进入acess世界

1、第20章 进入acess2000世界 对于简单的数据处理一般可以使用电子表格。电子表格具有操作灵活、方便的特点，但电子表格仅限于相对数据量较小而且任务单一的业务。如果需要解决的问题变得越来越复杂、需要管理的数据文件越来越多时，电子表格就显得无能为力了。比如，在整个数据处理过程中数据输入是一个关键的工作部分，是一个非常重要的“人机接口”，只有保证采集到的数据的正确性，后续的数据处理过程才有意义。这时，就需要充分发挥计算机软件的威力，在计算机程序的控制下定义好数据的输入格式和数据的特征，并且编制相应的数据输入程序。在输入数据时，计算机自动把需要输入的数据项按指定的格式显示在屏幕上，而且在输入每个数

2、据项时由计算机自动检验数据的有效性。同时，当输入一项数据时还可以响应预先定义好的一些事件，这些事件是一系列的动作，比如数量的自动累加或金额的自动计算，或者当输入产品时自动弹出产品列表供操作人员选择，等等。实际上每个企业或部门的业务管理的全过程，本身就是一套完整而又复杂的处理程序，需要编制程序来控制操作的执行，使业务处理自动化、智能化，提高数据处理的效率。如果企业的数据文件达成百上千个，每个文件的内部又包含大量的记录，如何管理这些数据，如何在众多的数据中迅速查询到所要的数据。当在网络上多用户共享同一个数据文件时，又如何防止同时操作同一数据时所发生的数据读写冲突，这些问题都需要有一个专门的数据管理

3、系统软件，保证数据存储的合理性和数据处理的安全性。数据库管理系统（DBMS）就可以解决这些问题。 如图20.1所示的用Access数据库管理系统编制的商务管理程序中的一个“订单”输入子模块窗口（Access称之为“窗体”）。在这个子模块中，可以详尽的录入每笔订单的每一项数据，也可以对任一记录进行修改。单击“显示本月产品”按钮可以显示本月所有产品的数据记录。单击“打印发货单”按钮可以打印发货单报表。窗口的左下方还有一组“记录”按钮，用于定位记录，浏览数据记录。 在一个完整的数据处理应用程序中，对数据的处理一般包括数据的输入编辑、数据的操作（数据的计算、数据的筛选、数据的排序等）、数据的查询输出等

4、过程。根据这些过程，一个应用程序里可能由很多子功能程序模块构成。这就需要有一个总控程序用户界面，使用户能方便的选择或切换到任一子模块中去，可以使用菜单、列表、按钮等组件来完成任务的切换。在Access中提供了一种“开关面板”窗体的总控程序用户界面，如图20.2所示的是Microsoft Access提供的数据库管理应用程序范例“罗斯文商贸”数据库中的“主切换面板”。 在这个“主切换面板”中，单击某个按钮就可以进入与按钮标题相应的子模块中去执行相应的操作。这样，就通过“主切换面板”把整个应用程序连接到了一起。20.1 认识Access2000 Access 2000是Microsoft Offi

5、ce 2000家族的重要成员之一，是一个关系数据库管理系统（RDBMS）。Access应用程序对于初级用户和高级用户都是适用的。使用Access 2000管理数据的初级用户，只需分析所管理的事物，在Access向导的指引下，定义数据表的结构，就可以生成定制的数据定义维护界面、数据编辑窗体、数据查询程序、报表输出工具，不用编写一条程序设计代码即可获得程序管理的高级功能，它能使用各种来源的数据帮助用户快速建立简单的应用程序，使数据处理、数据查询、数据输出等工作一气呵成。对于数据库的高级管理人员，Access还提供高级应用程序开发系统，可通过编写宏和VBA，控制应用程序流程，数据处理过程高度自动化、

6、智能化，提高人们的工作效率，是办公自动化的有力工具。 Access 2000作为完整的办公自动化套件的组成部分，可以查找和管理桌面数据以便做出更好的商业和管理决策。 Access 2000是数据库和Web的最佳组合，使企业能够通过Intranet方便地共享静态和动态数据。 使用Access 2000，新用户会发现它与Office应用程序高度集成，熟悉的用户界面使得程序启动和运行更加容易。通过更紧密的集成将Access 2000延伸到企业级数据库。Access高级用户和开发人员将会找到崭新的方法，充分利用Access在用户中的普及。不论是创建数据库来管理联络信息和客户，还是创建存货跟踪系统，Ac

