河北工业大学秘书处档案管理办法

1、河北工业大学秘书处档案管理办法（草案兼提案）河北工业大学学生会档案管理方案档案是学生会工作情况的记录和信息库，它起着凭证、依据和史料的作 用，并为学生会开展工作提供丰富材料。档案管理的科学合理，既可以反映当 时工作的情况，又可以为今后开展工作提供重要的参考资料。因此，为了加强 学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使学生会的工作形成一定的 历史资料，特制定如下制度：第一章日常档案管理第一条校学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积 累的文字、图像、声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得 随意公示、复制。第二条 校学生会档案由秘书处统一分类管理。各部门档案由本

2、部门成员整 理，交付秘书处监督管理，由主席团监督负责。第三条每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。第四条 校学生会档案包括内部档案、杂项档案及外部档案等。第五条各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份，一份由主席 团统一存档，以备查找，一份本部门留存。第六条档案上交口期：视不同类型档案而定。第七条档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（a4纸打印） 和电子档案两种版本，主席团管理资料为电子档（一式两份）。第八条学生会每届换届z后应整理转交本届学生会档案。第二章档案类型第一条内部档案制度 成员档案：（一）档案范围：个人姓名、联系方式、所在年级、所处职位政治而貌、自我评价

3、及上交照片等。（-）档案建立：（1）学生会成员的人事档案在成员正式加入时建立。（2）学生会各成员简介及联系方式统一下发各部门，便于联系。（3）学生会成员资料，各部门收集后，一式两份，一份本部门留存，一份 上交秘书处。 工作档案：（一）档案范围：包括会议记录、工作计划、工作总结、各年级课程表及有关档案，由秘书 处整理保管。（二）档案建立（1）每周的学生会例会，由秘书处做好会议记录，记入档案。（2）学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上交于主席团， 批示后入档（做以笔墨标记提岀意见的可行性）。 活动档案：（一）档案范围：各部活动策划、签到表，对于部员提出本次活动无法实现但部长说下次实 现

4、的创新型意见、出现的问题（软件问题）及解决方案（详细事件及各部经典 建议）、活动赞助商及其联系方式与意向、保安礼仪工作人员的站位轮换方式 等、采编稿、与其他组织的合作（详细）、宣传方式（照片与文字结合）、其 他相关事项与突发，细小事件。（二）档案建立：（1）活动结束的一周内，秘书处相关负责人将收集相关资料。（2）活动结束后3天，举办该活动的部门整理出此次活动的最终活动策 划、活动总结、通讯稿及筛选的部门影像资料，一式两份，一份上交主席团， 一份交与秘书处留存。第三章档案编号办法（一）档案编号原则：以学校全部档案为对彖，依据学校的职能，结合档案内容及其形成特 点，保持档案之间的有机联系，便于档案

5、的科学管理与开发利用。（二）一类名称（大类型）:档案大类型的定义，以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。（如:内部:nb）（三）二类名称（小类型）；档案小类型的定义，以以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。（如:活动:hd）（四）三类编号（相关负责部门）：各部门编号，主席团定为00,合办的大活动均属于主席团。（五）四类编号（具体内容）以从头开始的四个字的开头大写字母定位，不够则用*代替。（如：红 旗团支部:hqtz）（六）五类编号（年份）年月缩写（如2012. 11.23写作20121123）（七）六类标注（重要级别）根据重要程度标注b, a, s,（借阅权限）例：2012年5月11日

6、办公室例会可记做：nblh01lh*20120511a第四章档案借阅办法（一）有关档案分为三种种权限（由低到高分为b、a、s）:1. 部员可借阅b级档案，提前与秘书处成员联系，叙述清楚缘由，秘书 处成员向部长汇报获得许可后在当天时间内借阅b限权档案，与晚上8 点前交还到位；部长可以借阅一周。2. 有部长允许的部员可以借阅本部的a限权档案需要批条，条留作档 案，并且让本部部长联系秘书处部长，流程全部完成后方可借阅一 周。3. 部长可借阅本部s限权档案一周，a、b级别一月；借阅其他部门a、b 权限档案一周；在主席的批条下可以借阅其他部门s级权限档案一 周；本部全部档案一月；有主席同意并且批条的工作组也可以借阅s 级别限权3天；第五章关于档案的规章制度1. 秘书处应定