HeTop-网络报销管理白皮书

1、协拓网络应用解决方案网上报销系统管理白皮书hetop whitepaper深圳市协拓科技有限公司版权所有shen zhe n hetop co., ltd财务革命：网上报销系统流程再造企业财务摘要：改革和创新是企业发展和持续提高竞争力的源泉，网上报销的成功带来了财务信息化改革的一条新路。改革和创新是企业发展和持续提高竞争力的源泉， 在财务领域它们一样也是 必不可少的。2121 世纪以来，我们的社会经济发生着日新月异的变化，与此同时， 企业的财务报销模式也在默默的发生着由传统报销向网上报销转变的革命。传统报销模式尽管我们已声称步入了信息社会，但相信很多企业的信息化是不完善的。 企 业财务作为信息

2、化的前沿阵地，成为很多企业信息化的起点，但是纵观中国企业， 在财务的一个很重要的领域 报销业务中，延续了数十年的传统模式依然罕有 变化。传统的报销模式采用手工报销的方式来实现。员工每次报销，填写纸面的单 据并拿着单据找到各级领导进行审批， 最终将单据拿到财务进行审核。我们可以 看到传统的报销模式存在下述诸多问题：1 1、 单据填写效率低下：员工每次报销均需要填写大量重复的信息，如部门、付款信息等。2 2、业务审批效率低下：员工需要拿着每份单据找到各级领导进行审批，如 果遇上领导出差，则需要等待很长的时间。对于常驻公司总部以外地区的员工， 发生大额业务时，必须公司高层领导签字审批，此时，往往需要

3、将单据邮件到公 司总部，这极大的降低了单据审批的效率。3 3、财务审核效率低下：财务人员审核单据必须对每一份纸面单据的审批金 额进行复核，并需要核对众多复杂的业务信息。 在做账务处理时，必须将纸面单 据中所包含的众多信息录入到账务系统中去，使得会计人员无法脱身于繁杂的机 械劳动。4 4、无法进行有效的资金控制：手工审批的单据由于没有一个有效的资金执 行反馈并且无法强制审批领导在资金计划超额后停止审批，使得企业往往无法将 资金计划管理落到实处。尽管很多企业希望能够有效的进行预算管理，但由于没 有有效的工具进行支持往往力不从心。5 5、无法提取有价值的信息：员工报销的数据可以广泛应用于资金管理、决

4、策分析，等诸多财务管理领域，由于传统的报销方式下，这些数据分散于纸面的 单据中，没有可行的办法进行汇总分析，使得企业损失了大量的信息资源。6 6、内部控制不力：由于采用纸面的审批方式，需要每个员工熟知该单据需 要审批到哪一层次，而由于没有系统的流程管理，审核会计必须花费大量的精力 对流程进行复核，并且仍然存在出错的可能性。这些问题的存在，为企业的财务工作带来了相当的难道， 也使得财务部门在 员工心目中的形象受到影响。尽管这种模式已经延续了多年，但逆水行舟不进则 退。在当今竞争激烈的市场环境中，如不主动的提升企业的竞争力，其后果不堪 设想。打破传统，革命性的再造财务报销流程，才是企业前进发展的必

5、由之路。流程再造网上报销面对这些问题，众多的企业和专业化的厂商在需求变革之路。殊途同归，微软、惠普、中兴通讯等国内外知名企业均不约而同的选择了网上报销这种新的业 务模式。网上报销系统从理念上彻底的打破了传统的报销模式。通过单据填写的网络化，业务审批的网络化，财务审核的网络化并通过其优秀的系统兼容性， 通过和erperp、网银等系统的互联互通，形成了一套完善的财务核算的再造流程。 极大的 提高了企业的财务核算效率。hjptophjptop刻歼崗將1風偕閘上鬻冇吏系i i一址bptbpt人试发悟息单制三毀| i；匚息 1遥的住此控制損金上毂宙批轍应忖费产冒理tiftnrtiftnr平人氏付主戍付邂

6、b.sb.s财务戳据鞍対|顷目合签| 雷批rv|1 -1| 1鬆口住按表网上碾行艾忖nn聊务预处理畫握发負导岀2121网上报销的目的网上报销模式和传统报销模式相比，最为重要的变化是实现了整个报销流程 的e e 化，并打通了企业财务信息传递过程中的断档。传统的网上报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填写单据到财务 审核的这一段流程中。这段流程涉及的人员多，人员层次复杂，业务量巨大。对 此段流程的改进和再造能够起到画龙点睛的作用。网上报销的解决方案的核心即 在于此。针对此段流程的特点，网上报销系统通过对该流程中员工提单、 领导审 批、财务审核三个环节的 e e 化，达到了全面提升企业财务运作效