7、cess都能为各类桌面用户查找、管理和共享数据提供简单的方法。 新读者可以跳过下面的内容，直接转到第20.2节“Access 2000的功能简介”部分去。20.1.1 Access 2000新特性概述 不论用户创建的独立桌面数据库是用于个人、部门还是整个企业，Access都可以管理和共享数据提供易于使用的数据库。Access 2000不仅具有众多简单的传统数据库管理工具，同时还进一步增强了同Web的集成，以便能更方便地共享跨越各种平台和不同用户级别的数据。此外，还加强了数据库的易用性，以帮助提高个人使用。 尤其重要的是，Access 2000可以用作企业级后端数据库（例如，Microsoft

8、SQL Server）的前台客户端。Access 有两种使用方式：作为创建个人或部门数据库的独立应用程序，或作为更强健、更具扩展性的后端数据库的易于使用的接口客户端。后一种方式下的数据库以前只能由专业数据库管理员（DBA）使用。由于最终用户得益于Access 的易用性和Microsoft SQL Server的可伸缩性与可靠性，从而降低了创建真正的客户端/服务器应用程序的难度。不论选用了何种后端数据源，最终用户都将得到使用流行的桌面数据库客户端时易于使用的好处。 （1） 使信息易于查找和使用的特性 Access 有很多不同层次的用户：仅需要输入数据的用户、创建自己数据库的高级Office用户以

9、及创建强健的多用户网络应用程序的专业Access开发者。增长最快的用户是那些对数据库比较陌生但熟悉其他Office应用程序的典型Office用户。基于这个原因，Access 2000继续提供了查找和管理信息的易用工具，这些工具与Office套件的其他应用程序集成并且具有一致的操作特性。下面是Access 2000的部分新特性。 （a） 将数据库转换为以前的Access版本 从Access 2000开始，Access用户可以将数据库保存为以前的Access版本，使不同版本的软件用户可以更方便地共享数据。通过选择“工具”“数据库”“实用程序”“转换”“数据库”“到以前的Access数据库版本”等操

10、作步骤，用户可以将Access 2000数据库保存为Access 97文件格式。这对于多版本共存环境的用户特别重要，它可以协调升级过程中的文件共享。 （b） 数据库窗口 Access 2000里的数据库窗口同Access 97相比已经有了很大的改观，以提高对新用户的友好性，并增强与其他Office应用程序的一致性。这些更改包括一个类似于Outlook界面。此外，还增加了一些新内容，使定位最新特性（例如，数据访问页和数据库图表）更加容易。用户还可以在数据库窗口中创建“自定义组”，并提供按用户需要的任何方式组织数据库对象的能力。 （c） 名称自动更正 有些用户可能会有这样的经历，原本存在的链接不再

11、有效时，更改数据表或字段名称导致出现错误。例如，如果用户有多个基于数据表的窗体，在更改表中的某个字段后，执行窗体时会发生错误。Access 2000中的“名称自动更正”自动解决用户重命名数据库对象时产生的关联影响。这些名称更改被智能地传递给相关的对象（如查询、报表和窗体），使用户可以毫不困难地处理这些对象。选择“工具”菜单下的“选项”子菜单中的“名称自动更正”命令可以解决上述问题。 （d） 条件格式 创建窗体或报表的Access用户有时需要根据数据所代表的值，设置窗体或报表中某个字段的格式。例如，用户可能想要根据某客户在过去一年中的购买数量创建自定义报表，该用户可能决定每月给其最大的客户发送一

12、个感谢信，并在其中使用特殊的字体和色彩做一个“谢谢您”横幅，而且在满足特定条件时才显示该横幅。Access 2000中的条件格式允许用户根据其Access 2000中的数据库来设置窗体和报表中的字段格式。条件格式支持负数和正数，以及能被表示成小于、大于、介于或等于的值。根据该值，用户可以同时在窗体和报表中设置颜色、背景、样式。条件格式还能根据用户定义函数来设置。 （e） 字数据表 子数据表允许用户浏览数据表视图中的分级数据。在Access 2000中，用户可以利用子数据表查看相关的数据，而不是只看数据表中的单个表或记录源。例如，假定用户在查看Northwind数据库中的“类别”数据表，而且该表

