团队简报与团队报告

1、 个个 人人 与与 团团 队队 管管 理理 第第 4 4 单单 元元第四单元第四单元 团队简报团队简报 学习目标学习目标n了解团队简报的概念，了解团队简报的目的，了解影响团队简报效果的因了解团队简报的概念，了解团队简报的目的，了解影响团队简报效果的因素，掌握提高沟通效果的方法。素，掌握提高沟通效果的方法。n掌握抓住听众心理的技巧，掌握分析听众状况的方法。掌握抓住听众心理的技巧，掌握分析听众状况的方法。n掌握提问的方法与技巧，掌握展开讨论的方法，了解如何布置简短的活动，掌握提问的方法与技巧，掌握展开讨论的方法，了解如何布置简短的活动，了解如何运用各种辅助手段。了解如何运用各种辅助手段。n了解团队

2、简报的准备要点，了解设计和开发团队简报的方法，掌握团队简了解团队简报的准备要点，了解设计和开发团队简报的方法，掌握团队简报的时间及规划方法。报的时间及规划方法。n掌握有效沟通的方法，掌握团队报告中与听众建立良好关系的技巧，掌握掌握有效沟通的方法，掌握团队报告中与听众建立良好关系的技巧，掌握消除紧张的方法。消除紧张的方法。第十一章第十一章 团队简报团队简报n作用作用n目的目的n问题问题n效果效果 一、作一、作 用用团队简报是组织沟通与交流的一种机制，团队简报是组织沟通与交流的一种机制，是团队介绍情况的工具。是团队介绍情况的工具。n保证信息流传递；保证信息流传递；n提供反馈有效渠道；提供反馈有效渠

3、道；n创造团队讨论机会。创造团队讨论机会。二、目二、目 的的 n想对谁说；想对谁说；n想说服人们做什么事；想说服人们做什么事；n想告诉人们如何考虑问题；想告诉人们如何考虑问题；n想让人们接受新思想、新方法；想让人们接受新思想、新方法；n想介绍一些技术信息；想介绍一些技术信息；n想决定采取何种行动，决定由谁去执行；想决定采取何种行动，决定由谁去执行；n想让人们反馈他们的意见；想让人们反馈他们的意见；n想让人们坦言自己的见解和介绍自己的经验。想让人们坦言自己的见解和介绍自己的经验。三、问三、问 题题n与听众无关。与听众无关。 n向人们灌输信息，不知道向人们灌输信息，不知道听众是否理解、是否在听。听

4、众是否理解、是否在听。四、效四、效 果果 n单向通道的沟通模式单向通道的沟通模式：发送者到接收者：发送者到接收者n双向通道的沟通模式双向通道的沟通模式：增加反馈，提高：增加反馈，提高沟通效果，陈述者必须开通一条双向交沟通效果，陈述者必须开通一条双向交流渠道。流渠道。双向沟通和交流双向沟通和交流发送者发送者接收者接收者信息流信息流选择言辞选择言辞想法想法分析含义分析含义决定如决定如何响应何响应反馈反馈第十二章第十二章 分析听众分析听众n抓住心理抓住心理n分析听众状况分析听众状况一、抓住心理一、抓住心理n运用视觉辅助手段；运用视觉辅助手段；n提问；提问；n布置一些小任务或活动；布置一些小任务或活动

5、；n让听众明白对我们有何意义；让听众明白对我们有何意义；n经常做阶段性小结；经常做阶段性小结；n采用清晰的结构使听众便于掌握采用清晰的结构使听众便于掌握 二、分析听众状况二、分析听众状况 n多少人？多少人？n哪些人？哪些人？n他们对主题有多少了解？他们对主题有多少了解？n他们为什么来参加？他们为什么来参加？n他们希望从陈述中获得什么？他们希望从陈述中获得什么？n他们将在简报之后做什么？他们将在简报之后做什么？n他们有什么成见？他们有什么成见？n有什么特殊需要？有什么特殊需要？第十三章第十三章 抓住听众抓住听众 n提提 问问n展开讨论展开讨论n布置简短的活动布置简短的活动n运用辅助的视觉手段运用