7、率目的。网上报销系统的功能网上报销系统的功能可以划分为主功能、辅助功能和扩展功能三部分。主功能：该部分主要实现了网上报销的核心功能， 即从员工提单到领导审批到财务审核的 e e 化功能。1 1、员工提单：和传统的填写单据的方式相比，网络条件下的单据填写显得 更为简便和高效。对于员工相对固定的信息如部门、账户等都可以通过系统进行 默认，同时员工填写的单据可以根据企业的需求灵活的进行设计，其扩展性可以2 2、领导审批：系统允许用户根据需要灵活的定义工作流，并能够动态的对审批流程进行控制。单据提交后会通过邮件的方式向后续环节进行自动通知。领导可以在接到邮件后被动的进入审批， 也可以主动登录系统进行审

8、批。审批领导 无需担心单据是否该自己审批，系统通过预设，会自动的进行判断。3 3、财务审核：系统通过对单据模板的设定使得财务审核变得简单易行。审 核会计仅需要简单的进行核对系统自动计算的结果，即可审核通过。辅助功能：为了使主功能更好的发挥其作用，系统设置了一系列的辅助功能。主要包括员工个人信息的管理、灵活的单据查询、个人账务报表、审批效率等。1 1、员工个人信息管理：通过该功能，员工可以自助的维护个人常用信息， 当员工发生调动或账户变更等情况时，只需要在此进行维护即可。该功能提高了 系统的交互能力。2 2、单据查询：系统中可以按预设的多种模式进行单据查询，并针对不同的 用户类别设置了不同的查询

9、模式。 如员工可以通过个人查询，查看到自己历史的 报销记录；通过领导查询可以查看到该领导审批过的单据情况；通过部门查询， 可以查询指定部门的单据情况。3 3、个人账户报表：通过该功能，员工可以清楚的查看到资金的历史报销、 借款、核销记录，不仅方便了员工，也为企业往来业务的管理奠定了基础。4 4、效率分析：为了提高各个环节的审批效率，系统可以实施的对各个审批 审核环节进行效率分析，并出具报表。该功能在网上报销系统已经大幅改进企业 效率的基础上，运用量化管理的思路，为企业进一步改进效率提供了数据支持。扩展功能：扩展功能是为网上报销系统和其他相关财务系统进行数据交互所 设计的功能模块。主要包括账务管

10、理、银行管理。1 1、账务管理：为了简化企业在的账务处理业务，网上报销系统提供了和主 流账务系统的接口，通过这些接口可以将网上报销中的账务数据直接传递到账务 系统中去。账务管理模块便是为实现此功能而设计的。单据审批完毕后面临的就网上报销hetop-hetop-管理白皮书-5 -是将大量的数据向账务系统传递的过程。为了保证传递到账务系统的数据是准确的，在账务管理中需要对数据进行预处理，这也就是账务管理功能的主要用途。 在账务管理中，可以对系统自动生成的发票进行审核，并补充必要的发票信息。 同时该功能还担负了发票的状态管理职能，通过该功能可以调整发票在预处理和 导出过程中的流程位置，也可以将发票挂

11、起。确定导出的单据可以通过导出请求 将数据导入到相应的账务系统中去。2、银行管理：通过网上报销系统的银行管理，企业的支付业务能力会有极 其显著的提高。系统通过网上报销的主功能获取准确的付款信息， 通过对这些信 息的批量处理可以轻松的生成网络银行所需要的接口文件，并传递到网络银行系统中。这使得一个大型企业的付款也仅需要一两个出纳即可完成。如图所示，网上报销系统通过其系统的功能架构满足了不同的业务需求:网上报销的特点和传统的报销模式相比，网上报销系统具有以下特点1 1、通用性：网上报销系统以其灵活的模板化和工作流架构能够灵活的使用 各种企业的独特需求。特别是其对会签模式的支持，使得其通用性更得到了