13、同“产品”数据表具有一对多关系。用户可以在每个类别行下的子数据表中看到各个类别的产品，而不是仅能看到类别表中的数据。用户可以注意存在于表之间的关系，这使用用户可以更方便地制定决策和查找信息。 （f） 拖放到Excel 以前，Access 用户只需在Excel中选中适当的数据并进行拖放，就可以将数据从Excel导入Access。在Office 2000中，该性能已扩展到从Access导出到Excel。现在只需将Access对象（表格、查询等）从数据库容器拖放到Microsoft(r) Excel，就可以将数据导出至Excel。此外，用户可以通过将对象（表格、查询和窗体等）拖放到桌面来创建桌面快捷

14、方式。拖放提供了将数据导出至工作簿进行进一步分析的快捷而方便的办法。 （g） 窗体的改进 对窗体所作的更新使它们更便于处理。传统情况下，如果想要更改窗体、报表和控件的属性，需要在设计视图中打开窗体或报表、更改其属性，然后切换到浏览模式来查看操作效果。Access 2000允许用户直接在“窗体视图”中更新大多数属性，而无需切换到“设计视图”，从而简化更改操作。例如，可以在浏览器模式下选择窗体中的字段并更改背景、大小和边框，而且可以立即看到更改的效果。 （h） 打印关系向导 用户常常需要查看或共享显示“表格图表”或表间关系的硬拷贝。这在项目的规划阶段是尤其重要的，因为一种好的数据库设计对数据管理的

15、高效性来说很重要。Access 2000引入了打印“关系”窗口的能力，因此，可以获得表示出数据库结构的可视图表的硬拷贝。 （i） 控件分组 很多Access用户会广泛地使用控件，尤其是在创建窗体时。对控件进行分组，以便可以方便地一次操作所有控件，而不需要逐个进行处理。这是Access 2000的新特性，它使得在Access中可以更加方便地对所处理的所有控件迅速进行更改。 （j） 报表快照 使用Access时可能需要方便地分发数据库的组成部分，而不必提供整个数据库。为使该操作更加简单，Access 97（带有Service Release 1）引进了“报表快照”。Microsoft(r)在Acc

16、ess 2000中对该特性进行了改进，因此用户现在可以通过磁盘分发报表、将它们传送到打印机、创建Web页或发送电子邮件。利用众多的共享选项，“报表快照”的接收者可以不需要Access来查看数据。 （k）关闭时压缩 数据库具有增长的趋势，很多数据库开始时很小，到后来时会变得很大。过去，用户必须定期压缩数据库以减小它们的大小。Access 2000引进了“关闭时压缩”，关闭Access 2000数据库时，如果文件大小的缩减显著，应用程序会自动压缩文件。这有助于用户保留可用磁盘空间，而不必每次关闭数据库时考虑手动进行压缩Access会自动代劳。 （1） Northwind示例数据库 用户有时需要得到

17、某个特定特性的相关建议，或只是想看看数据库中的特性的用法范例。从Access第一次发布以来，用户就通过Northwind数据库来获得这类信息。Northwind（罗斯文商贸数据库）同Access 2000一起发行，并提供了几个新特性和普通数据库任务的示例。中高级用户可以通过使用Northwind，轻易地学会一些Access 2000最新特性的用法。而且还可以方便地在Northwind中复制信息并将其粘贴到自己的数据库中。 （2） 具有Web特性的信息共享功能 由于Web在日常工作中变得越来越普遍，数据库用户已经将Intranet技术当成一种迅速收集和共享信息的独特快捷的方式。Access 20

