装饰公司费用报销流程管理规定

1、装饰公司费用报销流程管理规定 装饰公司费用报销流程管理规定 第一条依据总经理办公会的有关精神和目前市场上的现实状况,为明确各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流程,制定本规定 第二条本规定适用于xx装饰有限公司(以下简称总公司)本级、公司所属分公司、办事处、项目部(以下简称各单位)。 第三条各单位可依据本规定,结合本单位实际状况,制定相应的费用报销实施方法,并报公司财务处审核后在本单位实施 第四条本规定所称费用是指日常所发生的差旅费、办公费、业务款待费、汽车费、运杂费、邮电通讯费、水电费、租赁费、会议费保险费、低值易耗品、各种规费、咨询诉讼费、检测测绘费、证照费、年检费、其他营业费用和其他管

2、理费用等。 第五条权签人 1.本规定的权签人是指部门负责人、副总经理、财务负责人、总经理等,名单以公司的任命文件为准。 2.权签人享有在规定管理权限内对报销付款签字审核审批的权利,并担当相应的责任和对费用真实、合法、合理性负责的义务。 第六条员工借款 1.日常费用开支原则上不允许员工借款,应由个人先垫支,事后报销;符合货币资金管理制度或大额开支确需借备用金的,依据费用预算,填报借款审批表(同差旅费借款审批单)报批后,到公司财务处申领借款。但需在事项完毕后3个工作日内办理报销手续。当年12月31日前的借款尚未核销的,如无特别状况,一律从工资或奖金中先扣回。 2.借款实行“前款不清,后款不借”的原

3、则。员工在公司财务处有借款余额或上次借款尚未归还或核销的,除非有特别状况,否则不允许再次借款;费用报销时,如无特别理由,应先归还借款,扣除借款后有余额的,按余额付款。 3.公司员工借款经部门负责人、分管副总经理、财务处审核同意后,报总经理审批;总经理借款由公司财务负责人审核签字;兼任多单位负责人的,指定在一个单位借款,全部人员严禁多单位(多头)借款和多头报销。财务部门应加强对员工借款的管理,定期催收。出差借款根据差旅费管理规定执行。 第七条报销的要求 1.发票的基本要求 a、发票必需合法、真实、有效。 b、发票不得涂改、挖补,大小写金额相符,字迹清晰。如发觉发票有误,应当退回重开或更正,更正处

4、应加盖单位公章。 c、发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上,防止原始凭证在传递过程中丢失。 d、发票抬头与公司名称应全都,并具有规定印章(公章或财务专用章或发票专用章等)。 e、其他要求参见会计基础工作规范制度和国家相关法律、法规。财务部门有权拒收不合法的票据,应当扣留虚假票据,并准时通报相关负责人。 2.报销凭证的填写要求 a、必需按费用报销单要求填写相关内容 b、报销事项的内容、用途说明必需清楚精确,并注明费用归属(属于哪个项目或公司,便于分类核算),必要时附清单具体说明。 c、凡是费用需要在项目或公司之间分摊的,报销人应当依据原始凭证抬头与费用归属部门(项目、公司)关系,分别归依后,

5、调协相应的报销凭证,的确不能归集的应按适当安排比例安排。 d、报销金额大小写必需全都,不得涂改,不得使用钢笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。 e、财务部门在审核时依据相关财务制度规定有权去除不符合要求的票据(如白条、不符合要求的发票等)可以核小报销金额;审核金额超过原报销金额时,应退回经办人重填或按申报金额报销。 f、费用报销单分差旅费报销单和费用报销单,差旅费报销填写差旅费报销单,其他全部费用填写费用报销单。 3.其他报销附件要求 a、除发票外,其他附件报表必需合法、合规,有相关责任人的签字审批,业务款待费的报销应附业务款待申请单,业务款待费申请单不作为原始入账凭证。 b、差旅费报销除当天来回等特

6、别状况外应附出差审批单,汽车费用报销应当附派车单。 c、签有合同的费用报销(如广告费、设计费等)附件必需符合合同付款流程管理规定。 4.报销的时效要求 a、当月费用一般应在当月报销处理完毕,部分费用如电话费等可以延至下月。 b、当年费用一般在当年12月31日前报销处理完毕,部分费用的发票如当年无法取得,只能在次年1月取得的,应在1月取得时马上办理报销;财务部门假如财务处理允许,应记入当年费用。 c、申请先由公司预付支票的,经办人应在5个工作日内拿回相应发票按报销流程办理预支核销手续,否则视同个人借款按相关规定处理。 第八条报销审批付款流程 1.经办人:依据公司实际业务需要,在费用事项发生后,根据报销流程管理要求分类粘贴原始凭证填写报销单,交部门负责人审核。经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负责,严禁虚报、假公济私。 2.部门负责人:按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字,对费用是否符合部门计划、预算担当责任;部门负责人可以依据事项、金额的重要性,让分管业务主管等先行审核签字,并落实责任。对审核不通过的予以退回。 3.分管副总:按管理及责任权限对负责分管业务范围内所发生费用的真实性、合理性负责审