浅谈秘书工作与企业发展之间的关系

1、摘要浅谈秘书工作与企业发展之间的关系摘要秘书是党政部门和企业、事业单位必设的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。当然，企业的发展也离不开秘书的工作。为此，本文通过对秘书职业背景和理论的了解，阐述秘书的工作内容和要求，并总结秘书在企业中的作用以及两者相互影响的关系。关键字：秘书、发展、能力、关系II目录目录浅谈秘书工作与企业发展之间的关系I摘要I目录II1、绪论11.1 秘书的基本涵义11.2 职业背景及发展前景12、秘书的工作22.1 秘书的工作性质22.2 秘书工作的内容32.3 秘书工作的要求43、企业发展的因素53.

2、1 企业战略的因素53.2 企业文化因素53.3 管理因素63.4 监督和总结因素64、秘书工作与企业发展64.1秘书人员在企业管理中的角色64.2 秘书在企业中的地位74.3 秘书在企业中的作用74.4 秘书工作与企业发展相互影响85、结论10参考文献11致谢12浅谈秘书工作与企业发展的关系121、绪论1.1 秘书的基本涵义（1）协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。（2）使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。（3）指秘书职务。本文的秘书即此性质的秘书。1.2 职业背景及发展前景随着经济管理全球化、

3、信息化、专业化，秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中，成为企业领导者必不可缺的得力助手。为促进秘书工作现代化，提高秘书人员的业务素质和工作能力，国家自九八年起实行秘书专业人员必须持证上岗，并在企事业单位推广秘书职业资格证书制度。秘书属于公司内勤工作人员，是和老板比较接近的人如果能有效处理老板交代安排的所有工作，自然会得到老板的器重，许多主管人选都是从秘书里产生的。一般而言，秘书的晋升是比较缓慢的，但是从长远角度看这一岗位是非常稳定的。秘书经常需要与办公室的其他人员进行沟通或是交流，因此需要有很强的文字和口头表达能力，如果会一门外语，则会获得更多参与培训的机会，如果各方面表现优秀，尤

4、其具备较强的组织管理、领导协调能力，则有机会晋升为行政经理，同时，秘书也可以向市场专员、人力资源助理、行政助理方向发展。秘书一般月薪范围在1500-8000元之间，根据个人学历、经验、企业性质、特点等的不同而有所差别。从学历来看，拥有硕士学历者的薪资为平均薪资的1.5倍；从外语能力来看，外语精通者的薪资为平均薪资的1.4倍左右，较为熟练者的收入也在平均薪资1.1倍左右；从工作年限来看，3-5年工作经验是薪资增长期，而8年以上则是薪资丰厚期；从企业性质来看，外商独资、欧美企业的秘书薪资均为平均年息的1.2倍以上，其中上海达到1.36倍，居各地之首。2、秘书的工作2.1 秘书的工作性质2.1.1

5、秘书的根本性质辅助性辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 2.1.2 秘书工作的特征与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：（1）中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。 （2）直接性 秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上 （3）全面性 是体现在职能辅助和过程辅助的全面性上 （4）服务性 人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮&quo

6、t;，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。 （5）被动性 秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。 秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。 （6）潜隐性 秘书工作的潜隐性表现在三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 （7）机密性 不言而喻，即对部分信息保持机密状态。2.2 秘书工作的内容2.2.1 职能和职责职能和职责的区别 职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不

7、仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。2.2.2 秘书的职能（1）辅助决策 在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 （2）协调关系 秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。（3）处理信息 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 （4）办理事务 此事务是指一切

8、同领导工作有关的日常具体工作。 2.2.3 秘书的职责秘书的职责主要包括以下方面：（1）日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） （2）接待事务（来访接待、安排服务等） （3）会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） （4）行政事务 （5）信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） （6）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） （7）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） （8）写作事务（各种文体的写作） （9）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) （10）督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） （11）其

9、他领导临时交办的任务2.3 秘书工作的要求主要可概括为"四个转变"和"六个要求" 2.3.1 秘书工作的"四个转变秘书工作"三服务"（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务） 秘书工作应该发挥"四个作用"（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用） 实现"四个转变" 1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务： 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高

10、的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。 2.3.2 秘书工作的六个强调强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务、政务服务工作3、企业发展的因素影响企业发展的因素有很多，本文仅列举部分代表性因素论述。3.1 企业战略的因素企业战略就是指导企业经营管理和企业发展的最高纲领，有了纲领企业才能知道应该做那些事情不做那些事情，企业做这些事情的意义，企业通过那些努力可以获得自己想要结果。3.2 企业文化因素新营销时代是知识营销的时代，在供大于求的市场经济环境中掌握更多知识就显得由为重要。一个人没有知