18、00提供一个基于Web的范例，用于创建驻留在浏览器内的Access 数据库解决方案。将共享企业信息的能力同在桌面环境中管理数据的能力结合在了一起。例如，Access 用户可以分发基于Web的解决方案，该方案用于跟踪和收集其他人可以直接输入到数据库中的数据，而不必使用请求的方法，或通过电子邮件输入，然后再传送到独立的数据存储区进行分析。使用Access 2000，中等水平的Office用户能够轻易地创建数据库，分发具有自定义主题和外观的数据条目HTML页，再将其保存到工作组服务器，并迅速地从本部门的其他成员那里收集反馈信息。接收者将看到数据的活动视图，并且能够在允许的范围内方便地浏览、查询或更新

19、信息。 完成所有这些协作不需要任何HTML知识，因为Access 会替用户进行Web编程。让所有Office用户轻松地获得建立基于Windows的数据库的能力，是Access 的优良传统。Access 2000的数据访问页和其他具有Web特性的新特性将这种易用性扩展到了基于Web的数据应用程序。 （a） 数据访问页 Access 窗体和报表是在用户桌面上显示、编辑和汇报数据的Access 对象。可以很方便地使用通用的向导创建这些对象和编排格式，并存储为数据库文件（.mdb）以便通过Access 界面查看。 数据访问页是允许用户同Web数据进行交互的另一种类型的Access 对象。虽然在功能上类

20、似典型的窗体和报表，但数据访问页是允许用户查看、编辑和汇总驻留在浏览器中的数据的HTML页。 用户可以使用类似于创建窗体和报表的方式来轻松地设计“数据访问页”，不过现在使用的是具有Web特性的新特性和简单易用的拖放方式。数据访问页具有维持到数据的活动链接的能力（换言之，数据是“绑定”的）。与传统窗体和报表不同的是，数据访问页是存储在Access 数据库.mdb文件之外的HTML文件。这就允许用户方便地通过电子邮件发送数据访问页或将它们作为HTML页发布到Web上。 Access 可以在数据访问页设计器中创建新的HTML文件或编辑现有的HTML文件。一旦在Access 中打开页面，用户就可以将绑

21、定了数据的字段添加到其中。要建立数据访问页，用户就会用到新的数据访问页设计器。该设计器将Internet Explorer用作其设计表面，并具有一些熟悉的工具，例如，属性页、字段列表、工具箱和向导。用户放到数据访问页上的控件是HTML本身的和COM组件，并类似于创建窗体的控件。数据访问页具有丰富的对象模型，支持Visual Basic Scripting Edition和JavaScript，因此用户可以利用简单的功能和强大的集成开发环境（这正是Access用户所盼望的）使用自己选择的语言进行编程。此外，Access 2000用户还可以将Office 2000 Web组件（工作簿组件、图表组件

22、和PivotTable组件）包括到数据访问页中，由此提供了利用Access 2000和Office 2000建立数据分析和汇报解决方案的可能性。使用随Office 2000一起发行的专业设计方案可以对数据访问页进行改进，以便他们的外观和感觉与用户使用Office 2000创建的Web页一致。 要创建和使用数据访问页，用户可以使用具有Web特性的最新Access工具，例如，新的数据访问页工具箱、字段列表选择器和向导。下面就对这些新工具进行说明。 （b） 分组的数据访问页 通过为用户提供与相关信息组进行交互的机会，分组的数据访问页使用户体验到与数据进行交互的全新感受。从单独HTML界面查看分组数据

23、访问页里面的相关数据很简单，由此而得到的丰富管理信息在以前是不可能得到的。例如，用户可以创建按地区表格和销售表格中的地区显示销售额的分组数据访问页，而不必创建查询。由于分组数据访问页分层地链接到数据，所以用户可以将注意力集中在特定的区域，查找摘要数据背后的详细信息。在这个例子中，用户可以看到某地区的四个销售代表的销售结果和简历信息。 （c） 数据访问页工具箱 为了创建数据访问页，数据访问页工具箱更新窗体和报表设计器中熟悉的工具箱，该设计器具有用于Web环境的特殊工具。用户可以方便地用鼠标从工具箱中挑选工具。数据访问页工具箱于“视图”菜单下的标准工具箱，默认情况下，在创建数据访问页时显示。 （d

