登记台帐l 按时间顺序留存装订，以备销毁按时间顺序留存装订，以备销毁 遗失单证遗失单证系统手工核销系统手工核销l 流程：及时申报流程：及时申报声明作废声明作废系统核销、登记台账系统核销、登记台账l 遗失人须在单证遗失遗失人须在单证遗失一个工作日提交遗失声明一个工作日提交遗失声明l 已发放至银行网点或兼业代理机构的单证，因其保管不善而遗失的，已发放至银行网点或兼业代理机构的单证，因其保管不善而遗失的，由银行网点或兼业代理机

9、构出具相关情况说明并签字盖章确认，作为由银行网点或兼业代理机构出具相关情况说明并签字盖章确认，作为有价单证遗失声明有价单证遗失声明的附件。的附件。 缴回核销缴回核销系统手工核销系统手工核销l 离职离职/ /解约业务员（营销员）缴回的所有未核销的业务单证均按作废解约业务员（营销员）缴回的所有未核销的业务单证均按作废处理；若离职处理；若离职/ /解约时有价单证已丢失，参照单证遗失管理规定办理相解约时有价单证已丢失，参照单证遗失管理规定办理相关手续。关手续。 单证销毁单证销毁 原则：原则：分级管理、全面监控、重点布防、综合防范分级管理、全面监控、重点布防、综合防范 销毁实施销毁实施l销毁清单：销毁清

10、单：已发放至银行网点的单证消亡或作废后，若由于银行方自身的单证管理规定而无法回收实物的，由银行方提供经签字盖章确认的单证作废、销毁清单l销毁小组：销毁小组：由单证归口部门、责任部门及办公室、风控部门、财务部门等相关部门组成，对需销毁单证进行全部清点后组织实施销毁；l专业处理：专业处理：须粉碎或打成纸浆，大批量单证销毁应交造纸厂集中进行专业销毁；l销毁过程：销毁过程：销毁小组人员须同时在场方可进行销毁，过程中应当进行全程监督并记录视频、影像资料，严禁擅离岗位；l销毁结束：销毁结束：检查确认销毁结果是否符合销毁标准，并在鉴定表上签字确认，注明“已销毁”字样和日期，鉴定表一式四份，四方各执一份。同时

11、拍摄销毁残骸照片后，才能离开现场，结束销毁工作。 销毁地点销毁地点 分公司及中心支公司应根据各自的销毁数量、销毁能力、交通运输状况，设置相对分公司及中心支公司应根据各自的销毁数量、销毁能力、交通运输状况，设置相对 集中的销毁点，并报上级公司备案。集中的销毁点，并报上级公司备案。 销毁频率销毁频率 分公司须每半年进行一次分公司须每半年进行一次有价单证销毁；有价单证销毁；中心支公司须每年进行一次中心支公司须每年进行一次有价单证销毁，有价单证销毁，销毁时需报分公司审批。销毁时需报分公司审批。 单证系统管理单证系统管理 按系统操作及管理手册正确使用系统按系统操作及管理手册正确使用系统 不得有任何单证及

12、任何流程脱离系统管理不得有任何单证及任何流程脱离系统管理 实行权限管理，保证安全正确使用实行权限管理，保证安全正确使用 将每一份单证号码与最终代理用户一一对应，实现每一份单证的将每一份单证号码与最终代理用户一一对应，实现每一份单证的 全流程系统管理全流程系统管理 最终代理用户：个人、团体业务为业务员（营销员）；最终代理用户：个人、团体业务为业务员（营销员）； 银行代理业务为银行网点；银行代理业务为银行网点； 兼业代理业务为兼业代理网点兼业代理业务为兼业代理网点 单证信息录入系统：及时性、准确性、真实性单证信息录入系统：及时性、准确性、真实性新契约归档新契约归档业务档案管理工作要求业务档案管理工

13、作要求业务档案分类及保管期限业务档案分类及保管期限l一、整理和归档要求一、整理和归档要求l1.1.个险、代理投保资料的顺序依次为：个险、代理投保资料的顺序依次为：l（1 1）投保书）投保书l（2 2）委托银行代扣保险费协议书）委托银行代扣保险费协议书/ /首期保险费暂收收据首期保险费暂收收据l（3 3）业务员告知书）业务员告知书l（5 5）客户提供的其它投保资料）客户提供的其它投保资料l2.2.通知书的整理顺序依次为：通知书的整理顺序依次为：l（1 1）通知书）通知书l（2 2）客户提供的资料等）客户提供的资料等l3.回执、保费发票、一年期及以下短险业务留存凭证等业务档案需单独整理归档。回执、

14、保费发票、一年期及以下短险业务留存凭证等业务档案需单独整理归档。l4.4.团险新契约档案团险新契约档案l（1 1）投保书）投保书l（2 2）保险费预收收据）保险费预收收据l（3 3）保单副本）保单副本l（4 4）人名清单打印版）人名清单打印版l（5 5）人名清单原始版）人名清单原始版l（6 6）客户单位提供的其它资料）客户单位提供的其它资料二、归档文件的整理原则二、归档文件的整理原则l1 1、在一个扫描批次号内，各类档案按如下顺序排列：、在一个扫描批次号内，各类档案按如下顺序排列： 新契约档案：新契约档案：先按日期，再按照单证号码排列先按日期，再按照单证号码排列l2 2、对复印件、身份证、药品

15、收费清单等小于、对复印件、身份证、药品收费清单等小于A4A4型纸的小件，需按时间和分类顺序粘贴型纸的小件，需按时间和分类顺序粘贴在空白在空白A4A4纸上。作为粘贴底页的纸上。作为粘贴底页的A4A4纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。l三、归档文件编目三、归档文件编目l各类业务档案必须按规定格式逐件填写卷内目录、案卷目录。案卷标题要求简明扼要，各类业务档案必须按规定格式逐件填写卷内目录、案卷目录。案卷标题要求简明扼要，准确反映卷内文件的内容，用准确反映卷内文件的内容，用毛笔、钢笔毛笔、钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。或签字笔书写，字迹要工整