6、辅助的视觉手段n散发资料散发资料n让听众明白让听众明白“这对对我们有何意义这对对我们有何意义”n经常做阶段性小结；经常做阶段性小结；n采用清晰的结构使听众便于掌握采用清晰的结构使听众便于掌握一、提一、提 问问 n作用作用：检查知识、检查理解程度、寻求信息、引发：检查知识、检查理解程度、寻求信息、引发讨论、激发思考、获得反馈。讨论、激发思考、获得反馈。n规律规律：大多数人不会拒绝；促使人们开动脑筋。：大多数人不会拒绝；促使人们开动脑筋。n问题类型问题类型：开放式（你怎样看待）；封闭式（懂了：开放式（你怎样看待）；封闭式（懂了吗？）；自问自答。吗？）；自问自答。n提问运用提问运用：掌握时机，不能滥

7、用。：掌握时机，不能滥用。 二、展开讨论二、展开讨论n明确目的明确目的n规定时间规定时间n不要走题不要走题n提问引导。提问引导。三、简短的活动三、简短的活动头脑风暴：充分参与、头脑风暴：充分参与、 无任何限制无任何限制配对或小组活动：目的明确、任务简单配对或小组活动：目的明确、任务简单使大家能积极参与使大家能积极参与每个人畅所欲言每个人畅所欲言调节气氛调节气氛不聚焦于演讲者个人不聚焦于演讲者个人 四、视觉辅助四、视觉辅助突出关键论点突出关键论点给出更多信息给出更多信息信息更清楚信息更清楚吸引注意力吸引注意力增加兴趣增加兴趣投影胶片投影胶片幻灯片幻灯片计算机演示计算机演示活动挂图展示板活动挂图展

8、示板第十四章第十四章 会议准备会议准备n讲话长短讲话长短n报告准备报告准备n报告安排报告安排n资料与视觉辅助手段资料与视觉辅助手段n会务和其他会务和其他一、讲话长短一、讲话长短n讲话与交流比例依据目的而定。讲话与交流比例依据目的而定。n传达信息讲话分量重些；传达信息讲话分量重些；n需要协商、讨论，大部分时间用于交流。需要协商、讨论，大部分时间用于交流。二、报告准备二、报告准备n确定简报的核心内容；确定简报的核心内容；n尽量使内容简明扼要；尽量使内容简明扼要；n自行准备材料。自行准备材料。三、报告安排三、报告安排n方法方法n时间安排时间安排n规划规划四、资料与视觉辅助手段四、资料与视觉辅助手段n

9、会议材料会议材料n投影胶片投影胶片n 幻灯片幻灯片n 基于计算机的团队简报基于计算机的团队简报n 展示表或展示板展示表或展示板 五、会务和其他五、会务和其他n人员人员n场地场地n通知通知n材料材料n设备等设备等第十五章第十五章 团队报告团队报告n有效沟通有效沟通 选择用词；形体语言。了解听众；归纳小结。n关系良好关系良好 减少障碍；目光接触。n充满信心充满信心 避免紧张。n吸取经验吸取经验 写下感想，征求意见，做出总结，准备下次。 一、是非题一、是非题n沟通中所获信息主要来自于言语交流，少部分来自沟通中所获信息主要来自于言语交流，少部分来自身体语言。身体语言。n在团队交流的过程中，其中最重要的