24、） 数据浏览 数据访问页在Internet Explorer 5.0中运行，是用户从浏览器查看企业数据并与之交互的强大工具。 （e） 字段列表 字段列表允许用户通过从易于访问的列表拖放字段名称，向数据访问页添加绑定数据的字段。每个字段通过维持到数据源的直接活动链接来绑定到数据。 （f） 超级链接处理 Access 2000提供了经过改进的超级链接界面，使用户可以方便地创建、编辑和删除超级链接。尽管超级链接是整个Office共享的特性，但它们对在数据库中改进性能和提高效率尤其重要。超级链接的使用，允许用户从Access对象（例如，报表）跳转到另一个对象，这在以前是要用代码才能完成的。使用超级链接

25、，各种级别的Access用户可以得益于从一个位置跳转到另一个位置的方式，而不需要使用高级代码所要求的费用和知识。 Access 2000超级链接对话框具有全新的外观。该对话框十分类似于其他Office 2000普通对话款，在其左侧有一个面板，类似于Outlook邮件和协作客户端的Outlook栏，以便于进行视屏滚动。在“链接到”栏，用户可以为超级链接选择目的文件。当用户选择了插入新链接时，默认情况下，该对话框会转到该建立者的“其他文件或Web页”页面。在该页上，用户可以选择现有文件作为目标。 （g） 共享组件集成 Office 2000包括许多特性，使Office成为整个组织机构处理企业报告的

26、最佳客户端或界面。Office 2000包括三个新的Office Web组件（工作簿组件、图表组件和数据透视表动态视图），使通过浏览器就可以使用企业数据。Access用户可以利用这些Office 组件，办法就是将它们合并为驻留在数据访问页（已在上文说明）中的COM控件。工作簿组件提供“网格”功能，让用户输入文字与数字、创建公式并重新计算。工作簿中的公式可以引用使用简单引用的数据访问页的其他项目。图表组件在带有下划线的数据更改时提供图形表示法。 数据透视表组件类似于Excel用户熟悉的数据透视表视图的功能，它通过“透视”或移动其他视图的部分数据，提供一种查看和分析交互性数据的动态方法。数据透视表

27、组件可以分析各种来源的数据，其中包括Excel以及相关的数据库，例如SQL Server、联机分析处理（OLAP）服务器或Access数据库中的数据。在Office 2000中，数据访问页和新的Office Web组件在前台进行了组合，在后端又伴有Microsoft SQL Server 7.0，为用户提供了功能强大的解决方案，让用户卓有成效利用庞大的数据更快更好地作出决策。 （3） 丰富的信息管理分析工具 Access用户频繁地创建数据库，这些数据库对商务管理富有成效而且不可或缺，最终使用户产生了扩展数据库的需要。在某些情况下，最初打算用于个人或小部门使用的普通Access应用程序会很受欢迎

28、，从而需要部署到整个组织机构。例如，一家小企业的某个Office用户创建了一个Access数据库，随着时间的推移，企业发展了，忽然有了将数据库功能从桌面应用程序（例如，Access）扩展到企业级数据库（例如，Microsoft SQL Server）的需要。 在过去，Access通过“Access升迁工具”插件和以ODBC（数据访问标准）链接到Microsoft SQL Server的能力，提供了与Microsoft SQL Server的有限集成。但是，Access高级用户和开发人员需要更高的互操作性。在Access 2000中，将Access的易用性和企业级数据库（例如，Microsoft

29、 SQL Server）的功能结合在了一起。 （a） Access和Microsoft SQL Server的区别是什么？ 桌面应用程序Access和企业级数据库Microsoft SQL Server的大致连续相关。这两种数据库解决方案是互补的，在不同的终端上操作并满足不同用户的需要。要在特定情形下选择适当的数据库取决于多个因素，其中包括可伸缩性（用户数目，数据大小）、可靠性（关键任务数据，如企业工资册还是潜在销售联系人）和可用的数据库经验（Office用户还是专业数据库管理员）。 客户端/服务器数据库（如Microsoft SQL Server）与文件服务器数据库（如Access数据库）不

30、同的是，它可为企业任务关键性数据提供更好的可伸缩性和可靠性。Access数据库典型的服务对象是个人和小团体（1020个用户），数据不会超过一兆字节，在桌面上即可方便地进行数据处理。Microsoft SQL Server可以容纳TB级的信息，支持数千个用户，并提供其他企业级数据库功能。例如，数据库联机时，Microsoft SQL Server通过提供执行管理和维护的能力提供24*7的支持。Microsoft SQL Server还可以通过“两相提交”防止数据丢失，这在电源事故、网络故障和其他原因引起传输中断的情况下是特别有用的。 （b） Microsoft SQL Server互操作性 Ac

