0401全区性大会会务工作流程表

1、全区性大会会务工作流程表序号办理流程责任人主要工作内容及要求相关附件备注争取做到每年 12办公室分管副根据区领导指示，协调有关部门：月通知各单位上报下召开全区性大会条件是否成熟；一年度建议召开的全1会前协调主任、办公室尽可能会议合并召开；区性大会的计划，以主任明确会务总指挥及会务工作分工。便于安排会议时间和合并会议。2秘书督办处会议时间、 地点、内容、议程、主持人、注意与主办单位沟起草会议通知（稿）（科）办会岗参会人员等安排妥当。通会议议程。3呈办公室分管副主秘书督办处审核会议安排是否妥当；任审核（科）办会岗审核通知行文是否准确。4呈办公室主任审核秘书督办处同上（科）办会岗5呈分管办公室的区同

2、上由区领导秘书送领领导审阅导审阅。呈开发区党委、管根据会议内容，呈6委会，萝岗区委、签发会议通知稿。相关领导签发。由区区政府相关领导签领导秘书送区相关领发导签发。正确使用红头纸、格式规范；7制作正式秘书督办处附件齐全；办会岗负责对正式会议通知（科）文印岗份数合理；会议通知作抽检。盖章正确。发出正式秘书督办处及时发出会议通知；8（科）收发通公文发放登记表会议通知发放范围准确。信岗应提前 2-3 天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括：会议材料准备进展；场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；9会前准备会务领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆总指挥放等）；出席领导落实；颁奖席、记者席安排（

3、如需要）；灯光、音响、录音、多媒体；饮料；空调；电子屏蔽设备；签到布置；安全保卫、医疗卫生保障；车辆安排及交通指示；天气情况掌握及相关用品准备；就餐及食品卫生检查安排；礼仪策划及彩排安排；对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定；会场工作职责分工。根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；出席领导落实；会议材料准备是否齐全；颁奖席、记者席安排（如需要）；灯光、音响、录音、多媒体；饮料；会务总指挥、会场布置空调；10相关单位领导检查电子屏蔽设备；及会务人员签到布置；安全

4、保卫、医疗卫生保障；车辆安排及交通指示；天气情况掌握及相关用品准备；就餐及食品卫生检查；礼仪策划及彩排；对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实；明确会场工作职责。确认各个环节、各个方面准备工作完成会务总指挥、临会前最后情况，特别注意各环节之间的衔接；11相关单位领导协调进一步明确各会务人员现场工作职责；及会务人员查漏补缺。会务人员按规定时间就位，分头做好准会务总指挥、会前现场备工作；相关单位领导12现场总指挥对各岗位作最后检查，及时组织工作及会务处理相关问题；人员及时掌握参会领导的行踪；一般在大会前一天晚上进行。参会领导专人接待，全程陪同。参会人员

5、签到、发放会议材料工作等；组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；引导领奖人员、记者到指定位置就座（如需要）；引导出席会议领导到指定位置就座。发生临时事件，相临时事件处理；关岗位人员先临时处会中现场会务总指挥及颁奖组织（如需要）；13理，需要动用其他人工作会务人员会议材料回收；员，统一由会务总指领导交办其他事宜。挥调度。文稿起草单位文稿起草单位负责全面、准确整理讲话讲话稿整理和秘书督办处稿；14发（科）、综合秘书督办处（科）或综合信息处（科）下信息处（科）制文、送审、下发。会议主办单位及时发出督办通知；对会议布置事项进督办事项全面、明确；15或秘书督办处跟踪督办工作进展；行督办（科）督办岗协调督办事项有关问题。会议材料秘书督办处按“一会一档”的原则整理保管，年终将完整的材料送档16归档；归档（科）办会岗案室档案员归档。归档材料要齐全，无遗漏。点评：这是某区为举行全区性大会专门制定的会务工作流程。这则工作流程是以表格的形式呈现的 ,计划项目主要集中在