10、是倾听。在团队交流的过程中，其中最重要的是倾听。二、单项选择题二、单项选择题1. 在团队简报时，如果想展开讨论，首先必须（在团队简报时，如果想展开讨论，首先必须（ ）。）。nA 明确讨论的目的明确讨论的目的nB规定讨论的时间规定讨论的时间nC鼓励提出意见鼓励提出意见nD确定讨论的人员确定讨论的人员单项选择题单项选择题2. “小张，我一点也不同意这种观点，但是，我能理解你，我们的小张，我一点也不同意这种观点，但是，我能理解你，我们的意见出现分歧是有原因的意见出现分歧是有原因的”，小李的这段话并没有得到小张的，小李的这段话并没有得到小张的回应，根据这种情况，小李和小张之间的交流过程是（回应，根据这

11、种情况，小李和小张之间的交流过程是（ ）。）。n双向的双向的n有效的有效的n无效的无效的n完整的完整的四、案例分析题四、案例分析题n陈兵前不久刚被提拔为车间副主任，主管车间的后勤工作。尽管他以前从来没有做陈兵前不久刚被提拔为车间副主任，主管车间的后勤工作。尽管他以前从来没有做过类似的工作，但公司领导非常信任他的能力，认为这对他来说是一个不错的锻炼过类似的工作，但公司领导非常信任他的能力，认为这对他来说是一个不错的锻炼机会。机会。n由于生产规模的扩大，陈兵所在的车间去年从公司搬了出去，搬到了离公司两公里由于生产规模的扩大，陈兵所在的车间去年从公司搬了出去，搬到了离公司两公里远的新位置办公。厂房和

12、设备都是新的，但一些配套设施还不是非常完善。这不，远的新位置办公。厂房和设备都是新的，但一些配套设施还不是非常完善。这不，由于最近一段时间定货量的上升，车间新雇佣了许多临时工，车间原有的食堂已经由于最近一段时间定货量的上升，车间新雇佣了许多临时工，车间原有的食堂已经不能满足使用，必须尽快对食堂进行扩建。不能满足使用，必须尽快对食堂进行扩建。n公司领导让陈兵负责食堂扩建的工作。这使得他非常忙碌。陈兵准备在本周四的下公司领导让陈兵负责食堂扩建的工作。这使得他非常忙碌。陈兵准备在本周四的下午召开车间人员参加的会议，就食堂扩建工作进行汇报并征询大家的意见。主要的午召开车间人员参加的会议，就食堂扩建工作

13、进行汇报并征询大家的意见。主要的问题有两点，一是扩建食堂必须占用现有的停车场，这会使本来就紧张的停车场更问题有两点，一是扩建食堂必须占用现有的停车场，这会使本来就紧张的停车场更加不够使用，给车间的人员带来比较大的麻烦；另外一点是，食堂扩建之后势必需加不够使用，给车间的人员带来比较大的麻烦；另外一点是，食堂扩建之后势必需要增加更多的服务人员，如果从车间各部门抽调，可能会影响现有的人员配备情况，要增加更多的服务人员，如果从车间各部门抽调，可能会影响现有的人员配备情况，这需要得到各部门的大力支持；如果从外部重新招聘，则会增加车间的开支和成本，这需要得到各部门的大力支持；如果从外部重新招聘，则会增加车

14、间的开支和成本，影响到已经做好的年度预算。影响到已经做好的年度预算。n这个会议定在周四下午召开，主要参加人员包括车间各部门这个会议定在周四下午召开，主要参加人员包括车间各部门的领导、车间党政工团的负责人、各班组长以及有条件参加的领导、车间党政工团的负责人、各班组长以及有条件参加的车间工人。陈兵已经准备好了在会上的发言和所要讨论的的车间工人。陈兵已经准备好了在会上的发言和所要讨论的问题。他还需要思考的问题是是否需要邀请公司相关领导参问题。他还需要思考的问题是是否需要邀请公司相关领导参加这个会议？对于参加会议的人来说，需要他们做出怎样的加这个会议？对于参加会议的人来说，需要他们做出怎样的决定？决定