31、cess 2000 支持数据访问标准OLE DB。这就允许Access 2000直接连接到Microsoft SQL Server，而不必使用Jet引擎（Access中传统的默认数据库引擎）。高级用户和开发人员现在可以创建将Access界面（客户端）的易用性和Microsoft SQL Server的可伸缩性和可靠性结合起来的解决方案。对于真正的客户端/服务器来说，处理过程发生在Microsoft SQL Server。高级用户和开发人员也会欣赏Access的界面，因为执行数据条目的最终用户会发现它同其他Office应用程序一样好用。此外，Access高级用户和开发人员可以通过掌握Access

32、和Microsoft SQL Server知识提高自身价值。 （c） Microsoft Access项目 在创建新数据库时，Access 2000为用户提供选择以便决定后端数据存储（传统默认数据库引擎或Microsoft Access项目）。由于保留了默认方式，因此新的数据库用户在选择“文件”菜单下的“新建数据库”时所体验到的感受同以前不会有区别。不过，高级用户和开发人员则可以利用这项新选择。 Microsoft Access项目（即.adp文件类型）将Access用作前台客户端，它具有多个后端数据存储的二选一选项。创建.adp文件时，用户可以使用三个后端数据库之一：Office中可用的Mi

33、crosoft数据引擎（MSDE）、SQL Server6.5或SQL Server7.0。Microsoft Access项目不包含表格或查询，但可直接连接到包含表格、存储过程、视图和数据库图表（多关系窗口）的后端。 （d） 客户端/服务器向导 由于Access以其易于使用的向导而著称，所以该功能也被推广到了客户端/服务器领域。一系列的向导使Access高级用户和开发人员更方便地创建客户端/服务器数据库。 Access用户可以使用流行的Access向导，如报表向导、窗体向导、按钮向导和各种控件向导，同时还能使用与Microsoft SQL Server的后端相对的Access界面。这些向导已

34、被更新，以便支持新的客户/服务器结构。 （e） 客户端/服务器设计工具 Access 2000首次允许用户直接编辑SQL Server端的对象。在Microsoft Access项目设计视图中进行操作时，新的设计工具允许用户方便地创建和管理服务器对象，例如表格、视图、存储过程和数据库图表。这使目前的Access高级用户和开发人员可以更容易地将数据库知识扩展到客户端/服务器环境。 （f） 基于Microsoft SQL Server的管理工具 Microsoft Access 2000允许用户在Microsoft SQL Server中执行和管理常规管理任务，例如，复制、备份与存储、以及安全性。

35、此外，Access已重新评估标准数据类型，以获得更大的兼容性。 20.2 Access 2000的功能简介 一个关系数据库管理系统（RDBMS）应该能够实现三个方面的主要功能：数据定义、数据处理和数据控制。 数据定义：为每一种类型的信息创建一个表。为每一个表定义其存储的字段。一般一个数据库需要多个表。如果需要从多个表中提取或合并数据，还要定义各个表之间的关系，即数据的相关性。 数据处理：指操作数据的方法。对数据库中存储的数据如何提取、筛选、排序，数据的求和、汇总以及表的更新、删除、复制等。 数据控制：提供复杂的数据有效性检验；提供授权保护系统，在网络环境中多用户共享信息时，保证数据的安全性和完

36、整性。20.2.1 Access 的基本功能 Access 的基本功能如下： 建立数据库：实现数据的定义，建立数据表、定义表和表之间的关系、定义表的字段及其属性。 维护、编辑数据库：增加、删除、修改数据记录，修改数据结构。 利用数据库查询记录和数据。 利用数据库中的数据生成各种报表、图形。 20.2.2 Access 的高级功能 Access 的高级功能如下： 高级查询：多表查询、SQL查询 生成高级报表。 利用窗体管理数据库。 利用宏和VBA（Visual Basic Application）管理数据库。 数据库Web发布。 数据库的安全性控制。20.3 进入Access 2000 如果在计