11、识就是文盲就没有作为就缺乏竞争力。做企业也是一样的道理一个没有文化的企业就是文盲企业，是低素质低文凭低能力的企业，一个文盲式的企业谁能相信它能做大呢？员工在企业里能开心快乐的工作当然会积极努力，企业的发展也会更加迅速和健康。有很多中小企业需要修改企业文化或者制定新的企业文化。3.3 管理因素向管理要效益是企业的管理者经常挂在嘴边的话，管理就要有章法管理就要有制度，管理的意义是管住漏洞，制度面前人人平等。但是很多中小企业还是存在人治的现象，制度对于有些人很严格但对于有些人却很宽松，老板的亲戚和亲信指手画脚挑战制度谁也不敢管，多做事的员工不落好排马屁亲近领导的有好处，很多民营企业比国有企业还国有企

12、业，在企业里赏罚不明总是存在对人不对事的现象，导致企业管理混乱人心涣散。3.4 监督和总结因素企业在战略实施过程中要有所监督和约束，要不断的总结和修正战术方案和实施的步骤，不断完善企业的经营管理机制。有很多中小企业由于对战略实施过程中缺乏监督和约束，企业的经营目标难以实现。总结修正完善是战略实施的重要组成部分，是保证战略顺利实施的重要一环。中小企业如果能重视企业的战略规划的重要企业就能发展壮大。4、秘书工作与企业发展通过上述因素，结合秘书工作的职能和性质，可以总结出其二者之间的关系和影响。4.1秘书人员在企业管理中的角色第一，企业秘书是企业管理的参与者。企业秘书与企业决策者最接近，在决策形成的

13、过程中，秘书基本上参加了形成决策的全过程。从这一点来说，不管是主动的还是被动的，秘书都在参与管理，可以说是企业管理的参与者。 第二，企业秘书是企业管理的信息提供者。企业秘书的工作之一就是要经常为决策者提供企业发展的有关信息，以便决策者参考。同时，决策者经常向秘书了解所需要的信息，为决策做好准备。 第三，企业秘书是企业管理的督查落实者。决策确定后，除了决策者自己传达管理意图外，还需要秘书和下一层管理者来传达管理意图，有些工作需要秘书去部署、协调和提醒、督促。 第四，企业秘书是企业管理的形象维护者。一方面企业秘书人员的一言一行都要维护管理的权威和企业的形象；另一方面，企业决策者经常委派秘书执行一些

14、管理行为，这就需要秘书人员在具体工作中把握和体现管理者的思路，维护和执行管理层的决策。 当然，秘书在管理中的角色定位并不能单从以上几个方面去把握，只要从企业管理的实际出发，从秘书工作的内在规律出发，围绕加强企业管理的重点问题和领导关注的难点问题入手，积极主动地、创造性地发挥好在企业管理中的参谋服务作用，就能比较恰当地把握好秘书人员在参与企业管理中的角色。4.2 秘书在企业中的地位秘书的权限是比较大的，在开展工作上，秘书应该跟各个部门的领导者共同配合，一起把关。总经理涉及到、管理到的事情他都可以管理，这个对秘书的要求就比较高了。一般来讲，有秘书和助理，秘书和助理又不一样，一般秘书就是把总经理的意

15、图形成文字，帮总经理制定一些规章制度，会议的纪要，把公司某一项制度落实下去，一般秘书的话牵涉到一些文字上的，这是一般理解秘书的工作，秘书主要是上传下达的作用，让总经理掌握第一手材料。假如是总经理助理的话，我认为就跟秘书就不一样了，助理要帮总经理处理很多事情，其实无形中就是可以行使总经理的权利，往往总经理助理的功能也融入到秘书的身上。但现在这种高素质的秘书不多，假如他们具备这个能力的话，我认为不应该叫总经理秘书，应该叫总经理助理。4.3 秘书在企业中的作用（一）枢纽作用（协调作用）秘书承担者承上启下、文件吞吐、信息集散的任务，是机关联系四面八方、沟通上下左右的总枢纽（二）助手作用 秘书要积极主动

16、的办文办事，高效率、高质量低处理文件、资料，按时完成领导交办的事项，督促、检查各项决策的执行情况，有助于领导从事务主义、文牍主义的羁绊中解脱出来，挤出更多时间和精力想大事、议大事、抓大事。（三）参谋作用秘书要迅速、准确地将信息提供给领导，尽可能提出解决问题的办法，以利提高领导者的决策质量，实现正确的领导和指挥。（四）耳目作用秘书要认真做好信息的手机、整理和传递，为实现正确决策、检验决策是否正确和对决策进行必要调节或修正，提供重要依据。（五）门面作用秘书工作的效率高低，作风好坏，直接反映企业的精神面貌，对企业内外均有大影响。秘书严格要求自己，就能为整个企业撑好门面。4.4 秘书工作与企业发展相互

