机关测评细则解读

1、山东省机关单位档案工作科学化管理测评细则解读一、组织领导和制度建设1.1档案组织管理1.1.1建立档案工作，设立档案工作机构，建立健全科学有效的档案工作管理体制和管理网络解读：档案机构是档案活动的主体。机关档案工作条例第六条规定，“机关必须建立档案工作，成立相应的档案工作机构。”机关单位根据自身的特点，如单位规模的大小、内部机构和直属单位的多少，或需承担对本系统专业档案工作进行指导、监督任务的多少等特点，设置档案处、档案科、档案室等都可以，也可配备专职档案人员或兼职档案人员。但是有档案人员但是没有开展档案工作的，视为没有建立档案工作。档案管理网络一般以单位档案工作分管领导挂帅，以档案工作部门为

2、中心，以各业务部门兼职档案员为基点。形成网络，明确责任，有利于各业务部门及下属单位文件材料的形成积累归档，有利于上级及本单位的政策法规标准在下属单位及各业务部门的贯彻执行。测评方法：查看单位设立档案工作机构的发文和单位档案工作网络图。1.1.2机关各级分管领导职责明确，履职到位解读：干好档案工作，领导重视是关键。一般来讲，所有机关单位档案工作中出现的问题都可以追究领导责任。本项主要测评分管领导是否解决档案工作中的实际问题，包括档案人员是否胜任档案工作、设施设备是否满足档案管理的要求、档案管理体制是否理顺、档案管理制度是否得到的监督、落实等4个方面的问题。测评方法：1、看会议记录或单位关于领导分

3、工的文件或单位的岗位责任制度文件；2、证明领导解决实际问题的材料。如领导召集会议解决单位的库房问题，或者批款购买档案工作必需的设备等。1.1.3制定本机关、本系统档案工作中长期规划或在机关工作中长期规划中有档案工作内容解读：此项主要看单位在制定规划时的档案意识。制定本机关、本系统档案工作中长期规划或在机关工作中长期规划中有档案工作内容，是单位档案工作获得稳定、长久、持续发展的保证。要求规划中不仅有提到档案工作，还要在规划中列出档案工作的目标，以及与其他工作的衔接和融合。测评方法：查看本机关、本系统档案工作中长期规划或机关工作中长期规划中关于档案工作的规定。1.1.4结合本机关、本系统实际情况，

4、近三年制发或转发档案业务管理性文件。严禁档案管理违法违纪行为解读：制发或转发档案业务管理性文件是规范行业、系统档案工作的必要措施。此项测评对行业、系统单位档案工作的监管情况。机关单位及其行业、系统档案管理中，严禁出现违反档案管理违法违纪行为处分规定（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令30号）的行为。测评方法：根据机关单位的实际情况，查看有关文件。1.1.5监督指导本机关及所属单位档案工作，措施得力，监督有效解读：监督指导本机关和所属单位的档案工作包括：（一）传达国家、省内或地区、主管部门等的有关法律、法规和业务标准，并指导、监督本单位或所属单位贯彻落实；（二）建立、健全本单位的档案工作

5、规章制度，或者帮助所属单位建立健全档案工作的规章制度；（三）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（四）检查、指导所属机构的档案工作。只有做好了这四方面工作，才能说是措施得力，监督有效。测评方法：查看对本机关及所属单位进行档案业务检查或举办档案业培训班等形成的档案材料。1.1.6机关档案工作接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导，按规定时限完成重大活动档案移交，档案统计年报、政府公开信息报送，档案进馆及其他档案业务工作解读：机关档案工作条例第七条规定，“各级机关档案部门的业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。”各机关档案部门，要配合同级档案行政管理部门，完

6、成同级档案行政管理部门交待的任务。如按法律法规规定时限完成重大活动档案移交，档案统计年报、政府公开信息报送，档案进馆及其他档案业务工作等。 档案到进馆年限的，拿出依据性文件，与档案部门协商后可延时进馆。测评方法：查看重大活动档案、档案统计年报、政府公开信息报送文件及档案进馆交接文据等。1.2档案工作人员1.2.1机关档案机构配备符合档案业务管理要求的专（兼）职档案工作人员并保持稳定解读：档案人员不能相对稳定（没干满三年的）、档案人员的身体状况不适合档案工作、档案人员的业务素质不能满足档案业务的要求、档案人员的工作精力被其他工作过度分散等情况，都属于人员配备不合理。测评方法：查看档案工作人员离岗

