电子文件的出现与来源原则的关系

1、电子文件的岀现与来源原则的关系海南科技职业学院 海南省海口市571126摘要：木文笔者简单介绍了来源原则的发展历程，并阐述了电子文件的 出现对于来源原则的关系。关键词：电子文件；来源原则来源原则是国际档案界公认的档案专业的基木原则。20世纪六七十年 代它一度遭受冲击。但从90年代中期以来，北美档案界逐步扭转了质疑和批评 的态度。到90年代伴随“电子文件”概念的普遍采用，国际档案界重新承认了 它对电子文件的适用性及在档案专业中的核心地位。木文笔者就电子文件的出现 对于来源原则的意义谈一下粗浅的看法。一、来源原则的发展历程1898年，3位荷兰档案学者的档案的整理与编目手册问世，它是第 一部系统论证

2、来源原则的理论著作，先后有9种文字出版。1910年在布鲁塞尔 召开的国际档案图书大会上，与会的档案学者研讨了该书的法文译木，首先肯定 来源原则是档案专业的基木原则。而后，在不同国度、不同传统和不同载体的档 案管理中得到运用和发展。国际档案理事会1984年出版的档案术语词典中 分别以专项条目给“来源”和“来源原则”来下定义。词典第380条指出：“来 源是指在向文件中心/档案馆移交文件之前，在处理事务过程中形成、积累、保 存文件/档案的机关、团体、组织和个人。”在第367条中指出：“来源原则是指 同一来源的文件/档案不应与其他任何来源的文件/档案相混淆的基木原则。”但到了 20世纪计算机技术的发展

3、推动西方国家进入了信息时代。档案 载体最明显的变化就是产牛了机体保管转向信息利用，从来源整理转向信息检索。 档案人员的角色从保管员向计算机专业人员或信息管理人员发展。档案人员的首 要职责是提供档案的信息利用而非实体保管。因此，来源原则不宜继续充当档案 专业的基本原则，甚至已经过时。二、电子文件对来源原则的影响（一）主观方面的影响。来源原则在其诞生以来的一个半世纪中，对档案工作的健康发展产生了 全方位的深刻影响。电子档案的出现使它再次成为档案学界关注的理论热点。有 人感到忧虑，认为“计算机的智能管理和自动分类与组合功能，使得档案工作可 以放弃文件的来源和全宗不可分散等原则。”也有人十分乐观，认为

4、“只有坚持 我们专业和理论的传统核心 来源、尊重全宗、因果联系、发展、相互关系 和次序，档案人员才能把信息转化为一种知识范例，才能更好地适应电子文件和 通讯时代。” （1）不同的认识引发了各国档案学者对来源原则的重新思考，如果 它能够在目前面临的重大改革中得到再确认，或许可以为电子吋代档案工作模式 的建立提供重要的思路。20世纪80年代美国的来源原则的力量的呼吁和档 案界人士的觉醒，重新唤起了人们认可来源原则在当代，特别是在电子档案管理 中的重要价值和主导地位。人们坚信：在当今的电子时代决不能抛弃来源原则, 相反应该更多地依赖它，这就是来源原则的重新发现。（二）客观方面的影响传统来源原则包括两

5、个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊 重原始顺序。目前，随着大量电子档案的产生，后者愈益受到普遍关注。在信息 社会，来源原则面临挑战的因素很多，排除社会结构变化、档案种类和数量及其 关系复杂化的因素，单从电子文件的形成主体方面来看，电子文件的形成方式与 传统文件不同，以往那种以一个实体机关作为一个文件群体形成者的传统模式逐 步有所突破。电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构 这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合，打 乱或破坏文件的本来顺序。因此，传统的来源观念并不能解释现今以至未来电子 时代的档案实践。要确定档案的来源，必须正确说明档案

6、的原始联系，了解在整个生命周期中文件 组合的变化，并随着客观实际的变化，有必要从新的视角赋予它新的含义，形成 一个新来源观，丰富和发展来源原则。（2）三、电子文件与来源原则的融合（-）电子文件的出现对来源原则发展的促进来源原则在新形势下的重新阐释并不是对传统理论的背弃，而恰恰是对 它的肯定。加拿犬档案学家特里•库克认为：“电子吋代档案来源的概念需要 重新考虑、酝酿和定义，它不仅指文件的形成机关，更包括其形成目的、形成活 动、过程、处理程序和职能范围等”，因此档案人员的关注焦点应该“从以等级 结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为变动、临吋、其至‘虚

7、拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。”（3）简单 地说，这个“来源”就是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件 下，运用哪些数据，为了什么目的，采用了何种结构形成的等方面的情况。因此， 可以说电子文件的出现促进了来源原则的进一步发展。（二）来源原则仍然是电子档案管理的基本原则作为信息技术的产物，电子档案对传统来源原则产生了重大影响，但我 们也必须明白，这种影响并没有颠覆来源原则的本质。来源原则在电子时代仍然 是档案管理的基本理论和核心原则。美国档案学家谢伦伯格在现代档案一原则 与技术一书中说，来源原则所以受到档案界的采纳，是有各种理由的：第一，

8、 它有利于保护文件的完整；第二，它有助于说明文件的重要性，即有助于保持文 件的证据性；第三，它在文件的整理、编目和提供利用方面为档案工作者提供了 经济可行的指导方针。谢伦伯格进一步指出允许各国在运用来源原则上存在差异, 但“来源”这个核心思想是不能丢掉的，甚至是永恒的，尽管电子文件吋代的到 来对来源原则的来源概念产生了巨大冲击，但是，它仍然以其绝对的优点为档案 工作领域和学术界所尊崇。来源原则对电子档案管理依然适用。电子档案脱离了实体，即档案保管 机构和传统载体的限制，摆脱了传统档案所具有的吋间和空间的局限，但这种变 革不会改变“来源”的原则性，它在电子档案管理中依然发挥着应有的作用。第一，适

9、用于电子档案收集整理。电子档案只是载体形式上的特殊，并 没有改变档案的本质属性，同一来源的电子档案必然有着历史的内在的联系，在 收集和整理档案过程中，只有尊垂和坚持来源原则，才能保持和体现档案之间的 这种联系，才能更好地维护档案的原始性、完整性、系统性。第二，适用于电子档案的鉴定。单份的电子档案，就如纸质单件档案脱 离了群体一样，很难对其鉴定；电子档案的特点使得对其进行鉴定比纸质档案要 难很多，如果不考虑其来源，则难辨真伪及价值。事实上对电子文件的鉴定根据 是其元数据，但是电子文件元数据中必不可少的是其来源元数据，包括文件的形 成机关、形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等。第三，适用于电子档案的保管。不论是传统档案还是电子档案，对其进 行保管，首先都是为了保存档案形成机构的职能史，故此，保管电子档案不能不 考虑其来源。况且，进人电子吋代后，形成文件、档案的单位和个人的社会职能 并没有发生质的变化，最可能的只是量的增减，在其活动中形成的电子文件、档 案仍然体现其职能活动。第四，适用于电子档案的利用。有优质的保管，再加上优质的服务意识、 行动，必然会有优质的利用。正因为如此，来源原则适用于电子档案的利用是不 容否认的。第五，适用于新型档案馆的组建。电子吋代的到来，使新型档案馆迎来 了崭新的发