16、、清晰。l1.新契约类业务档案以新契约类业务档案以扫描清单扫描清单作为卷内目录。扫描清单要加工成作为卷内目录。扫描清单要加工成EXCEL表格形式，表格形式，并按照归档类别分别排序，累加总件数并立卷。并按照归档类别分别排序，累加总件数并立卷。l2.卷内目录采用卷内目录采用A4纸打印，一式两份。一份入卷，一份制作成案卷目录。纸打印，一式两份。一份入卷，一份制作成案卷目录。l3.档案盒封面应标明档案盒封面应标明全宗名称全宗名称。l4.档案盒盒脊需设置机构名称、年度、业务类型、扫描批次号档案盒盒脊需设置机构名称、年度、业务类型、扫描批次号/保单起止号保单起止号/赔案号赔案号/投诉投诉案件编号、盒号、保

17、管期限等必备项。案件编号、盒号、保管期限等必备项。保全归档保全归档业务档案分类及保管期限业务档案分类及保管期限l一、整理和归档要求一、整理和归档要求l1.1.按照类别，将个人、代理保全件合并整理归档，团体业务保全件单独整理归档。按照类别，将个人、代理保全件合并整理归档，团体业务保全件单独整理归档。l2.2.所有保全档案按作业日期、保全受理号大小排序。所有保全档案按作业日期、保全受理号大小排序。l3.3.每份保全档案按以下顺序排列：每份保全档案按以下顺序排列：l（1 1）批单业务留存联（团体旧系统保全档案适用）批单业务留存联（团体旧系统保全档案适用）l（2 2）收据业务留存联（团体旧系统保全档案

18、适用）收据业务留存联（团体旧系统保全档案适用）l（3 3）保全作业申请书）保全作业申请书/ /团体保全作业申请书团体保全作业申请书l（4 4）团体保全人名清单（续）团体保全人名清单（续）l（5 5）各类身份证明复印件）各类身份证明复印件l（6 6）保险合同）保险合同l（7 7）其他存档资料）其他存档资料l4.4.个人、代理保全其它类档案中，每件档案按上述顺序排列后，所有保全档案按扫描批次号排序。同一批个人、代理保全其它类档案中，每件档案按上述顺序排列后，所有保全档案按扫描批次号排序。同一批次号内的保全档案按照清单顺序排序。次号内的保全档案按照清单顺序排序。l二、归档文件的整理原则二、归档文件的

19、整理原则l1 1、新系统上线后的业务档案：在一个扫描批次号内，、新系统上线后的业务档案：在一个扫描批次号内， 保全档案：保全档案：先按照日期，再按照保全受理号大小排列；先按照日期，再按照保全受理号大小排列；l2 2、对复印件、身份证、药品收费清单等小于、对复印件、身份证、药品收费清单等小于A4A4型纸的小件，需按时间和分类顺序粘贴在空白型纸的小件，需按时间和分类顺序粘贴在空白A4A4纸上。作纸上。作为粘贴底页的为粘贴底页的A4A4纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。理赔归档理赔归档l一、整理和归档要求一、整理和归档要求l1.结束扫描后的理赔案

20、件文件材料，归档前应该按照扫描批次号进行依次整理。结束扫描后的理赔案件文件材料，归档前应该按照扫描批次号进行依次整理。l2.非特殊情况下，理赔档案不再按照赔案号进行归纳整理。特殊情况下，需要分案归非特殊情况下，理赔档案不再按照赔案号进行归纳整理。特殊情况下，需要分案归纳汇集者，按照统一的查询方式调阅案件全部材料后，再进行复印归纳。纳汇集者，按照统一的查询方式调阅案件全部材料后，再进行复印归纳。l3.理赔案卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决理赔案卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其它文件

21、的排列顺序按照理赔工定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。作程序依次排列。l4.当年结案的理赔案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。当年结案的理赔案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。l5.理赔案卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。案理赔案卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。案卷厚度一般不过二厘米。卷厚度一般不过二厘米。l二、归档文件的整理原则二、归档文件的整理原则l1、在一个扫描批次号内，各类档案按如下顺序排列：、在一个扫描批次号内，各类档案按如下顺

22、序排列：l理赔档案：按照赔案号排列。理赔档案：按照赔案号排列。l2、以件作为保管单位的各类材料的排列顺序：原件在前，复制件在后；回复性材料在、以件作为保管单位的各类材料的排列顺序：原件在前，复制件在后；回复性材料在前，报请性材料在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊前，报请性材料在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后。规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后。l3、对复印件、身份证、药品收费清单等小于、对复印件、身份证、药品收费清单等小于A4型纸的小件，需

23、按时间和分类顺序粘型纸的小件，需按时间和分类顺序粘贴在空白贴在空白A4纸上。作为粘贴底页的纸上。作为粘贴底页的A4纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。l4.对破损的文件材料应予修整。对破损的文件材料应予修整。l三、档案的装订方式三、档案的装订方式l1 1、理赔案卷：每件加专用封皮后，将左、下侧对齐，采用、理赔案卷：每件加专用封皮后，将左、下侧对齐，采用“三孔一三孔一线线”封底打活结法装订。案卷内需要附贴的单证、照片等应粘贴在统封底打活结法装订。案卷内需要附贴的单证、照片等应粘贴在统一规格的附纸上，所附单证尺寸大的应折叠整齐。在装订线外有文件一规格的附纸上，所附单证尺寸大的应折叠整齐。在装订线外有文件内容时，要