7、、交接等文件。根据实际情况考核档案人员的履职能力。1.2.2档案工作人员应持证上岗，并积极参加档案业务知识和技能培训解读：山东省档案条例第十一条规定，“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训。管理属于国家所有的档案的工作人员应当持证上岗。”档案人员接受岗位培训，并持有档案行政管理部门颁发的上岗证，同时接受档案业务知识和技能培训。测评方法：查看档案工作人员上岗证及参加档案业务知识和技能培训的等相关材料1.2.3档案工作人员在省级及省级以上正式刊物上发表档案业务文章解读：这是加分项目。必须是“省级刊物”或“省级以上刊物”，同时是正式刊物，是指有中国标准连

8、续出版物号的刊物。中国标准连续出版物号由国际标准连续出版物号（ISSN号）和国内统一连续出版物号（CN号）两部分组成。内部报刊准印证号不算。测评方法：查看文章。1.3档案工作保障制度1.3.1档案工作列入各项具体业务工作程序，与其他工作制度有机衔接，为档案工作顺利开展提供保障。建立档案工作奖励和责任追究制度解读：档案工作列入单位各项工作程序是保证各项工作形成的材料能齐全、完整、准确地归档的一项重要保障措施。档案工作不是孤立的工作，它的目标任务是分散在各项工作中完成，因此，在其他各项工作相应的工作程序中要有档案管理的要求，如公文处理、设备购置及会议、活动的举办等，并以制度的形式固化下来。建立档案

9、工作奖励和责任追究制度，是山东省档案工作科学化管理规范（鲁档发201423号）的要求。各机关要对在档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励，对在档案工作中出现的问题要有追究机制，如不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案保管不当造成档案损毁的等，要追究有关人员的责任。测评方法：查看与档案工作衔接的具体业务工作制度、流程及档案工作奖励与责任追究制度等。1.3.2建立完善的档案工作制度，联系单位实际，可操作性强，并根据需要进行修改完善。包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理、文件交接、离岗交接清点、设施设备维护使用制度、数字化信息安全管

10、理以及重大活动（重点建设项目、重大科研项目)档案管理办法等解读：机关档案管理要求15项以上的制度作为档案工作的保障，这些制度要求切合实际，操作性强，并根据具体情况及时调整。其中文件材料归档制度是一项重要的档案工作制度，也是档案工作开展的基本依据。单位档案工作制度要求以单位正式文件形式印发。测评方法：检查各项规章制度。 1.3.3按照实际情况制定或者转发机关专业档案管理办法并报同级档案行政管理部门备案解读：此项是为加强各机关单位专业档案的管理，特别是属于国家档案局颁布的国家基本专业档案目录（两批100种）的范围内的，应是各专业主管部门和各级档案行政管理部门监管的重点档案门类。报同级档案行政管理部

11、门备案，主要是为了保证机关单独制定印发的专业档案管理办法符合档案专业规定和政策要求。测评方法：查看专业档案管理办法及备案材料。联合印发的不需要备案。2、 档案资源建设 2.4 档案集中统一管理，门类齐全，材料完整 2.4.1机关综合档案室集中统一管理本机关全部档案 解读：根据档案法第十条、档案法实施办法第十二条及山东省档案条例第十三条等法律法规的规定，机关档案室管理本单位产生的所有门类和载体的档案。集中统一管理是指档案的宏观管理，并非全部是实体管理，如单位的某些部门具有符合要求的档案管理条件（指责任人员、保管条件等）并有随时查阅利用的需求，可以将实体暂时放在该部门，具体存放时限不得超过5年。该

12、部门的责任人员必须将每年的立卷情况、整理情况及保管利用情况等形成书面文字交给机关档案室保存，同时每年移交目录信息。 测评方法：（1）询问单位的职能，查看归档制度中的档案门类是否齐全，所有门类的档案是否集中统一管理。（2）暂时实体没有统一管理的需要有管理工作小结、年度目录信息。（3）查看每年的全宗卷中有没有此部分档案的管理统计。（4）超过5年实体未能移交档案室的认定为该单位档案不能做到集中统一管理。 2.4.2 建立健全机关档案门类，包括文书、科技、专门（会计、人物、专业）、照片、声像、实物、重大活动档案以及政府公开信息、资料等，门类齐全 解读：要求各机关档案室设置齐全的档案门类。门类设置是档案