12、提高。2 2、可扩展性：网上报销系统通过其扩展模块实现了和国内外多种账务、网 络银行系统的对接，使企业在财务信息化的发展中具备了更多的可扩展性。3 3、安全性：网上报销系统通过物理数字证书认证的方式对用户登录进行控 制，这使得系统的安全性能够得到充分的保障。4 4、b b/s/s 架构：网上报销系统采用 b/sb/s 架构实现，用户仅需要使用浏览器上 网即可进入系统完成业务。使得企业的跨地域的财务业务能够实现。5 5、系统性：借助网上报销系统内部系统的功能，企业能够轻松实现财务核 算全流程的信息化，从预算到报销，到账务到支付和资金管理，企业能够从其系 统化的设计中深深受益。6 6、流程透明：网

13、上报销系统可以将每个单据的流程清晰的进行展示，使得 从员工到领导到财务均可以透明清晰的看到单据的状况。网上报销创造巨大效益无论是自行设计研发的微软和惠普，还是采用商品化报销系统的中兴通讯， 他们在实施网上报销的过程中均获取了巨大的经济效益。再是口号，而变为现实。直接效益1 1、资金占用：网上报销系统通过和网络银行系统进行对接，能够实现跨地 域审批，跨地域支付，彻底的解决了原先企业在各地开设银行账户情况下所造成 的大量的资金占用。2 2、降低报销和业务审批成本：首先，网上报销大大简化了员工的报销过程。 传统的报销中，员工需要带着纸面单据找到各层领导， 整个单据签完字，往往要 耗费员工大量的工作时

14、间。其次，员工的报销也严重影响了领导的工作效率， 不这使得信息创造财务不断的工作时间的签字打扰，也使得领导无法正常安排自己的工作。网上报销的推行，大大降低了企业在此的业务成本。3 3、降低财务审核成本：网上报销系统通过大量的系统计算和标准设置，极 大的简化了审核的工作量。特别是差旅费等业务，审核不需要再去核对标准，计 算补贴等复杂的操作，节约了大量的审核时间。4 4、降低账务付款成本：网上报销的推行不仅简化了员工和业务领导，同时 也大大的简化了财务的工作。在没有施行网上报销时，所有的账务必须手工录入， 银行的付款信息也必须手工录入，这样必须在审核会计岗位投入大量的人力。 而 网上报销的推行，使

15、得其工作量迅速降低。5 5、降低报告成本：网上报销的个人账户管理功能，使得员工不再需要财务 为其报告个人账务情况，极大的节约了财务报告成本和员工与财务的沟通成本。6 6、降低信息重复成本：在传统的模式下，每次报销员工均需要填写纸面的 报销单据，里面包括了姓名，工号，部门，项目，报销账户等每次都一成不变的 信息，这种重复的填写大大耗费了员工的时间。 网上报销系统中将这些固定的信 息全部存储于系统中，仅需要填写工号便可以调取所有相关信息。间接效益1 1、公司形象：网上报销系统极大的拉近了财务人员和员工之间的距离。作为财务面向员工的门户，它很大程度上提升了企业中财务的形象。同时，网上报销系统作为国内

16、领先的财务系统，可以很大程度上提升企业的信息化水平。2 2、员工满意度：网上报销系统的实施，使得原本需要数周的报销周期缩短 为一周以内，在各环节均很顺畅的时候，甚至可以在 2 2 天内获取报销款。这极大 的提高了员工的满意度，也提升了财务在员工心目中的地位。3 3、财务工作透明化：实施网上报销系统后，财务从审核，至 v v 入账，至 m m 寸款的整个流程均透明的展示在员工面前，财务对单据所做的任何调整和审核修改均 可以即时的反馈到员工那里。这种透明的流程和业务处理模式，使得员工不再担网上报销hetop-hetop-管理白皮书-8 -心自己是否可以及时收到报销款，以及反复琢磨为什么报销金额和最后的支付金 额存在差异。4 4、信息质量成本：传统的报销模式存在巨大的信息质量成本。由于员工填 写的报销单据中存在大量的管理信息，以及计算过程，这些信息涉及很多专业数 据，如项目、合同等，靠手工填写的数据出现错误的几率很高，这使得后期财务 需要耗费大量的时间去核实数据并更正。财务在线系统通过在系统中预设的方式，员工填写单据近需要选择，很多计算系统也自动完成。这样使得出错的几率 大大降低。同时，员工的付款信息通过从人事系统同步的方式， 降低了付款错误 的风险。5 5、内部控制：网上报销系统的推行使得企业可以进一步完善其内部控制。传统的单据审批模式，经常会出