37、算机中安装Office 2000时选择完全安装Office的所有组件或指定安装了Access 2000组件，机器中就有了Access 2000应用程序。 现在，就可以进入Access 2000了。 启动Access 20001） 首先，启动Windows 95或Windows 98。2） 如果在Microsoft Office快捷键方式中加入了Access 2000，则可以单击Office快捷键方式上的Access按钮。如果在Windows桌面建立了快捷方式，则可以双击该图标，即可启动Access 2000；也可以单击Windows的“开始”菜单，选择“程序”子菜单项，单击“Microsoft

38、 Access”命令，即可进入图20.3所示的Microsoft Access 2000启动对话框。 3） 启动对话框中有两个选项组，“新建数据库”和“打开已有文件”选项组。在两个选项组中，能进行的操作有： 在“新建数据库”选项中，选择“空Access数据库”单选选项组按钮，再单击“确定”按钮，就可以自定义一个新的空白数据库。选择“Access数据库向导、数据页和项目”单选按钮，再单击“确定”按钮，可按需要建立表、窗体和报表或建立一个数据访问或Microsoft Access项目。 如果选择“打开已有文件”单选按钮，可以从“更多的文件”列表中选择要打开的数据库文件，然后单击“确定”按钮，就可以

39、打开数据库进行操作。如果是Access安装好后第一次进入，该对话框中的“打开已有文件”的文件列表是空的，该文件列表能记忆每次进入Access时打开过的数据库文件，使得再次使用Access工作时能够很快的进入。 单击Access启动对话框中的“取消”按钮，则直接进入Access主窗口，屏幕出现空的工作区域，这时可使用菜单命令或工具栏中的工具进行需要的工作。 进入Access 2000之后，屏幕显示如图20.4所示的Access 2000主窗口界面。 20.4 熟悉Access 2000的主窗口 在Access 2000中，对数据库的任何操作都是在图20.4所示的主窗口上进行的，下面我们看看主窗口

40、上各部分的组成及作用。 （1） 标题栏 标题栏在主屏幕的最上面一行，用来说明该窗口的名称。 （2） 菜单栏在标题栏的下面一行上，自左向右列出了各项菜单，Access 的全部功能都包含在这些菜单内。 常用菜单及其下拉菜单项的功能如下。 文件菜单：文件的建立、打开、关闭、保存，文件的导出、打印、发送等操作，数据库属性菜单命令可以查看数据库的属性。如图20.5所示。 编辑菜单：进行文件的复制、剪切、粘贴等操作。 视图菜单：如图20.6所示，进行数据库对象的选择切换及对象属性的查看、工具栏的设置等。 工具菜单：如图20.7所示，其中“关系”子菜单命令可以查看数据库表之间的关系；“数据库使用工具”子菜单

41、项，提供数据库的转换、压缩和修复数据库、拆分数据库等操作；“分析”子菜单项，提供表的分析向导；“安全”子菜单项，提供包括“设置数据库密码”、“用户与组的权限”设置、“用户与组的账号”、“用户级安全性向导”、“加密/解密数据库”等安全管理操作。另外，在“工具”菜单中，还有“同步复制”、“宏”、“ActiveX控件”等高级工具。 帮助菜单：提供联机帮助信息。 （3） 工具栏 如图20.8所示是“数据库工具栏”，工具栏在菜单栏的下面，将各种对数据库的操作常用功能作为图标放置在工具栏上，只要单击一下就可使用。工具栏可以通过“视图”菜单下的“工具栏”子菜单设置到屏幕上或从屏幕上取消。常用的工具栏是“数据

42、库工具栏”，另外还有“Web工具栏”，用户还可以根据需要自定义工具栏。 （4） 状态栏 状态栏在窗口的最下的一行，该行显示与当前操作有关的信息，通过观察该信息，可以判断当前的工作状态与进度。（5） Office助手 Office助手是在各个Office组件里都可以随时出来为人们提供帮助的一个动态帮助工具，在Office助手上单击右键可弹出一个快捷菜单，可以隐藏它，也可以在主窗口的“帮助”菜单里通过“显示Office”助手使它出现在屏幕上。 20.5 Access数据库及其对象组件 现实世界中，在一个企业或组织里，要处理的相关数据是一个有机的整体，是关于特定主体或任务的信息的集合，我们称这个集合