13、室资源体系的框架，框架搭建不好，整个体系的结构就不够完备。其中，机关单位从事其主要业务活动的过程中形成的文件材料是专业档案，就是通常所说的业务档案；各机关单位根据国家基本专业档案目录和自身的实际情况设置业务档案；围绕本机关单位或本系统中的人物形成的文件材料是人物档案；实物是指机关单位辅助其他门类档案产生的凭证材料或者以实物的形式反映机关单位主要业务或发展历史的佐证物品等；重大活动档案是指机关单位举办或参与重大活动产生的各种载体的文件材料。重大活动档案不是一个门类，也不能违反全宗不可分割的原则，其归档整理不能独立于本机关全宗之外；资料是机关档案信息资源的有效补充。 测评方法：（1） 从归档制度中

14、看门类的设置情况。（2） 机关档案室可根据自身的实际情况来设置，不是以上解读中所有的必须齐全。比如科技档案中只有基建档案的话，其他三种不需设置。（3） 此处的档案门类不涉及电子文件。 2.4.3 各门类档案材料收集规范、真实有效、齐全完整、应归尽归。 解读：要求各门类档案收集体制健全、渠道规范、确保文件材料真实、归档齐全完整，本机关单位所有的文件材料应归尽归。其中，人物档案是收集本单位、本行业在某一学科、领域有重大影响的专家学者，省级以上劳动模范和优秀共产党员，本单位主要负责人，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。具体包括：（1）人物职务活动的文章、报告、演讲稿、工

15、作日记等（2）人物的作品和研究成果（3）社会对人物研究、评价的资料（4）与人物有关的证书、奖章、信函、纪念品等（5）人物活动的照片、录像带、录音带、光盘等（6）人物口述的历史资料（7）其他涉及人物的有保存价值的档案材料。 测评方法： （1）通过查看机关的三定方案、机关各部门的职能、大事记、各种工作总结等文件，测评各门类档案的收集范围。 （2）查看归档制度、各种文件级目录、交接文据等，测评文件归档的齐全性。 （3）查看各门类档案的归档质量，如用纸、用笔、法律标识、文件本身的规范性等，测评档案的真实性和完整性。 （4）抽查应该归档的10份文件，测评实际归档率。 2.5 其他介质文件归档齐全 2.5

16、.1收集除纸质档案之外的光介质、磁介质、银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。 解读：档案文件除了以纸为载体外，还要有其他载体的文件。如：缩微胶片、照片底片、磁带、硬盘、光盘、录音带、录像带等。 测评方法： 机关档案室不一定具有以上提到的所有类型的载体形式，但是如果有这些介质的必须归档。此处主要测评载体的种类是否齐全。 2.5.2按照数据标准，收集各门类档案的电子文件和数字副本文件，包括机关网页信息、公务电子邮件及机关公务社交媒体产生的数字信息等。 解读：要求各机关单位重视电子文件的门类设置和收集归档的规范性和齐全性。机关档案室要注重原生电子档案和档案的数字副本的收集。数字副本是指通过扫描等数

17、字化技术处理后形成的数字信息。机关单位档案室应该收集的数字信息有：（）永久、定期保管的文书档案的电子版（）科技档案中形成的电子文件；（）会计电算化材料和会计档案管理软件；（）人物档案中的电子文件； （5） 专业档案的电子文件； （6）数码相机拍摄的数字照片； （7）其他音频、视频形式的电子文件； （8）档案管理软件及有关电子版说明； （9）政府公开信息的电子版； （10）其他应该归档的电子文件，如机关单位的网页档案、公务电子邮件和公务社交媒体产生的数字信息等。上述应归档电子文件的元数据和背景信息要一并收集。 测评方法：（1） 查看电子文件的门类是否齐全（2） 查看各门类电子文件的数据格式是否符

18、合存储标准 2.6 档案征集 根据实际情况向社会或本系统、本单位有关人员征集档案资料（包括口述历史）；已损毁、丢失的档案，通过征集、复制或补制进行补救 解读：要求档案室完善档案资源建设体系，不仅收集正规渠道的，还要收集与本机关职能有关的在个人手中保存的档案资源。某些特殊行业中，口述历史也是非常重要的档案信息的补充，能更加充分地记录单位的历史。在中办、国办关于加强和改进新形势下档案工作的意见中要求，“对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救”。这条补救的要求是以前党和国家档案工作中从来没有的内容，是根据这些年出现的新情况提出的新要求。特别是涉及个人各种权益、

