学校档案管理的信息化建设与问题对策

1、    学校档案管理的信息化建设与问题对策    李静摘 要随着信息化社会进程的不断深入，传统的学校档案管理方法、落后的技术与设备已经不能满足学校档案管理工作的需求，现代化的管理技术逐步融入到学校档案日常管理工作中。通过对学校档案管理的信息化建设，逐步实现学校档案管理工作计智能化，提高工作效率。关键词信息化社会；学校档案管理；工作效率引言随着社会不断进步发展，全球化及信息化进程的逐步加快，信息技术的应用给我们的工作环境带来了巨大的便利，实在有效的提升了工作效率。信息化进程目前基本已经遍布各个领域，学校档案管理工作在其中，档案管理信息化不断成为各个学校的工

2、作转型重点，撇去以往人工、低效率的工作模式，档案管理信息化使得档案管理工作更加合理化、效率化，在人力资源和时间成本上都有着无可比拟的优势。但是我国进入信息化社会相较西方发达国家时间较短，技术水平上仍有缺陷和不足，因此学校档案管理信息化建设将会是一个漫长并且曲折的过程。学校档案管理信息化概念：国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面融入现代信息技术手段，对档案信息资源进行合理配置、管理并提供借阅等服务即是档案管理信息化。学校档案管理信息化是把学校档案管理从传统实体档案保管的工作重点转向由计算机化档案保管的工作转型，并向学生及社会提供服务1。学校档案管理信息化建设的主要内容包括

3、以下几点：（1）学校档案信息化基础设施的建设，主要包括用于学校档案管理所需的计算机，服务器及网络服务等，通过建设高等级的计算机化学校档案馆，使得师生及需要档案信息服务的人士得到快捷的服务；（2）数字化的档案信息资源建设，建设数字档案全文数据库和多媒体数据库，全面完善档案管理工作文件的归档工作。数字化学校档案信息化的建设对于档案管理质量的提升也是作用明显，避免的人工的查阅资料，通过信息检索快速定位所需档案信息，很大程度上可以避免档案信息错误，极大的提高了档案管理工作效率；（3）学校档案管理信息化的业务性标准、技术性标准和规范建设等；学校档案管理信息化所面临的问题及对策：伴随着科学技术的高速发展，

4、我国各大院校的学校档案管理工作也逐步走上了信息化的道理，越来越多的学校由单一的人工档案保管工作转向信息化学校档案管理，但是结合已有的经验和一些学者所作的调查来看，学校档案管理信息化工作中仍然存在着不少的问题阻碍了学校档案管理信息化的发展，只有明确并且解决已有的问题才能使学校档案管理信息化得到更好的运用及发展2。（1）对学校档案管理工作重视程度不够：目前仍然有个别学校对学校档案管理工作没有足够的重视，没有意识到学校档案管理工作对于学校建设发展及教学质量的作用。个别学校只花大力气在完成教学目标，疏忽了日常管理工作，导致学校档案管理影响到了学校档案管理发展规划，对学校建设发展买下了隐患。（2）学校档

5、案管理信息化所需的硬件设备落后，制度缺乏：随着我国经济发展部分地区的经济仍然达不到满足所有学校档案管理信息化所需基础设备，学校档案室老化、空间不足及防护措施不够完善等，容易导致档案信息破损丢失，严重威胁到了学校档案管理的安全性。对于制度方面部分学校对于学校档案管理没有完善的计划性，对于学校档案管理标准没有足够的认识，在管理流程上存在漏洞，使得学校档案管理缺乏有效的监督机制，导致制度只是一纸空文，学校档案管理信息化不能有效地开展。（3）档案管理人员综合素质不够：对于学校档案管理信息化工作对档案管理工作人员提出了许多的要求，除了自身档案管理工作业务能力以外，学校档案管理信息化进程对管理人员的计算机

6、能力、检索能力提出了更高的要求。过于繁忙的事务、专业知识的匮乏及创新意识的缺失都会影响到学校档案管理信息化建设的进程。对于上述提及的学校档案管理信息化所面临的问题提出一些针对性的对策来解决。对于学校档案管理工作信息化应当予以足够的重视，对于建设一所一流的学校，管理水平、办学理念、特色与文化底蕴等都是关键的因素，而学校档案管理则是建设一所一流学校的基石，学校档案管理信息化可以提高工作效率、保障档案信息的安全、避免档案信息人为性低极性错误和检索便利等好处，同时也可以向社会提供一个了解学校教学成果，规范管理档案信息的平台。对于重视学校档案管理信息化能够促进学校发展和建设，提高学校在社会上知名度等一系

7、列积极的意义。学校档案管理信息化基础设施建设需要有关部门重视，加大投资力度，支持学校档案管理工作向信息化、现代化转型。管理人员的综合素质在学校档案管理信息化建设影响因素中是重中之重，管理人员也需要不断学习计算机知识提高计算机水平能力，适应新形势的发展要求，以专业的管理水平为依托不断实现自身管理能力水平的突破。另外也有一些其他改进对策，随着智能手机应用的越来越广泛，android操作系统下的手机app应用广泛使用，对于有较好基础设施建设的学校而言依托自身软件研究能力可以开发手机版档案管理的应用，进一步实现学校档案管理信息化，使得学校档案管理更加方便，易查询，使得工作效率更上一个台阶。最后，也有学者提出了基于集成高等学校档案信息管理与服务研究的观点，通过集成服务来实现集成管理的最终目的。通过创造性运用集成模式对学校档案管理信息资源进行整合重组，使得学校档案管理信息化发挥更大的作用。总结与展望：档案管理工作为学校发展的重要基础组成部分，是反映一所学校综合实力的重要表现。提高对于学校档案管理信息化建设的重视程度，加强基础设施建设，提高档案管理人员综合素质等问题都将会是我们在未来很长一段时间内在学校档案管理信息化进程中