15、？知识点：知识点：n团队简报的概念团队简报的概念n团队简报的目的团队简报的目的n影响团队简报效果的因素影响团队简报效果的因素n团队简报中的准备工作团队简报中的准备工作案例二案例二n车间原有的食堂已经不能满足使用，必须尽快对食堂进行扩建。公司领导让新任车间车间原有的食堂已经不能满足使用，必须尽快对食堂进行扩建。公司领导让新任车间副主任陈兵负责食堂扩建的工作。这使得他非常忙碌。陈兵准备在本周四的下午召开副主任陈兵负责食堂扩建的工作。这使得他非常忙碌。陈兵准备在本周四的下午召开车间人员参加的会议，就食堂扩建工作征询大家的意见。车间人员参加的会议，就食堂扩建工作征询大家的意见。n为了取得有效的会议结果

16、，首先必须赢得车间主任老王的支持。老王任主任的时间非为了取得有效的会议结果，首先必须赢得车间主任老王的支持。老王任主任的时间非常长，在车间从来都是说一不二，因此，只要他认可了，其他人即使有不同的意见，常长，在车间从来都是说一不二，因此，只要他认可了，其他人即使有不同的意见，也好商量。在以前的汇报中，老王一直强调车间预算有限、经费比较紧张，但是他也也好商量。在以前的汇报中，老王一直强调车间预算有限、经费比较紧张，但是他也承认食堂必须扩建，关键是怎样能够减少和利用现有的资源，在尽量节约的前提下办承认食堂必须扩建，关键是怎样能够减少和利用现有的资源，在尽量节约的前提下办事。事。n主任如果不支持，这个

17、食堂扩建项目就不可能获得成功。尽管他目前还没有大力鼓吹主任如果不支持，这个食堂扩建项目就不可能获得成功。尽管他目前还没有大力鼓吹和支持，但是老王从来不是一个固执的人。只要有相关的能够说明事实的数据、有来和支持，但是老王从来不是一个固执的人。只要有相关的能够说明事实的数据、有来自广大群众的呼声，获得他的支持还是比较容易的事。自广大群众的呼声，获得他的支持还是比较容易的事。n获得群众支持是相对比较容易的，因为食堂扩建直接牵涉到他们的切身利益。不用太获得群众支持是相对比较容易的，因为食堂扩建直接牵涉到他们的切身利益。不用太多的理由，他们都知道并且都深受其中之苦。如果说扩建食堂可能会影响到他们的停多的

18、理由，他们都知道并且都深受其中之苦。如果说扩建食堂可能会影响到他们的停车问题，估计他们也会做出选择和取舍，毕竟吃饭是更重要的事。但是，也必须告诉车问题，估计他们也会做出选择和取舍，毕竟吃饭是更重要的事。但是，也必须告诉他们停车场的问题也在车间的考虑当中，在不远的将来一定会得到解决。他们停车场的问题也在车间的考虑当中，在不远的将来一定会得到解决。n对参加会议的各方面情况和人员情况分析完成之后，陈兵就需要准备会议中相关的资对参加会议的各方面情况和人员情况分析完成之后，陈兵就需要准备会议中相关的资料了。他必须使大家在参加会议的过程中能够畅所欲言、能够积极提出有价值的建议。料了。他必须使大家在参加会议的过程中能够畅所欲言、能够积极提出有价值的建议。另外，他还必须想到怎样使用比较风趣和幽默的语言来召开这次会议，毕竟，下午人另外，他还必须想到怎样使用比较风趣和幽默的语言来召开这次会议，毕竟，下午人们是会犯困的，必须采用各种方法提高大家参与的积极性。们是会犯困的，必须采用各种方法提高大家参与的积极性。知知 识识 点：点：n团队简报的准备团队简报的准备n分析听众分析听众n抓住听众注意力的方法抓住听众注意力的方法案例三案例三n刘总准备在销售团队的会议上发表简短的演讲，演讲的目的是寻求到有效开拓产品市场的方法。这就需要告诉参加会议的人员最近公司产品销售方面的一些信息，