19、涉及本单位历史的档案损毁或丢失了，要通过征集、复制、补制等方法进行补救。 测评方法：（1） 根据各单位的实际情况发现征集线索，进行有效的资源补充。应该有征集工作的计划和方案。（2） 通过网页信息、全宗指南、大事记、信息摘要等线索，或者通过当事人举报，发现有档案文件丢失或损毁（包括涂改等），要采取有力措施及时补救。 三、档案信息化建设 3.7信息化规划设施 3.7.1统筹协调数字档案室与单位电子文件形成部门、国家综合档案馆的关系，实现文档一体化、馆室一体化管理。 解读：根据全国档案信息化建设实施纲要的要求，推进机关档案管理与办公自动化同步发展，同时与数字档案馆接收系统衔接，实现馆室一体的要求。此

20、项测评单位信息化建设中的档案管理理念，要求从体制上、技术上、设施配备上等方面保证数据在系统中和数字档案室以及综合档案馆接收平台之间的流转和传递，有具体的信息化建设方案。 测评方法：查看数字档案室建设方案的相关材料，实地查看数字档案室建设情况及档案管理系统与OA系统的连接运转情况等。 3.7.2机关档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，统一规划、设计和配备档案信息化基础设施设备。 解读：根据数字档案室建设指南要求，为确保机关数字档案资源的安全管理和有效利用，应与单位信息化建设统一规划、整体设计，为机关档案管理配备相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基

21、础设施，主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。其中，终端设备包括终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等，辅助设备包括恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等。 测评方法：查看信息化规划等相关材料，并实地查看数字档案室设施设备的配备情况。 3.8 数字资源 按照有关标准收集、整理机关数字信息，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。 解读：根据数字档案室建设指南的要求，机关档案室的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类

22、的电子档案也应作为数字档案资源建设内容（见2.5.2项的解读）。同时，数字档案资源的收集和整理应符合电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）等国家及省有关标准和规范的要求，数据格式合乎存储要求，数字资源组织要求系统、规范，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。 测评方法：查看各门类数据库数据以及室藏档案数字化的相关材料。按照存量数字化、增量电子化的要求，2015年达到全部室藏档案数字化60%的不扣分，以后每年增加10%的要求，不足的按照比例扣分。 3.9 应用系统 机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求，并与同级综合档案馆信

23、息接收平台对接，按照要求移交电子档案及电子目录等。 解读：数字档案室应用系统建设应符合电子文件管理系统通用功能要求（GB/T 29194-2012）的要求。机关档案管理系统应与同级综合档案馆信息接收平台对接，按照电子档案移交与接收办法（档发【2012】7号）等要求移交电子档案及电子目录等。 测评方法：查看数字档案室管理系统各功能模块设计及实际运行状况。查看馆室衔接情况以及电子档案交接文据等相关材料等。 3.10信息安全 3.10.1定期检查非纸质载体的可读性，确保其数据长期有效性；及时备份档案数字信息，建立数据恢复机制，保障数字信息安全；开展重要档案异质异地备份。 解读：电子档案应当真实可靠、

24、齐全完整和安全可用。按照电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）的要求，保证非纸质数据的可靠性与长期可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。建立即时和定期备份制度及非常规状态下数据的恢复机制。为确保电子档案的安全，还要开展档案异质异地备份。有异地备份计划以及异质备份的实施方案等。 测评方法：查看非纸质载体的抽查记录，查看定期备份及开展档案异地异质备份的相关材料，实地查看数字档案信息安全保管状况。 3.10.2开展纸质档案数字化过程中，采取严格信息安全保障措施。对涉密档案严禁开展外包数字化。解读：按照国家档案局办公室档案数字化外包安全管理规范的要求，

25、严防信息化过程中数据的安全。测评方法：查看相关规章制度及必要材料，实地查看档案数字化场所。四.档案安全保障411档案用房及设施配备4.11.1档案库房、阅览室、办公室满足开展档案工作基本需求解读:根据机关档案工作业务建设规范的要求，参照档案馆库房建筑设计规范设立档案库房。库房面积应能容纳本单位的全部档案，并留有一定余地。省级机关档案库房一般能容纳本机关20年的档案，市、县级机关档案库房一般能容纳本机关10年的档案。同时，还应考虑档案逐年增加的因素。阅览室是办理档案查阅手续、阅览档案的用房。档案工作人员办公室不能在档案库房内。测评方法：实地查看411.2档案库房配备电子监控、防盗报警器、温湿度记

26、录仪、灭火器、空调机、去湿机、加湿器、消毒灭菌机、吸尘器、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备，实现 “九防”要求解读：根据档案法等有关法律法规的规定，档案库房应当配置配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录装置、灭火器、空调机、去湿机、加湿器、消毒灭菌机、吸尘器、符合标准的光源和遮光窗帘等设施设备，达到防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮湿、防有害气体、防尘、防磁“九防”的要求。库房应远离污染、潮湿、阴暗之地，避开锅炉房、配电间及有放射性物质的地方，避免楼顶和西晒，地下室不宜做档案库房。档案库房温度应控制在14-24度，每昼夜波动幅度不得大于2 ，相对湿度应控制在45%-6