17、影响随着国有企业改革的进一步深入,新的管理体制、运作机制的建立,企业管理必须按照现代企业制度的要求全面加强,各级管理部门、各类管理人员也必须相应地转变职能。企业秘书作为企业枢纽部门的高级管理人员,也要从如何提高自身整体综合素质入手,适应新体制、新机制的需要,转变岗位职能,成为现代企业需要的复合型人才,更好地发挥作用,为工作大局服务,促进企业发展。4.4.1更新思想观念,树立五种意识在现代企业制度的新体制下,企业的一切工作,都必须要以效益为中心,以争取最佳经济效益,获取最大利润为目的。企业秘书工作也必须显现出创造效益、创造价值的作用。因而企业秘书的观念和思维必须按国内外市场变化随事而异,随境而异

18、,不断地吐故纳新,随市场经济意识调整自身行为。为适应快速发展企业，广大企业秘书工作者关键是要把思想统一到企业转机建制的目标上来,牢固树立五种意识。一是全局意识,即要认清形势,把握大局,把秘书工作放在企业中心工作的大局来考虑,克服自我封闭,自我运行、就事论事的思想。二是超前意识,即要善于研究形势,对新事物、新情况要敏感,要超前决策,超前行动,打时间差,争取工作主动性。三是形象意识,即干什么工作,办任何事情都要考虑到企业的整体形象和声誉,要做出实实在在的成绩,在建立现代企业制度的过程中尽可能留下较深的“痕迹”。四是服务意识,即搞好服务工作,对上求实,对下求优,特别是对基层要多指导帮助,少干涉添乱,

19、对职工多排忧解难,少指责埋怨,树立严谨高效的作风,认真细致地对待每一项工作。五是廉政意识,作为一名合格的企业秘书,必须做到廉洁从政,不为一己之利,利用工作之便,或打着领导旗号,办私事,谋私利。坚持廉洁奉公,忠于职守,尽心尽力地履行自己的职责,殚精竭虑地提高服务水平。4.4.2 发挥参谋作用,提供最佳决策在国内、国际市场全球化大环境下,企业正面临着良好的发展机遇,同时也存在着严峻的挑战。面对各种因素复杂多变的局面,企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性,使领导决策变得更加复杂和困难。因此,企业秘书的参谋助手作用就显得特别重要。企业秘书人员要抱着高度的事业心和强烈的责任感,发挥好参谋

20、助手作用。工作要主动围绕领导转,围绕党政的重大部署、重大行动转,真正做到与企业领导目标同向,思想同频,言语同声,行动同步。要适应信息化发展的时代要求,重视信息参谋作用。在现代企业制度下,企业秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络的功能和作用,准确领会领导意图,围绕中心工作提出内容性、综合性、针对性、动态性、经验性、问题性和反馈性等有深度的高层次信息,进入领导的决策圈,让领导及时知晓,启发领导的正确决策,从而,为领导科学决策提供有效的服务。4.4.3 施展公关技能,开拓工作领域随着改革开放的深入和市场经济迅猛发展,企业秘书工作由封闭型转向开放型,使秘书活动的领域得以较大的拓展,“内务”与“外事”相

21、互融合,组成了秘书实践运作公关性的整体内容。从实践的本质特征来看,秘书与公共关系工作具有一致性和相通性。对内,事务处理、接人待物、调查研究、协调左右、沟通纵横,使企业各部门按经营目标同步运转,实现秘书同领导、各部门关系融洽;对外,收集和交流经济信息呈报经验材料,反映主要问题,参与经济与文化交往活动,配合诸如经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的具体策划和事务工作(会务,传授、反馈、交往),都表现出公关性的浓厚特征。4.4.4 提高知识水平,应对新的挑战随着现代企业制度的建立和现代管理的发展,这对秘书的知识结构提出了新的挑战。现代企业往往从提高效率、节省开支出发,要求秘书一专多能:既能撰写文稿又能处理文书、档案,既会使用电脑又懂外语,既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。企业秘书要高度重视发挥现代化办公技术的作用,努力掌握现代化的办公设备的技术能力,学会使用现代化办公设备,熟练掌握计算机、传真机、复印机等办公机具的操作技能,并将这些技能广泛用于秘