43、为数据库。例如：在一家大型商贸公司，需要管理商品目录、客户目录、员工档案、销售明细记录、销售汇总表等信息，这些信息需要分门别类的搜索和存储，但它们又共同反映一个商务管理系统的整体情况，这些数据不是相互孤立而是相互关联的。比如一次销售交易，是由某个销售代表（员工档案）销售的某个产品（商品目录），销售给了某个客户（客户目录），通过这笔销售交易又自动地将销售额累加到相应的销售汇总表里，就构成了一条完整的销售记录。全部商务活动的管理需要一个集成的应用软件系统平台数据库管理系统（简称DBMS），Access 2000就是具有此功能的数据库管理系统之一。20.5.1 Access 2000数据库的构成 一

44、个数据库系统要能够支持对数据结构的定义和维护，使用户确定存储什么样的数据，以及如何组织这些数据，要能够支持对数据的采集即数据的输入编辑，有方便、直观、快捷的操作界面，能够提供对已经存储在数据库内的数据进行查询、排序、筛选的功能，还要能提供报表图形打印、输出数据的功能以及定制应用程序的功能。这些功能都是为数据库服务的，是数据库不可分割的一部分，所以不能单纯认为数据库中只有数据，还要有对数据进行维护、处理的对象工具。Access 2000将数据库看作是数据和对数据管理对象的集合，Access 数据库由对象和组所组成，其中对象有表、查询、窗体、报表、Web页、宏、模块等，组有收藏夹等。 进入Acce

45、ss 2000后，用“文件”菜单的“打开”命令打开Access 2000所提供的示范数据库“罗斯文商贸数据库”后，可以在Access 2000的主窗口上看到数据库的对象和组的内容，如图20.9所示。如果使用过Access 97可以发现Access 2000的数据库窗口的界面发生了较大的变化，原来的数据库对象的标签选项卡变成了纵向放置的对象按钮栏。 在数据库对象中，表用于数据的存储，窗体用于对表中的数据进行编辑（添加、删除、修改）和浏览查看；查询功能可以根据设定的条件来检索某些符合条件的信息；还可以报表将所需的信息以需要的格式打印出来。20.5.2 数据库中的表信息存储器 使用Access数据库

46、时，首先要解决的就是如何存储要处理的数据和如何定义数据存储的结构，表就是实现这一功能的数据库对象。图20.10所示的是Access提供的示范数据库“罗斯文商贸数据库”的“产品表”。 由图20.10可以看出：一个表是一个由行和列构成的二维表格。表中的每一列称为一个字段，用来存储某种类型的数据，表示某一事物的某种属性。表中的每一列称为一个字段，用来存储某种类型的数据，表示某一事物的某种属性，表中的一行表示一个事物的某一实例，这一实例由其全部属性字段名、字段类型、值和其他属性。Access规定字段名不得超过64个字符（32个汉字），上图中表的字段名依次为“产品ID”、“产品名称”、“供应商”、“类别

47、”、“库存量”、“订购量”等。字段类型表示该字段中存放数据的类型，如表20-1所示。 在数据库表的所有记录中，有的字段具有特殊作用，能唯一的标识某个主体，具有这种特性的字段被称为关键字。换句话说，每个记录中该字段的数值均不能相同。图20.10“产品”表中的关键字是“产品ID”。如果表没有关键字，Access就用内部的编号来唯一的标识一个主体。20.5.3 数据的编辑导航器窗体 如果一个表含有很多字段，在这个表格里编辑字段时，就会感觉很不方便。Access给我们提供了窗体这一数据库对象，它可以在一个窗口中显示一条记录的所有字段，并且利用导航按钮很方便地在各条记录之间浏览查看。如图20.11所示为“客户”窗体。 窗体的功能不仅仅是用来显示表中的数据，它还可以用于数据的输入和修改。在窗体中还可以编写宏或VBA来定制窗体程序，使得窗体具有更高级的功能，控制应用程序的执行流程。20.5.4 信息检索的有效工具查询 当使用一个数据库工作时