27、0%，每昼夜波动幅度不得大于5%。测评方法：实地检查，可通过检查电子监控录像，查看温湿度记录等方式查看实际“九防”效果。4.11.3档案装具符合标准解读：档案橱、架等一般采用金属制品，在库房的排列符合要求；卷盒、卷皮数量充足，一般采用中性（无酸）或弱碱性纸制作，装具符合国家标准。测评方法：实地查看4.12库房安全管理4.12.1档案的出入库登记内容准确、及时；库房温湿度记录完整规范；定期开展库房安全检查，有库房安全检查记录和总结；发现问题应有整改措施且落实到位解读：制作出入库登记，即凡有出入库房的人员都需登记，需记录出入人员、出入时间、案卷存取情况、出入事由等。温湿度记录要完整，不能补救，不能

28、弄虚作假。安全检查记录是发现库房在九防措施上有哪些疏漏，有哪些安全隐患，需定期（如一个月或三个月）写出检查报告，如有问题需上报有关领导。发现问题应积极整改，并整改到位。测评方法：查看库房出入库登记记录、温湿度记录、安全检查记录，并实地测评库房的温湿度和安全情况。4.12.2制作档案人员离岗交接清点台账，办理档案交接手续，到同级档案行政管理部门备案；定期开展档案清点工作，并写出清点报告解读：档案人员在离岗前，应与接续人员一起进行案卷、检索工具和设施设备等的清点，并在双方认可的情况下在交接台账上签字，制作交接清点台账，并到同级档案行政管理部门备案。同时，每年年末应对所保管的案卷、资料、设施等进行年

29、度清点，将缺失的案卷和案卷中的文件的情况以及有否损毁等情况记录下来，形成清点报告。测评方法:查看交接清点台账（必须有双方签名）、查看备案登记和年度清点报告 。同时到库房抽查清点报告是否符合事实。4.12.3制定档案灾害应急处理预案，并组织演练、培训，提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力解读：预案制定详细、具体，切合单位的实际，同时有演练的文字记录或演练的视频材料。测评方法：查看灾害应急预案和有关演练文字或视频等。五、档案服务利用513档案整理严格按照国家标准整理各种门类、各种载体档案，做到分类科学、整理规范解读：应按照国家对文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、声像档案和电子文

30、件等明确的行业整理标准来开展分类、著录、整理和上架等工作。各单位业务档案要按照行业主管部门和档案行政管理部门制发的要求、规定整理业务档案，如没有，应单独或会同档案行政部门进行制发。人物档案参照文书档案的整理方式。重大活动档案按照文书、照片或声像档案等的整理标准整理，原则上不与原全宗分离。测评方法：实地查看机关单位各门类档案的整理方法是否符合国家行业标准。5.14检索工具5.14.1 按照要求编制各种门类、各种载体档案的检索工具解读：各单位根据本单位档案类别编制以下种类检索工具。1、建立全宗卷2、文书档案、业务档案的归档文件目录和照片档案的基本目录；3、科技档案总目录和分类目录； 4、实物档案登

31、记目录；5、文书档案的专题目录和文号索引；6、会计档案目录和卷内目录；7、政府信息公开目录；8、重大活动档案全引目录；9、人物档案目录；10、公务活动礼品档案送交目录；11、录音、录像及其他多媒体档案的基本目录；12、资料登记台帐；13、其他档案的目录；以上目录类别除纸质形式外，应按要求制作相应的机读目录。测评方法：查看机关单位各门类、载体档案的纸质目录，机读目录是否齐全完整，是否符合相关标准和规范。5.14.2 建立全宗卷，材料齐全，整理规范解读：按照全宗卷规范（DA/T12-2012）和全宗指南编制规范（DA/T14-2012）建立全宗卷，并规范全宗卷的整理。测评方法：查看机关单位是否按照全宗卷规范（DA/T12-2012）和全宗指南编制规范（DA/T14-2012）建立全宗卷。卷内材料是否齐全完整，整理是否规范。5.15档案利用5.15.1严格借阅登记和利用效果反馈登记，编制档案利用效果实例汇编。解读：各机关单位应严格按照档案借阅制度对档案借阅和归还进行登记，并对档案利用效果进行总结整理，对突出的事例加以汇总编制档案利用效果实例汇编。测评方法：查看借阅登记、利用效果登记