建立现代企业档案工作管理模式的几点思考

1、建立现代企业档案工作管理模式的几点思考摘要：如何建立现代企业档案工作管理模式，适应市 场经济体制下快速发展的现代企业？本文分别从建立现代 企业档案工作的管理体制、运行机制、管理模式、委托管 理等四个方面提出了几点看法。关键词：现代企业档案管 理运行机制管理模式委托管理 establishmentofmodernenterprisemanagementmodearchivesthoughtszhangj ing (shaanxilongmenironandsteelcroup,incshaanxihancheng715405)abstract:howtoestablishamodernenter

2、prisemanagementmodearchivestomeetthemarketeconomyrapiddevelopmentofthemodernenterprise?thispaperarchivesfromtheestablishmentofmodernenterprisemanagementsystem, operationmechanism, management, companymanagementputforwardfourarguments.keywords:modernenterprise, filemanagement,operatingmechanism,manage

3、ment , commissio nmanagemen t 近年来，随着改革的 发展和现代企业制度在国有企业的推进，企业对档案服务 的需求日益增多，但是在经济利益的驱使下，许多企业精 简和压缩档案机构和档案管理人员，对档案部门的投入也 锐减，使许多大型企业仍沿袭建立初期所形成的管理模式 而远远滞后于企业的现代管理要求。传统的档案管理模式 建立在当时企业管理体制、管理形态和管理模式上，适应 当时企业发展的需要，在企业发展过程中起到了传承历史、 记录现实、服务未来的作用。随着现代企业制度的建立， 公司的管理体制、运行机制均发生了质的变化，尤其是多 种经济形式并存的集团公司的出现，使传统档案管理模式

4、 进行体制与机制改革的工作已迫在眉睫，只有建立现代企 业档案工作管理模式，才能适应在市场经济体制下快速发 展的现代企业。一、建立现代企业档案工作的管理体制档 案的管理模式受制于档案的管理体制。现代企业制度下企 业档案工作指的应该是现代企业档案系统建设工作和档案 业务管理工作。其管理体制有两个层面：一是对现代企业 档案工作的宏观管理体制，二是档案业务部门的内部微观 管理体制。两者之间是相互统一，相辅组成、相互促进的 一个问题的两个层面。现代企业是一个建立健全母子公司产权关系和公司法人治理结构的战略联盟组 织。由若干个被控股、参股或契约关系的具有层次性稳定 的小企业组成。各企业间所有制形式、管理形

5、态、经营模 式、产业规模也不尽相同，再采用过去“大一统”式的以 行政隶属关系而确定的档案管理体制，必然无法满足企业 个性化的要求，不利于现代企业档案管理工作的开展。在 宏观上要树立管理模式多元化的观念，建立以资产为纽带 的档案管理模式，公司档案业务部门要放权，给予自主的 管理权。公司要强调档案管理体制的宏观性，在管理时以 引导、服务、咨询为主，旨在推动各子公司档案工作依法 自主运行。在现代企业档案主观部门宏观指导下，建立健 全档案业务部门的微观体制。在市场经济体制下面对各子 公司的企业形态的变化，引导各档案部门创新各自档案管 理工作体制，以适应企业的需要。二、建立现代企业档案 工作的运行机制管

6、理体制一旦确定之后，需要进一步建立 推动管理体制运行的管理机制。集团公司档案主管部门首 先应从宏观层面上建立起相应的运行机制。现代企业制度 下靠传统的文件式、指令式管理无法满足管理形态多样化 的众多子公司对档案管理的要求，只能以法归档、以法管 档。在现代企业这种混合性经济体制、多种所有制子公司 并存下，推动公司档案工作运行的主要手段是执法建章一 执行国家、地方档案行政法、建立公司系统档案规章制 度。首先要贯章贯法，档案法规是约束档案业务部门和档 案业务人员在档案工作中的自由行为，是强制性的工作标 准或工作原则。需要有一个宣传贯彻的程序，要经过由认 识一一理解一一执行的认知过程。通过贯章贯法使集

7、团公 司档案系统工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作, 实现集团公司档案工作质的统一。其次要执法检查，档案 法强制性的表现之一就是执法检查。执法检查要程序化、 规范化和体系化。其重点一是加强对国家、社会和企业所 有保存的档案的监控，二是各子公司档案集中统一管理原 则的落实，三是对具备委托功能档案部门的控制，确保档 案委托业务良性发展。三是指导业务，由于档案工作最终 落脚点在档案业务的具体工作部门，是各子公司的企业行 为。公司档案主管部门不宜对具体业务插手过深，要通过 提供法规服务、标准服务、中介服务、培训服务、技术服 务等公共服务，指导各子公司档案工作。从宏观上把公司 档案工作引导到依法自

8、主、科学规范的运行轨道上来。三、 建立现代企业档案管理模式现代企业档案管理体制和运行 机制确定之后，档案管理模式也基本成型，即现代企业档 案管理系统与档案管理业务部门两个相互协调的管理模 式。档案管理系统层面是档案业务部门管理层面的系统领 导者、执行监督者。档案业务部门指档案实物管理者，即 各级档案管理机构。各级档案管理机构是平等的，不受室 藏多少与级别高低的影响，各自在公司档案主管部门监督 下独立自主、依法有效地开展适合本二级单位特点的档案 管理工作。档案业务工作部门在档案工作中要建立集中统 一的管理模式即档案工作部门要对本企业档案实物实行档 案集中统一管理。集中统一管理便于对新型档案研究、

9、收 集、归类整理，也能有效防止档案分散管理所造成的档案 管理上的空白和失散。所以要强调统一集中管理模式，以 利于档案的收集与利用，克服各自为政的混乱归档现象。 现代企业档案管理模式应“大放小集”。集团化大公司不 仅规模大，而且子公司众多，性质各异、区域分散，采用“大放”的方法，适应公司多元化经济结构，抓住灵魂、提纲 挈领。“小集”是以子公司为单位实行集中管理，从档案源 头上确保档案的完整与安全，强化档案管理的责任，便于 档案的收集与利用。四、建立现代企业的档案委托管理现 代企业的管理模式给予了各子公司内部管理体制、运行机 制的自主性和灵活性，各子公司会按照自己的需要设置组 织机构。将档案管理工作按照传统惯例提交集团公司，而 集团公司又不可能像过去一样解决集团内庞大的档案管理 业务，为了解决这一矛盾，集团公司可在集团内培育发展 一至若干个具有档案委托管理功能的档案管理机构，为不 具备设立档案管理机构的子公司提供优质档案委托管理服 务。档案委托管理是将企业档案管理业务工作委托具有相 应功能的档案管理部门管理，委托档案部门从委托企业的 归档材料收集开始直到调阅利用、鉴定注销